Herhaal facturen instellen in Voluit Suite

Het handmatig beheren van herhaalfacturering kan tijdrovend en foutgevoelig zijn. Terugkerende facturen maken dit eenvoudiger door automatisch facturen te genereren en naar klanten te versturen volgens een vastgesteld schema. In dit artikel leer je wat terugkerende facturen zijn, hoe je ze instelt, hoe je hun frequentie en status beheert, en hoe je betalingen gemakkelijk kunt volgen.

INHOUD

What is a Recurring Invoice?

Wat is een Terugkerende Factuur?

Een terugkerende factuur is een vooraf geplande factuursjabloon die automatisch naar je klanten wordt gestuurd op basis van de door jou gedefinieerde frequentie. In plaats van iedere factureringscyclus handmatig facturen te maken en te versturen, stel je het een keer in en laat je het systeem de rest doen.

Terugkerende facturen zijn vooral nuttig voor bedrijven die doorlopende diensten, abonnementen of op afbetaling gebaseerde producten aanbieden. Ze besparen niet alleen tijd, maar zorgen er ook voor dat je klanten tijdig en consequent gefactureerd worden, wat zowel de efficiëntie als de klantervaring verbetert.

Belangrijke Voordelen van Terugkerende Facturen

Terugkerende facturen bieden een betrouwbare en efficiënte manier om herhaalfacturering te beheren. In plaats van elke keer facturen handmatig te verwerken, kun je het proces automatiseren om inspanning te besparen en klanten een naadloze betalingservaring te geven.

Tijdwinst: Automatiseer repetitieve facturerings- taken en focus op het runnen van je bedrijf.
Nauwkeurigheid: Verminder handmatige fouten door een consistente sjabloon te gebruiken.
Voorspelbare cashflow: Ontvang betalingen volgens een regelmatig, betrouwbaar schema.
Klantervaring: Bied klanten duidelijke, consistente factureringscycli.
Professionalisme: Versterk het vertrouwen van klanten met tijdige en georganiseerde facturen.

Hoe maken we een Terugkerende Factuur

Ga naar het Tabblad Facturen

Navigeer naar de Betalingen sectie in het menu aan de linkerkant en klik op Facturen & Offertes. Hier kun je al je facturen beheren, inclusief de terugkerende.

Maak een Nieuwe Terugkerende Factuur

Klik op de Nieuw knop in de rechterbovenhoek, kies vervolgens Nieuwe Terugkerende Factuur. Deze optie stelt je in staat om een factuur in te stellen die automatisch herhaald wordt volgens jouw gekozen schema.

Voeg Bedrijfs- en Klantgegevens Toe

Vul je bedrijfsinformatie in en selecteer de klant die de factuur zal ontvangen. Je kunt ook producten of diensten uit je catalogus toevoegen, prijs, belastingen en hoeveelheden instellen.

Configureer Factuurfrequentie

Gebruik de Hoe vaak? dropdown om te definiëren hoe vaak de factuur moet worden gegenereerd (dagelijks, wekelijks, maandelijks, jaarlijks of aangepaste intervallen). Deze instelling beheert de factureringscyclus voor je terugkerende factuur.

Begrijp de Factuurfrequentie

Frequentie-instellingen bepalen hoe vaak en wanneer je facturen worden gegenereerd. Hier zijn enkele veelvoorkomende patronen:

Regelmatige Intervallen: Facturen worden gegenereerd met gelijke tijdsintervallen (bijvoorbeeld, elke 2 dagen, elke week of elke maand). Zodra je het interval hebt ingesteld, blijven facturen genereren totdat je ze handmatig stopt. Voorbeeld: Als de eerste factuur vervalt op 5 juli en je stelt een interval van 7 dagen in, dan vervalt de volgende factuur op 12 juli, dan 19 juli, enzovoorts.

Specifieke Dagen: Facturen kunnen worden ingepland om op een bepaalde dag verzonden te worden, zoals de eerste maandag van elke maand. Dit is nuttig voor bedrijven die facturering afstemmen op specifieke data, zoals wekelijkse dienstverleners of maandelijkse retenties. Voorbeeld: Als de eerste maandag in augustus 1 augustus is, zal de factuur op die dag vervallen. Je kunt ook een eindconditie instellen, zoals het stoppen van de cyclus na 5 december (de eerste maandag in december).

Jaarlijkse Facturering: Facturen kunnen eenmaal per jaar op dezelfde datum worden ingepland, wat ideaal is voor jaarlijkse abonnementen, lidmaatschapsvernieuwingen of jaarlijkse servicekosten. Voorbeeld: Als je 31 december kiest, zal de factuur op die datum elk jaar worden verzonden. Als je de cyclus op 5 voorvallen instelt, eindigt deze na 5 jaar.

Stel Start- en Einddata In

Kies de Startdatum voor wanneer de eerste factuur moet worden verzonden, en definieer de Eindconditie (een specifieke datum of na een bepaald aantal voorvallen). Dit zorgt ervoor dat de terugkerende factuur alleen gedurende de gewenste periode loopt.

Verstuur Van Tevoren

Facturen kunnen een paar dagen voor de daadwerkelijke vervaldatum naar de klant worden verzonden. Dit zorgt ervoor dat klanten voldoende tijd hebben om de betaling te controleren en te voltooien voordat de vervaldatum aanbreekt. Voorbeeld: Als een factuur vervalt op 18 juli maar je kiest ervoor om deze 2 dagen eerder te verzenden, ontvangt de klant deze op 16 juli. De volgende factuur die vervalt op 1 augustus wordt op 30 juli verzonden.

Extra Opties voor Terugkerende Facturen

Versterk je facturen met extra details en aanpassingen. Deze opties stellen je in staat om beleidsregels, vergoedingen of bijlagen toe te voegen die je facturen professioneler en afgestemd op de behoeften van je bedrijf maken.

Voorwaarden: Voeg standaard beleidsregels of belangrijke opmerkingen toe die van toepassing zijn op de factuur (bijv. betalingstermijnen, terugbetalingsbeleid).
In rekening brengen van Te Late Kosten: Voeg automatisch een te late betalingsvergoeding toe als de klant de vervaldatum mist.
In rekening brengen van Verwerkingskosten: Doorberekenen van betalingsgateway- of transactiekosten aan de klant (indien ingeschakeld in je betalingsinstellingen).
Fooi Toevoegen: Laat klanten een fooi bovenop het factuurbedrag toevoegen. Nuttig voor dienstverlenende bedrijven.
Bijlage Toevoegen: Upload ondersteunende documenten, contracten of aanvullende details die bij de factuur moeten worden meegezonden.

Best Practice: Controleer details zoals frequentie, prijs en belastingen terwijl de factuur nog in Concept is. Zodra een sjabloon Actief of Gepland wordt, kunnen deze velden niet meer worden gewijzigd.

Beëindig een Terugkerende Factuur

Selecteer Einde Terugkerende Factuur vanuit het Meer Opties (⋮) menu binnen de factuur. Dit stopt onmiddellijk alle toekomstige facturen van het genereren, terwijl de geschiedenis van de reeds verzonden facturen bewaard blijft.

Bekijk Factuurgeschiedenis

Selecteer Bekijk Geschiedenis vanuit het Meer Opties (⋮) menu om alle facturen te zien die zijn gegenereerd vanuit een terugkerend sjabloon. Dit biedt een compleet overzicht van verzonden facturen, hun vervaldata en hun betalingsstatus, zodat je eenvoudig de factureringsactiviteit van klanten kunt bijhouden.

Status en Acties in Terugkerende Sjablonen

Terugkerende factuursjablonen kunnen verschillende statussen hebben, afhankelijk van waar ze zich in het factureringsproces bevinden. Elke status bepaalt wat je met het sjabloon kunt doen en wat niet. Begrijpen van deze statussen helpt je te weten wanneer wijzigingen mogelijk zijn en wanneer ze vergrendeld zijn.

Concept: Een sjabloon is in Concept wanneer het is aangemaakt maar nog niet is geactiveerd. In deze fase kun je het vrij bewerken of verwijderen. Dit is het beste moment om aanpassingen aan prijzen, frequentie of productdetails te maken.
Actief: Een Actief sjabloon genereert momenteel facturen volgens zijn schema. Je kunt het niet bewerken of verwijderen, maar je kunt ervoor kiezen om het te Beëindigen als je toekomstige facturen wilt stoppen.
Gepland: Een Gepland sjabloon is ingesteld om facturen te beginnen genereren op een toekomstige datum. Hoewel je het niet kunt bewerken, kun je het nog steeds verwijderen of beëindigen voordat de cyclus begint.
Geannuleerd: Een sjabloon dat als Geannuleerd is gemarkeerd, genereert geen verdere facturen. Het blijft zichtbaar voor referentie, maar kan alleen worden verwijderd als er nooit facturen van zijn verzonden.
Voltooid: Een Voltooid sjabloon heeft het genereren van facturen voltooid, meestal omdat het zijn eindconditie heeft bereikt (zoals een vastgesteld aantal cycli). Net als Geannuleerde sjablonen kan het alleen worden verwijderd als er geen facturen zijn verzonden.

Beheer Terugkerende Factuursjablonen

Vanuit de Terugkerende Sjablonen lijstweergave, klik op het Meer Opties (⋮) menu naast een sjabloon om deze te beheren. Beschikbare acties zijn onder meer:

Bekijk Geschiedenis: Zie facturen die door het sjabloon zijn gegenereerd.
Bekijken: Open het sjabloon om de details te bekijken.
Einde: Stop toekomstige facturen terwijl je eerdere intact houdt.
Verwijderen: Verwijder het sjabloon (alleen mogelijk als er geen facturen zijn verzonden).
Kloon: Dupliceer het sjabloon voor hergebruik met vergelijkbare instellingen.
Omzetten naar Sjabloon: Sla de factuur op als een herbruikbaar sjabloon voor automatisering.

Bekijk Verzonden Facturen en Betalingsstatus

Vanuit de Terugkerende Sjablonen pagina, klik op Details om een zijpaneel te openen met alle facturen die door dat sjabloon zijn gegenereerd. Elke factuur heeft een van de volgende statussen:

Verzonden: Factuur is succesvol afgeleverd
Vervallen: Factuur is verzonden maar betaling is nog steeds in afwachting
Betaald: Factuur is betaald door de klant
Niet Verzonden: Levering is mislukt door een systeemfout en moet opnieuw worden verzonden

Je kunt deze statussen ook bekijken in de factuurmaker wanneer het terugkerende sjabloon is ingepland.

PDF downloaden voor Terugkerende Facturen

Ga naar Betalingen → Facturen.
Zoek de actieve terugkerende factuur. Klik op het drie-punt (⋮) menu.
Klik op Kopieer Link. Open de link in een nieuw tabblad.
Selecteer Klik Hier en de PDF zal beginnen met downloaden.

Veelgestelde Vragen

Q: Kun je cc'en in terugkerende facturen?

Op dit moment biedt Voluit Suite geen native optie om automatisch CC (carbon copy) ontvangers toe te voegen aan terugkerende facturen binnen de opzet van de terugkerende factuur. Je kunt de primaire ontvanger (de klant) opgeven, maar er is geen ingebouwd veld of UI-instelling om extra e-mailadressen op elke verzending van een terugkerende factuur te CC'en.

Q: Kan ik een terugkerende factuur pauzeren of aanpassen nadat deze is ingesteld?

Ja, je kunt een terugkerende factuur op elk moment pauzeren of bewerken. Ga eenvoudig naar de sectie Terugkerende Facturen, selecteer de specifieke factuur en werk het schema of de details bij indien nodig.

Q: Ontvangen klanten automatische herinneringen voor onbetaalde terugkerende facturen?

Voluit Suite verstuurt standaard geen automatische herinneringen voor onbetaalde terugkerende facturen. Je kunt echter geautomatiseerde workflows instellen met triggers om herinneringen voor vervallen betalingen te verzenden.

Q: Kan ik aangepaste opmerkingen of voorwaarden toevoegen aan terugkerende facturen?

Ja, je kunt aangepaste opmerkingen of voorwaarden opnemen in terugkerende facturen. Dit is nuttig voor het communiceren van belangrijke details zoals betalingsbeleid of gepersonaliseerde berichten aan je klanten.

Q: Ik heb mijn Terugkerende Factuur Ongeldig Gemaakt, maar waarom blijft het systeem elke maand facturen naar de klant sturen?

Wanneer je een factuur ongeldig maakt, annuleer je alleen die specifieke maandelijkse factuur. De onderliggende Terugkerende Planning van het systeem blijft actief en blijft elke volgende maand een nieuwe factuur genereren en versturen.

Om de geautomatiseerde serie permanent te stoppen, moet je de gehele planning beëindigen:

Navigeer naar Betalingen → Facturen & Offertes.
Selecteer het Terugkerende tabblad (aan de uiterste rechterkant van het scherm).
Zoek de actieve planning van de klant en klik op de drie puntjes (...).
Selecteer Einde.

Q: Waarom worden setupkosten en terugkerende betalingen als afzonderlijke regelitems weergegeven, en worden de setupkosten opnieuw in rekening gebracht?

Setupkosten en terugkerende betalingen worden als afzonderlijke regelitems weergegeven omdat ze verschillende doeleinden dienen binnen hetzelfde product. De setupkosten zijn een eenmalige, voorafgaande kosten die alleen één keer in rekening worden gebracht wanneer het product voor het eerst wordt gekocht. Het abonnement (terugkerende betaling) volgt zijn eigen factureringscyclus (maandelijks, jaarlijks, enz.) en begint nadat de initiële betalingslogica is vervuld. Het betalen van de setupkosten activeert deze niet opnieuw, noch voorkomt het dat het abonnement begint – beide werken samen als onderdeel van hetzelfde product, maar met verschillende factureringsgedragingen.

Q: Als ik een korting toevoeg aan een terugkerende factuur, blijft deze dan voor altijd daar?

Als je een “Korting” toevoegt aan de specifieke Factuurconcept, heeft dit alleen invloed op die ene betaling. Als je een korting toevoegt aan het Terugkerende sjabloon, geldt deze voor elke toekomstige betaling. Voor een eenmalige verlaging, bewerk altijd het specifieke concept, niet het sjabloon.

Q: Waarom toont mijn eerste factuur zowel de setupkosten als de eerste maandlasten, terwijl ik een proefperiode heb toegevoegd? Wanneer je een factuur maakt voor een terugkerend product, herkent de factuur de proefperiode van het product niet. De proefperiode is van toepassing op het abonnement zelf, niet op facturen.

Waarom dit gebeurt

Facturen houden geen rekening met proefinstellingen.
Wanneer je een terugkerend product met een setupvergoeding aan een factuur toevoegt, factureert het systeem zowel de setupvergoeding als het eerste terugkerende bedrag onmiddellijk.

Aanbevolen oplossing is om twee afzonderlijke facturen te maken:

Factuur 1: Alleen setupkosten (noem de proefperiode in de beschrijving).

Factuur 2: Terugkerend abonnementsfactuur verzonden na het einde van de proefperiode.

Dit zorgt ervoor dat de klant alleen de setupkosten vooraf betaalt en de terugkerende vergoeding begint nadat de proefperiode voorbij is.