Kalenders: Afspraakverdeling voor Round Robin-kalenders

Deze gids geeft je een compleet overzicht van de afspraakverdeling in Round Robin-kalenders in Voluit Suite.

We leggen uit hoe afspraken automatisch over je team worden verdeeld, zodat de planning eerlijk blijft en beschikbaarheid goed wordt benut.

Introductie

Round Robin-kalenders automatiseren de verdeling van afspraken over een team van gebruikers. Dit zorgt voor een eerlijke planning en helpt om beschikbaarheid zo goed mogelijk te benutten. Dit is handig voor bedrijven die met teamboekingen werken, zoals sales, klantenservice en medische dienstverlening.

Met het kalendertype Round Robin kun je boekers meer beschikbare tijdsloten laten zien, terwijl je de werkdruk binnen je team beter verdeelt. Nieuwe afspraken worden automatisch toegewezen aan een teamlid. Zo hoef je afspraken niet handmatig toe te wijzen en houd je tijd over.

Methodes voor afspraakverdeling

Round Robin-kalenders gebruiken twee primaire methodes voor afspraakverdeling: Optimaliseren op beschikbaarheid en Optimaliseren op gelijke verdeling. Welke methode het beste past, hangt af van wat je wilt bereiken.

1. Optimaliseren op beschikbaarheid

Deze methode geeft voorrang aan het teamlid dat beschikbaar is op het gekozen tijdstip.

• Beste keuze voor: bedrijven die vooral willen dat iemand zo snel mogelijk beschikbaar is, zoals klantenservice of spoedafspraken.
• Belangrijkste kenmerken:
  • Afspraken worden eerst toegewezen aan beschikbare teamleden.
  • Als meerdere teamleden beschikbaar zijn, krijgen teamleden met een hogere prioriteit voorrang.
  • Beschikbare tijdsloten worden efficiënt benut.
  • Wachttijden voor boekers worden korter.

2. Optimaliseren op gelijke verdeling

Deze methode verdeelt afspraken zo gelijk mogelijk over teamleden over tijd, los van wie er op dat moment het meest beschikbaar is. Toewijzingen worden gerouleerd om de verdeling eerlijk te houden.

• Beste keuze voor: salesteams, consultdiensten, of teams die een gelijke werkverdeling belangrijk vinden.
• Belangrijkste kenmerken:
  • Afspraken worden zo gelijk mogelijk over het team verdeeld.
  • Geen enkel teamlid raakt structureel overbelast.
  • Werkt het best als teamleden vergelijkbare of overlappende beschikbaarheid hebben.
• Hoe werkt dit?

We verdelen afspraken gelijkmatig door boekingen te evalueren over een periode van 1 maand.

⚠️ Deze logica geldt alleen wanneer “Any Available” is geselecteerd.

Als een boeker een specifiek teamlid kiest, wordt de boeking alsnog gemaakt, ongeacht de verdeling.

Maandelijkse verdelingslogica

Wanneer een boeker een tijdslot kiest in een bepaalde maand (bijvoorbeeld april):

• Het systeem telt hoeveel afspraken aan elk teamlid zijn toegewezen binnen die maand.
• Nieuwe afspraken worden toegewezen om de verdeling in balans te houden.
• Geen enkel teamlid mag meer dan 3 afspraken voorlopen op een ander.
• Beschikbaarheidsregels
  • Het systeem houdt bij hoeveel Round Robin-afspraken ieder teamlid in de gekozen maand heeft.
  • Als een teamlid 3 of meer afspraken voorloopt:
    • Dan wordt de beschikbaarheid van dat teamlid tijdelijk verborgen.
    • Dat teamlid wordt weer zichtbaar zodra anderen zijn bijgehaald.
• Voorbeeld
  • John heeft 3 afspraken, Hannah heeft 0 → de beschikbaarheid van John wordt verborgen.
  • Zodra Hannah 1 afspraak heeft → John kan weer toegewezen worden.
  • Als John daarna nog een afspraak krijgt (waardoor het 4–1 wordt) → de beschikbaarheid van John wordt opnieuw verborgen.

Belangrijke aandachtspunten

• Als je een teamlid toevoegt of verwijdert, wordt de teller voor iedereen gereset.
• Als je wisselt van “Optimize for Equal Distribution” naar “Optimize for Availability” en daarna weer terug, wordt de teller gereset.

Hoe de toewijzing werkt op het moment van boeken

Wanneer er een boeking wordt gemaakt:

1. Het systeem controleert het aantal afspraken per teamlid in die maand.
2. Het teamlid met de minste afspraken wordt geselecteerd.
3. Als meerdere teamleden hetzelfde aantal hebben, gebruikt het systeem de vooraf ingestelde volgorde van het team als tiebreaker.
4. Als het geselecteerde teamlid op dat tijdstip niet beschikbaar is, gaat het systeem door naar het volgende geschikte teamlid.

Op deze manier krijgen teamleden met minder boekingen voorrang totdat de verdeling weer gelijk is.

Best practices voor gelijke verdeling

• Zet “Allow Staff Selection” uit, zodat het systeem afspraken automatisch kan toewijzen en de verdeling echt gelijk kan houden.
• Deze methode werkt het best als teamleden vergelijkbare of overlappende beschikbaarheid hebben, zodat het systeem eerlijk kan rouleren.

Prioriteiten voor teamleden instellen

Je kunt prioriteitsniveaus toewijzen aan teamleden om de afspraakverdeling te beïnvloeden. Teamleden met een hogere prioriteit krijgen als eerste een boeking wanneer meerdere teamleden beschikbaar zijn.

Als meerdere teamleden tegelijk beschikbaar zijn, bepaalt de prioriteit de volgorde van toewijzing.

De beschikbare prioriteitsniveaus zijn:

Vergaderlocatie kiezen

Wanneer je afspraken instelt, kun je per teamlid een voorkeursoptie voor de meeting instellen. Dit geeft flexibiliteit in hoe en waar afspraken plaatsvinden.

Veelgestelde vragen

V: Kan ik de verdeelmethode na de setup aanpassen?

Antwoord: Ja, je kunt je instellingen op elk moment aanpassen in het configuratiepaneel van de kalender.

V: Wat gebeurt er als een teamlid niet beschikbaar is?

Antwoord: Bij Optimaliseren op beschikbaarheid wijst het systeem de afspraak toe aan het volgende beschikbare teamlid. Bij Optimaliseren op gelijke verdeling slaat het systeem teamleden over die niet beschikbaar zijn en gaat het door met de rotatie.

V: Kan ik bepaalde teamleden uitsluiten van de Round Robin-kalender?

Antwoord: Ja, je kunt teamleden uit de rotatie verwijderen in de kalenderinstellingen.