Trigger: Stale Opportunities

De workflowtrigger “Stale Opportunities” zorgt ervoor dat er geen enkele opportunity blijft liggen. De trigger herkent automatisch opportunities die al een bepaalde tijd stil staan en voert vervolgens acties uit. In dit artikel lees je wat de trigger is, wat de voordelen zijn, hoe je hem instelt, voorbeelden van gebruik, en antwoorden op veelgestelde vragen.

Wat is de trigger Stale Opportunities?

De trigger “Stale Opportunities” is een workflowtrigger die afgaat zodra een opportunity gedurende een ingestelde periode in dezelfde fase blijft staan, zonder voortgang of updates. Hiermee kun je proactief opvolgen, zodat kansen niet worden vergeten.

Voorbeeld: als een opportunity 5 dagen in de fase “Negotiation” staat zonder updates, dan kan deze trigger automatisch een opvolg e-mail versturen, een manager informeren, of de opportunity opnieuw toewijzen aan een ander teamlid.

Belangrijkste voordelen van de workflowtrigger Stale Opportunities

1. Proactief pipelinebeheer: je signaleert automatisch opportunities die blijven hangen, zodat je pipeline actief blijft.

2. Sneller opvolgen: je kunt automatische herinneringen sturen naar sales reps, zodat er op tijd weer contact wordt gelegd.

3. Meer zichtbaarheid: managers of teamleads kunnen meldingen krijgen over opportunities die te lang blijven liggen, zodat ze kunnen bijsturen.

4. Aanpasbare workflows: je kunt triggers en acties afstemmen op pipelinefase, inactiviteitsperiode en verantwoordelijkheden in het team.

5. Minder handmatig werk: je hoeft opportunities niet meer handmatig te controleren en kunt opvolging automatiseren.

Stap-voor-stap: de trigger instellen en gebruiken

Ga naar het onderdeel “Automation” (Automatiseringen) in je CRM en kies daarna “Workflows” (Workflows).

Klik op “+ Create Workflow” (Workflow maken). Klik daarna op “Start from scratch” (Vanaf nul starten).

Klik op “+ Add new Trigger” (Nieuwe trigger toevoegen) om een workflowtrigger te kiezen.

Selecteer “Stale Opportunities” uit de lijst met beschikbare triggers.

Geef je trigger een naam: zodat je hem later makkelijk terugvindt in je workflowlijst. Bijvoorbeeld: “Stale Opportunity Follow-Up”.

Triggerfilters instellen

Klik op “Add Filters” (Filters toevoegen).

Duration in Days (Duur in dagen): stel in hoeveel dagen een opportunity zonder beweging mag blijven staan voordat deze als “stale” wordt gemarkeerd (bijvoorbeeld 2 dagen).

In Pipeline (In pipeline): kies de pipeline waarop de trigger van toepassing is (bijvoorbeeld “Sales Pipeline”).

Pipeline Stage (Pipelinefase): kies de fase waarin de trigger actief moet zijn (bijvoorbeeld de fase “Negotiation”).

Save Trigger (Trigger opslaan): klik op “Save Trigger” om je filters op te slaan.

Workflows opslaan: of je nu de Workflow Trigger, filters of workflowacties instelt, het is belangrijk dat je je instellingen bij elke stap opslaat.
Zolang je niet op "Save" hebt geklikt, blijft je workflow een niet-opgeslagen concept.

Acties na de trigger (Triggered Actions)

Nadat je de trigger hebt ingesteld, stel je de acties in die moeten gebeuren zodra een opportunity “stale” wordt. Je kunt bijvoorbeeld:

• een herinneringsmail versturen
• een interne notificatie sturen
• een opportunity verplaatsen naar een andere fase voor extra review
• een opportunity toevoegen aan een andere workflow

Opslaan en testen (Save and Test)

Als je trigger en acties kloppen, klik je op “Save” (Opslaan). Om te controleren of alles werkt zoals je verwacht, kun je een test draaien via “Test Workflow” (Workflow testen).

Je workflow activeren

Als de test goed is, publiceer je de workflow met de toggle bij “Publish” (Publiceren).

Voorbeeldconfiguratie

Triggerinstelling:

• Workflow Trigger: Stale Opportunities
• Workflow Trigger Name: Stale Opportunities Follow-Up

Filters:

• Duration in days: 2
• In pipeline: Sales Pipeline
• Pipeline stage: Negotiation

Actie voor Stale Opportunity:

• Email Action Name: Reminder Email to Sales Rep
• From Name: Your Company
• From Email: yourcompany@example.com
• Subject: “Reminder: Stale Opportunity Needs Attention”

Email Body:

Hi {{opportunity.assigned_user}},

The opportunity “{{opportunity.name}}” in the “{{pipeline.name}}” pipeline has been inactive for {{duration}} days.

Please take the necessary actions to move this opportunity forward or update its status.

Best Regards,

[Your Company Name]

Notification Action Name: Notify Manager

• Message: “An opportunity in the ‘{{pipeline.name}}’ pipeline has become stale. Opportunity details: {{opportunity.details}}.”

Aanvullende acties:

• Move the opportunity to a different stage if needed for further review or action.

Resultaat: deze automatisering zorgt ervoor dat stale opportunities op tijd worden opgepakt. Door je filters en acties goed in te stellen, kun je gericht opvolgen en je pipeline actief houden.

Use cases voor de trigger Stale Opportunities

1. Stilgevallen deals opnieuw activeren: als opportunities in de fase “Negotiation” langer dan 5 dagen geen activiteit hebben, verstuur je automatisch opvolgmails om het gesprek weer op gang te brengen.
2. Verantwoordelijkheid bij sales reps: informeer een sales rep automatisch wanneer een opportunity te lang stil staat, zodat er op tijd actie wordt genomen.
3. Manager alerts: stuur meldingen naar sales managers wanneer high-value opportunities stale worden, zodat er ondersteuning of bijsturing kan komen.
4. Pipelinehygiëne: verplaats stale opportunities automatisch naar een fase zoals “Review Required”, zodat het team kan beoordelen wat de volgende stap is.

Veelgestelde vragen

V: Hoe bepaal ik de juiste ‘Duration in Days’ voor een stale opportunity?

Antwoord: Dat hangt af van je salescyclus. Bij korte cycli is 2 tot 3 dagen vaak genoeg. Bij langere cycli kan 7 tot 10 dagen passender zijn.

V: Kan ik de trigger ‘Stale Opportunities’ toepassen op specifieke fases binnen een pipeline?

Antwoord: Ja. Je kunt in de filtercriteria een specifieke pipelinefase kiezen, zodat de trigger alleen geldt voor opportunities in die fase.

V: Hoe voorkom ik false positives waarbij opportunities stale lijken, maar er wel aan gewerkt wordt?

Antwoord: Gebruik extra filters en voorwaarden om opportunities met recente updates of activiteiten uit te sluiten, zoals notities, e-mailantwoorden of gelogde calls.

V: Kan de workflow opnieuw afgaan als dezelfde opportunity later weer stale wordt?

Antwoord: Ja. Zolang de opportunity naar een nieuwe fase is verplaatst of is bijgewerkt, reset de trigger. Als de opportunity daarna opnieuw voldoet aan je criteria, zal de workflow weer starten.

V: Werkt Stale Opportunities retroactief?

Antwoord: Nee. De stale-duur wordt pas berekend vanaf het moment dat je de trigger toevoegt.