Actie: Google Sheets
Met de actie Google Sheets stuur je data vanuit je workflow rechtstreeks naar een Google Sheets-spreadsheet. Dit is een premium actie. Dat betekent dat elke uitvoering extra kosten met zich meebrengt. Deze actie is handig als je informatie gestructureerd wilt vastleggen, volgen en terugvinden in een Google Sheet.
Actienaam
Google Sheets
Actiebeschrijving
Met Create Spreadsheet Row voeg je een nieuwe rij toe aan een gekozen Google Sheets-spreadsheet. Zo kun je automatisch gegevens loggen, zoals ticketinformatie, contactgegevens of andere workflowdata die je wilt opslaan.
Actiedetails
| Veld | Beschrijving | Verplicht |
|---|---|---|
| Action Name | De naam van de actie, waarmee je ziet wat deze doet. Voor deze actie staat dit op “Create Spreadsheet Row”. | Ja |
| Action | De bewerking die je in Google Sheets wilt uitvoeren. Denk aan het aanmaken van een rij, het updaten van een cel, enzovoort. Voor deze actie is dit “Create Spreadsheet Row”. | Ja |
| Choose an Account | Het Google-account dat in Voluit Suite is gekoppeld en toegang heeft tot de Google Sheet die je wilt gebruiken. | Ja |
| Drive | De Google Drive-locatie waar de spreadsheet staat. Meestal is dit “My Drive”, tenzij je een gedeelde drive gebruikt. | Ja |
| Spreadsheet | De Google Sheets-file waar de data naartoe wordt gestuurd. Dit veld toont de spreadsheets die beschikbaar zijn binnen het gekozen account. | Ja |
| Worksheet | Het tabblad (worksheet) binnen de gekozen spreadsheet waar de nieuwe rij wordt toegevoegd. | Ja |
| Refresh Headers | Knop om de beschikbare kolommen te verversen op basis van de huidige kolomkoppen in het gekozen worksheet. Zo koppel je data aan de juiste kolommen. | Nee |
| Starting Column | De eerste kolom waar je data in wilt vullen. Dit koppelt je workflowdata aan de juiste kolom op basis van de headers in je Google Sheet. | Ja |
| Ending Column | De laatste kolom waar je data in wilt vullen. Hiermee bepaal je het bereik van kolommen dat je wilt vullen. | Ja |
| Dynamic Fields | Velden die verschijnen op basis van de kolommen in je spreadsheet. Elke kolom wordt hier getoond, zodat je kunt instellen welke data er in elke kolom moet komen. Voorbeelden zijn Ticket ID (A) en Subject (B). | Ja |
De actie instellen
- Voeg de actie toe aan je workflow: sleep de actie Google Sheets naar de juiste plek in je workflow.
- Kies het actietype: selecteer “Create Spreadsheet Row” in de Action-dropdown.
- Kies je Google-account: selecteer het gekoppelde Google-account dat toegang heeft tot je Google Sheets.
- Kies je Drive: meestal kies je “My Drive”, tenzij je met een gedeelde drive werkt.
- Kies Spreadsheet en Worksheet: selecteer het Google Sheets-document en het worksheet-tabblad waar je de rij wilt toevoegen.
- Koppel de datavelden: stel met Starting Column en Ending Column het bereik in. Koppel daarna de workflowdata aan de juiste kolommen door waarden in te vullen of custom values te gebruiken.
- Refresh Headers: gebruik dit als je recent de kolomkoppen in je Google Sheet hebt aangepast, zodat de velden weer kloppen.
Voorbeeld
- Trigger: New Support Ticket Created
- Condition: A new support ticket is generated from a contact.
- Action: Google Sheets - Create Spreadsheet Row
- Drive: My Drive
- Spreadsheet: “Support_Analysis_2023”
- Worksheet: “September”
- Starting Column: Ticket ID (A)
- Ending Column: Subject (B)
- Ticket ID: voeg het ticket-ID in via custom values.
- Subject: voeg het onderwerp van het ticket in via custom values.
Door de actie Google Sheets in workflows te gebruiken, kun je data-invoer automatiseren. Zo wordt belangrijke informatie consistent vastgelegd, met minder handmatig werk en minder kans op fouten.