Documenten & Contracten: E-mailsjablonen en teammeldingen instellen

Met Documents & Contracts kun je de e-mails die klanten krijgen helemaal afstemmen op je eigen tone of voice en branding. Je kunt ook instellen welke interne meldingen er naar gebruikers gaan, zodat je team op de hoogte blijft van belangrijke document-activiteiten.

In dit artikel lees je hoe je:

klantgerichte e-mailsjablonen aanpast
dynamische velden (custom values) toevoegt
interne teammeldingen goed inricht

Wat zijn e-mailsjablonen en meldingen in Documents & Contracts?

Met E-mailsjablonen en Meldingen in Documents & Contracts kun je:

professionele klantmails versturen met vaste opmaak en inhoud
documentgegevens automatisch laten invullen met dynamische variabelen
interne alerts instellen wanneer een document wordt verzonden, bekeken of ondertekend

Sjabloon kiezen en e-mail bewerken bij het verzenden

Als je een document gaat versturen, kun je op dat moment het juiste e-mailsjabloon kiezen en de tekst nog aanpassen. Zo sluit de mail beter aan bij de situatie en voorkom je onduidelijke communicatie.

Voordelen

Inzicht: het bewerk-icoon blijft zichtbaar in het verzendscherm, zodat je snel ziet waar je nog kunt aanpassen.
Controle: via de dropdown Email Template (NL: E-mailsjabloon) kies je per verzending het beste sjabloon.
Snelheid: je rondt de verzending af zonder extra stappen achteraf.

Zo werkt het

Open het document of contract en klik op Send (NL: Verzenden) om het verzendscherm te openen.
Kies in de dropdown Email Template (NL: E-mailsjabloon) het sjabloon dat je wilt gebruiken.
Klik op het Edit (NL: Bewerken)-icoon om het onderwerp of de bodytekst aan te passen.
Controleer de preview en klik op Send (NL: Verzenden).

Belangrijkste voordelen van e-mailsjablonen en meldingen

Goed ingerichte e-mailsjablonen en meldingen helpen je om consistent te communiceren en intern overzicht te houden.

Aanpasbare sjablonen: stem klantmails af op je eigen stijl.
Dynamische content: voeg automatisch waarden toe zoals link, naam, totaalbedrag en vervaldatum.
Consistente branding: zorg dat e-mails herkenbaar zijn voor je klanten.
Standaard teammeldingen: de verzender krijgt standaard interne updates.
Centrale instellingen: beheer klant- en teammeldingen vanuit één plek in Instellingen (Settings).

Aanpasbare e-mailsjablonen

Met e-mailsjablonen bepaal je hoe klantmails eruitzien wanneer je een voorstel of contract verstuurt.

Je kunt onder andere:

onderwerpregels en bodytekst aanpassen
merge fields toevoegen, zoals Proposal URL (NL: Voorstel-URL), Client Name (NL: Klantnaam) en Proposal Total (NL: Voorsteltotaal)
meerdere sjablonen maken voor verschillende documenttypes en events

Dynamische documentpersonalisatie (custom values)

Met dynamische variabelen kun je documentgegevens automatisch in je e-mail zetten. Daardoor hoef je minder handmatig te wijzigen en klopt de informatie beter.

Voorbeelden van variabelen:

{{proposal.url}}
{{contact.first_name}}
{{proposal.total}}
{{proposal.due_date}}

Voorbeeld

Generiek: "Je voorstel staat klaar."
Dynamisch: "Hi {{contact.first_name}}, je voorstel staat klaar. Bekijk het hier: {{proposal.url}}. Het totaalbedrag is {{proposal.total}}."

Documents & Contracts ondersteunt twee soorten variabelen

Contactvariabelen

Deze halen informatie uit de gekoppelde contactkaart (bijvoorbeeld {{contact.first_name}}, {{contact.email}}).

Je beheert deze velden via:

Settings (NL: Instellingen) → Custom Fields (NL: Aangepaste velden) → Contact.

Document- of voorstel variabelen

Deze halen informatie uit het document zelf (zoals link, totaalbedrag, vervaldatum). Voorbeelden:

{{proposal.url}}
{{proposal.total}}
{{proposal.due_date}}

Als een variabele niet beschikbaar is voor een specifiek document, blijft die plek leeg in de e-mail.

Teammeldingen

Teammeldingen zorgen voor interne zichtbaarheid wanneer een document wordt verzonden, bekeken of ondertekend. Standaard gaan interne meldingen naar de verzender (owner).

In Team Notifications (NL: Teammeldingen) kun je het afzenderprofiel (From Name en From Email) aanpassen. Als je extra gebruikers, rollen, teams of extra e-mailadressen wilt informeren, richt je dat in via een Workflow (NL: Workflow).

Meer interne gebruikers informeren (aanbevolen)

Als je specifieke gebruikers, rollen, teams of extra e-mailadressen wilt toevoegen aan documentmeldingen, maak dan een Workflow aan:

Trigger: Documents & Contracts → kies event (Sent, Viewed, Signed, Completed).
Action: Internal Notification → selecteer Users / Roles / Teams of vul extra e-mailadressen in.
Optioneel: voeg voorwaarden toe (bijvoorbeeld sjabloonnaam, dealwaarde) en extra acties (tag contact, opportunity verplaatsen).

E-mailsjablonen en teammeldingen instellen

Hieronder staan de stappen om klantmails en interne meldingen in te stellen binnen Documents & Contracts.

Open het onderdeel Payments (NL: Betalingen)

Klik in de linkerzijbalk op Payments (NL: Betalingen). Daar vind je Documents & Contracts.

Kies Documents & Contracts

Klik binnen Payments op Documents & Contracts in de bovenste navigatie.

Open de documentinstellingen

Klik rechtsboven op Settings (NL: Instellingen).

Klantmeldingen (Customer Notifications)

In Customer Notifications (NL: Klantmeldingen) stel je in welke e-mails klanten krijgen als een document wordt gedeeld, ondertekend of bijna verloopt. Je kunt hier ook afzendergegevens en CC instellen.

CC is klantgericht. E-mailadressen die je toevoegt in Customer Notifications → CC ontvangen dezelfde klantmail (zoals “Document received” of “Signed copy”). Gebruik dit alleen als iemand exact dezelfde klantcommunicatie moet ontvangen.

Wil je een interne melding met andere tekst en voor een andere doelgroep, gebruik dan een Workflow → Internal Notification.

Afzender instellen

Vul From Name (NL: Afzendernaam) en From Email (NL: Afzender e-mail) in. Zet de toggle rechtsboven aan om je eigen afzender te gebruiken. Als je de toggle uit laat, gebruikt het systeem de standaard afzender.

CC-ontvangers instellen

Wil je dat extra ontvangers dezelfde klantmail krijgen? Zet de CC-optie aan en voeg e-mailadressen toe.

Email Templates (NL: E-mailsjablonen)

Let op: je maakt nieuwe templates niet direct in Documents & Contracts. Je maakt ze eerst in de Marketing e-mailbouwer.

Een nieuw template maken:
1. Ga naar Marketing → Emails → Templates (NL: Marketing → E-mails → Sjablonen).
2. Klik op Create Template (NL: Sjabloon maken).
3. Ontwerp je e-mail en klik op Save as Template (NL: Opslaan als sjabloon).

Daarna verschijnt het template in de dropdown Email Template (NL: E-mailsjabloon) in Documents & Contracts.

Meldingsmail: Document ontvangen

Pas de e-mail aan die wordt verstuurd wanneer een klant een document ontvangt. Je kunt het onderwerp wijzigen en een template kiezen. Gebruik Preview (NL: Voorbeeld) om te controleren hoe de mail eruitziet.

Meldingsmail: Document ondertekend

Stel de e-mail in die wordt verstuurd zodra een document is ondertekend. Je kunt het onderwerp aanpassen en via Preview (NL: Voorbeeld) controleren.

Waarschuwing: document verloopt

Stel een automatische reminder in die één dag vóór de vervaldatum wordt verstuurd. Je kunt de toggle aan of uit zetten en het onderwerp en template aanpassen.

Vergeet daarna niet op Save (NL: Opslaan) te klikken.

Teammeldingen (Team Notifications)

In Team Notifications (NL: Teammeldingen) stel je in welke interne meldingen er worden verstuurd bij document-activiteiten.

Afzender overschrijven

Met Override Sender Details (NL: Afzender overschrijven) stel je een vaste interne afzender in (From Name en From Email).

Melding: document ondertekend

Stel de interne melding in die wordt verstuurd zodra een document is ondertekend. Je kunt het onderwerp aanpassen en een template kiezen.

Melding: document bekeken

Zet deze optie aan als je een interne melding wilt wanneer een klant het document opent en bekijkt. Je kunt het onderwerp en template aanpassen.

Teammeldingen opslaan

Klik onderaan op Save (NL: Opslaan) om je wijzigingen op te slaan.

Veelgestelde vragen

V: Wat gebeurt er als ik een custom value zoals {{proposal.url}} gebruik, maar die waarde is niet beschikbaar voor een specifiek document?

Antwoord: Als de custom value niet bestaat voor dat document, blijft het veld leeg in de e-mail. Test daarom je template met voorbeelddata en voeg waar nodig fallback-tekst toe, zoals: “Je voorstel staat klaar. Als je geen link ziet, neem dan contact met ons op.”

V: Kunnen verschillende teamleden verschillende meldingen krijgen voor dezelfde documentactiviteit?

Antwoord: Nee, teammeldingen worden globaal ingesteld in Team Notifications en gelden hetzelfde voor iedereen die die melding ontvangt. Als je rol- of team-specifieke meldingen wilt, stel je dat in via een Workflow.

V: Als ik de afzender overschrijf in Team Notifications, heeft dat ook invloed op Customer Notifications?

Antwoord: Nee. Het overschrijven van afzendergegevens geldt alleen voor interne teammeldingen. Customer Notifications en Team Notifications beheer je los van elkaar.

V: Kan ik verschillende templates gebruiken per documenttype, zoals voorstellen, contracten en schattingen?

Antwoord: Ja. Binnen Customer Notifications kun je per event (Received, Signed, Expiry Warning) een eigen template kiezen. Je stelt dit per melding afzonderlijk in.