Terugkerende afspraken

Overzicht

Met terugkerende afspraken kun je automatisch meerdere afspraken inplannen. Je hebt hier twee opties voor:

1. Instellen via agenda-instellingen
2. Instellen per afspraak

Via agenda-instellingen:

• Stel de herhaling in bij je agenda-instellingen. Deze instellingen gelden voor alle afspraken die via de boekingswidget of planningslink worden gemaakt, of als je de STANDAARD optie gebruikt in het afsprakenvenster.

Per afspraak instellen:

• Kies voor AANGEPAST in het afsprakenvenster om voor één specifieke afspraak een eigen herhalingspatroon in te stellen. Deze overschrijft de agenda-instellingen.

Let op: Bij aangepaste herhalingen wordt je beschikbaarheid niet gecheckt. Het systeem plant de afspraken volgens jouw ingestelde herhaling, ook als je eigenlijk niet beschikbaar bent.

Terugkerende afspraken instellen in je agenda

1. Ga naar agenda-instellingen: Open de instellingen van de agenda die je wilt configureren.

2. Controleer basisinstellingen: Zorg dat er geen datum-specifieke uren zijn ingesteld en er maar één teamlid aan de agenda is gekoppeld.

3. Zet terugkerende afspraken aan: Ga naar het tabblad Beschikbaarheid en zet Terugkerende afspraken aan.

4. Stel herhaling in: Kies je herhalingspatroon en sla op.

Herhalingsinstellingen

1. Herhaling: Kies hoe vaak de afspraak moet terugkeren (Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks of Aangepast).
2. Aantal herhalingen: Geef aan hoe vaak de afspraak moet terugkeren:
   • Dagelijks: Herhaalt elke dag
   • Wekelijks: Herhaalt elke week op dezelfde dag
   • Maandelijks: Herhaalt elke maand op dezelfde datum
   • Aangepast: Stel je eigen herhalingspatroon in

Let op: Je kunt maximaal 24 herhalingen instellen. Deze instellingen gelden voor afspraken die via de boekingswidget of de standaard datum/tijd-instellingen worden gemaakt.

Omgaan met bezette tijdslots:

1. Sla bezette slots over:
   • Alleen beschikbare slots worden geboekt. Bijvoorbeeld: bij 10 gewenste afspraken waarvan 3 slots bezet zijn, worden er 7 afspraken ingepland.
2. Boek door:
   • Afspraken worden ook ingepland als het tijdslot bezet is. Je kunt kiezen of deze overlappende afspraken de status Bevestigd of Onbevestigd krijgen.
3. Boek eerst volgende beschikbare slot:
   • Het systeem zoekt naar het eerstvolgende beschikbare tijdslot als een slot bezet is. Bij 10 gewenste afspraken waarvan 3 slots bezet zijn, zoekt het systeem 3 nieuwe beschikbare slots om het totaal van 10 afspraken te halen.

Terugkerende afspraken maken via het afsprakenvenster

Je hebt twee opties voor het maken van terugkerende afspraken:

1. Standaard tabblad:
   • Volgt de herhalingsinstellingen van de agenda. Bij een agenda met terugkerende afspraken zie je de beschikbare herhalende slots. Bij een standaard agenda zie je één slot.

2. Aangepast tabblad:

• Hier maak je een aangepast herhalingspatroon voor deze specifieke afsprakenreeks. Dit heeft geen invloed op andere afspraken of agenda-instellingen.
• Je kunt altijd een aangepaste herhaling instellen via het afsprakenvenster (niet beschikbaar voor groepslessen en diensten).

Let op: Aangepaste terugkerende afspraken negeren alle standaardregels en beschikbaarheidscontroles.

☝ Let op: Aangepaste terugkerende afspraken en bulk bewerken/verwijderen zijn alleen beschikbaar voor afspraken die via het afsprakenvenster zijn gemaakt.

Zo maak je een terugkerende afspraak

1. Start nieuwe afspraak:

• Klik op Nieuwe afspraak en selecteer de agenda, teamlid en contact.

2. Stel herhaling in:

• Ga naar Datum en tijd en kies Aangepast.
• Vink Terugkerende afspraak aan.
• Kies je herhalingspatroon of klik op Aangepast voor een specifieke herhaling.

3. Kies einddatum:

• Bepaal wanneer de herhaling stopt:
  • Nooit: Herhaling gaat door
  • Op datum: Kies een einddatum
  • Na aantal keer: Geef aan na hoeveel herhalingen het stopt

4. Opslaan en aanmaken:

• Pas de instellingen aan zoals nodig en klik op Afspraak aanmaken.

Je terugkerende afspraak is nu ingesteld volgens de gekozen regels.

Alle terugkerende afspraken zijn gekoppeld aan één hoofdafspraak. Je kunt:

• Alles aanpassen of verwijderen: Wijzig of verwijder alle terugkerende afspraken.
• Één afspraak aanpassen of verwijderen: Wijzig of verwijder één specifieke afspraak.
• Toekomstige afspraken aanpassen of verwijderen: Wijzig of verwijder alleen komende afspraken.

Beperkingen

• Bij aangepaste terugkerende afspraken zie je alleen de eerste afspraak in de Afsprakenlijst, Contacten-tab en Gesprekken-tab.
• Workflows worden alleen geactiveerd voor de eerste afspraak in een terugkerende serie.
• Voor terugkerende afspraken worden geen agendameldingen verstuurd.
• Terugkerende afspraken zijn niet beschikbaar voor diensten- en groepsagenda's.
• Als je een afspraak annuleert of verzet via de annuleer/verzet-link of via de Contacten/Gesprekken-tab, geldt dit voor de hele serie.
• Er wordt één vergaderlink (Zoom, Google Meet of Microsoft Teams) gegenereerd voor de hele serie.
• Outlook synchronisatie:
  • Wijzigingen in Outlook aan afspraken die vanuit Voluit Suite zijn gesynchroniseerd, worden niet terug gesynchroniseerd.
  • Regelmatig afspraken verwijderen kan de synchronisatie met Outlook beïnvloeden.