Social Planner: Goedkeuringsproces via externe link
Met External Approval Flow deel je socialmediaposts met klanten of stakeholders ter goedkeuring via een beveiligde link (Magic Link), zonder dat ze hoeven in te loggen.
Met deze functie beperk je de heen-en-weer communicatie en beheer je de samenwerking direct in Social Planner.
Wat je met deze functie kunt doen
- Posts delen via een beveiligde goedkeuringslink
- Externe personen de mogelijkheid geven om posts te goedkeuren, af te keuren of te verplaatsen (reschedule)
- Goedkeuringsnotities toevoegen en bekijken
- Alle goedkeuringslinks op één plek volgen
- Goedkeuringen beheren zonder dat je iemand als gebruiker aan je Voluit Suite-account hoeft toe te voegen
Stap 1: Een goedkeuringslink genereren
- Ga naar Marketing → Social Planner.
- Kies een Approver (Goedkeurder) in de dropdown.
- Klik op Generate Approval Link (Goedkeuringslink genereren).
- Stel een wachtwoord in:
- Kies automatisch genereren, of
- Vul een eigen wachtwoord in.
- Kopieer de link en deel deze met je klant of stakeholder.
Stap 2: De link delen
Je kunt de goedkeuringslink delen via:
- Slack
- Elk ander berichtenplatform
Stap 3: De goedkeurder bekijkt de post
Als de goedkeurder de link opent, kan die het volgende bekijken:
- De inhoud van de post (tekst en media)
- De geplande datum en tijd
- De platformdetails
- Notities die door de maker zijn toegevoegd
Zo heeft de goedkeurder genoeg context om een beslissing te nemen.
Stap 4: De goedkeurder voert een actie uit
De goedkeurder kan:
- De post goedkeuren (met eventueel een notitie)
- De post afkeuren (met feedback)
- De post verplaatsen (reschedule)
- Meerdere posts tegelijk goedkeuren of afkeuren (bulkacties)
Stap 5: Goedkeuringsstatus en notities bekijken
Zodra er een actie is uitgevoerd:
- De status van de post wordt bijgewerkt in Social Planner
- Je kunt goedkeurings- of afkeuringsnotities bekijken
- Je kunt de post aanpassen en opnieuw versturen als er wijzigingen nodig zijn
Goedgekeurde posts gaan door naar de geplande publicatie.
Goedkeuringslinks beheren
Je beheert alle goedkeuringslinks vanaf één plek.
Stappen:
- Ga naar Settings → Manage Links (Instellingen → Links beheren).
Beschikbare acties:
- Alle goedkeuringslinks bekijken
- Status controleren:
- Actief
- Verlopen
- Ingetrokken
- Links opnieuw genereren
- Toegang intrekken
- Geldigheid verlengen
Verlopen links en herstellen
- Links zijn 30 dagen geldig.
- Na afloop:
- De goedkeurder kan een nieuwe link aanvragen.
- Jij kunt de link direct opnieuw genereren.
Belangrijke aandachtspunten
- Goedkeuringslinks zijn beveiligd met een wachtwoord.
- Links verlopen na 30 dagen.
- Je kunt links altijd opnieuw genereren of intrekken.
- Acties zijn beperkt zodra een post is gepubliceerd.
- Alleen gebruikers met de juiste rechten kunnen links genereren.
- De goedkeurder kan de goedkeuringslink openen in desktop- of webweergave. De mobiele weergave is nog in ontwikkeling en wordt binnenkort uitgebracht.
Best practices
- Voeg duidelijke notities voor goedkeurders toe om misverstanden te voorkomen.
- Deel links alleen met de juiste stakeholders.
- Houd de goedkeuringsstatus regelmatig in de gaten om vertraging te voorkomen.
- Genereer de link opnieuw als klanten problemen melden met toegang.