Starten met Voluit Suite: Workflows

Workflows helpen je om terugkerende taken te automatiseren. Zo bespaar je tijd en kun je je bedrijf makkelijker opschalen.

Je kunt workflows gebruiken om leads te beheren, follow-ups te automatiseren, communicatie te versturen en processen in je bedrijf te stroomlijnen.

Wat zijn Workflows?

Een workflow is een geautomatiseerde reeks acties die start door een specifieke gebeurtenis.

Voorbeeld:

Een lead vult een formulier in → verstuur een bevestigingsmail en een sms
Een klant boekt een afspraak → stuur een melding naar je team en plan een follow-up

Workflows bestaan uit:

Trigger → Start de workflow
Acties → Stappen die worden uitgevoerd nadat de trigger afgaat

Workflow Triggers

Triggers bepalen wanneer een workflow start.

Voorbeeld:

Formulier ingediend
Afspraak geboekt
Betaling ontvangen

Workflow Acties

Acties zijn de stappen die plaatsvinden nadat een trigger afgaat.

Voorbeeld:

Verstuur e-mail of sms
Maak een contact aan of werk een contact bij
Wijs taken of opportunities toe

Taken die de moeite waard zijn om te automatiseren

Automatiseer terugkerende taken, zoals:

Lead nurturing campagnes
Afspraken plannen
Follow-ups en herinneringen
Klant onboarding
Feedback verzamelen
CRM-updates

Automatisering zorgt voor meer efficiëntie, consistentie en schaalbaarheid.

Workflow Recepten: kant-en-klare templates

Voluit Suite heeft kant-en-klare templates waarmee je snel kunt starten.

Je kunt:

Kant-en-klare workflows gebruiken
Ze aanpassen aan wat jij nodig hebt
Tijd besparen doordat je niet vanaf nul hoeft te bouwen

Zo maak je een workflow

Workflows maak je in drie stappen.

Stap 1: Kies een trigger

Selecteer de gebeurtenis die de workflow start.

Klik op Add New Trigger
Kies uit de beschikbare triggers

Stap 2: Trigger filters toevoegen (optioneel)

Filters verfijnen wanneer de workflow mag starten.

Voorbeeld:

Alleen triggeren bij inkomende calls
Alleen triggeren voor een specifiek telefoonnummer

Stap 3: Workflow acties toevoegen

Acties bepalen wat er gebeurt nadat de trigger afgaat.

Klik op Add Action
Selecteer de actie die je wilt gebruiken

Workflows startpagina (vernieuwde ervaring)

De Workflows startpagina is opnieuw ontworpen om het makkelijker te maken om te starten.

Je hebt nu drie opties:

Build using AI – Beschrijf je workflow en laat AI deze voor je opzetten
Browse Templates – Kies uit kant-en-klare workflows
Create Workflow – Start vanaf nul

Dit helpt nieuwe gebruikers om sneller te kiezen welke aanpak het beste past.

Als AI Builder is uitgeschakeld in Labs, zie je de vorige ervaring.

Soorten geavanceerde workflows

IF/Else Conditions

Je kunt contacten opsplitsen in verschillende paden op basis van voorwaarden.

Meerdere workflows aan elkaar koppelen

Je kunt meerdere workflows met elkaar verbinden om complete pipelines en klantreizen te automatiseren.

Webhooks (Trigger & Action)

Webhooks zorgen ervoor dat Voluit Suite kan communiceren met externe systemen en workflows kan automatiseren over meerdere platformen.

Problemen oplossen

Als je workflow niet werkt:

Test met een nieuw contact
Controleer je trigger filters
Controleer de instellingen voor Allow Reentry
Gebruik een live test in plaats van test mode

Veelgestelde vragen

V: Wat is het verschil tussen een trigger en een actie?

Antwoord: Een trigger start de workflow bij een specifieke gebeurtenis. Acties zijn de stappen die daarna worden uitgevoerd.

V: Kan ik meerdere triggers in één workflow gebruiken?

Antwoord: Ja. Je kunt meerdere triggers toevoegen aan een workflow, zodat contacten vanuit verschillende bronnen kunnen instromen.

V: Zijn workflow filters verplicht?

Antwoord: Nee, filters zijn optioneel. Wel raden we ze aan, zodat workflows alleen starten onder de juiste voorwaarden.

V: Kan ik een workflow aanpassen nadat ik die heb gemaakt?

Antwoord: Ja. Je kunt triggers, filters en acties op elk moment aanpassen.

V: Gaan workflows automatisch draaien zodra ik ze heb gemaakt?

Antwoord: Ja, zolang de workflow is gepubliceerd en aan de triggervoorwaarden wordt voldaan.

V: Wat gebeurt er als een workflow niet goed werkt?

Antwoord: Controleer je triggervoorwaarden, filters en workflow-instellingen. Testen met een nieuw contact helpt ook.

V: Kan ik AI gebruiken om workflows te maken?

Antwoord: Ja. Op de vernieuwde Workflows startpagina kun je beschrijven wat je wilt automatiseren en dit laten genereren met AI.