Kalenders: Hoe je afspraaknotities maakt en beheert en ze laat terugkomen in andere records

Leg belangrijke context één keer vast en laat die met je meebewegen terwijl je werkt. In Voluit Suite verschijnen afspraaknotities automatisch op de gekoppelde Contact, Opportunity en Conversation records, zodat iedereen dezelfde informatie ziet. In deze handleiding lees je hoe je notities maakt, beheert en filtert. Ook leggen we uit wat er wel en niet synchroniseert met Google of Outlook.

Wat zijn afspraaknotities in Voluit Suite?

Afspraaknotities leggen interne context vast die gekoppeld is aan één agenda-afspraak in Voluit Suite. Zodra je een notitie toevoegt, is die automatisch beschikbaar op de bijbehorende Contact, Opportunity en Conversation records.

Als je een afspraaknotitie bewerkt of verwijdert, zie je die wijziging overal terug waar de notitie verschijnt. Zo hoef je niets opnieuw te typen en zijn er geen verschillende versies in omloop. Bij elke notitie wordt vastgelegd wie de notitie heeft toegevoegd en wanneer. Dat helpt bij duidelijke overdracht en opvolging.

Afspraaknotities zijn intern in Voluit Suite. Beschrijvingen van externe agenda’s blijven apart en vervangen deze notities niet.

In het Notes-gedeelte van de afspraak zie je drie soorten informatie:

Interne notities die door gebruikers, Workflows of via de API zijn toegevoegd. Deze verschijnen ook bij Contact, Opportunity en Conversation.
Additional Information van de boeker uit het boekingsformulier. Dit is alleen zichtbaar in de Appointment Modal (NL: Afspraakvenster).
Google of Outlook event descriptions als je two-way sync hebt ingeschakeld. Dit is ook alleen zichtbaar in de Appointment Modal (NL: Afspraakvenster).

Interne notities synchroniseren niet naar externe agenda’s. Met two-way sync kan de beschrijving van Google of Outlook wel in Voluit Suite zichtbaar worden bij de afspraak, zodat je die informatie als referentie kunt gebruiken.

Belangrijkste voordelen van afspraaknotities

Als je team afspraaknotities gebruikt als gedeelde bron van context, levert dat het volgende op:

Consistentie: één notitie bij de afspraak verschijnt ook bij Contact, Opportunity en Conversation.
Directe updates: je past de notitie één keer aan en de update is overal zichtbaar.
Vindbaarheid: je kunt filteren op bron, zoals User, Workflow of API, zodat je sneller vindt wat je nodig hebt.
Eigenaarschap: per notitie is de auteur en tijdstempel zichtbaar.

Hoe notities terugkomen in verschillende modules

Afspraaknotities reizen mee met het contact, zodat je dezelfde context kunt zien zonder steeds terug te gaan naar de agenda. De notitie die je maakt bij een afspraak is dezelfde notitie die je op andere plekken ziet. Als je de notitie vanuit een andere module bekijkt of bewerkt, blijven inhoud, auteur en tijdstempel identiek.

Contacts (NL: Contacten): ga naar Contacts → selecteer de persoon → bekijk of bewerk de notitie in het rechter Notes-paneel (NL: Notities) en via de Appointments-kaart (NL: Afspraken).
Conversations (NL: Conversaties): ga naar Conversations → selecteer een gesprek → gebruik het rechter Notes-paneel (NL: Notities) om de afspraaknotitie te bekijken of te bewerken.
Opportunities (NL: Kansen): ga naar Opportunities → open de juiste opportunity → kies Notes (NL: Notities) in de drawer (NL: zijpaneel) om de afspraaknotitie te bekijken of te bewerken.

Notities verschijnen in ondersteunde records in real time, zodat iedereen altijd dezelfde (laatste) versie ziet.

Gebruik deze matrix om te checken wat waar zichtbaar is:

Type invoer	Appointment Modal (NL: Afspraakvenster)	Contact	Opportunity	Conversation
Interne afspraaknotitie (User/Workflow/API)	✔	✔	✔	✔
Contactnotitie (toegevoegd op Contact)	—	✔	—	—
Additional Information van de boeker	✔	—	—	—
Google/Outlook event description	✔	—	—	—

Afspraaknotities toevoegen, bekijken en beheren

Hieronder staan de meest gebruikte manieren om context vast te leggen, afhankelijk van waar je werkt.

Via Calendar View (NL: Agendaweergave) (geboekte afspraak)

Ga naar Calendars → Calendar View (NL: Agenda’s → Agendaweergave).
Klik op de afspraak om die te openen. Ga naar het tabblad Notes (NL: Notities).
Klik op Add Internal Note (NL: Interne notitie toevoegen), typ je notitie en klik op Save (NL: Opslaan).

Via Appointment List View (NL: Afsprakenlijst) (geboekte afspraak)

Ga naar Calendars → Appointment List View (NL: Agenda’s → Afsprakenlijst).
Zoek de afspraak.
Klik op het menu ⋮ en kies Edit (NL: Bewerken).
Ga naar Edit Details → Internal Note(s) (NL: Details bewerken → Interne notitie(s)).
Klik op Add Internal Note (NL: Interne notitie toevoegen), typ je notitie en klik op Save (NL: Opslaan).

Als een klant boekt (Additional Information veld)

Als je kalenderformulier het veld Additional Information bevat, dan wordt wat de klant invult toegevoegd als boekingscontext bij de afspraak.
Deze informatie is alleen zichtbaar bij de afspraak, in de Appointment Modal (NL: Afspraakvenster).

Een interne notitie toevoegen (editor en status)

Je kunt in hetzelfde paneel waar je de notitie schrijft ook de status van de afspraak aanpassen. Zo houd je context en de opvolging van de afspraak bij elkaar.

Open de afspraak via Calendar View (NL: Agendaweergave) of Appointment List View (NL: Afsprakenlijst).
Klik op Add Internal Note (NL: Interne notitie toevoegen).
Typ je notitie. Je kunt opmaak gebruiken zoals vet, cursief, onderstrepen, lijsten en links. De editor ondersteunt tot 65.000 tekens.

Afspraaknotities beheren

In drukke tijdlijnen helpt het om notities snel te kunnen filteren, sorteren en terugvinden.

Filteren op bron

Klik op het filter-icoon in Internal Note(s) (NL: Interne notitie(s)).
Kies User (NL: Gebruiker), API en of Workflow. Je kunt meerdere opties tegelijk selecteren.

Notities sorteren

Klik op het sort-icoon.
Sorteer op Date created (NL: Aanmaakdatum), oplopend of aflopend.

Notities doorzoeken

Gebruik het veld Search (NL: Zoeken) in Internal Note(s) (NL: Interne notitie(s)) om op trefwoorden te zoeken binnen de notities van deze afspraak.

Status

Gebruik in Appointment List View (NL: Afsprakenlijst) de tabbladen (Upcoming, Cancelled, All) (NL: Aankomend, Geannuleerd, Alles) of gebruik het veld Status in het Edit Details-paneel (NL: Details bewerken).
Notities blijven beschikbaar, ongeacht de status van de afspraak. Het wijzigen van de status verwijdert de notities niet.

Open de afspraak en ga naar Internal Note(s) (NL: Interne notitie(s)).
Klik op het ⋮ menu op de notitiekaart en kies Edit (NL: Bewerken) of Delete (NL: Verwijderen).
Als je een notitie verwijdert, verdwijnt die ook bij de gekoppelde Contact, Opportunity en Conversation.
Een verwijderde notitie kan binnen 30 dagen worden hersteld.

Veelgestelde vragen

V: Wat is in de praktijk het verschil tussen een interne afspraaknotitie, Additional Information van de boeker en een Google/Outlook event description?

Antwoord: Interne afspraaknotities worden door gebruikers, Workflows of via de API in Voluit Suite gemaakt en verschijnen ook bij de gekoppelde Contact, Opportunity en Conversation. Additional Information is informatie die de klant tijdens het boeken invult en blijft alleen bij die afspraak zichtbaar. Google/Outlook event descriptions (bij two-way sync) verschijnen bij de afspraak als externe context en worden niet doorgezet naar andere modules en vervangen interne notities niet.

V: Als ik een afspraaknotitie bewerk vanuit Contact, Opportunity of Conversation, wordt de afspraak dan ook bijgewerkt?

Antwoord: Ja. Het is dezelfde notitie die op meerdere plekken wordt weergegeven. Bewerken of verwijderen op één plek wordt overal doorgevoerd, inclusief bij de afspraak.

V: Wat gebeurt er met notities als ik de afspraak verplaats of annuleer?

Antwoord: Notities blijven gekoppeld aan de afspraak en blijven zichtbaar volgens de regels in deze handleiding. Het wijzigen van Status (Confirmed, Cancelled, Showed, No Show, Invalid, Unconfirmed) (NL: Bevestigd, Geannuleerd, Verschenen, Niet verschenen, Ongeldig, Onbevestigd) verwijdert de notities niet.

V: Hoe werken notities bij terugkerende of gedupliceerde afspraken?

Antwoord: Notities zijn gekoppeld aan één specifieke afspraak. Maak notities per afspraak die eigen context nodig heeft. Notities worden niet automatisch gekopieerd naar nieuwe of gedupliceerde afspraken.