WhatsApp: media versturen met bijschriften in Conversations (gesprekken)

Met WhatsApp-media in Voluit Suite stuur je ondersteunde afbeeldingen, video’s, audiobestanden en documenten rechtstreeks vanuit Conversations. In de Nieuwe Conversations UI kun je bijschriften toevoegen aan WhatsApp-media, bestanden uploaden vanuit de composer (berichtveld), en bestanden hergebruiken vanuit Media Storage (Mediaopslag). Zo geef je meer context, hoef je minder vaak opnieuw te uploaden, en blijft klantcommunicatie binnen Voluit Suite.

Wat is Rich WhatsApp Media Messaging in Conversations?

Rich WhatsApp Media Messaging maakt het mogelijk om ondersteunde mediabestanden te versturen via WhatsApp-conversaties in Voluit Suite. Je kunt media direct uploaden vanuit de composer, of kiezen uit Media Storage (Mediaopslag). Ook kun je tekst toevoegen die als bijschrift wordt meegestuurd, zodat de ontvanger snapt waarom je het bestand stuurt.

Deze functie is beschikbaar via de Nieuwe Conversations UI in Labs. De vernieuwde Conversations-ervaring geeft je een moderne inbox en composer om klantcommunicatie in Voluit Suite te beheren.

Belangrijkste voordelen van Rich WhatsApp Media Messaging

Rich WhatsApp-media helpt je om met meer context en minder frictie te communiceren. In plaats van alleen tekst te sturen of steeds dezelfde bestanden opnieuw te uploaden, stuur je ondersteunde bestanden met een bijschrift vanuit dezelfde composer.

• Sneller media delen: Hergebruik vooraf geüploade bestanden uit Media Storage (Mediaopslag) zonder telkens opnieuw te uploaden.
• Duidelijkere communicatie met klanten: Voeg een bijschrift toe zodat de ontvanger begrijpt wat er in het bestand staat en wat de bedoeling is.
• Meer bestandscompatibiliteit: Stuur WhatsApp-ondersteunde mediatypen, inclusief veelgebruikte documentformaten zoals TXT, PDF, DOCX, XLSX en PPTX.
• Minder upload-gedoe: Voeg bestanden toe vanuit de composer of vanuit Media Storage (Mediaopslag), afhankelijk van waar het bestand al staat.
• Betere beschikbaarheid van media: Sla belangrijke WhatsApp-media op in Documents (Documenten), zodat belangrijke bestanden toegankelijk blijven nadat WhatsApp-media verloopt.

Beschikbaarheid en vereisten

Rich WhatsApp-media messaging hangt af van de juiste Conversations-ervaring en een gekoppeld WhatsApp-kanaal. Door dit eerst te controleren voorkom je verwarring als je de vernieuwde media-opties niet ziet in je account.

• Deze functie is beschikbaar via de Nieuwe Conversations UI in Labs.
• Als je de Nieuwe Conversations UI niet gebruikt, zie je dit gedrag mogelijk nog niet.
• WhatsApp moet gekoppeld zijn in je Voluit Suite-account voordat je WhatsApp-berichten vanuit Conversations kunt versturen.
• Zorg dat WhatsApp is geselecteerd als actief conversatiekanaal voordat je media verstuurt.
• WhatsApp-template regels kunnen nog steeds gelden als je buiten een actief WhatsApp-conversatievenster berichten stuurt.
• In bestaande WhatsApp workflow-richtlijnen staat dat WhatsApp-media alleen verstuurd kan worden binnen het 24-uurs customer service window.

Ondersteunde WhatsApp-mediatypen en bestandslimieten

WhatsApp-mediabestanden moeten voldoen aan ondersteunde formaten en maximale bestandsgroottes om succesvol verzonden te worden. Deze limieten gelden voor media die je verstuurt via zowel uploads in de Composer als bijlagen vanuit Media Storage (Mediaopslag) in de Nieuwe Conversations UI.

WhatsApp-media versturen vanuit de Composer

Met uploads via de composer verstuur je bestanden vanaf je eigen apparaat terwijl je reageert in een WhatsApp-conversatie. Dit is handig als het bestand lokaal staat, net is gemaakt, of nog niet in Media Storage (Mediaopslag) staat.

Zo verstuur je WhatsApp-media vanuit de composer:

1. Open Conversations in Voluit Suite.
2. Open de WhatsApp-conversatie van het contact.
3. Controleer of WhatsApp is geselecteerd als berichtkanaal.

4. Klik op de bijlage-optie in de composer.

   

5. Upload een ondersteund bestand vanaf je apparaat.

6. Voeg tekst toe in de composer als je een bijschrift wilt meesturen.

   

7. Verstuur het bericht.

Als je media en tekst samen verstuurt, gebruikt Voluit Suite de tekst uit de composer als bijschrift bij de media. De tekst en het bestand worden dan niet als losse, onverwachte berichten verstuurd.

WhatsApp-media versturen vanuit Media Storage

Met bijlagen uit Media Storage (Mediaopslag) hergebruik je bestanden die al in Voluit Suite zijn geüpload. Dit is handig voor bestanden die je vaak deelt, zoals brochures, prijslijsten, onboardingdocumenten, productafbeeldingen, servicemenu’s of video’s.

Media Storage (Mediaopslag) is een centrale plek waar je bestanden kunt uploaden, organiseren, bekijken en beheren binnen Voluit Suite.

Zo verstuur je WhatsApp-media vanuit Media Storage (Mediaopslag):

1. Open Conversations in Voluit Suite.
2. Open de WhatsApp-conversatie van het contact.
3. Controleer of WhatsApp is geselecteerd als berichtkanaal.

4. Open de bijlage-optie of Media Storage (Mediaopslag) in de composer.

   

5. Blader of zoek naar het bestand dat je wilt versturen.

6. Selecteer één of meerdere ondersteunde bestanden.

   

7. Voeg tekst toe in de composer als je een bijschrift wilt meesturen.

   

8. Verstuur het bericht.

Hoe bijschriften werken bij WhatsApp-media

Bijschriften geven de ontvanger context over de media die wordt ontvangen. In plaats van een bijlage zonder uitleg, voeg je tekst toe die duidelijk maakt wat het bestand is, waarom je het stuurt, of wat de volgende stap is.

Gedrag van bijschriften:

• Bijschriften worden ondersteund voor WhatsApp-media die je verstuurt via uploads in de Composer.
• Bijschriften worden ondersteund voor WhatsApp-media die je selecteert vanuit Media Storage (Mediaopslag).
• Als je meerdere bijlagen tegelijk verstuurt, gebruikt Voluit Suite de tekst uit de composer automatisch als bijschrift voor alle verstuurde bijlagen.
• Dit voorkomt dat tekst en bijlagen onverwacht als losse berichten worden verzonden.

WhatsApp-media opslaan met Add to Documents

WhatsApp-media kan verlopen, waardoor je later mogelijk geen toegang meer hebt tot belangrijke bestanden. Door belangrijke media op te slaan in Documents (Documenten) houd je klantbestanden, ondertekende documenten, bewijsstukken of andere belangrijke bijlagen langer beschikbaar.

Met de Add to Documents-flow kun je berichtbijlagen opslaan in het tabblad Document Management (Documentbeheer) van het contact, via het drie-puntjesmenu naast een berichtbijlage.

Zo sla je WhatsApp-media op in Documents (Documenten):

1. Open de WhatsApp-conversatie waarin de media-bijlage staat.
2. Zoek het bericht met de bijlage.
3. Klik op het drie-puntjesmenu naast het bericht of de bijlage.
4. Selecteer Add to Documents (Toevoegen aan Documenten).
5. Controleer of het bestand beschikbaar is in de Documents (Documenten)-sectie van het contact.

Veelgestelde vragen

V: Waarom zie ik dit WhatsApp-media gedrag niet?

Antwoord: Deze functie is beschikbaar via de Nieuwe Conversations UI in Labs. Als je de Nieuwe Conversations UI niet gebruikt, zie je het vernieuwde WhatsApp-media gedrag mogelijk nog niet.

V: Kan ik bijschriften meesturen met WhatsApp-media?

Antwoord: Ja. Bijschriften worden ondersteund als je WhatsApp-media verstuurt via uploads in de Composer of via bijlagen uit Media Storage (Mediaopslag).

V: Kan ik bestanden toevoegen vanuit Media Storage?

Antwoord: Ja. Je kunt ondersteunde bestanden zoeken en toevoegen vanuit Media Storage (Mediaopslag) direct in WhatsApp-conversaties in de Nieuwe Conversations UI.

V: Welke bestandstypen worden ondersteund?

Antwoord: Ondersteunde bestandstypen zijn onder andere PNG, JPG, JPEG, MP4, 3GP, AAC, AMR, MP3, M4A, TXT, PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT en PPTX.

V: Wat gebeurt er als ik meerdere bijlagen verstuur met tekst in de composer?

Antwoord: De tekst in de composer wordt automatisch gebruikt als bijschrift voor alle verstuurde bijlagen.

V: Waarom zie ik na het versturen een algemeen bijlage-icoon in de CRM?

Antwoord: Na het succesvol versturen kunnen bijlageberichten een algemeen bijlage-icoon tonen in de CRM. Dit is op dit moment verwacht gedrag.

V: Waarom zou ik Add to Documents gebruiken voor WhatsApp-media?

Antwoord: WhatsApp-media kan verlopen. Voeg belangrijke media toe aan Documents (Documenten) als je het bestand later nog nodig hebt, bijvoorbeeld voor klantbestanden of andere belangrijke bijlagen.