Kalenders: Zoom-integratie voor gebruikerskalenderboekingen

Let op: Dynamische Zoom-links zijn alleen beschikbaar voor Personal-, Round Robin- en Collective-kalenders.

Zoom is een communicatieplatform waarmee je kunt videobellen, audio gebruiken, bellen en chatten. Door Zoom te koppelen aan je (groeps)kalenders kun je afspraken sneller plannen, herinneringen versturen en je agenda beheren vanuit één plek.

Wat is de Zoom-integratie?

Met de Zoom-integratie in Voluit Suite kun je Zoom-meetings direct vanuit het platform plannen, starten en beheren. Je hoeft daardoor minder te schakelen tussen verschillende apps.

Zodra de integratie is ingesteld, kan Voluit Suite automatisch een unieke Zoom-meetinglink aanmaken voor elke nieuwe afspraak die wordt ingepland. Dit gebeurt wanneer je bij je beschikbaarheid of kalenderinstellingen Zoom kiest als vergaderlocatie.

Unieke links zorgen voor extra veiligheid en verkleinen de kans op ongewenste deelnemers. Elke afspraak krijgt een eigen link.

Voorbeeld: plan je een afspraak met een klant en kies je Zoom als vergaderlocatie, dan maakt Voluit Suite automatisch een nieuwe Zoom-meeting aan en plaatst de link in de kalenderafspraak. De klant ontvangt de uitnodiging met de juiste Zoom-link.

Daarnaast worden alle ingeplande Zoom-afspraken automatisch vastgelegd in Voluit Suite. Zo houd je overzicht over je afspraken en contactmomenten.

Gebruikssituaties

  • Teamoverleg: voor elke afspraak wordt automatisch een unieke Zoom-link aangemaakt.
  • Klantgesprekken: bij iedere boeking wordt automatisch een Zoom-link aangemaakt en meegestuurd.
  • Webinars: zodra iemand zich registreert, kan er automatisch een Zoom-link worden aangemaakt.
  • Online spreekuren: bijvoorbeeld voor docenten of trainers die tijdsloten beschikbaar maken.
  • Online lessen of trainingen: bij boekingen wordt automatisch een Zoom-link verstuurd.
  • Online bezichtigingen: potentiële kopers plannen een afspraak, waarna automatisch een Zoom-meeting wordt aangemaakt.
  • Telezorg-afspraken: bij het boeken van een afspraak wordt automatisch een Zoom-meetinglink aangemaakt.
  • Online kooklessen: deelnemers ontvangen een Zoom-link na registratie.

Voordelen

  • Automatische meetingplanning: Voluit Suite maakt voor elke afspraak automatisch een Zoom-link aan.
  • Centrale beheerplek: plannen, verplaatsen en annuleren doe je vanuit Voluit Suite.
  • Toegankelijk voor meerdere deelnemers: deelnemers krijgen de juiste meetinglink op basis van de afspraak.
  • Synchronisatie met je kalender: afspraken en Zoom-links worden gekoppeld aan je kalender, wat dubbele boekingen helpt voorkomen.
  • Realtime updates: wijzigingen in Voluit Suite worden direct doorgevoerd richting Zoom.
  • Extra beveiliging: unieke meetinglinks verminderen de kans op ongewenste deelnemers.
  • Automatische notificaties: deelnemers kunnen automatisch berichten ontvangen met details en updates.
  • Inzicht en tracking: je kunt meetingdata bijhouden, zoals aanwezigheid en duur.

Vereisten voor de integratie

  • Elke gebruiker kan Zoom-integratie gebruiken voor kalenders.
  • Iedere gebruiker koppelt een eigen Zoom-account aan het profiel. Voor elke boeking op de (groeps)kalenders waar die gebruiker aan is gekoppeld, wordt automatisch een link aangemaakt.
  • Dynamische Zoom-links zijn alleen beschikbaar bij Round Robin- en Collective-kalenders.

Hetzelfde Zoom-account koppelen aan meerdere gebruikers

De Zoom-integratie is in de backend gekoppeld aan unieke gebruikers-ID’s, niet aan e-mailadressen. Daardoor kun je dezelfde Zoom-verbinding in de praktijk in meerdere gebruikersprofielen en in meerdere accounts gebruiken.

Beheer gedeelde verbindingen via: Kalenders → Instellingen → Connections → Video Conferencing.

Dit kan verwarrend zijn wanneer:

  • gebruikers binnen dezelfde organisatie verschillende e-mailadressen hebben.
  • gebruikers hetzelfde Zoom-account willen koppelen in meerdere accounts.

In sommige situaties kan het ook misgaan als een gebruikersaccount door Support is verwijderd en hersteld. Bij herstel kan er een nieuwe gebruikers-ID ontstaan, terwijl het e-mailadres gelijk blijft. Het oorspronkelijke Zoom-account kan dan nog gekoppeld zijn aan de oude gebruikers-ID, waardoor opnieuw verbinden met de nieuwe ID wordt geblokkeerd.

Belangrijk: voor deze integratie geldt de gebruikers-ID als unieke sleutel, niet het e-mailadres.

Voorbeeld

Stel: een Voluit Suite account heeft drie gebruikers:

Gebruiker A koppelt Zoom succesvol met gebruikers-ID “A001”. Als het profiel later wordt verwijderd en door Support hersteld, kan Gebruiker A een nieuwe gebruikers-ID krijgen, bijvoorbeeld “A004”, terwijl het e-mailadres hetzelfde blijft.

Wanneer Gebruiker A daarna opnieuw probeert te koppelen, kan Voluit Suite dit blokkeren omdat het Zoom-account nog gekoppeld is aan de oude gebruikers-ID “A001”. Vanuit het systeem bestaat er dan al een actieve koppeling.

Daarom werkt het ook niet om datzelfde Zoom-account te koppelen aan het profiel van Gebruiker B, zolang het Zoom-account nog gekoppeld is aan “A001”.

Let op: Het wordt niet aangeraden om verschillende Zoom-accounts te koppelen aan dezelfde gebruiker in meerdere accounts, of om hetzelfde Zoom-account te gebruiken bij meerdere gebruikers.

Eén Zoom-account gebruiken in meerdere accounts en bij meerdere gebruikers

Je kunt hetzelfde Zoom-account in meerdere accounts koppelen en door meerdere gebruikers laten gebruiken.

  • Hetzelfde account in meerdere accounts: je kunt hetzelfde Zoom-account in meerdere accounts koppelen.
  • Hetzelfde account bij meerdere gebruikers: meerdere gebruikers kunnen hetzelfde Zoom-account koppelen en gebruiken.
  • Limiet: per gebruiker kun je één Zoom-account per account koppelen.

Dynamische Zoom-links worden alleen aangemaakt wanneer het gekoppelde Zoom-account is geselecteerd als vergaderlocatie in de kalender.

Het gekoppelde Zoom-account verwijderen of wisselen

Je kunt het gekoppelde Zoom-account verwijderen of vervangen via:

Connections → Video Conferencing

  1. Ga naar Kalenders → Instellingen → Connections → Video Conferencing.
  2. Verwijder de bestaande Zoom-koppeling of koppel een ander Zoom-account.
  3. Controleer bij de kalenders waarvoor je dynamische Zoom-links wilt, of Zoom als vergaderlocatie is ingesteld.

Stap 1: Installeer de Zoom-integratie

Je kunt Zoom voor afspraken op meerdere manieren instellen:

  • Gebruikersintegraties
    • Profiel → Integrations → Zoom → Connect
    • Klik in het venster op Connect to Zoom (als er nog geen verbinding is)
    • Log in met je Zoom-gegevens en klik op Sign in
    • Je krijgt een scherm om toestemming te geven. Klik op Allow
    • Je wordt teruggestuurd naar het platform en Zoom staat daarna onder je profielintegraties
  • Standaard vergaderlocatie
    • Profiel → Default Meeting Location → Zoom → Connect
    • Klik in het venster op Connect to Zoom (als er nog geen verbinding is)
    • Log in met je Zoom-gegevens en klik op Sign in
    • Geef toestemming via Allow
    • Je wordt teruggestuurd naar het platform en Zoom staat daarna onder je profielintegraties
    • Kies vervolgens Zoom in de dropdown en klik op Save. Je krijgt daarna een dialoog waarin je kunt bevestigen of bestaande vergaderlocaties in andere kalenders ook naar Zoom moeten worden gezet.
  • Kalenderinstellingen
    • Instellingen → Calendar Settings → User → Meeting Location
    • Klik in het venster op Connect to Zoom (als er nog geen verbinding is)
    • Log in met je Zoom-gegevens en klik op Sign in
    • Geef toestemming via Allow
    • Je wordt teruggestuurd naar het platform en Zoom staat daarna onder je profielintegraties
    • Kies Zoom in de dropdown zodat Zoom-links automatisch worden toegevoegd bij elke boeking
Let op: Voor de profielinstellingen moet je ingelogd zijn als de betreffende gebruiker.

Zoom instellen voor andere gebruikers als admin

Als de Zoom-integratie al door de gebruiker is geïnstalleerd, kun je Zoom ook instellen als standaard vergaderlocatie voor die gebruiker via Team Management.

Let op: elke gebruiker moet (op dat moment) ingelogd zijn om Zoom te koppelen. Agency admins kunnen de functie “Login As User” gebruiken om dit voor een gebruiker te regelen.

Stap 2: Stel een afspraakherinnering-workflow in met Zoom-locatie

De Workflow Builder is een krachtige tool. In dit voorbeeld gebruik je de Workflow Builder om interne en externe herinneringen voor afspraken te automatiseren, inclusief de dynamische Zoom-link.

Je kunt je workflow opbouwen met onderstaande trigger(s) en action(s), of een bestaande Recipe gebruiken.

  • Klik op Add New Workflow Trigger

    Selecteer Appointment Status als trigger en stel de filters in:

    • Event Type: eenmalige afspraak, terugkerende afspraak, of beide
    • Appointment Status: wanneer je kalenderinstellingen afspraken automatisch bevestigen, triggert dit onderdeel

    • In Calendar: optioneel, als je wilt beperken tot specifieke kalenders en gebruikers

  • Klik op Add your first Action

  • Voeg als eerste een wachttijd toe met Wait (1 minuut) zodat de vergaderlocatie-waarde is bijgewerkt

  • Bouw daarna je bevestigings- en herinneringsberichten op met Send Email/SMS. Voeg in je bericht de custom value appointment.meeting_location  toe zodat de dynamische Zoom-link wordt meegestuurd.

  • Optioneel kun je ook herinneringen sturen naar de toegewezen gebruiker (of externe contacten) met de action Internal Notification
Best practice: als je interne notificatie-e-mails verstuurt, gebruik dan bijvoorbeeld do-not-reply@jouwdomein.nl of notifications@jouwdomein.nl om verwarring te voorkomen met gesprekken die door contacten worden gestart.

  • Definieer als laatste de timing van je reminders met de action Event/Appointment Time samen met je Send Email/SMS en Internal Notification-stappen
    • Kies hoelang vóór het event de volgende actie moet plaatsvinden. In dit voorbeeld: 24 uur vooraf.
    • meeting
      • Move to the next step: de workflow gaat lineair door naar de volgende stap
      • Move to a specific step: verplaats de lead naar een specifieke stap in de workflow

      • Skip all outbound communication actions until the next wait step: verstuurt geen e-mail/sms en gaat door tot de volgende wait-stap

Veelgestelde vragen

Als datum en tijd hetzelfde blijven, blijft de eerder aangemaakte Zoom-link werken.

Als een afspraak wordt geannuleerd of verwijderd, wordt de Zoom-link permanent verwijderd, tenzij er nog een andere afspraak is op hetzelfde tijdslot die dezelfde link gebruikt.

Als je een afspraak verplaatst, wordt er een nieuwe meetinglink aangemaakt, tenzij er al een andere afspraak in hetzelfde tijdslot bestaat. In dat geval kan de eerder aangemaakte link opnieuw worden gebruikt.

Meerdere Zoom-meetings op hetzelfde tijdslot

Als de kalenderinstellingen meerdere afspraken per tijdslot toestaan, wordt dezelfde meetinglink hergebruikt voor alle afspraken in dat tijdslot.

Let op: een gebruiker kan momenteel maximaal 100 requests per dag (UTC) doen om meetings te maken, bij te werken of te verwijderen. Deze 24-uursperiode reset om 00:00 UTC, niet op basis van de lokale tijd van de gebruiker of het account.

Bestaande Zoom-events worden niet getoond in de kalender

De Zoom-integratie haalt op dit moment geen events op uit Zoom en gebruikt ook geen vooraf aangemaakte meetinglinks voor meetings die direct in Zoom zijn gemaakt.

Ondersteuning voor kalenderversies

De dynamische Zoom-integratie werkt op dit moment alleen met groepskalenders.

Hoe koppel ik Zoom aan een niet-toegewezen boekingskalender?

Niet-toegewezen boekingskalenders kunnen statische of vooraf aangemaakte Zoom-links gebruiken door de statische link handmatig toe te voegen bij de vergaderlocatie-instelling onder Team en Event Setup.

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor de feedback! Er was een probleem bij het versturen van je feedback. Probeer later nog eens.