Bedrijfsprofiel: Dubbele contacten toestaan (voorkeuren voor contact-deduplicatie)

Contact-deduplicatievoorkeuren bepalen hoe Voluit Suite omgaat met dubbele contacten. In dit artikel lees je hoe je deze voorkeuren instelt, zodat ze passen bij wat jij nodig hebt.

Overzicht van contact-deduplicatievoorkeuren

De instelling Dubbele contacten toestaan bepaalt de regels voor het aanmaken en matchen van contacten.

Zet je dubbele contacten uit? Dan gebruikt Voluit Suite jouw gekozen primaire veld (en eventueel een secundair veld) om nieuwe inzendingen te koppelen aan een bestaand contact.
Zet je dubbele contacten aan? Dan kan Voluit Suite een nieuw contact aanmaken, ook als het e-mailadres of telefoonnummer al bestaat. Je kunt dubbele contacten daarna eventueel handmatig samenvoegen.

Deze instelling is vooral belangrijk voor contacten die binnenkomen via Zapier of Formulieren. De instelling geldt niet voor het importeren van contacten via CSV. Bij CSV-import worden dubbele contacten automatisch herkend en verwerkt op basis van telefoonnummer of e-mailadres.

Belangrijke details

Geldt voor Zapier, Formulieren, Facebook en Instagram
- De instelling Dubbele contacten toestaan bepaalt hoe nieuwe inzendingen vanuit Formulieren, Zapier, Facebook en Instagram Messenger contacten aanmaken of juist samenvoegen.
- Als deze instelling aan staat, mogen er nieuwe records worden aangemaakt, ook als een e-mailadres of telefoonnummer al bestaat.
- Als deze instelling uit staat, worden contacten met een matchend e-mailadres of telefoonnummer bijgewerkt in plaats van dat er een nieuw contact wordt aangemaakt.
Geldt niet voor CSV-import
- Bij CSV-import voegt Voluit Suite contacten automatisch samen op basis van telefoonnummers of e-mailadressen, ongeacht deze instelling.
- Je kunt via CSV-upload geen dubbele contacten aanmaken.
Standaardgedrag bij import
- Bij het importeren van contacten via CSV controleert het systeem op bestaande records op basis van het gekozen primaire veld (e-mail of telefoon).
- Contacten met matchende gegevens worden automatisch samengevoegd, zodat je contactlijst overzichtelijk blijft.

Als de instelling “Dubbele contacten toestaan” aan staat, dan zijn dubbele contacten toegestaan. Dit kan handig zijn in situaties waarin dezelfde persoon als losse records moet bestaan (bijvoorbeeld voor verschillende afdelingen).

Als de instelling uit staat, worden dubbele contacten voorkomen. Er blijft dan één record per telefoonnummer of e-mailadres, en nieuwe inzendingen werken het bestaande record bij in plaats van dat er een nieuw record wordt gemaakt.

Contact-deduplicatievoorkeuren (instellingen)

In de Contact-deduplicatievoorkeuren kun je drie instellingen aanpassen:

Dubbele contacten toestaan

Met deze instelling bepaal je hoe jouw account omgaat met dubbele contacten.

Wil je dubbele contacten toestaan? Zet de instelling dan op Aan.
Wil je dubbele contacten niet toestaan? Zet de instelling dan op Uit.

Bestaande contacten vinden op basis van

Met dit filter geef je aan hoe Voluit Suite bestaande contacten in je database herkent en matcht.

Kies het primaire veld waarop Voluit Suite eerst zoekt voordat er een nieuw contact wordt aangemaakt.
Beschikbare opties zijn E-mail (standaard) of Telefoon.

Kies het veld dat je het meest consequent verzamelt bij je intake.

Tweede voorkeur voor zoeken (optioneel)

Met dit veld stel je een tweede criterium in voor het herkennen van dubbele contacten. Laat dit leeg als je alleen op één veld wilt matchen.

Voorbeeld: als E-mail als primaire veld is gekozen en Telefoon als secundaire, dan matcht het systeem eerst op e-mail. Als er geen match is, controleert het daarna op telefoonnummer.

Gedrag per bron van contacten

Formulieren en Zapier:

Ingeschakeld: dubbele contacten zijn toegestaan. Voluit Suite maakt losse records aan voor contacten met hetzelfde e-mailadres of telefoonnummer.
Uitgeschakeld: Voluit Suite werkt het bestaande contact bij met de nieuwe informatie, in plaats van een dubbel contact aan te maken.

CSV-import:

Dubbele records worden automatisch samengevoegd op basis van telefoonnummer of e-mailadres.
Je kunt tijdens CSV-import geen dubbele contacten aanmaken.

Facebook- en Instagram-conversaties:

Uitgeschakeld: als iemand eerst binnenkomt via Facebook of Instagram Messenger en later een e-mailadres of telefoonnummer deelt dat overeenkomt met een bestaand contact, dan voegt Voluit Suite het Messenger-contact automatisch samen met het bestaande record. Conversaties en contactgegevens blijven in één contactprofiel.
Ingeschakeld: Facebook- en Instagram Messenger kunnen losse records aanmaken, ook als e-mailadres of telefoon overeenkomt met een bestaand contact. De automatische samenvoeging voor deze conversaties wordt dan niet uitgevoerd, waardoor dubbele contacten kunnen blijven bestaan totdat je ze handmatig samenvoegt.

Facebook- en Instagram-contacten

Als een Facebook- of Instagram-contact later een e-mailadres of telefoonnummer deelt dat overeenkomt met een bestaand contact, voegt Voluit Suite de records automatisch samen wanneer dubbele contacten niet zijn toegestaan.

Als Dubbele contacten toestaan aan staat, vindt die automatische samenvoeging niet plaats en kunnen er losse contactrecords blijven bestaan.

Contact-deduplicatievoorkeuren instellen

Je vindt deze instelling via Instellingen → Bedrijfsprofiel → Contact-deduplicatievoorkeuren. Daar kun je ook het primaire en secundaire criterium instellen voor het herkennen van dubbele contacten.

Stap 1: Ga naar de instellingen van je bedrijfsprofiel

Klik in het dashboard linksonder op Instellingen
Dit opent de Bedrijfsprofiel-instellingen

Stap 2: Open het paneel Contact-deduplicatievoorkeuren

Scroll omlaag tot je rechts het paneel Contact-deduplicatievoorkeuren ziet
In dit paneel doe je alle instellingen.
Wijzigingen worden automatisch toegepast. Je hoeft geen knop zoals Opslaan of Update informatie te gebruiken.

Veelgestelde vragen

V: Kunnen er dubbele contacten worden aangemaakt tijdens CSV-import?

Antwoord: Nee, tijdens CSV-import kunnen geen dubbele contacten worden aangemaakt. Het systeem voegt contacten automatisch samen op basis van e-mail of telefoon.

V: Wat gebeurt er als ik “Dubbele contacten toestaan” inschakel?

Antwoord: Contacten met hetzelfde telefoonnummer of e-mailadres kunnen worden aangemaakt via Formulieren of Zapier. Via CSV-upload kunnen geen dubbele contacten worden aangemaakt.

V: Kan ik dubbele contacten samenvoegen nadat ik deze instelling heb ingeschakeld?

Antwoord: Ja, je kunt dubbele contacten handmatig samenvoegen met de functie Contacten samenvoegen.

V: Hoe voorkom ik dubbele contacten vanuit integraties?

Antwoord: Zet de instelling Dubbele contacten toestaan uit in je accountinstellingen. Dan werken integraties bestaande contacten bij in plaats van dat er nieuwe (dubbele) contacten worden aangemaakt.