Conversatie AI: Afspraak boeken

Laat Conversatie AI automatisch afspraken boeken voor mogelijke klanten en bestaande klanten. In Voluit Suite kan de bot via ondersteunde kanalen de benodigde contactgegevens verzamelen, beschikbare tijden voorstellen en een afspraak in de juiste kalender boeken. Je kunt ook meerdere kalenders gebruiken, een standaardkalender instellen voor aanvragen die niet duidelijk bij een kalender passen, afspraken laten annuleren of verplaatsen en na een boeking automatisch vervolgacties starten.

Wat is afspraken boeken met Conversatie AI?

Met Conversatie AI kan je bot gesprekken voeren met contacten, de benodigde informatie verzamelen, beschikbare tijden aanbieden en afspraken boeken in een geselecteerde boekingskalender. Afhankelijk van je instellingen gebruikt de bot één kalender of kiest hij uit meerdere kalenders op basis van de vraag van het contact.

De boekingsfunctie werkt samen met de overige botinstellingen, training en automatiseringen. Zo hoeft je team minder afspraken handmatig in te plannen en blijven gesprekken natuurlijk en passend bij je bedrijf.

De voordelen van afspraken boeken met Conversatie AI

• Automatisch inplannen: de bot verzamelt contactgegevens, stelt beschikbare tijden voor en rondt de boeking af. Je hoeft daar niet zelf berichten over uit te wisselen.
• De juiste kalender kiezen: met duidelijke beschrijvingen, trefwoorden en eventueel een standaardkalender help je de bot om aanvragen naar de juiste kalender te sturen.
• Een betere klantervaring: contacten krijgen snel antwoord via ondersteunde kanalen als ze een afspraak willen boeken, annuleren of verplaatsen.
• Minder handmatig werk: je kunt na een boeking workflows starten, de bot pauzeren of een passend vervolgproces starten.
• Passende vervolgreacties: de bot kan recente afspraakgegevens gebruiken om herhaalde boekingsvragen te voorkomen en natuurlijker te reageren op vervolgvragen.

Voordat je begint

Zorg dat je kalender en bot goed zijn ingesteld voordat je afspraken boeken inschakelt. Daarmee voorkom je dat beschikbare tijden ontbreken, aanvragen bij de verkeerde kalender terechtkomen of de bot vervolgvragen niet volledig kan beantwoorden.

Controleer of je het volgende hebt ingesteld:

• Een boekingskalender in Voluit Suite.
• Een Conversatie AI-bot in je account.
• Een merkstem of bottraining die je bedrijf goed weerspiegelt.
• De kanalen waarop je de bot wilt laten reageren.
• Een duidelijke keuze: boekt de bot in één kalender of kiest hij uit meerdere kalenders?

Hoe werkt afspraken boeken met Conversatie AI?

De boekingsfunctie combineert je botdoelen, kalenderkeuze, bottraining en reactie-instellingen. Als een contact een afspraak wil boeken, verzamelt de bot de benodigde gegevens, controleert hij de beschikbaarheid in de gekoppelde kalender, stelt hij tijden voor en bevestigt hij de boeking in het gesprek.

Afhankelijk van de opties die je inschakelt, kan de bot ook helpen met het annuleren en verplaatsen van afspraken.

Datums en tijden correct verwerken

Conversatie AI gebruikt het tijdstip waarop het oorspronkelijke bericht is verstuurd om datums en tijden in het gesprek te begrijpen. Zo kan de bot afspraken correct inplannen, ook als een contact pas uren of dagen later reageert.

• Relatieve datums: de bot interpreteert woorden zoals ‘vandaag’, ‘morgen’ en specifieke weekdagen op basis van het moment waarop het contact het bericht heeft verstuurd.
• Datums in andere talen: ook relatieve datumaanduidingen in andere talen, zoals ‘kal’ en ‘demain’, worden geïnterpreteerd vanuit de context van het oorspronkelijke bericht.
• Verstreken tijden: is een eerder voorgesteld tijdstip al voorbij? Dan laat de bot dat weten en biedt hij het eerstvolgende beschikbare tijdstip aan.
• Overlappende afspraken: de bot voorkomt dat een contact een nieuwe afspraak boekt op een tijdstip waarop dat contact al een afspraak heeft.
• Datumberekeningen: de bot houdt rekening met ongeldige datums, datums in het verleden, maand- en jaarwisselingen en de overgang tussen zomer- en wintertijd.

Vraagt een contact bijvoorbeeld laat op de avond om een afspraak voor ‘morgen’ en bevestigt diegene pas de volgende ochtend? Dan gebruikt Conversatie AI de datum van het oorspronkelijke verzoek, in plaats van ‘morgen’ opnieuw te interpreteren.

Dit helpt om verkeerde boekingen te voorkomen in gesprekken die meerdere dagen duren.

Boeken in één kalender

Gebruik één kalender als alle afspraakverzoeken naar dezelfde boekingskalender moeten gaan. Deze instelling is overzichtelijk en past bij bedrijven met één type dienst, één boekingsproces of één centrale kalender voor afspraken.

De bot gebruikt de kalender die je hebt toegewezen en helpt contacten om daar een beschikbaar tijdstip te kiezen. Als je geen verschillende kalenders per dienst nodig hebt, is dit meestal de snelste manier om te starten.

Boeken in meerdere kalenders

Gebruik meerdere kalenders als je verschillende soorten afspraken, afdelingen, diensten of vestigingen hebt. Conversatie AI kan dan de kalender kiezen die het beste past bij het verzoek, in plaats van alle aanvragen naar dezelfde kalender te sturen.

Help de bot om de juiste kalender te kiezen met:

• Een duidelijke beschrijving van het doel van elke kalender.
• Extra trefwoorden die passen bij de dienst of het type aanvraag.
• Eventueel een standaardkalender voor aanvragen die de bot niet met voldoende zekerheid aan één kalender kan koppelen.

Zo kan de bot onderscheid maken tussen bijvoorbeeld adviesgesprekken, demo’s, supportgesprekken of boekingen voor een specifieke vestiging.

Let op: boeken in meerdere kalenders is op dit moment alleen beschikbaar voor Conversatie AI-bots die op prompts zijn gebaseerd.

Tips voor je prompt en kalenderinstellingen

Een goede boekingservaring vraagt om meer dan alleen een kalender selecteren. Je bot heeft ook duidelijke instructies, training en bedrijfsinformatie nodig om gesprekken goed te begeleiden en vragen correct te beantwoorden.

Kalenderbeschrijvingen helpen de bot om de juiste kalender te kiezen. Informatie die de bot met contacten moet delen, zet je ook in de hoofdprompt of bottraining.

• Schrijf duidelijke kalenderbeschrijvingen, zodat de bot weet wanneer hij welke kalender moet gebruiken.
• Voeg relevante trefwoorden toe voor veelvoorkomende diensten, afspraaktypen en vragen.
• Zet bedrijfsinformatie voor klanten in de prompt of training, niet alleen in kalenderbeschrijvingen.
• Laat je openingsbericht en toon aansluiten bij de merkstem van je bedrijf.
• Vraag alleen de contactgegevens die je echt nodig hebt, zodat het boeken niet onnodig lang duurt.

Afspraken boeken instellen in Conversatie AI

Met de juiste instellingen begrijpt de bot wanneer iemand een afspraak wil boeken, gebruikt hij de juiste kalender en reageert hij behulpzaam zonder steeds dezelfde vragen te stellen. Je kunt de inrichting later uitbreiden met meerdere kalenders, annuleringen, het verplaatsen van afspraken of workflows.

Stap 1: Open of maak je bot

Ga in je Voluit Suite-account naar AI-agenten (AI Agents) → Conversatie AI. Maak een nieuwe bot of open de bestaande bot die je wilt gebruiken om afspraken te boeken.

Stap 2: Stel de basis van je bot in

Stel de botnaam, de wachttijd voordat de bot reageert en het openingsbericht in. Deze instellingen bepalen hoe het gesprek over een afspraak begint.

Stap 3: Kies welke contactgegevens je verzamelt

Open Botdoelen (Bot Goals) en kies welke gegevens de bot moet verzamelen, zoals naam, e-mailadres of telefoonnummer.

Stap 4: Schakel afspraken boeken in

Schakel Afspraken boeken (Appointment Booking) in en selecteer de boekingskalender die je bot moet gebruiken. Heb je maar één boekingsproces nodig? Kies dan Eén kalender (Single Calendar).

Voor begeleide bots (Guided) en bots die met de flowbouwer (Flow Builder) zijn gemaakt, is één kalender op dit moment de enige beschikbare optie.

Stap 5: Stel zo nodig meerdere kalenders in

Wil je dat de bot op basis van de gewenste dienst een kalender kiest? Selecteer dan Meerdere kalenders (Multiple Calendars). Geef elke kalender een beschrijving en voeg relevante trefwoorden toe. Je kunt ook een standaardkalender instellen voor aanvragen die niet duidelijk bij een andere kalender passen.

Let op: boeken in meerdere kalenders is op dit moment alleen beschikbaar voor Conversatie AI-bots die op prompts zijn gebaseerd.

Stap 6: Stel zo nodig een dienstenkalender in

Wil je een dienstenkalender (Service Calendar) v2 gebruiken? Selecteer dan Diensten (Services). Kies welke openbaar beschikbare diensten de bot mag boeken. Bij een dienstboeking kan de bot rekening houden met de gekozen medewerker, extra opties en varianten.

Privédiensten worden niet ondersteund. De bot int tijdens het boeken geen online betaling.

Let op: dienstboekingen zijn op dit moment alleen beschikbaar voor Conversatie AI-bots die op prompts zijn gebaseerd.

Stap 7: Voeg instructies en training toe

Leg in je prompt en bottraining vast wat de bot aan contacten moet vertellen over je diensten, de verwachte beschikbaarheid en het boekingsproces. Gebruik kalenderbeschrijvingen niet als enige bron voor informatie die de bot met klanten moet delen.

Stap 8: Stel annuleringen, verplaatsingen en vervolgacties in

Bepaal of de bot ook afspraken mag annuleren en verplaatsen. Stel daarnaast in wat er rond de boeking moet gebeuren. Je kunt bijvoorbeeld alleen de boekingslink laten versturen, de bot na een boeking pauzeren of na een boeking één of meer workflows starten.

Stap 9: Sla je bot op en test het boekingsproces

Sla de bot op en test het gesprek en de boeking zorgvuldig. Test vooral het annuleren en verplaatsen van afspraken ook in een echt gesprek, zodat je kunt controleren of dit werkt zoals je verwacht.

Veelgestelde vragen

V: Kan ik beter één kalender of meerdere kalenders gebruiken?

Antwoord: Gebruik één kalender als alle afspraakverzoeken naar dezelfde boekingskalender moeten gaan. Gebruik meerdere kalenders als de bot moet kiezen op basis van de dienst, afdeling of bedoeling van het contact.

V: Kan de bot afspraken annuleren of verplaatsen?

Antwoord: Ja. Conversatie AI ondersteunt het annuleren en verplaatsen van afspraken als je die opties in de betreffende boekingsinstellingen hebt ingeschakeld.

V: Vervangen kalenderbeschrijvingen de instructies in mijn prompt?

Antwoord: Nee. Kalenderbeschrijvingen helpen de bot om de juiste kalender te kiezen. Informatie die de bot met klanten moet delen, zet je ook in de hoofdprompt of bottraining.

V: Kan ik afspraken laten boeken met een bot die met de flowbouwer is gemaakt?

Antwoord: Ja. De flowbouwer van Conversatie AI heeft de AI-actie Afspraak boeken (Book Appointment) en opties om afspraken te annuleren en te verplaatsen.