Trigger: Klant Boekt Afspraak

Dit artikel geeft een uitgebreide handleiding over het gebruik van de "Klant Boekt Afspraak" workflow trigger, een krachtige tool voor het automatiseren van acties wanneer een klant zelfstandig een afspraak boekt. Na het lezen van dit artikel begrijp je hoe deze trigger werkt, wat de belangrijkste voordelen zijn, hoe je het instelt en wat de praktische toepassingen zijn.

Wat is de Klant Boekt Afspraak Workflow Trigger?

De Klant Boekt Afspraak workflow trigger wordt geactiveerd wanneer een klant een afspraak maakt via een boekingslink of online planningssysteem zonder tussenkomst van je team. Deze trigger is belangrijk voor bedrijven die follow-up acties, herinneringen en notificaties willen automatiseren op basis van geplande afspraken. De trigger werkt alleen voor eenmalige afspraken en ondersteunt geen terugkerende afspraken.

Belangrijkste Voordelen van de Klant Boekt Afspraak Trigger

Het automatiseren van afspraak-gerelateerde workflows kan de operationele efficiëntie en klantervaring aanzienlijk verbeteren. Dit zijn de belangrijkste voordelen:

• Automatische Herinneringen: Verminder no-shows door het tijdig versturen van afspraakherinneringen via e-mail of SMS.
• Verbeterde Klantervaring: Houd klanten op de hoogte met automatische bevestigingsberichten en follow-ups.
• Efficiënte Teamnotificaties: Zorg dat de relevante teamleden automatisch worden geïnformeerd wanneer er een afspraak wordt geboekt.
• Flexibele Aanpassing: Gebruik filters om workflows te activeren voor specifieke agenda's, agendagroepen of klanten met bepaalde tags.
• Beter Resourcebeheer: Door het automatiseren van herinneringen en follow-ups kan je team zich focussen op het leveren van diensten in plaats van het handmatig beheren van agenda's.

De Klant Boekt Afspraak Trigger Instellen

Volg deze stappen om de Klant Boekt Afspraak trigger in te stellen in je workflow:

Open de Workflow Builder

Ga naar de "Automatisering" sectie. Maak een nieuwe workflow aan of selecteer de bestaande workflow waar je de "Klant Boekt Afspraak" trigger wilt gebruiken.

Voeg een Nieuwe Trigger Toe

Klik op "Nieuwe Trigger Toevoegen" en type "Klant Boekt Afspraak." Selecteer deze uit de lijst.

Geef je Trigger een Naam

Voer een beschrijvende naam in die je helpt de trigger te identificeren, bijvoorbeeld "Nieuwe Afspraak Boeking Trigger."

Stel Filters In

Je kunt de trigger verfijnen met de volgende filters:

• Heeft Tag: Selecteer dit filter als je wilt dat de trigger alleen activeert wanneer een klant met een specifieke tag een afspraak boekt.
• In Agenda: Gebruik dit filter voor specifieke agenda's. De workflow wordt alleen geactiveerd wanneer een afspraak in de geselecteerde agenda wordt geboekt.
• In Agendagroep: Kies dit filter voor agendagroepen. De workflow wordt geactiveerd wanneer een afspraak wordt geboekt in een agenda binnen de geselecteerde groep.

Trigger Opslaan

Nadat de filters zijn ingesteld, klik je op de "Opslaan" knop. Zorg ervoor dat je de hele workflow opslaat door op de blauwe opslaan knop in de rechterbovenhoek te klikken.

Gebruiksvoorbeelden

Laten we kijken naar enkele voorbeelden waar je deze trigger kunt gebruiken:

Voorbeeld 1: Afspraakherinnering

Situatie: Een tandartspraktijk wil automatisch herinneringen sturen naar patiënten 24 uur voor hun geplande afspraak om no-shows te verminderen.

Resultaat: De workflow stuurt een e-mail en SMS herinnering naar de patiënt 24 uur voor de afspraak, wat het opkomstpercentage verbetert.

Voorbeeld 2: Follow-up Na Afspraakboeking

Situatie: Een makelaarskantoor wil follow-up e-mails sturen naar klanten die een bezichtiging boeken om de details te bevestigen en nodige instructies te geven.

Resultaat: De workflow stuurt een bevestigingsmail met de afspraakdetails, routebeschrijving naar het pand en een checklist van benodigde documenten.

Voorbeeld 3: Interne Melding voor VIP-klanten

Situatie: Een financieel adviesbureau wil senior adviseurs informeren wanneer een VIP-klant een afspraak boekt.

Resultaat: De workflow stuurt een interne e-mailmelding naar de senior adviseur, zodat deze zich kan voorbereiden op de aankomende afspraak.

Voorbeeld 4: Groepsafspraken Beheer

Situatie: Een fitnesscentrum wil groepstrainingen beheren door automatische meldingen te versturen wanneer een klant een sessie boekt in een groepsagenda.

Resultaat: De workflow stuurt een e-mailbevestiging naar de klant en een interne melding naar de toegewezen trainer.

Veelgestelde Vragen

V. Kan deze trigger worden gebruikt voor terugkerende afspraken?

Nee, de Klant Boekt Afspraak trigger werkt alleen voor normale (eenmalige) afspraken. Terugkerende afspraken worden niet ondersteund.

V. Hoe kan ik verschillende workflows activeren voor verschillende soorten afspraken?

Je kunt filters zoals "In Agenda" of "In Agendagroep" gebruiken om specifieke afspraaktypes te selecteren en aparte workflows in te stellen voor elk type.

V. Wat gebeurt er als een teamlid handmatig een afspraak boekt namens de klant?

Deze trigger wordt alleen geactiveerd wanneer de klant zelfstandig een afspraak boekt via een boekingslink. Handmatig geboekte afspraken activeren de workflow niet.

V. Kan ik herinneringen versturen op verschillende momenten, zoals 48 uur en 24 uur voor de afspraak?

Ja, je kunt meerdere herinneringsacties toevoegen binnen dezelfde workflow en verschillende wachttijden instellen voor elk (bijvoorbeeld wacht 48 uur, stuur de eerste herinnering; wacht nog 24 uur, stuur de tweede herinnering).

V. Hoe kan ik afspraken van VIP-klanten monitoren?

Je kunt de "Heeft Tag" filter gebruiken om een workflow te maken die alleen activeert wanneer klanten met een specifieke tag (bijvoorbeeld "VIP-klant") een afspraak boeken. Zo zorg je voor tijdige follow-ups en speciale behandeling voor belangrijke klanten.