Trigger: Refund/ terugbetaling

Met de Terugbetaling Workflow Trigger kun je belangrijke taken automatiseren wanneer een terugbetaling wordt uitgevoerd. Of je nu klanten informeert, interne opvolgingen toewijst of mislukte terugbetalingen afhandelt, deze trigger stroomlijnt je workflows om tijd te besparen en de algehele klantervaring te verbeteren.

Wat is de Terugbetaling Workflow Trigger?

De Terugbetaling Workflow Trigger laat je automatisch workflows starten wanneer een terugbetaling plaatsvindt. Deze automatisering kan worden gefilterd op terugbetalingsstatus, bedrag, type en/of bron. Het zorgt voor naadloze reacties op terugbetalingsgebeurtenissen zoals het versturen van bevestigingsberichten naar klanten of het toewijzen van interne taken aan teamleden.

Belangrijkste voordelen van de Terugbetaling Workflow Trigger

Het automatiseren van acties rondom terugbetalingen helpt je betere service te leveren, sneller te reageren en handmatig werk te minimaliseren. Deze voordelen verbeteren de teamefficiëntie en de klantervaring.

Klantnotificaties: Automatiseer terugbetalingsbevestigingen via SMS of e-mail om supportvragen te verminderen.
Teamtaaktoewijzing: Maak automatisch opvolgtaken aan zodat je team snel actie kan ondernemen.
Gefilterde automatisering: Start workflows alleen wanneer terugbetalingen aan specifieke criteria voldoen (bedrag, type, status, bron).
Verbeterde klanttevredenheid: Lever tijdige updates tijdens terugbetalingsprocessen om vertrouwen en klantbehoud te verbeteren.
Proactieve afhandeling van mislukte terugbetalingen: Activeer alternatieve workflows wanneer terugbetalingen mislukken, wat het risico op klantverloop vermindert.
Efficiënte bedrijfsvoering: Elimineer handmatige processen en zorg voor consistente afhandeling van terugbetalingsscenario's.

Hoe je een Terugbetaling Workflow Trigger instelt

Het instellen van de Terugbetaling Workflow Trigger zorgt ervoor dat je terugbetalingsprocessen geautomatiseerd, tijdig en aangepast zijn aan jouw specifieke bedrijfsregels.

Stap 1: Maak een nieuwe workflow

Navigeer naar Automatisering via de navigatiebalk aan de linkerkant in je account
Klik op de knop + Workflow maken rechtsboven om een nieuwe workflow te maken

Stap 2: Voeg de terugbetaling trigger toe

Geef je workflow een naam
Klik op + Nieuwe trigger toevoegen
Zoek en selecteer de Terugbetaling trigger

Stap 3: Voeg triggerfilters toe

Klik op + Filters toevoegen onderaan de Workflow Trigger pagina
Pas filters toe waar nodig (zie volgende sectie voor details over filteropties)

Stap 4: Bouw de workflow op

Voeg acties toe op basis van je zakelijke behoeften (notificaties, taaktoewijzingen, etc.)
Klik op Opslaan en Publiceren om de workflow af te ronden

Filters gebruiken voor de Terugbetaling Trigger

Met filters bepaal je precies wanneer de terugbetalingsworkflow wordt geactiveerd, zodat deze alleen bij relevante terugbetalingsscenario's in werking treedt. Deze filters kun je afzonderlijk of in combinatie met elkaar gebruiken voor meer controle.

Status: Filter op basis van terugbetalingsstatus
- Succesvol: Trigger alleen na een voltooide terugbetaling.
- Mislukt: Trigger wanneer een terugbetalingspoging mislukt.
Bedrag: Filter op basis van terugbetalingswaarde
- Groter dan, Kleiner dan, of Gelijk aan een specifiek bedrag (bijv. terugbetaling > €100)
Bron: Filter op basis van waar de terugbetaling vandaan komt
- Opties zijn onder andere Agenda, Communities, Betalingslink, Facturen, Handmatig, en meer.
Type: Filter op basis van het type terugbetaling
- Volledige Terugbetaling of Gedeeltelijke Terugbetaling

Acties toevoegen aan de Terugbetaling Workflow Trigger

Nadat je de trigger en filters hebt ingesteld, kun je verschillende acties toevoegen op basis van het gewenste resultaat. Deze voorbeelden laten zien wat je zoal kunt doen.

ℹ️

Tip: Aangepaste waarden voor terugbetalingen zijn ook beschikbaar in de Betalingen sectie bij Aangepaste Waarden. Hiermee kun je specifieke terugbetalingsgegevens opnemen in je berichten.

Voorbeeld 1: Een bevestigingsbericht versturen

Een praktische toepassing van de Terugbetaling Trigger is het automatiseren van berichten naar klanten. Als een terugbetaling succesvol is verwerkt, kan er automatisch een e-mail worden verstuurd om de klant hierover te informeren. Als een terugbetaling mislukt, kan er een ander geautomatiseerd bericht worden verstuurd om de klant op de hoogte te stellen van het probleem en verdere instructies te geven. Dit zorgt voor tijdige communicatie en verbetert de klanttevredenheid tijdens mogelijk frustrerende situaties.

Voorbeeld 2: Een interne taak toewijzen

Gebruik de Terugbetaling Trigger om een taak aan te maken voor je support of success team om contact op te nemen met een klant die een terugbetaling heeft ontvangen.

Veelgestelde vragen

V: Kan de Terugbetaling Trigger meerdere terugbetalingen voor dezelfde contactpersoon verwerken?

Ja. Elke terugbetaling wordt behandeld als een nieuwe trigger. Standaard zal elke terugbetaling (zelfs voor dezelfde klant) de workflow opnieuw activeren.

V: Wordt deze trigger geactiveerd als ik direct via Stripe of een andere externe provider terugbetaal?

Nee. De terugbetaling moet binnen Voluit Suite worden uitgevoerd om de trigger te activeren. De ondersteunde betaalproviders in Voluit Suite zijn Stripe, Authorize.net en NMI. De integratie moet zijn ingesteld en de terugbetaling moet via Voluit Suite verlopen om de trigger te laten werken.

V: Hoe gebruik ik deze trigger alleen voor gedeeltelijke terugbetalingen?

Voeg een voorwaarde toe aan de trigger voor Terugbetaling Type = Gedeeltelijk. Je kunt meerdere voorwaarden gebruiken (zoals Terugbetaling Type + Terugbetaling Mislukt) om gebeurtenissen nog nauwkeuriger te filteren.

V: Wat gebeurt er als de terugbetaling mislukt?

De workflow kan nog steeds worden geactiveerd op basis van de geselecteerde filters. Gebruik de filter Terugbetaling Mislukt = Waar om gevallen te beheren waarbij de terugbetaling mislukt. Dit is handig om teamleden op de hoogte te stellen van een mislukte terugbetaling.

V: Wat als ik interne teams wil informeren in plaats van de klant?

Je kunt interne acties zoals taken of interne e-mails gebruiken om interne teams op de hoogte te stellen van een terugbetaling.