Terugkerende afspraken

Terugkerende afspraken zijn afspraken die zich herhalen volgens ingestelde regels. Je kunt ze op twee manieren aanmaken: via de instellingen van een kalender of met een aangepaste herhaling in het afsprakenvenster.

Overzicht

Herhaling instellen in de kalender

Stel de herhalingsregels in bij de kalenderinstellingen. Deze instellingen gelden als iemand een afspraak boekt via de boekingswidget of een planningslink, en als je in het afsprakenvenster het tabblad Standaard (Default) gebruikt.

Aangepaste herhaling in het afsprakenvenster

Gebruik je in het afsprakenvenster het tabblad Aangepast (Custom), dan kun je voor die afsprakenreeks een eigen herhalingsregel instellen. Die regel vervangt de instellingen van de kalender.

Let op: bij een aangepaste herhaling houdt het systeem geen rekening met je beschikbaarheid. Afspraken worden ingepland volgens de ingestelde herhalingsregels, ook als je op dat moment niet beschikbaar bent.

Zo stel je terugkerende afspraken in een kalender in

1. Open de kalenderinstellingen. Ga naar Kalenders (Calendars) → Instellingen (Settings) en selecteer de kalender die je wilt aanpassen.

   

2. Controleer de basisinstellingen. Voeg geen uren voor specifieke datums toe en wijs maar één teamlid toe aan de kalender.

3. Schakel terugkerende afspraken in. Ga naar het tabblad Beschikbaarheid (Availability) en zet Terugkerende afspraak (Recurring Meeting) aan.

   

4. Stel de herhaling in. Kies de gewenste regels en klik op Opslaan (Save).

Herhalingsinstellingen

• Herhalen: kies hoe vaak de afspraak terugkomt: dagelijks, wekelijks, maandelijks of volgens een aangepast patroon.
• Aantal herhalingen: geef op hoe vaak de afspraak moet plaatsvinden. Bijvoorbeeld:
  • Dagelijks: de afspraak wordt elke dag herhaald, voor het opgegeven aantal keer.
  • Wekelijks: de afspraak wordt elke week op dezelfde dag herhaald, voor het opgegeven aantal keer.
  • Maandelijks: de afspraak wordt elke maand op dezelfde datum herhaald, voor het opgegeven aantal keer.
  • Aangepast: hiermee stel je een eigen herhalingspatroon in.

Let op: je kunt maximaal 24 herhalingen instellen. Deze limiet geldt voor afspraken die worden geboekt via de boekingswidget of via het tabblad Standaard in het afsprakenvenster.

Niet-beschikbare tijdsloten

Je kunt bepalen wat er moet gebeuren als een tijdslot niet beschikbaar is:

• Niet-beschikbare tijdsloten overslaan: alleen beschikbare tijdsloten worden geboekt. Stel je bijvoorbeeld 10 afspraken in en zijn 3 tijdsloten niet beschikbaar, dan worden er 7 afspraken geboekt.
• Toch boeken: afspraken worden ook ingepland op niet-beschikbare tijdsloten. Je kunt kiezen of zulke overlappende afspraken de status Bevestigd (Confirmed) of Niet bevestigd (Unconfirmed) krijgen.
• Volgend beschikbaar tijdslot boeken: niet-beschikbare tijdsloten worden overgeslagen. Het systeem zoekt dan andere beschikbare tijdsloten om het ingestelde aantal afspraken te halen. Stel je 10 afspraken in en zijn 3 tijdsloten niet beschikbaar, dan zoekt het systeem 3 extra beschikbare tijdsloten. Zo worden er in totaal 10 afspraken geboekt.

Let op: als drie tijdsloten achter elkaar niet beschikbaar zijn, stopt het systeem met zoeken naar een volgend beschikbaar tijdslot.

Terugkerende afspraken aanmaken in het afsprakenvenster

In het afsprakenvenster kun je terugkerende afspraken op twee manieren instellen.

Het tabblad Standaard gebruiken

Dit tabblad volgt de herhalingsinstellingen van de kalender. Als terugkerende afspraken voor de kalender zijn ingesteld, zie je de beschikbare terugkerende tijdsloten. Bij een gewone kalender zie je maar één tijdslot.

Het tabblad Aangepast gebruiken

Met dit tabblad stel je een herhalingsregel in voor alleen de afsprakenreeks die je aanmaakt. De regel heeft geen invloed op andere afspraken of op de kalenderinstellingen.

Je kunt vanuit het afsprakenvenster altijd een aangepaste herhaling instellen, ook als de kalender zelf niet op terugkerende afspraken staat ingesteld. Dit wordt niet ondersteund voor klassenboekingen en dienstenkalenders (Service Calendar).

Let op: aangepaste terugkerende afspraken gaan voor op de standaardinstellingen en beschikbaarheidscontroles.

Aangepaste herhaling en de opties om alle afspraken in een reeks tegelijk te bewerken of te verwijderen, zijn alleen beschikbaar voor aangepaste afspraken die je via het afsprakenvenster aanmaakt.

Een terugkerende afspraak aanmaken

1. Maak een nieuwe afspraak. Ga naar Nieuwe afspraak maken (Create New Appointment) en selecteer de kalender, het teamlid en het contact.

   

2. Stel de herhaling in. Ga naar Datum en tijd (Date and Time) en kies Aangepast (Custom). Vink Terugkerende afspraak (Recurring Event) aan. Kies een herhalingspatroon uit de lijst of selecteer Aangepast om zelf een patroon in te stellen.

   

3. Bepaal wanneer de herhaling eindigt. Kies een van deze opties:
   • Nooit (Never): de afspraken blijven zich herhalen.
   • Op een specifieke datum (On a Specific Date): stel een einddatum in.

   • Na een bepaald aantal afspraken (After X Number of Occurrences): geef op na hoeveel afspraken de herhaling stopt.

     

4. Sla de afspraak op. Stel de opties naar wens in en klik op Afspraak maken (Create Appointment).

De afsprakenreeks is nu aangemaakt. Alle afspraken in de reeks zijn aan elkaar gekoppeld. Je kunt kiezen om:

• Alle afspraken te bewerken of te verwijderen: wijzig of verwijder de hele reeks.
• Eén afspraak te bewerken of te verwijderen: wijzig of verwijder alleen die afspraak.
• Deze en volgende afspraken te bewerken of te verwijderen: wijzig of verwijder alleen de komende afspraken. Afspraken uit het verleden blijven ongewijzigd.

Meldingen voor terugkerende afspraken

De meldingen hieronder gelden voor nieuwe afspraken, zowel bij herhaling die in de kalender is ingesteld als bij aangepaste herhaling in het afsprakenvenster.

• Bevestigingen en meldingen voor niet-bevestigde afspraken: je klant ontvangt één melding voor de hele afsprakenreeks.
• Herinneringen en opvolgberichten: deze worden voor elke afspraak afzonderlijk ingepland, ook bij aangepaste herhaling.
• Verzetten en annuleren bij herhaling vanuit de kalender: de melding geldt voor de afspraak die is verzet of geannuleerd.
• Verzetten en annuleren bij aangepaste herhaling: de melding hangt af van de gekozen optie:
  • Deze afspraak (This appointment): de melding geldt voor die afspraak.
  • Alle afspraken (All appointments): er wordt één melding verstuurd voor de hele reeks.
  • Deze en volgende (This and following): bij het verzetten wordt één melding verstuurd.
• Herhalingsgegevens: bij aangepaste herhalingen kan {{appointment.start_time}}  het herhalingspatroon tonen naast de datum, bijvoorbeeld: '25 september (wordt elke donderdag herhaald)'.

Deze wijzigingen gelden alleen voor kalendermeldingen. Workflows werken hetzelfde als eerst.

Beperkingen

• Als je een aangepaste terugkerende afspraak aanmaakt via het afsprakenvenster, wordt alleen de eerste afspraak uit de reeks getoond in de afsprakenlijst en op de tabbladen Contacten (Contacts) en Gesprekken (Conversations). De volgende afspraken uit de reeks worden daar niet afzonderlijk weergegeven.
• Als je bij een aangepaste terugkerende afspraak Deze en volgende annuleert, wordt er door een technische beperking op dit moment geen annuleringsmelding verstuurd.
• Een workflow wordt alleen gestart voor de eerste aangepaste afspraak in een reeks. De volgende afspraken uit de reeks starten geen workflow.
• Aangepaste terugkerende afspraken worden niet ondersteund voor diensten- en klassenkalenders.
• Als je een aangepaste terugkerende afspraak annuleert of verzet via de annulerings- of verzetlink, of via Contacten of Gesprekken, geldt dat voor de hele reeks.
• Voor de hele afsprakenreeks wordt maar één vergaderlink aangemaakt: Zoom, Google Meet of Microsoft Teams.
• Beperkingen bij synchronisatie met Outlook:
  • Afspraken die je in Voluit Suite aanmaakt en met Outlook synchroniseert, worden niet teruggesynchroniseerd als je ze in Outlook wijzigt.
  • Als je afspraken in Voluit Suite vaak verwijdert, kan dat invloed hebben op de synchronisatie met Outlook.

Veelgestelde vragen

V: Krijgt mijn klant voor elke terugkerende afspraak een aparte bevestiging?

Antwoord: Nee. Voor de hele afsprakenreeks wordt één bevestiging of melding voor een niet-bevestigde afspraak verstuurd. Dit geldt voor herhaling die in de kalender is ingesteld en voor aangepaste herhaling.

V: Krijgt mijn klant nog steeds een herinnering voor elke afspraak in de reeks?

Antwoord: Ja. Herinneringen en opvolgberichten worden voor elke afspraak afzonderlijk ingepland, ook bij aangepaste terugkerende afspraken.

V: Welke meldingen worden verstuurd als ik meerdere aangepaste terugkerende afspraken verzet?

Antwoord: Dat hangt af van de gekozen optie:

• Deze afspraak: er wordt een melding verstuurd voor de geselecteerde afspraak.
• Alle afspraken: er wordt één melding verstuurd voor de hele reeks.
• Deze en volgende: er wordt één melding verstuurd voor de geselecteerde afspraak en de afspraken erna.

V: Hoe toon ik herhalingsgegevens in meldingen voor afspraken?

Antwoord: Zet het samenvoegveld {{appointment.start_time}}  in je meldingssjabloon. Bij aangepaste terugkerende afspraken kan dit samenvoegveld het herhalingspatroon tonen naast de datum en tijd van de afspraak.

V: Moet ik mijn kalenderinstellingen aanpassen om deze meldingen in te schakelen?

Antwoord: Nee. De verbeteringen gelden automatisch voor nieuwe en bewerkte afspraken. Wil je het herhalingspatroon in de melding tonen, voeg dan het samenvoegveld voor de datum en tijd van de afspraak toe aan je meldingssjabloon.

V: Hebben deze verbeteringen invloed op workflows?

Antwoord: Nee. De verbeteringen gelden alleen voor kalendermeldingen. Workflows werken hetzelfde als eerst.