Dit kun je voorbereiden voor je Voluit Suite inricht

Een overstap naar Voluit Suite is een goed moment om schoon schip te maken. Alles wat je meeneemt moet je straks overzetten, testen en onderhouden. Hoe minder ballast je meeneemt, hoe sneller je live bent. In dit artikel lees je wat je nu al kunt voorbereiden.

1. Ruim eerst op: funnels, aanbiedingen en cursussen

Kijk kritisch naar wat er in je huidige systeem staat. Die funnel voor een webinar uit 2022. Een cursus die je al een jaar niet meer verkoopt. Een aanbieding waar geen verkeer meer op komt.

Waarom dit belangrijk is: elke funnel, cursus of aanbieding die je meeneemt kost tijd bij de migratie. En je start meteen met een rommelig account, waardoor je nieuwe systeem binnen een paar maanden net zo onoverzichtelijk voelt als je oude.

Zo pak je het aan:

1. Maak een lijst van al je funnels, landingspagina's, aanbiedingen en cursussen.
2. Beantwoord per item drie vragen: gebruik ik dit nog actief? Loopt hier nog verkeer of omzet doorheen? Ga ik dit binnen 6 maanden opnieuw inzetten?
3. Verdeel alles in drie categorieën:
   • Meeverhuizen: actief in gebruik of binnenkort weer nodig.
   • Archiveren: niet meer actief, maar de teksten of opzet wil je bewaren. Kopieer de teksten naar een document en sla video's lokaal of in je cloudopslag op. De funnel zelf hoeft dan niet mee.
   • Weggooien: doet niets meer voor je bedrijf.

Twijfel je bij een item? Check de statistieken in je huidige systeem. Nul bezoekers in de afgelopen 6 maanden is meestal een duidelijk antwoord.

2. Denk na over je tags voordat je ze aanmaakt

Tags groeien wild als je er geen afspraken over maakt. In veel systemen zie je na een paar jaar tags als "webinar", "webinar2023", "test", "geïnteresseerd" en niemand weet meer wat ze betekenen of wie ze toevoegt.

In Voluit Suite zijn tags plat. Er zijn geen mappen of niveaus. De structuur moet dus in de naam zelf zitten.

Een naamconventie met een vast voorvoegsel werkt goed:

• bron-webinar-mei  en bron-leadmagnet-checklist  voor waar iemand vandaan komt
• cursus-naam-actief  en cursus-naam-afgerond  voor cursusstatus
• status-klant  en status-oudklant  voor de relatie
• interesse-emailmarketing  voor interesses
• wf_naamvandeworkflow  voor tags die een workflow starten

Vooral die laatste is de moeite waard. In Voluit Suite kun je een workflow laten starten zodra een tag wordt toegevoegd. Geef je die tags een vast voorvoegsel zoals wf_ , dan zie je meteen dat er iets gebeurt als je die tag aan een contact hangt. Dat voorkomt dat je per ongeluk een e-mailreeks in gang zet.

Zo blijven tags gegroepeerd in overzichten en zie je in één oogopslag waar een tag voor dient.

Documenteer je tags

Een conventie werkt alleen als je hem vastlegt. Maak een tagtabel op de plek waar je toch al je bedrijfsdocumentatie bewaart. Dat kan Notion zijn, Google Docs, Obsidian, of de map met je SOP's.

De tabel heeft vier kolommen:

Spreek met jezelf (en je VA) af: een nieuwe tag komt eerst in de tabel, daarna pas in het systeem. Die ene regel voorkomt dat je over twee jaar weer met wildgroei zit.

Neem bij de migratie alleen tags mee die in je nieuwe conventie passen. Dit is het moment om oude tags te vertalen naar je nieuwe structuur.

3. Zet vaste gegevens in aangepaste waarden

Je KvK-nummer, telefoonnummer en de link naar je algemene voorwaarden komen straks op veel plekken terug: in e-mailfooters, op funnelpagina's, in workflows. Verandert zo'n gegeven ooit, dan moet je elke plek langs. Als je er eentje mist, staat er ergens jarenlang een verkeerd nummer.

Daar zijn aangepaste waarden voor. Dat zijn variabelen die je op één plek beheert via Instellingen > Aangepaste waarden. Overal waar je de variabele gebruikt, wordt de waarde automatisch bijgewerkt zodra je hem aanpast.

Maak nu alvast een lijst met deze gegevens, dan zet je ze in je eerste week in Voluit Suite en bouw je alles er direct mee:

• KvK-nummer
• Btw-id
• Telefoonnummer
• E-mailadressen (bijvoorbeeld info@ en team@)
• Link naar je algemene voorwaarden
• Link naar je privacyverklaring
• Link naar je boekingspagina
• Links naar je social media kanalen
• Links naar je aanbod

Vuistregel: staat een gegeven op meer dan twee plekken en kan het ooit veranderen? Dan hoort het in een aangepaste waarde.

4. Meer tips voor een soepele overgang

Schoon je contactenlijst op. Verwijder bounces, uitgeschreven contacten en adressen die al jaren niets openen. Je start in Voluit Suite met een nieuw verzenddomein en dat moet reputatie opbouwen bij Gmail en Outlook. Een schone lijst met betrokken contacten helpt daarbij. Een lijst vol dode adressen werkt tegen je.

Breng je automatiseringen in kaart. Teken je 3 tot 5 belangrijkste flows uit voordat je ze nabouwt: welke trigger start de flow, welke stappen volgen, welke e-mails horen erbij. Op papier of in een tool als Miro. Je bouwt sneller als je weet wat je bouwt, en je ontdekt vaak dat een flow eenvoudiger kan.

Exporteer je teksten. E-mails, pagina-teksten en cursusinhoud die je wil hergebruiken zet je alvast in een document. Dan kun je tijdens het bouwen kopiëren en plakken.

Verzamel je inloggegevens. Je hebt straks toegang nodig tot je domeinbeheer (voor DNS-instellingen), je betaalprovider en je huidige e-mailtool. Zoek die gegevens nu op, dan hoef je tijdens de migratie niet te zoeken of wachtwoorden te resetten.

Houd je oude systeem nog even aan. Zo kun je terugkijken als je iets bent vergeten mee te nemen. En let op je open rates: je nieuwe verzenddomein moet reputatie opbouwen, dus in het begin kunnen je open rates lager liggen dan je gewend bent. Houd je oude e-mailsysteem aan totdat je open rates in Voluit Suite op hetzelfde niveau zitten. Zeg je abonnement pas op als alles draait en getest is.

Plan de overstap in een rustige periode. Niet middenin een lancering of grote campagne. Reserveer ruimte in je agenda voor het bouwen en testen.

Noteer welke oude URL's nog in omloop zijn. Links in lopende advertenties, oude e-mails en social media posts blijven verwijzen naar je oude pagina's. Maak een lijstje, dan kun je redirects instellen of de links aanpassen zodra je nieuwe pagina's live staan.