Kennisbank: Automatisch vernieuwen web url bronnen

Met Automatisch vernieuwen van getrainde kennisbanklinks houd je je Conversation AI-bot up-to-date zonder dat je steeds handmatig URLs hoeft te vernieuwen. Voluit Suite kan je web-URL-bronnen automatisch opnieuw crawlen en opnieuw trainen op een dagelijks, wekelijks of maandelijks ritme. Zo blijven antwoorden actueel, terwijl jij tijd overhoudt voor belangrijker werk.

Wat is Automatisch vernieuwen van getrainde kennisbanklinks?

Automatisch vernieuwen is een functie in Voluit Suite waarmee je een planning instelt voor het opnieuw trainen van de web-URLs die je aan je Kennisbank hebt toegevoegd. In plaats van per URL handmatig op Vernieuwen te klikken, crawlt het systeem je pagina’s op vaste momenten opnieuw. Daarna worden de tabelgegevens bijgewerkt en wordt de nieuwste content opnieuw geïndexeerd.

Dit verkleint de kans op verouderde antwoorden. Door je Kennisbank-URLs continu te synchroniseren volgens een planning, kan je bot antwoorden baseren op de meest recente informatie uit je bronnen.

Belangrijkste voordelen

• Altijd actuele antwoorden: je bot gebruikt de nieuwste content voor meer betrouwbaarheid.
• Tijdbesparing bij veel links: je hoeft niet steeds handmatig te verversen, zeker niet als je veel URLs beheert.
• Minder kans op verouderde info: voorkomt dat oude instructies, prijzen of beleid terugkomen in antwoorden.
• Minder kans op fouten: repetitieve acties worden geautomatiseerd, zodat je niets per ongeluk overslaat.
• Voorspelbare planning: je kiest Dagelijks, Wekelijks of Maandelijks.
• Beheer van belasting: je kunt vernieuwingen spreiden om piekmomenten te vermijden, vooral bij grotere sites.

Frequentie instellen

Je bepaalt hiermee hoe vaak Voluit Suite je URLs automatisch opnieuw crawlt.

Klik op het Auto Refresh-icoon (ronde pijlen) en kies je schema:

• Dagelijks: ongeveer elke 24 uur.
• Wekelijks: op de door jou gekozen weekdag.
• Maandelijks: op dezelfde kalenderdag van de maand.

Status en logs controleren

Per crawlronde kun je zien of alles goed loopt en kun je problemen snel herkennen.

In de kolom Status zie je de huidige status van elke URL:

• Getting Data: Voluit Suite is de pagina opnieuw aan het crawlen.
• Trained: de nieuwste data is opgeslagen. Controleer Last data refreshed at voor de tijdstempel.
• Failed: er is een fout opgetreden bij het crawlen. Probeer opnieuw of controleer of de pagina bereikbaar is.

Automatisch vernieuwen instellen (stap voor stap)

Volg deze stappen om de planning goed in te stellen.

1. Ga in je account naar AI Agents → Knowledge Base.

   

2. Selecteer de kennisbank die je wilt aanpassen en klik op Web Crawler.

   

3. Klik op het Auto Refresh-icoon (ronde pijlen), kies Daily, Weekly of Monthly, en klik daarna op Save.

   

Best practices voor een gezonde Kennisbank

• Gebruik stabiele URLs: vermijd links die vaak doorsturen of een login vereisen.
• Houd pagina’s licht: erg lange of script-zware pagina’s kunnen traag crawlen of time-outs veroorzaken.
• Controleer fouten wekelijks: onderzoek URLs die op Failed blijven staan, herstel de oorzaak en probeer opnieuw.
• Spreid zware websites: bij grote bibliotheken werkt Wekelijks of Maandelijks vaak beter om belasting te verdelen.
• Geef prioriteit aan kritieke pagina’s: zet Dagelijks aan voor pagina’s die vaak veranderen en direct invloed hebben op klanten.

Veelgestelde vragen

V: Kost Automatisch vernieuwen extra credits?

Antwoord: Nee. Het opnieuw crawlen van URLs valt binnen je bestaande Conversation AI-gebruik.

V: Wat gebeurt er als een vernieuwing mislukt?

Antwoord: De Status verandert naar Failed en de eerder getrainde content blijft actief. Los de oorzaak op en probeer de vernieuwing opnieuw (handmatig) of laat de volgende geplande run het opnieuw proberen.

V: Worden aangepaste vraag-en-antwoord-items ook bijgewerkt?

Antwoord: Nee. Aangepaste Q&A-items zijn statisch en moet je handmatig bijwerken.

V: Werkt Automatisch vernieuwen ook voor domeincrawls en niet alleen losse URLs?

Antwoord: Ja. Automatisch vernieuwen kan worden toegepast waar die URLs in de Web-URLs-tabel staan. Snelheid en prestaties hangen af van de diepte en de grootte van de pagina’s.

V: Kan ik Automatisch vernieuwen tijdelijk pauzeren?

Antwoord: Ja. Ga naar Manage Automation en kies Disable Auto Refresh. Later kun je dit weer inschakelen zonder dat je data kwijt bent.

V: Worden Google Docs of PDFs ondersteund?

Antwoord: Automatisch vernieuwen is gericht op publiek toegankelijke webpagina’s. Voor documenten is het meestal nodig om de inhoud te publiceren als webpagina of om te zetten naar een web-toegankelijke pagina.