E-mailhandtekeningen (signature) instellen en automatisch toevoegen

Met e-mailhandtekeningen zien je uitgaande e-mails er consistent en professioneel uit. Je voegt er je naam, functie, contactgegevens, links, afbeeldingen en andere inhoud aan toe. Iedere gebruiker kan de eigen handtekening beheren via Mijn profiel (My Profile), deze automatisch laten toevoegen aan uitgaande e-mails of handmatig invoegen met het samenvoegveld voor de gebruikershandtekening.

Wat is een e-mailhandtekening?

Een e-mailhandtekening wordt per gebruiker binnen een account opgeslagen. Je kunt er bijvoorbeeld je naam, functie, telefoonnummer, links, afbeeldingen en andere opgemaakte inhoud in zetten.

Je kunt de opgeslagen handtekening automatisch laten toevoegen aan ondersteunde uitgaande e-mails. Je kunt deze ook handmatig invoegen met het samenvoegveld voor de gebruikershandtekening.

Je e-mailhandtekening instellen of bewerken

Volg deze stappen om je e-mailhandtekening in te stellen of aan te passen via Mijn profiel.

Stap 1: open Mijn profiel

Ga in je account naar Instellingen (Settings) → Mijn profiel (My Profile) → Algemeen (General).

Stap 2: open de sectie voor e-mailhandtekeningen

Zoek in het tabblad Algemeen naar de editor voor e-mailhandtekeningen.

Stap 3: maak of wijzig je handtekening

Voer de inhoud van je handtekening in of pas deze aan met de opties in de editor. De vernieuwde editor bevat onder andere:

• Lettertypen en tekengrootten
• Regelafstand
• Tekstkleuren
• Tekstuitlijning
• Links
• Afbeeldingen
• Aangepaste waarden (Custom Values)
• HTML- en broncodebewerking
• Alles wissen (Clear All)

Gebruik HTML invoegen (Insert HTML) of de bronweergave als je rechtstreeks HTML wilt plakken of bewerken.

Gebruik Alles wissen om de huidige inhoud van je handtekening te verwijderen en opnieuw te beginnen.

De vernieuwde editor zorgt er ook voor dat HTML en tabellen consistenter worden weergegeven, zowel in de editor als in verzonden e-mails.

Stap 4: pas de optionele instellingen aan

Stel de opties in zoals je wilt dat je handtekening in uitgaande berichten wordt weergegeven.

• Schakel Handtekening inschakelen voor alle uitgaande berichten (Enable Signature in All Outgoing Messages) in om je opgeslagen handtekening automatisch toe te voegen aan ondersteunde uitgaande e-mails.
• Schakel Deze handtekening vóór geciteerde tekst in antwoorden opnemen (Include This Signature Before Quoted Text in Replies) in als je wilt dat je handtekening boven de geciteerde e-mailthread staat wanneer je antwoordt.

Stap 5: sla je wijzigingen op

Controleer je handtekening en instellingen en sla daarna je wijzigingen op in Mijn profiel.

Een e-mailhandtekening instellen voor een teamlid (als admin)

1. Ga naar Instellingen.
2. Klik op Mijn team.
3. Klik op Bewerken bij de gebruiker waarvoor je een handtekening wilt toevoegen.
4. Vouw de sectie Gebruikersinfo uit.
5. Scroll naar de sectie E-mailhandtekening.
6. Voeg de handtekening toe of plak een aangepaste code.
7. Klik op Opslaan.

De gebruiker kan de handtekening ook zelf bewerken via Mijn profiel.

Zo werken de automatische handtekeninginstellingen

Als Handtekening inschakelen voor alle uitgaande berichten is ingeschakeld, kan je opgeslagen handtekening automatisch worden toegevoegd aan ondersteunde uitgaande e-mails.

Met de instelling voor geciteerde tekst bepaal je waar je handtekening verschijnt wanneer je op een bestaande e-mailthread antwoordt.

Een gebruikershandtekening invoegen met aangepaste waarden

Met het samenvoegveld voor de e-mailhandtekening bepaal je zelf waar de handtekening verschijnt. Dat is handig als je deze op een specifieke plek in een campagne, sjabloon of andere e-maileditor wilt invoegen.

1. Open de e-maileditor waarin je de handtekening wilt invoegen.
2. Klik op Aangepaste waarden (Custom Values).
3. Ga naar Gebruiker (User) en selecteer Handtekening (Signature).

Het samenvoegveld voor de e-mailhandtekening is:

{{user.email_signature}}

Een e-mailhandtekening in een campagne gebruiken

Het samenvoegveld {{user.email_signature}}  voegt bij het maken van de e-mail de opgeslagen handtekening toe van de gebruiker die bij de e-mail hoort.

Zet het samenvoegveld op de plek waar je de handtekening in de campagne wilt tonen, bijvoorbeeld onder je afsluitende tekst. De handtekening van de gebruiker wordt dan toegevoegd wanneer de e-mail wordt gemaakt.

Veelgestelde vragen

V: Stel ik de e-mailhandtekening in per gebruiker of per account?

Antwoord: E-mailhandtekeningen worden per gebruiker binnen een account opgeslagen. Iedere gebruiker kan een eigen handtekening hebben.

V: Ik heb mijn handtekening aangepast, maar zie deze niet in mijn e-mails. Wat kan ik controleren?

Antwoord: Controleer of je het juiste gebruikersprofiel hebt aangepast en of Handtekening inschakelen voor alle uitgaande berichten is ingeschakeld. Gebruik je {{user.email_signature}} , controleer dan ook welke gebruiker bij de e-mail hoort.

V: Welke opmaakopties kan ik gebruiken voor mijn handtekening?

Antwoord: De editor ondersteunt onder andere lettertypen, tekengrootten, regelafstand, tekstkleuren, uitlijning, links, afbeeldingen, aangepaste waarden en HTML- of broncodebewerking.

V: Kan ik HTML in mijn e-mailhandtekening plakken of bewerken?

Antwoord: Ja. Gebruik HTML invoegen of de bronweergave in de editor om rechtstreeks HTML toe te voegen of te bewerken.

V: Kan ik mijn handtekening vóór de geciteerde tekst in antwoorden plaatsen?

Antwoord: Ja. Schakel Deze handtekening vóór geciteerde tekst in antwoorden opnemen in.

V: Waarom is de e-mailhandtekening leeg bij een handmatige e-mail in een gesprek?

Antwoord: Controleer of je bent ingelogd als de gebruiker met de handtekening. Als je als beheerder een e-mail namens een gebruiker verstuurt, wordt de handtekening niet automatisch toegevoegd. Gebruik in dat geval een workflow of campagne in plaats van een handmatige e-mail.