Herhaal facturen instellen in Voluit Suite

In dit artikel leer je wat herhaal- of terugkerende facturen zijn, hoe je ze instelt, hoe je de frequentie en status beheert, en hoe je betalingen kunt volgen.

Wat is een terugkerende factuur?

Een terugkerende factuur is een vooraf ingepland factuursjabloon dat automatisch naar je klanten wordt gestuurd op basis van de frequentie die je instelt. In plaats van elke factuurperiode handmatig facturen aan te maken en te versturen, stel je het één keer in en laat je het systeem de rest doen.

Hoe maak je een terugkerende factuur aan

Ga naar het tabblad Facturen

Navigeer naar de sectie Betalingen in het linkermenu en klik op Facturen & Offertes. Hier kun je al je facturen beheren, inclusief terugkerende facturen.

Maak een nieuwe terugkerende factuur aan

Klik op de knop Nieuw rechtsboven en selecteer Nieuwe terugkerende factuur. Deze optie stelt je in staat om een factuur in te stellen die automatisch herhaalt volgens jouw gekozen schema.

Voeg bedrijfs- en klantgegevens toe

Voer je bedrijfsgegevens in en selecteer de klant die de factuur ontvangt. Je kunt ook producten of diensten uit je catalogus toevoegen en prijzen, belastingen en aantallen instellen.

Stel de factuurfrequentie in

Gebruik het dropdown-menu Hoe vaak? om te bepalen hoe vaak de factuur moet worden aangemaakt (dagelijks, wekelijks, maandelijks, jaarlijks of aangepaste intervallen). Deze instelling bepaalt de factuurcyclus voor je terugkerende factuur.

Factuurfrequentie begrijpen

Frequentie-instellingen bepalen hoe vaak en wanneer je facturen worden aangemaakt. Hier zijn enkele veelvoorkomende patronen:

Regelmatige intervallen: Facturen worden aangemaakt met gelijke tijdsintervallen (bijvoorbeeld elke 2 dagen, elke week of elke maand). Zodra je het interval instelt, blijven facturen genereren totdat je ze handmatig stopt. Voorbeeld: als de eerste factuur op 5 juli vervalt en je een interval van 7 dagen instelt, vervalt de volgende factuur op 12 juli, daarna op 19 juli, enzovoort.

Specifieke dagen: Facturen kunnen worden ingepland om op een bepaalde dag te worden verstuurd, zoals de eerste maandag van elke maand. Dit is handig voor bedrijven die facturering afstemmen op specifieke data, zoals wekelijkse dienstverleners of maandelijkse retainers. Voorbeeld: als de eerste maandag in augustus 1 augustus is, vervalt de factuur op die dag. Je kunt ook een eindconditie instellen, zoals het stoppen van de cyclus na 5 december (de eerste maandag in december).

Jaarlijkse facturering: Facturen kunnen één keer per jaar op dezelfde datum worden ingepland, ideaal voor jaarlijkse abonnementen, ledenschapsverlengingen of jaarlijkse servicekosten. Voorbeeld: als je 31 december kiest, wordt de factuur elk jaar op die datum verstuurd. Als je de cyclus instelt op 5 herhalingen, stopt deze na 5 jaar.

Stel start- en einddatums in

Kies de Startdatum voor wanneer de eerste factuur moet worden verstuurd en bepaal de Eindconditie (een specifieke datum of na een bepaald aantal herhalingen). Dit zorgt ervoor dat de terugkerende factuur alleen voor de gewenste periode loopt.

Vooraf versturen

Facturen kunnen enkele dagen voor de werkelijke vervaldatum naar de klant worden gestuurd. Dit zorgt ervoor dat klanten voldoende tijd hebben om de factuur te bekijken en de betaling te voltooien voordat de vervaldatum aanbreekt. Voorbeeld: als een factuur op 18 juli vervalt maar je ervoor kiest om deze 2 dagen eerder te versturen, ontvangt de klant deze op 16 juli. De volgende factuur die op 1 augustus vervalt, wordt op 30 juli verstuurd.

Extra opties voor terugkerende facturen

Verbeter je facturen met extra details en aanpassingen. Deze opties stellen je in staat om beleidsregels, kosten of bijlagen toe te voegen die je facturen professioneler maken en afstemmen op je bedrijfsbehoeften.

Algemene voorwaarden: Voeg standaard beleidsregels of belangrijke notities toe die van toepassing zijn op de factuur (bijv. betalingstermijnen, restitutiebeleid).
Kosten voor te late betaling: Voeg automatisch een boete voor late betaling toe als de klant de vervaldatum mist.
Verwerkingskosten in rekening brengen: Reken betaalgateway- of transactiekosten door aan de klant (indien ingeschakeld in je betalingsinstellingen).
Fooi toevoegen: Sta klanten toe om een fooi bovenop het factuurbedrag toe te voegen. Handig voor op diensten gebaseerde bedrijven.
Bijlage toevoegen: Upload ondersteunende documenten, contracten of aanvullende details die bij de factuur horen.

Tip: Controleer details zoals frequentie, prijs en belastingen zolang de factuur nog in Concept staat. Zodra een sjabloon Actief of Ingepland wordt, kunnen deze velden niet meer worden gewijzigd.

Beëindig een terugkerende factuur

Selecteer in het menu Meer opties (⋮) binnen de factuur de optie Terugkerende factuur beëindigen. Dit stopt onmiddellijk het genereren van toekomstige facturen, terwijl de geschiedenis van reeds verstuurde facturen behouden blijft.

Bekijk factuurgeschiedenis

Selecteer Geschiedenis bekijken in het menu Meer opties (⋮) om alle facturen te zien die zijn gegenereerd vanuit een terugkerend factuursjabloon. Dit biedt een volledig overzicht van verstuurde facturen, hun vervaldatums en hun betalingsstatus, waardoor je de factureringsactiviteit van klanten eenvoudig kunt volgen.

Status en acties in terugkerende sjablonen

Terugkerende factuursjablonen kunnen verschillende statussen hebben, afhankelijk van waar ze zich in het factureringsproces bevinden. Elke status bepaalt wat je wel en niet kunt doen met het sjabloon. Het begrijpen van deze statussen helpt je te weten wanneer wijzigingen mogelijk zijn en wanneer ze zijn vergrendeld.

Concept: Een sjabloon staat in Concept wanneer het is aangemaakt maar nog niet geactiveerd. In dit stadium kun je het vrij bewerken of verwijderen. Dit is het beste moment om aanpassingen te maken aan prijzen, frequentie of productdetails.
Actief: Een Actief sjabloon genereert momenteel facturen volgens het ingestelde schema. Je kunt het niet bewerken of verwijderen, maar je kunt ervoor kiezen om het te beëindigen als je toekomstige facturen wilt stoppen.
Ingepland: Een Ingepland sjabloon is ingesteld om op een toekomstige datum facturen te genereren. Je kunt het niet bewerken, maar je kunt het nog steeds verwijderen of beëindigen voordat de cyclus begint.
Geannuleerd: Een sjabloon dat als Geannuleerd is gemarkeerd, genereert geen verdere facturen. Het blijft zichtbaar ter referentie, maar kan alleen worden verwijderd als er nooit facturen vanuit zijn verstuurd.
Voltooid: Een Voltooid sjabloon heeft het genereren van facturen afgerond, meestal omdat het de eindconditie heeft bereikt (zoals een vastgesteld aantal cycli). Net als Geannuleerde sjablonen kan het alleen worden verwijderd als er nooit facturen zijn verstuurd.

Terugkerende factuursjablonen beheren

Klik in de lijstweergave Terugkerende sjablonen op het menu Meer opties (⋮) naast een sjabloon om het te beheren. Beschikbare acties zijn:

Geschiedenis bekijken: Zie facturen die door het sjabloon zijn gegenereerd.
Bekijken: Open het sjabloon om de details te bekijken.
Beëindigen: Stop toekomstige facturen terwijl eerdere facturen intact blijven.
Verwijderen: Verwijder het sjabloon (alleen mogelijk als er geen facturen zijn verstuurd).
Klonen: Dupliceer het sjabloon voor hergebruik met vergelijkbare instellingen.
Converteren naar sjabloon: Sla de factuur op als een herbruikbaar sjabloon voor automatisering.

Verstuurde facturen en betalingsstatus bekijken

Klik op de pagina Terugkerende sjablonen op Details om een zijpaneel te openen met alle facturen die door dat sjabloon zijn gegenereerd. Elke factuur heeft een van de volgende statussen:

Verstuurd: Factuur is succesvol afgeleverd
Achterstallig: Factuur is verstuurd maar betaling is nog in behandeling
Betaald: Factuur is door de klant betaald
Niet verstuurd: Levering is mislukt door een systeemfout en moet opnieuw worden verstuurd

Je kunt deze statussen ook bekijken in de factuurbuilder wanneer het terugkerende sjabloon is ingepland.

Veelgestelde vragen

V: Kun je cc'en in terugkerende facturen?

Op dit moment biedt Voluit Suite geen native optie om automatisch CC-ontvangers (carbon copy) toe te voegen aan terugkerende facturen binnen de instellingenstroom voor terugkerende facturen. Je kunt de primaire ontvanger (de klant) specificeren, maar er is geen ingebouwd veld of UI-instelling om extra e-mailadressen in CC te zetten bij elke herhaling van een terugkerende factuur.

V: Kan ik een terugkerende factuur pauzeren of wijzigen nadat deze is ingesteld?

Ja, je kunt een terugkerende factuur op elk moment pauzeren of bewerken. Navigeer naar de sectie Terugkerende facturen, selecteer de specifieke factuur en werk het schema of de details indien nodig bij.

V: Ontvangen klanten automatische herinneringen voor onbetaalde terugkerende facturen?

Je kunt herinneringen instellen onder de instellingen knop op de facturen en terugkerende facturen pagina.

V: Kan ik aangepaste notities of voorwaarden toevoegen aan terugkerende facturen?

Ja, je kunt aangepaste notities of voorwaarden opnemen in terugkerende facturen. Dit is handig om belangrijke details te communiceren zoals betalingsvoorwaarden of gepersonaliseerde berichten aan je klanten.

V: Ik heb mijn terugkerende factuur ongeldig gemaakt, maar waarom blijft het systeem elke maand facturen naar de klant sturen?

Wanneer je een factuur ongeldig maakt, annuleer je alleen de rekening van die specifieke maand. Het onderliggende terugkerende schema van het systeem blijft actief en blijft elke volgende maand een nieuwe factuur genereren en versturen.

Om de geautomatiseerde reeks definitief te stoppen, moet je het volledige schema beëindigen:

Navigeer naar Betalingen → Facturen & Offertes.
Selecteer het tabblad Terugkerend (helemaal rechts op het scherm).
Zoek het actieve schema van de klant en klik op de drie puntjes (...).
Selecteer Beëindigen.