Calendly: Koppelen aan Voluit Suite kalenders
In dit artikel lees je hoe je je Calendly-account koppelt aan Voluit Suite. Je geeft toestemming voor toegang, kiest welke agenda's je wilt synchroniseren en past die keuze later aan als dat nodig is.
Wat is de Calendly-koppeling?
Met de Calendly-koppeling importeert Voluit Suite automatisch afspraken uit de Calendly-agenda's die je selecteert. Op basis van nieuwe boekingen kun je contacten aanmaken en workflows starten. Zo verbind je je Calendly-boekingen met je CRM.
Voordelen van de Calendly-koppeling
Met de koppeling kun je:
- Nieuwe afspraken automatisch importeren in je kalender
- Contacten aanmaken vanuit Calendly-boekingen
- Afspraken toewijzen aan gebruikers op basis van wie eigenaar is van de agenda
- Gedeelde of persoonlijke Calendly-agenda's synchroniseren
- Workflows starten op basis van nieuwe boekingen
Je Calendly-account koppelen
Volg deze stappen om je Calendly-account te koppelen en te kiezen welke agenda's je synchroniseert.
Open de kalenderinstellingen
Ga in het menu aan de linkerkant naar Kalenders (Calendars) en klik rechtsboven op Kalenderinstellingen (Calendar Settings). Hier beheer je je kalenderkoppelingen, waaronder Calendly.
Open het tabblad Verbindingen
Klik bovenaan op Verbindingen (Connections). Hier voeg je externe agenda's toe en kun je ze aanpassen of verwijderen.
Voeg een koppeling toe
Klik op + Nieuw toevoegen (+ Add New) om een nieuwe koppeling te maken.
Selecteer Calendly
Zoek Calendly in de lijst met agenda-aanbieders en klik op Koppelen (Connect). Hiermee start je het proces om toestemming te geven voor de synchronisatie.
Log in bij Calendly
Log in op je Calendly-account en geef toestemming voor toegang. Vul het e-mailadres van je Calendly-account in en klik op Doorgaan (Continue). Je kunt ook inloggen met je Google- of Microsoft-account als dat aan Calendly is gekoppeld.
Kies je Calendly-agenda's
Selecteer de Calendly-agenda's die je met Voluit Suite wilt synchroniseren. Alleen gebeurtenissen uit de geselecteerde agenda's worden als afspraken geïmporteerd.
Geef toestemming voor synchronisatie
Vink het toestemmingsvakje aan zodat Voluit Suite je Calendly-afspraken en bijbehorende gegevens kan ophalen. Klik daarna op Opslaan (Save) om de synchronisatie in te stellen.
Bij het koppelen importeert Voluit Suite zowel toekomstige afspraken als afspraken in het verleden die in de afgelopen 180 dagen zijn aangemaakt. Let op: workflows starten alleen voor toekomstige afspraken. Afspraken in het verleden die bij de eerste koppeling worden geïmporteerd, starten geen workflows.
Telefoonnummers synchroniseren
Voluit Suite kan het telefoonnummer van een gast op verschillende manieren uit Calendly importeren. Als er meerdere bronnen beschikbaar zijn, kun je kiezen welk nummer naar het contactprofiel wordt gesynchroniseerd.
Automatisch synchroniseren via de vergaderlocatie
Staat het telefoonnummer van de gast bij de vergaderlocatie in Calendly en bevat het Calendly-formulier geen telefoonvelden? Dan synchroniseert Voluit Suite dat nummer automatisch naar het contact.
Een telefoonveld uit het formulier kiezen
Bevat het Calendly-formulier met vragen en antwoorden een telefoonveld? Dan verschijnt er een scherm waarin je kunt kiezen welk nummer je wilt synchroniseren:
- Het telefoonnummer uit een formulierveld
- Het telefoonnummer bij de vergaderlocatie, als dat aanwezig is
- Niet synchroniseren (Do not sync), als je geen telefoonnummer wilt koppelen
Bevat de geselecteerde Calendly-agenda of het geselecteerde afspraaktype geen telefoonvelden, dus geen telefoonnummer bij de locatie en geen telefoonveld in het formulier? Dan wordt deze stap overgeslagen, zonder melding of fout.
Bij een gedeelde agenda geldt een wijziging in de synchronisatie van telefoonnummers voor alle gebruikers die aan die agenda zijn gekoppeld.
Gesynchroniseerde agenda's aanpassen
Open de agendaselectie
Na het koppelen staat je Calendly-koppeling onder Gekoppelde agenda's (Connected Calendars). Klik op het potloodicoon om aan te passen welke Calendly-agenda's je met Voluit Suite synchroniseert.
Wijzig de gesynchroniseerde agenda's
Vink de agenda's of afspraaktypen aan of uit die je wel of niet wilt synchroniseren. Alleen de geselecteerde agenda's blijven synchroniseren met Voluit Suite. Afspraken uit nieuw geselecteerde agenda's worden gesynchroniseerd nadat je de wijzigingen hebt opgeslagen.
Let op: je kunt Calendly-agenda's alleen toevoegen als conflictagenda's (Conflict Calendars), niet als gekoppelde agenda's (Linked Calendars).
Veelgestelde vragen
V: Kan ik meerdere Calendly-accounts aan één gebruiker koppelen?
Antwoord: Nee. Elke gebruiker kan per account één Calendly-account koppelen.
V: Kunnen meerdere gebruikers hetzelfde Calendly-account gebruiken?
Antwoord: Ja. Je kunt één Calendly-account koppelen aan meerdere gebruikers in verschillende accounts.
V: Welke Calendly-abonnementen ondersteunen deze koppeling?
Antwoord: Alleen de Calendly-abonnementen Standard, Teams en Enterprise worden ondersteund. Free en Essentials zijn niet geschikt voor deze koppeling.
V: Kan ik Calendly koppelen tijdens een proefperiode?
Antwoord: Ja. Als je na de proefperiode niet overstapt op een ondersteund abonnement, stopt de koppeling met werken.
V: Kan ik Calendly-afspraken aanpassen in Voluit Suite?
Antwoord: Nee. De synchronisatie werkt één kant op. Wijzigingen in afspraken maak je in Calendly.
V: Kan ik mijn Calendly-agenda als gekoppelde agenda gebruiken?
Antwoord: Nee. Calendly kan alleen als conflictagenda worden gebruikt. Gebruik Google, Outlook of iCloud als gekoppelde agenda om afspraken tussen beide systemen te synchroniseren.