Facturen: Geautomatiseerde factuurherinneringen

Betalingen stroomlijnen met geautomatiseerde factuurherinneringen

Gebruik je workflows om je klanten te herinneren? Verhoog nu je betalingsconversies op facturen door betalingsherinneringen voor je klanten in te stellen vanuit de instellingen.

Wat is er nieuw?

• Stel meerdere herinneringen in door nieuwe herinneringen toe te voegen en schakel ze in of uit met een toggle
• Verwijder een herinnering indien nodig
• Stel het aantal herinneringen in, pas e-mails aan en wijzig wanneer ze verstuurd worden op basis van de vervaldatum of verzenddatum van de factuur

Hoe werkt het?

• Ga naar Instellingen binnen Facturen

• Klik op Herinnering Instellingen

• Configureer de volgende gegevens voor elke herinnering:

1. Naam van de herinnering
2. Herinneringssjabloon voor e-mail en sms - Gebruik een bestaande of bewerk een bestaand sjabloon en maak direct een nieuwe aan
3. Bewerk het onderwerp van je e-mail
4. Stel de herinneringsfrequentie in: Elke [X] [Dagen/Maanden/Uren..] [Na/Voor] [Vervaldatum factuur/Verzenddatum factuur]
5. Stel het maximale aantal herinneringen in om te bepalen wanneer de herinnering stopt

• Klik op Nieuwe herinnering toevoegen om nog een herinnering toe te voegen
• Verwijder een herinnering indien nodig of schakel deze uit met een toggle

Gedrag van factuurherinneringen en handmatige herinneringen

1. Gedrag van factuurherinneringssjabloon

• Het herinneringssjabloon dat wordt getoond in de factuurinstellingen is het sjabloon dat wordt gebruikt voor geautomatiseerde herinneringen.
• Je kunt meerdere herinneringen configureren (bijvoorbeeld Herinnering 1, Herinnering 2), elk met een eigen timing.
• Herinneringsautomatiseringen worden alleen geactiveerd nadat ze zijn ingeschakeld.

2. Gedrag voor bestaande openstaande facturen

• Geautomatiseerde herinneringen zijn niet van toepassing op facturen die al verlopen waren voordat de herinneringsfunctie werd ingeschakeld.
• Het systeem verstuurt alleen herinneringen voor facturen die zijn aangemaakt na het inschakelen van de configuratie.
• Eerder openstaande facturen moeten handmatig worden afgehandeld.

3. Handmatig herinneringen versturen

• Je kunt handmatig een herinnering naar klanten met openstaande facturen versturen.
• Bij handmatig versturen:
  • Het selecteren van het contact vult alleen de contactinformatie in.
  • Dynamische factuurvelden (factuurbedrag, vervaldatum, factuurnummer) worden niet automatisch ingevuld bij het versturen via de handmatige berichtencomposer.
• We raden aan om handmatige herinneringsberichten alleen te versturen wanneer dit noodzakelijk is, om problemen met sjabloonverschillen te voorkomen.

4. Configuratie van vervaldatum factuur

• Het bijwerken van Factuur vervalt na (dagen) in Betaalinstellingen heeft alleen invloed op toekomstige facturen.
• Bestaande facturen—inclusief terugkerende facturen die al zijn gegenereerd—worden niet met terugwerkende kracht bijgewerkt.
• Wijzigingen gelden alleen voor facturen die na de update worden gegenereerd.

5. Belangrijke operationele opmerkingen

• Handmatige actie is vereist voor factuurherinneringen met betrekking tot facturen die zijn aangemaakt voordat de herinneringsautomatisering werd ingeschakeld.
• Medewerkers moeten duidelijk communiceren met gebruikers over het gedrag van dynamische velden in handmatige herinneringse-mails.
• Het wijzigen van vervaldata-instellingen werkt niet met terugwerkende kracht en dit moet duidelijk worden gecommuniceerd naar gebruikers die terugkerende facturering instellen.