AI agent acties: Automatische Follow-Up

De Automatische Follow-Up functie in Voluit Suite's Conversation AI stelt je bot in staat om automatisch tijdige berichten te sturen naar contacten die inactief zijn geworden, om een follow-up hebben gevraagd, of gestopt zijn met reageren—zo elimineer je handmatige follow-up taken en complexe workflows. Deze slimme automatisering helpt je om betrokkenheid te verhogen en meer deals te sluiten, terwijl je natuurlijke, responsieve gesprekken behoudt.

Wat is Automatische Follow-Up in Conversation AI?

Automatische Follow-Up is een intelligente automatiseringstool binnen Voluit Suite's Conversation AI die detecteert wanneer een contact afhaakt, inactief wordt, of een toekomstige follow-up vraagt, en vervolgens automatisch follow-up berichten plant en verstuurt. Door gebruik te maken van AI herkent het systeem veelvoorkomende afhaakscenario's—zoals een gebruiker die zegt dat hij/zij bezig is, vraagt om een specifiek follow-up moment, of simpelweg niet reageert—en zorgt ervoor dat je leads betrokken blijven zonder dat je handmatig hoeft in te grijpen.

Belangrijkste voordelen van Automatische Follow-Up

Automatische Follow-Up biedt verschillende gebruikersgerichte voordelen die zijn ontworpen om communicatie te stroomlijnen en resultaten te maximaliseren.

Vermindert handmatige werkdruk door follow-up berichten te automatiseren, waardoor je team tijd bespaart.
Verhoogt betrokkenheid met tijdige, gepersonaliseerde communicatie die gesprekken levend houdt.
Minimaliseert verlies van leads door ervoor te zorgen dat geen enkel contact wordt vergeten of onbenaderd blijft.
Ondersteunt aangepaste berichten zodat je AI-gegenereerde follow-ups kunt gebruiken of je eigen berichten kunt maken.
Integreert met workflows om contacten te taggen, gesprekken toe te wijzen of gebruikers te notificeren indien nodig.
Respecteert kantooruren door alleen follow-ups te versturen tijdens de door jou ingestelde werktijden.
Wisselt dynamisch van kanaal om de bezorgbaarheid te maximaliseren (bijv. van Live Chat naar SMS).
Biedt volledige zichtbaarheid met alle geplande follow-ups weergegeven in het Response Info paneel.

Hoe je Automatische Follow-Up instelt in Conversation AI

Een juiste instelling van Automatische Follow-Up zorgt ervoor dat je Conversation AI bot leads effectief opnieuw kan benaderen en in lijn met je zakelijke behoeften. Volg deze stappen om Automatische Follow-Up in te schakelen en te configureren:

Opmerking: Activeer geen andere follow-up via een workflow—dit verstoort de follow-up logica.

Stap 1: Navigeer naar de Conversation AI Bot

Log in op je Voluit Suite account.
Klik in het linker menu op AI Agents.
Selecteer Conversation AI.
Kies een van de volgende opties:
1. Maak een nieuwe bot (Volg de Gids om een nieuwe bot in te stellen, zie link onderaan).

Klik op de drie puntjes naast de naam van een bestaande bot en dan op Bewerken.

Stap 2: Open Bot Doelen

Klik binnen de geselecteerde bot op Bot Doelen in de bovenste navigatie.
Scroll naar beneden tot je Stel Je Acties In vindt.
Klik onder deze sectie op Automatische Follow-up.

Stap 3: Activeer Follow-Up Scenario's

Elk follow-up scenario bepaalt wanneer de bot follow-ups moet versturen. Voluit Suite ondersteunt momenteel 3 hoofdscenario's:

Scenario 1: Contact Reageert Niet Meer

Zet de Scenario inschakelen knop op AAN.
Je kunt nu tot 5 follow-up reeksen toevoegen voor deze conditie.
Voor elke reeks:
- Stel de vertragingstijd in in uren, dagen of minuten.
- Kies Laat AI het Bericht Versturen (Automatisch contextuele berichten genereren op basis van het gesprek).
- Of, zet UIT en voer een Aangepast bericht handmatig in.
- Trigger een Workflow (Optioneel) : Zet AAN als je een bestaande workflow wilt triggeren en selecteer deze uit de lijst.
Klik op de + Follow-up Toevoegen knop om een nieuwe reeks toe te voegen.

Scenario 2: Contact Gemarkeerd als Bezig

Zet de Scenario inschakelen knop op AAN.
Je kunt nu tot 5 follow-up reeksen toevoegen voor deze conditie.
Herhaal dezelfde configuratiestappen als hierboven:
- Stel vertragingstijd in
- Kies AI-gegenereerd of Aangepast bericht
- Wijs een Trigger W**orkflow** toe (optioneel)

Scenario 3: Contact Heeft om een Follow-Up Gevraagd

Zet de Scenario inschakelen knop op AAN.
Je kunt nu tot 5 follow-up reeksen toevoegen voor deze conditie.
Herhaal hetzelfde proces:
- Stel vertragingstijd in (De eerste reeks voor dit scenario wordt vooraf ingesteld volgens het verzoek van het contact)
- Kies AI-gegenereerd of Aangepast bericht
- Wijs een Trigger Workflow toe (optioneel)

Stap 4: Follow-Up Instellingen

Om de betrokkenheid te verbeteren en tijdsvoorkeuren te respecteren, configureer je deze geavanceerde opties:

A. Stel Follow-Up Werkuren In

Klik op Follow-Up Instellingen.
Zet de Werkuren toggle aan.
Stel de specifieke uren in waarop follow-up berichten verstuurd moeten worden (bijv. 9 uur – 18 uur).
Indien uitgeschakeld worden berichten ongeacht het tijdstip verstuurd.
Klik op Opslaan.

Opmerking: Deze instelling is ALLEEN van toepassing op follow-up berichten, niet op de hoofdgesprekken van de AI-agent.

B. Activeer Dynamisch Kanaal Wisselen

Klik op Follow-Up Instellingen.
Schakel Dynamisch Kanaal Wisselen in.
Dit stelt de AI in staat om automatisch over te schakelen naar een ander beschikbaar kanaal als het originele kanaal inactief wordt.
- Bijvoorbeeld, als het contact niet reageert op Live Chat, kan de bot follow-up doen via SMS, Facebook Messenger, Instagram, of WhatsApp, afhankelijk van beschikbare kanalen.
Klik op Opslaan.

Stap 5: Sla Je Follow-Up Instellingen Op

Klik ten slotte op de algemene Opslaan knop om de Follow-Up Acties voor de bot te bevestigen en te activeren.

Slimme Detectie van Afhaakmomenten

Automatische Follow-Up gebruikt AI om te herkennen wanneer een contact is afgehaakt, bezig is, of een latere follow-up vraagt, zodat geen enkele kans door de mazen van het net glipt.

Detecteert wanneer een contact stopt met reageren na een ingesteld interval.
Identificeert "bezig" reacties (bijv. "Ik ben aan het rijden").
Herkent verzoeken om follow-up op een specifiek tijdstip en plant dienovereenkomstig.

Dynamisch Kanaal Wisselen

Om de betrokkenheid te maximaliseren, kan Automatische Follow-Up van kanaal wisselen als een contact niet reageert, zodat je contacten bereikt waar ze het meest waarschijnlijk zullen antwoorden.

Wisselt van Live Chat naar SMS als de chat inactief is en een telefoonnummer beschikbaar is.
Op platforms zoals Facebook, Instagram of WhatsApp, wisselt naar SMS als er binnen 24 uur geen reactie is.
Deze functie is optioneel en kan worden uitgeschakeld.

Volledige Zichtbaarheid in AI Response Info

Alle geplande follow-ups worden weergegeven in het Response Info paneel, wat je complete transparantie en controle geeft over je geautomatiseerde outreach.

Volg eenvoudig welke follow-ups in behandeling zijn en waarom.
Behoud overzicht van alle geautomatiseerde communicatie.

Veelgestelde Vragen

V: Wat gebeurt er als een contact reageert voordat de geplande follow-up plaatsvindt?

Het follow-up schema wordt automatisch gereset en er worden geen verdere follow-up berichten verstuurd voor dat gesprek.

V: Kan ik de follow-up berichten die door de bot worden verstuurd aanpassen?

Ja, je kunt AI-gegenereerde berichten gebruiken of je eigen aangepaste follow-up berichten schrijven.

V: Welke kanalen ondersteunt Automatische Follow-Up voor berichten?

Automatische Follow-Up werkt met Live Chat, SMS, Facebook, Instagram en WhatsApp, met dynamische kanaalwisseling indien nodig.

V: Hoe voorkom ik dat mijn contacten overweldigd worden door follow-ups?

Gebruik realistische vertragingsintervallen en vermijd het versturen van te veel follow-ups in een korte periode om een positieve gebruikerservaring te behouden.

V: Waar kan ik alle geplande follow-ups zien?

Alle geplande follow-ups zijn zichtbaar in het Response Info paneel voor volledige transparantie.

V: Wat gebeurt er als de bot inactief is?

Er worden geen follow-up berichten verstuurd als de bot inactief is.