Automatiseringen: Workflow AI Builder

Workflow AI Builder helpt je om complete automatiseringen te maken door in gewone taal te beschrijven wat je wilt bereiken. In plaats van triggers en acties handmatig in te stellen, laat je AI een workflow opzetten, controleer je het resultaat en verfijn je het daarna.

Wat is Workflow AI Builder?

Workflow AI Builder zet prompts in natuurlijke taal om naar complete workflows. Je maakt sneller automatiseringen, omdat AI de trigger(s), acties en structuur voor je klaarzet. Daarna pas je alles aan naar jouw situatie.

In Voluit Suite maakt Workflow AI Builder een volledige workflow op basis van een duidelijke prompt. Je kunt starten vanaf meerdere plekken en daarna verder finetunen met conversational edits, Point and Edit, of eerst brainstormen in Chat Mode.

Wat is er nieuw in AI Builder v3

AI Builder v3 toont het resultaat stap voor stap terwijl de workflow wordt gebouwd of aangepast. Dit zijn de belangrijkste verbeteringen:

Live voortgangskaarten tijdens build- en edit-requests
Meerdere wijzigingen in één verzoek, zoals: “hernoem, voeg een wachttijd van 24 uur toe en zet re-entry uit”
Sessiegeheugen voor vervolgacties, zoals: “maak dat 48 uur”
Bevestiging voordat er opnieuw wordt gestart op een canvas waar al een workflow op staat
Sessies blijven beschikbaar als je het AI-paneel sluit en later opnieuw opent
Learn Mode verbeteringen, inclusief streaming antwoorden en suggesties voor vervolgvragen
White-label-veilige output, waarbij AI platform-merktermen vermijdt

Belangrijkste voordelen van Workflow AI Builder

Snelheid: Je genereert in enkele seconden een complete workflow op basis van één prompt. Let op: AI Builder doet gemiddeld minder dan 30 seconden over het genereren van een workflow.
Eenvoud: Je gebruikt gewone taal, zonder dat je alle specifieke triggers en acties hoeft te kennen.
Consistentie: Je start met een gestructureerd concept en werkt daarna bij tot alles klopt.
Flexibiliteit: Je bewerkt met natuurlijke taal, of je selecteert heel gericht stappen met Point and Edit.
Schaalbaarheid: Je kunt prompt-templates en best practices hergebruiken binnen je team.

Startpunten

Er zijn drie manieren om Workflow AI Builder te openen.

Stap 1: Via de Workflows-lijst

Ga naar Automations → Workflows en klik op Build using AI. Er opent een venster waarin je je prompt kunt invullen.

Je kunt ook op Create Workflow klikken en daarna Start from Scratch kiezen om de Workflow Builder te openen.

Stap 2: Via de prompt-box in de Workflow Builder

Als je een nieuwe workflow vanaf nul maakt, zie je in de Workflow Builder een AI prompt-box. Daar typ je je automatiseringswensen in. Je kunt ook voice dictation gebruiken.

Stap 3: Via de AI Chatbot Assistant

In de Workflow Builder kun je ook de AI Chatbot Assistant gebruiken om een workflow op te zetten.

Je eerste AI-workflow bouwen

Een vaste aanpak helpt om een workflow te krijgen die past bij je doel.

Stap 1: Schrijf je prompt

Vul je prompt in via één van de startpunten hierboven, of vraag de chatbot om je workflow te bouwen. Je hebt twee opties om te beginnen:

Schrijf of dicteer je eigen prompt: beschrijf in je eigen woorden wat je nodig hebt.

Gebruik de templates: kies een van de standaard prompt-templates in de interface.

Voorbeelden van prompts

"Stuur een welkomstmailreeks wanneer iemand mijn contactformulier invult"
"Maak een verjaardagsherinnering die een sms-bericht verstuurt"
"Stuur mijn team een Slack-notificatie wanneer er een high-value opportunity wordt aangemaakt"
"Volg webinar-deelnemers 24 uur na het event op"

Optioneel: neem details op zoals:

De workflownaam
Workflow instellingen die je toegepast wilt hebben
Welke tools/apps je wilt gebruiken (bijvoorbeeld: “maak een taak aan in ClickUp”)
Hoe stappen data uit eerdere acties moeten gebruiken (bijvoorbeeld: “gebruik de GPT-output in de e-mailtekst”)

Stap 2: Laat AI de workflow genereren

Klik op Build Workflow of druk op Send (afhankelijk van waar je start). Je ziet een loader terwijl AI je verzoek verwerkt en de workflow opbouwt.

Tijdens het laden is de workflow meestal binnen 30 seconden klaar. Duurt het langer, maak je prompt dan specifieker of eenvoudiger en probeer het opnieuw.
Let op: Autosave is beschikbaar voor Workflow AI. Als autosave aanstaat, wordt een AI-gegenereerde workflow automatisch opgeslagen zodra die is gemaakt. Ook elke AI-edit wordt daarna op de achtergrond opgeslagen.

Stap 3: Controleer en pas aan

Als AI klaar is, zie je een samenvatting van wat er is gemaakt, naast de workflow zelf:

Als je startpunt 1 gebruikt, ga je automatisch naar de Workflow Builder
Als je startpunt 2 of 3 gebruikt, wordt de workflow direct in je huidige builder-weergave gegenereerd

Controleer daarna:

De totale structuur van de workflow
De configuratie van de trigger(s)
De instellingen en parameters van acties

Stap 4: Bewerken met AI

Na je controle kun je de workflow verfijnen met prompts in de AI chatbot. Beschrijf de wijziging en AI past de workflow aan, terwijl de rest van de structuur intact blijft.

Je kunt ook complexere stappen zoals If/Else en Wait conversational bewerken. Denk aan het aanpassen van voorwaarden, het toevoegen of verwijderen van branches, het wijzigen van wachttijden, of het verfijnen van logica.

AI kan ook:

De workflow hernoemen
Ondersteunde workflowinstellingen aanpassen
Stappen aanpassen zodat latere acties outputs uit eerdere stappen gebruiken, zoals AI-output in een bericht plaatsen

Wat je kunt bewerken

Conversational editing ondersteunt op dit moment:

Acties

Nieuwe acties toevoegen op elke plek
Ongewenste acties verwijderen (zowel single-path als multi-path)
Bestaande acties vervangen door andere acties
Actie-instellingen wijzigen
Acties laten verwijzen naar waarden uit eerdere stappen (data linking)
Acties toevoegen of aanpassen met integratie-apps (bijvoorbeeld een taak aanmaken)
Acties verplaatsen naar een andere positie

Triggers

Extra triggers toevoegen
Triggers verwijderen
Triggers vervangen door een ander type
Trigger-configuratie wijzigen

Complexere edits

Meerdere wijzigingen combineren in één prompt
If/Else conversational bewerken door branch-logica aan te passen, AND/OR operators te wijzigen, branches toe te voegen of te verwijderen
Wait conversational bewerken door wachttype en timing aan te passen, reply of window-instellingen bij te werken, timeout-branches toe te voegen of te verwijderen

Voorbeelden van edit-prompts

"Voeg een wachttijd van 3 dagen toe tussen de welkomstmail en de follow-up"
"Vervang de SMS-actie door een Slack-notificatie"
"Verwijder de laatste e-mail uit de reeks"
"Zet de tag-actie vóór het verzenden van de eerste e-mail"
"Verander de trigger van formulier-inzending naar contact aangemaakt"
"Voeg een if/else toe die controleert of het contact een aankoop heeft gedaan"
"Verwijder de timeout-branch uit deze wait-actie"

Let op: Bij het verwijderen van multi-path delen kan AI een extra vraag stellen om zeker te weten dat de wijziging klopt.

Point and Edit voor precieze aanpassingen

In grotere workflows kan het lastig zijn om exact te beschrijven welke stappen je bedoelt. Met Point and Edit selecteer je de acties die je wilt aanpassen.

Zo werkt het

Klik op Point and Edit in de AI chatbot om de selectiemodus te activeren.
Selecteer acties om te bewerken: klik op één actie, klik meerdere acties, of houd Shift ingedrukt en sleep om een reeks te selecteren. Geselecteerde acties worden gemarkeerd.
Beschrijf je wijziging in de chat. AI past alleen de geselecteerde stappen aan.

Voorbeelden van Point and Edit-situaties

Selecteer 3 e-mailacties en zeg: "Verander al deze acties naar sms-berichten"
Selecteer één taak-actie en zeg: "Maak de tekst urgenter"
Selecteer meerdere acties in een branch en zeg: "Verplaats dit alles naar na de tag-actie"
Selecteer een groep acties en zeg: "Verwijder deze geselecteerde acties"

Voordelen van Point and Edit

Precisie: Je past precies aan wat je bedoelt, zonder andere delen te beïnvloeden
Visuele duidelijkheid: Je ziet vooraf wat je bewerkt
Efficiëntie: Je kunt meerdere stappen tegelijk aanpassen
Minder fouten: Minder verwarring in workflows met veel vergelijkbare acties

Tip: Point and Edit is vooral handig bij workflows met 10+ acties of meerdere branches.

Clarifying Agent in Workflow AI Builder

De Clarifying Agent helpt Workflow AI Builder om betere resultaten te maken door ontbrekende details uit te vragen voordat er een nieuwe workflow wordt gebouwd of een bestaande workflow wordt aangepast. Dit zorgt voor een betere eerste versie en minder revisierondes.

Als je verzoek te breed is, of belangrijke details ontbreken, kan Workflow AI Builder een korte serie vragen stellen voordat de workflow wordt gebouwd of aangepast.

De Clarifying Agent kan verschijnen als er bijvoorbeeld informatie ontbreekt zoals:

De workflowtrigger is niet gedefinieerd
Het kanaal voor berichten is niet gespecificeerd
De timing is onduidelijk
Je vraagt om een kanaal dat niet wordt ondersteund

Workflow AI Builder stelt maximaal drie verduidelijkende vragen voordat het verdergaat.

Wanneer de Clarifying Agent verschijnt

De Clarifying Agent verschijnt wanneer Workflow AI Builder merkt dat je verzoek niet genoeg details heeft om betrouwbaar te kunnen bouwen of bewerken. Dit kan zowel bij nieuwe workflows als bij edits.

Voorbeelden

“Volg de klant op” zonder een trigger
“Stuur een berichtenreeks” zonder kanaal
“Herinner ze later” zonder timing
Een verzoek voor een kanaal dat niet wordt ondersteund

Hoe je de verduidelijkende vragen beantwoordt

Lees de vraag die Workflow AI Builder toont.
Kies één van de opties, of typ je eigen antwoord.
Ga door met de volgende vraag als die verschijnt.
Sla een vraag over als je wilt dat AI een keuze maakt.
Laat Workflow AI Builder de workflow bouwen of aanpassen met deze extra context.

Waarom dit helpt

Hoe duidelijker je input, hoe beter de output. Door ontbrekende details vooraf op te halen, maakt de Clarifying Agent de eerste versie meestal accurater.

Chat Mode

Met Chat Mode kun je eerst plannen zonder direct te bouwen. Dat is handig als je eerst samen met AI de requirements wilt uitwerken.

Zo gebruik je Chat Mode

Klik op Chat Mode in het AI-paneel.
Brainstorm over triggers, acties, branches en timing.
Zet Chat Mode uit als je klaar bent.
Vraag daarna om de workflow te bouwen.

Brainstormen met AI

Werk eerst uit wat je wilt bouwen en gebruik AI als sparringpartner
Maak een plan met acties en triggers

Laat AI het bouwen

Zet Chat Mode uit zodra het plan klopt
Vraag daarna om de workflow te maken

Post-generation To-Do List (afmaken vóór je publiceert)

Na het genereren zie je een To-Do List met punten die nog jouw input nodig hebben, zoals credentials, verplichte velden of custom waarden.

Klik op een To-Do item om direct naar de bijbehorende actie te springen. Vul ontbrekende onderdelen in voordat je publiceert, zodat de workflow compleet is.

Veelvoorkomende punten in de To-Do List

Integratie-credentials koppelen
Het juiste account kiezen
Een pipeline kiezen
Verplichte veldwaarden invullen
Stap-specifieke instellingen kiezen als er meerdere opties zijn

Best practices voor goede prompts

Duidelijke prompts maken de output betrouwbaarder. Geef waar mogelijk details mee over timing, kanalen, voorwaarden en content.

Wees specifiek. Voorbeeld: “Wanneer een contact een afspraak boekt, wacht 24 uur, stuur daarna een bevestigingsmail en stuur één dag voor de afspraak een herinnerings-sms.”
Geef details mee. Timing, kanalen, voorwaarden en wat je precies wilt versturen.
Gebruik actiewoorden. Begin bijvoorbeeld met: Stuur, Meld, Maak aan, Update, Wacht, Controleer of.

Feedback geven

Feedback helpt om de output te verbeteren.

Er opent een feedbackscherm wanneer een workflow is gemaakt.
Klik op thumbs up als de workflow klopt.
Klik op thumbs down als er iets mist of niet klopt en geef aan wat je anders verwachtte.

Beta-beperkingen

Handmatige check blijft nodig: controleer triggers, acties en instellingen voordat je publiceert.
Complexe configuraties: sommige geavanceerde instellingen vragen nog handmatige aanpassingen.
Testen: AI kan workflows niet testen. Voer zelf tests uit.

Problemen oplossen

Als de eerste versie niet klopt, kun je snel bijsturen.

Maak je prompt specifieker of splits een complex doel op.
Verkeerde trigger: noem het exacte triggertype in je prompt, of pas het aan via AI.
Ontbrekende acties: benoem acties expliciet, of voeg ze toe met een edit-prompt.
Onjuiste timing: gebruik concrete tijdsaanduidingen, zoals “na 2 dagen”.

Quick tips (Snelle tips)

Begin met eenvoudige workflows om de mogelijkheden te leren kennen.
Test altijd voordat je publiceert.
Geef feedback zodat de output beter wordt.
Check regelmatig op nieuwe features en verbeteringen.

Als een gegenereerde workflow nog niet klaar is om te publiceren, kijk dan in de Post-generation To-Do List in het AI-paneel. Daar zie je welke onderdelen nog handmatige input nodig hebben.

Veelgestelde vragen

V: Kan ik een gegenereerde workflow bewerken met AI?

Antwoord: Ja. Je kunt conversational edits gebruiken om acties en triggers toe te voegen, te verwijderen, te vervangen, te verplaatsen of te wijzigen. Ook If/Else en Wait-stappen kun je via de chat aanpassen.

V: Kan ik alleen specifieke stappen bewerken?

Antwoord: Ja. Gebruik Point and Edit om één of meerdere acties te selecteren en pas wijzigingen alleen op die selectie toe.

V: Wat als de workflow niet klopt met wat ik bedoel?

Antwoord: Maak je prompt specifieker en genereer opnieuw, of gebruik conversational edits. Je kunt ook eerst plannen in Chat Mode voordat je laat bouwen.

V: Moet ik nog testen?

Antwoord: Ja. Controleer triggers, acties, timing en uitkomsten met een echte test voordat je activeert.

V: Hoe zet ik Workflow AI Builder uit?

Antwoord: Ga naar Automations → Global Workflow Settings → Workflow AI en zet AI Builder uit.

V: Waarom zie ik items in de Post-generation To-Do List?

Antwoord: Sommige instellingen vragen om een menselijke keuze. Denk aan het kiezen van credentials, het selecteren van een account, het kiezen van een pipeline, of het invullen van stap-specifieke instellingen.

V: Is een AI-gegenereerde workflow altijd meteen klaar om te publiceren?

Antwoord: Niet altijd. Controleer de Post-generation To-Do List en vul openstaande verplichte onderdelen in voordat je publiceert.