Hoe werken email adressen in Voluit Suite
Waar kun je email adressen aanpassen?
Afzender naam en email adres in workflows
Afzender naam en email adres in kalender
De standaard afzender naam en email adres
Welke email adressen kun je gebruiken?
Waar kun je email adressen aanpassen?
Overal waar je een vak ziet voor naam en email adres kun je je email adres wijzigen.
Hieronder een uitleg over welke afzender naam en afzender email adres voorrang krijgt.
Mijn profiel
Onder Instellingen → Mijn profiel stel je je naam en email adres in waarmee je als Voluit Suite account gebruiker wilt verzenden. Check ook: Welke email adressen kun je gebruiken?
Afzender naam en email adres in workflows
Bij een workflow email actie moet je actief bepalen dat de mail vanuit een bepaalde gebruiker moet worden gestuurd. Als er geen gebruiker of adres is ingesteld in de email actie dan wordt de mail gestuurd vanuit:
- Het email adres dat is ingesteld in de workflow instellingen
- het bedrijfs email adres (Instellingen → bedrijfsgegevens)
- het fall back standaard email adres (Instellingen → email services)
Werk je met een team?
Je kunt een workflow contact automatisch toewijzen aan een gebruiker en in de workflow instellingen gebruik maken van de custom value "assigned user afzendernaam en email adres".
Dan hoef je het maar op 1 plek in te stellen en komt de mail altijd vanaf de juiste medewerker.
Actie wijs toe aan gebruiker in workflow:
Workflow instellingen met custom values:
Gebruik je een email sjabloon in je workflow email actie? De email naam en afzendernaam worden dan automatisch meegenomen uit de sjabloon naar de email actie.
Als je overal een afzender naam + email adres hebt ingesteld, wat heeft dan voorrang bij workflows?
- Naam + email in de workflow actie: verstuur email (gebruik bij teams een custom value) of in de email sjabloon als je die gebruikt
- Naam + email in de workflow instellingen
- Naam + email in de bedrijfsinstellingen
- Fall back naam + email adres
Afzendernaam en email adres in kalender links
Bij een kalender boeking moet je actief bepalen dat de mail vanuit een bepaalde gebruiker moet worden gestuurd. Als er geen gebruiker of adres is ingesteld in de email notificaties dan wordt de mail gestuurd vanuit:
1. het bedrijfs email adres (Instellingen → bedrijfsgegevens)
2. het fall back email adres (Instellingen → email services)
Je kunt ook in de kalender notificaties gebruik maken van de custom value "assigned user die aan de afspraak is gekoppeld" zodat je altijd van de juiste gebruiker een mail krijgt.
De standaard email adres en afzendernaam
De ingestelde header wordt toegepast op e-mails die via het dedicated verzenddomein worden verzonden wanneer DMARC alignment mislukt. Een fall back email adres.
In Instellingen -> email diensten -> klik op Toegewijd domein en IP
Klik daarna op de 3 puntjes en dan op Instellen kopteksten.
Welke email adressen kun je gebruiken?
In principe kun je alle email adressen gebruiken om te verzenden zolang je maar verzend met hetzelfde verzenddomein én je email adres geverifieerd is.
Niet geverifieerde email adressen kunnen worden geblokkeerd door email servers én door Voluit Suite.
Als je kijkt naar instellingen -> email diensten -> dan zie je daar wat jouw verzenddomein is.
In dit voorbeeld is lc.voluitsuite.nl het verzend domein.
Bij Voluit Suite adviseren we om altijd via een subdomein te mailen. Als er iets mee gebeurt kun je gewoon een nieuw subdomein aanmaken en opwarmen en je bent weer in business. Als er iets met je hoofddomein gebeurt dan kun je niets meer doen behalve een nieuw hoofddomein kopen.
Alle email adressen moeten vanaf x@lc.voluitsuite.nl komen om een goede verzendreputatie te krijgen. Zodra je vanaf x@eentotaalanderdomein.nl gaat sturen dan denken de mailservers dat je een spammer bent die zich voordoet als iemand anders. En dit kost je punten in je verzendreputatie.
Als je er op gaat letten zie je dat grote bedrijven ook via een subdomein mailen.
Je kunt ook je hoofddomein als afzenderadres gebruiken (x@voluitsuite.nl) terwijl je met je subdomein verstuurt maar het is onduidelijk in hoeverre dit impact heeft op je verzendreputatie. Google Postmaster en Mailgenius (2 websites die belangrijk zijn als je een goede verzendreputatie wil) geven aan dat dit punten kost, maar het is niet duidelijk hoeveel impact dit echt heeft.
Veelgestelde vragen
Waarom ziet mijn klant zo'n rare melding 'via .... ' of 'namens....'?
Klanten met Outlook of andere Microsoft mail software zien de headers van je mail anders dan Google. Hieronder een aantal voorbeelden.
Mijn klant krijgt een melding dat ik niet geverifieerd ben, hoe werkt dat?
Afhankelijk van welke mailsoftware iemand gebruikt wordt er strenger gekeken of jouw verzenddomein een match is met je email adres. Als je dus vanaf je hoofddomein verzend (x@jouwdomein.nl) ipv met je subdomein (x@lc.jouwdomein.nl) is er een (kleine) mismatch. Dit kan in sommige mailsoftware zo'n melding veroorzaken.
