Automatische Betalingen in Terugkerende Factuur sjablonen

Deze functie zorgt ervoor dat het factuurbedrag automatisch van de creditcard van je klant wordt afgeschreven op de vervaldatum.

Automatisch betalen voor bestaande terugkerende facturen

Als je automatisch betalen inschakelt voor een factuur die al bestaat:

• De eerste betaling moet nog steeds handmatig worden gedaan.
• Zodra de klant die eerste factuur betaalt, worden alle toekomstige facturen in het schema automatisch afgeschreven.
• De factuurdatum kan niet worden gewijzigd op een factuur die al is aangemaakt.

Voorbeeld:

Als je factuur is aangemaakt op 1 december, kun je de datum niet aanpassen naar 3 december.

Automatisch betalen voor nieuwe terugkerende schema's

Wanneer je een gloednieuw terugkerend facturatieschema aanmaakt:

Als de klant al een opgeslagen kaart heeft:

• Het systeem zal automatisch de eerste factuur afschrijven.
• Alle toekomstige facturen worden ook automatisch afgeschreven.

Als de klant geen opgeslagen kaart heeft:

• De klant moet de eerste factuur handmatig betalen.
• Zodra de kaart is opgeslagen, worden toekomstige facturen automatisch afgeschreven.

Snelle vergelijking

Welke optie moet je gebruiken?

Als je wilt dat automatisch betalen begint bij de volgende factureringscyclus, is het meestal het beste om:

• Automatisch betalen in te schakelen voor de bestaande factuur,
• De klant die factuur handmatig te laten betalen,
• En automatisch betalen de rest te laten afhandelen.

Als je een nieuwe factureringscyclus start en de klant heeft al een kaart opgeslagen, kan het aanmaken van een nieuw terugkerend schema direct automatisch afschrijven.

Wat betekent automatische betaling in een terugkerend sjabloon?

Automatische betalingen in terugkerende sjablonen betekenen dat je niet hoeft te wachten tot de klant je factuur op tijd betaalt. De instelling schrijft automatisch het factuurbedrag af op de vervaldatum met de creditcard van de klant.

De kaart die gebruikt wordt om de automatische betalingen af te schrijven op de vervaldatum van de factuur kan worden gedefinieerd als:

• Klantkaart - Hiermee kun je de klant automatisch laten betalen met dezelfde kaart die is gebruikt voor de eerste betaling van het terugkerende sjabloon
• Opgeslagen kaart - Als er opgeslagen kaarten bestaan voor de klant, kunnen gebruikers die kaart gebruiken om de klant automatisch te laten betalen op elke vervaldatum voor het terugkerende sjabloon
• Nieuwe kaart - Gebruikers kunnen ook nieuwe kaartgegevens invoeren om de klant met die specifieke kaart te laten betalen wanneer een factuur vervalt in het terugkerende sjabloon

Hoe laat je de klant automatisch betalen?

• Automatische betalingen kunnen worden ingeschakeld op het terugkerende sjabloon tijdens het plannen van het sjabloon, zoals hieronder weergegeven.

  

Wat betekent klantkaart hier?

Deze optie stelt gebruikers in staat om de klant te laten betalen met de kaart die de klant gebruikt om de eerste betaling te doen in het terugkerende sjabloon. Dit wordt van toepassing vanaf de eerstvolgende factuur, ongeacht welke factuur wordt betaald (kan de eerste, tweede of n-de factuur zijn).

Ter referentie: als de klant voor de eerste keer betaalt op de 4e factuur zonder de eerste drie facturen te betalen, dan zou automatische betaling met die kaart starten vanaf de 5e factuur van het terugkerende sjabloon (als die bestaat).

Hoe word je geïnformeerd over automatische betalingen?

• Er wordt een melding verzonden naar de gebruiker en de klant bij elk succes/falen van een factuur in het terugkerende sjabloon.
• De klant wordt ook van tevoren op de hoogte gebracht voordat het bedrag automatisch wordt afgeschreven. Deze melding wordt "x" dagen van tevoren verzonden, zoals gedefinieerd in de frequentie-instellingen van het terugkerende sjabloon.
• De betaling wordt niet automatisch verwerkt als een factuur wordt bijgewerkt voordat het automatisch wordt afgeschreven. De gebruiker wordt hiervan op de hoogte gebracht via e-mail en moet de bijgewerkte factuur met de klant delen om verlies van terugkerende inkomsten te voorkomen.

Wat gebeurt er als automatische betaling mislukt?

• Bij een mislukte automatische betaling van de gedefinieerde kaart worden de klant en de afzender van de factuur hiervan op de hoogte gebracht via e-mail.
• Als de klant met succes betaalt via dezelfde kaart of een nieuwe kaart na de melding, wordt de nieuwe kaart bijgewerkt om automatische betalingen af te schrijven voor alle toekomstige facturen.
• Anders wordt de betaling nog twee keer opnieuw geprobeerd, met een tussenpauze van 24 uur tussen elke poging. Als de betaling nog steeds niet is verwerkt, wordt er geen verdere automatische poging gedaan en moet de klant de factuur handmatig betalen.

Hoe vaak wordt betaling opnieuw geprobeerd bij mislukking?

Bij een mislukte automatische afschrijving van de gedefinieerde kaart worden twee automatische nieuwe pogingen gedaan na telkens 24 uur na de eerste mislukking. Als de betaling nog steeds niet is verwerkt, moet de klant de factuur handmatig betalen.

Wat betekent automatisch afschrijven van een opgeslagen kaart?

Deze optie stelt gebruikers in staat om de klant te laten betalen met een van de opgeslagen kaarten. Vanaf de eerste factuur wordt het factuurbedrag afgeschreven van de geselecteerde opgeslagen kaart.

Bij een mislukte afschrijving van de opgeslagen kaart worden de gebruiker en de klant hiervan op de hoogte gebracht. De opgeslagen kaart wordt niet geautoriseerd tijdens het plannen van het sjabloon.

Wat betekent automatisch afschrijven van een nieuwe kaart?

Deze optie stelt gebruikers in staat om de klant te laten betalen met nieuwe kaartgegevens die door de gebruiker zijn ingevoerd. Vanaf de eerste factuur wordt het factuurbedrag afgeschreven van de gewenste kaart.

Bij een mislukte afschrijving van de geselecteerde kaart worden de gebruiker en de klant hiervan op de hoogte gebracht. Elke gekozen nieuwe kaart wordt geautoriseerd met het minimale bedrag in de betreffende valuta tijdens het plannen van het sjabloon.

Elke kaart die met succes is toegevoegd, wordt ook opgeslagen voor toekomstig gebruik door de gebruiker.

Hoe beëindig je automatische betalingen op een terugkerend sjabloon?

Automatische betalingen kunnen worden beëindigd op een lopend terugkerend sjabloon door de optie Automatische betalingen beheren te selecteren in de factuur builder, zoals hieronder weergegeven.

Dit opent het planningsvenster voor automatische betalingen met de schakelaar ingeschakeld en de betalingsoptie geselecteerd. De gebruiker kan de schakelaar uitschakelen om automatische betalingen vanaf de volgende factuur uit te schakelen.

V: Kan ik automatische betalingen inschakelen in een lopend terugkerend sjabloon?

Ja, automatische betalingen kunnen worden ingeschakeld op een lopend terugkerend sjabloon via de optie Automatische betalingen beheren in de builder.

Dit opent het venster voor automatische betalingen met de schakelaar uitgeschakeld. De gebruiker kan de schakelaar inschakelen en de gewenste betalingsoptie selecteren: klantkaart, opgeslagen kaart of nieuwe kaart.

Veelgestelde vragen

V: Waar vind ik de optie "Automatische betalingen beheren" bij het instellen of bewerken van een terugkerende factuur?

De optie om de opgeslagen kaart van de klant voor automatische afschrijving in te schakelen, uit te schakelen of te beheren bevindt zich in de factuur editor zelf, toegankelijk via een menu:

1. Open de bestaande of nieuwe terugkerende factuur (of converteer een eenmalige factuur naar een terugkerende factuur).
2. Zoek naar het menu met drie puntjes (⋮) rechtsboven in het scherm van de factuur editor.
3. Klik op de drie puntjes (⋮) en selecteer Automatische betalingen beheren.
4. Vanuit dit scherm kun je de opgeslagen kaart van de klant kiezen (of een nieuwe toevoegen) en de automatische afschrijving inschakelen voor alle toekomstige terugkerende betalingen.