Hoe importeer ik contacten?

Het importeren van contacten stelt je in staat om nieuwe records aan te maken of je bestaande contactgegevens bij te werken in Voluit Suite.

Elke rij vertegenwoordigt een contactrecord, en elke informatiekolom staat voor een contacteigenschap (Voornaam, Achternaam, E-mailadres, etc.).

Gaat er iets mis? Kijk in de related links onderaan bij: Troubleshooting importeren van contacten

Vereisten voor je begint:

• Alleen gebruikers met een Admin rol hebben de mogelijkheid om contacten te importeren en exporteren.
• Het importbestand moet een .csv bestand zijn.
• Het CSV-bestand mag slechts één werkblad/tabblad binnen het spreadsheet hebben.
• Het CSV-bestand moet kleiner zijn dan 50MB
  • Opmerking: een typisch .csv bestand met 4 kolommen en 10.000 records is ongeveer 500kb groot.
• De eerste rij mag NIET leeg zijn! Neem een kopregel op waarin ten minste één kolomkop overeenkomt met een veld in het systeem.

Stap 1: Je CSV en aangepaste velden voorbereiden voor het importeren

• Let op: Als je een telefoonnummer met een "+" teken toevoegt, plaats dan een apostrof aan het begin van het nummer, bijvoorbeeld: '+31612345678 (Juiste opmaak).
• Bestandsupload- en handtekeningvelden worden NIET ondersteund bij het importeren.
• Als je belangrijke contacten importeert met een DND-kolom in je CSV, houd er dan rekening mee dat het contact voor ALLE kanalen op DND wordt gezet. Als je DND voor specifieke kanalen wilt instellen, stel dan eerst een workflow op en gebruik tags.

Stap 2: Controleer op dubbele contacten

Het is altijd een goede gewoonte om je lijst op te schonen en te controleren op dubbele contacten voordat je deze in software importeert.

Stap 3: Je contacten importeren

Er zijn twee methoden om contacten te importeren, afhankelijk van je CSV-gegevens:

1e Methode: Als je CSV een telefoonnummer en/of e-mailadres bevat, volg dan de 1e methode hieronder.

2e Methode: Als je CSV GEEN e-mailadres en/of telefoonnummer bevat, volg dan de 2e methode hieronder (Contact-ID ophalen).

1e Methode: Als je CSV een telefoonnummer en/of e-mailadres bevat

1) Klik op Contacten (in het linkermenu) > Klik op het "Contacten importeren" icoon bovenaan de contactensectie.

2) Klik op "Bestand uploaden". Selecteer het bestand dat je wilt importeren vanaf je computer. Of sleep het bestand naar het vak in de pop-up. Klik daarna op de knop "Volgende" onderaan.

3) Koppel de velden die je importeert aan de standaardvelden in het Voluit Suite systeem. Dit doe je door te klikken op het dropdown-menu in de kolom "Contactvelden".

4) Als je niet-gekoppelde velden hebt die geen standaardveld hebben in het Voluit Suite systeem, moet je een nieuw aangepast veld aanmaken om deze gegevens te importeren. Ga hiervoor naar Instellingen > Aangepaste velden, kom dan terug en start het importproces opnieuw. Klik vervolgens op de knop "Volgende" onderaan.

5) [Optioneel] Als je de gegevens in de niet-gekoppelde velden niet wilt importeren, vink dan het vakje onderaan aan met de tekst "Importeer geen gegevens in niet-gekoppelde kolommen". Klik daarna op de knop "Volgende" onderaan.

Geavanceerde filters uitgelegd:

6) Klik op "Gevorderd" (Geavanceerd)

7) Geef de bulkimport een naam. Dit is de naam die zal verschijnen in de bulkactielogboeken in je Voluit Suite account.

8) [Optioneel] Selecteer de optie "Maak een lijst van contacten van de import". Dit maakt een nieuwe slimme lijst aan van deze geïmporteerde contacten.

9) In het veld "Wat wil je doen met de contacten in het .csv-bestand?", selecteer je of je wilt:

• Nieuwe toevoegen en bestaande contactgegevens bijwerken:
  • Dit betekent dat het nieuwe contacten aanmaakt, en als je al leads in het systeem hebt, worden deze bijgewerkt met de informatie uit je CSV-bestand. Het systeem controleert op bestaande contacten in je Voluit Suite account op basis van de unieke identifier (E-mail, telefoon of contact-id) die je hebt geselecteerd.
• Nieuwe contactgegevens toevoegen:
  • Dit maakt nieuwe contactgegevens aan en werkt geen bestaande contacten bij in je Voluit Suite account.
• Bestaande contactgegevens bijwerken:
  • Deze optie werkt alleen bestaande contactgegevens bij en maakt geen nieuwe contacten aan in je Voluit Suite account.

10) In het veld "Zoek bestaande contacten op basis van (Primair)", selecteer je de primaire identificatie waarmee je wilt dat contacten worden gegroepeerd.

Bijvoorbeeld: Als je "E-mail" selecteert, controleert het systeem op meerdere rijen in je CSV-bestanden met hetzelfde e-mailadres in het CSV-bestandsveld dat je hebt gekoppeld aan het "E-mail"-veld binnen het Voluit Suite systeem.

Vervolgens worden alle gegevens voor de meerdere contacten (met hetzelfde e-mailadres) samengevoegd tot één contactrecord.

11) Zorg ervoor dat je het vakje "Update geen lege waarden voor bestaande records" aanvinkt wanneer je contacten importeert waarvan je mogelijk al gegevens in hun contactrecord hebt, en je niet wilt dat het systeem deze gegevens overschrijft met een leeg veld uit het CSV-bestand dat je importeert.

12) [Optioneel] Selecteer een tag om toe te passen op deze import. Of maak een nieuwe tag aan om toe te passen op deze import. Dit voegt een tag toe aan zowel nieuwe contacten als bestaande contacten die al in je contactenlijst staan binnen je Voluit Suite account.

13) [Optioneel] Zet de optie "Voeg nieuwe contacten toe aan Workflow/Campagne" AAN als je de contacten aan een workflow wilt toevoegen.

14) Bevestig dat de contacten die je importeert toestemming hebben gegeven om e-mails van je te ontvangen.

15) Klik op de knop "Verzenden" om de import te starten.

2e Methode: Als je CSV-bestand geen e-mail en/of telefoonnummer bevat

Het enige verschil tussen de 1e methode hierboven en de 2e methode is stap #10, wat de optie is die je selecteert in het veld "Sla bestaande contacten over op basis van (Primair)". In deze 2e methode selecteer je "Geen".

Let op: De contact-ID unieke identifier verschijnt alleen in het veld "Sla bestaande contacten over op basis van (Primair)" als je een kolomkop in je CSV-bestand hebt met Contact-ID als koptitel.

Bij het selecteren van de unieke identifier (E-mail, Telefoon of Contact-ID) gebruikt het systeem alleen de geselecteerde identifier. Het zal het telefoonnummer niet gebruiken tijdens de import.

Bulk importeren van meerdere e-mails of telefoonnummers per contact

De functie 'Extra e-mails' en 'Extra telefoonnummers' kun je gebruiken met de Bulk Import mogelijkheid voor contacten met meerdere e-mails of telefoonnummers.

Voorwaarden voor importeren:

• Om de uniekheid van contacten te waarborgen, worden zowel de primaire als extra e-mail/telefoon (indien geselecteerd als eerste voorkeur) gebruikt. In gevallen waar meerdere dubbele matches worden gevonden voor een extra e-mail/telefoon, wordt die specifieke e-mail/telefoon weggelaten.
• Ongeldige e-mails/telefoons in de extra velden worden verwijderd, waardoor alleen geldige overblijven voor een contact.
• Als de e-mail/telefoonkolom in de CSV leeg is, maar de kolom voor extra e-mail/telefoon waarden bevat, dient de eerste extra e-mail als de primaire e-mail.
• Bij het bijwerken van een bestaand contact worden de gespecificeerde e-mails in de CSV gecombineerd met de e-mails die al aan het contact zijn gekoppeld.
• De kolom "Extra e-mail/telefoon" kan maximaal 10 e-mail-ID's/telefoonnummers bevatten. Als er meer worden opgenomen, worden alleen de eerste 10 in aanmerking genomen.

Stappen voor importeren

• In de sectie Contact Importeren vind je nieuwe systeemvelden genaamd "Extra e-mails" en "Extra telefoonnummers"

  

• Deze functie stelt je in staat om al je extra e-mailadressen te koppelen.
• Tijdens het importeren moet je alle extra e-mailadressen in één kolom zetten. Deze moeten gescheiden worden door komma's (,), schuine strepen (/) of puntkomma's (;), en vervolgens worden gekoppeld aan het veld "Extra e-mails" in het systeem.

Voorbeeld CSV

FAQ

• Mijn CSV-lijst is gemengd; sommige contacten hebben een e-mail of telefoonnummer, en sommige hebben zowel een e-mail als een telefoonnummer. Hoe ga ik hiermee om?

Gebruik de optie 'secundaire voorkeur' voor een gemengd CSV-bestand. Het systeem zoekt eerst naar de eerste voorkeur en daarna naar de tweede als de eerste niet gevonden wordt. In het bovenstaande voorbeeld is de eerste voorkeur 'E-mail' en de tweede 'Telefoon'.

Nu kunnen we bestaande contacten vinden op basis van het secundaire veld. Als het contactrecord alleen een telefoonnummer heeft, kunnen we deze ook uploaden!

• Sommige van mijn contacten hebben meerdere e-mails of telefoonnummers. Hoe ga ik daarmee om?

Je kunt gebruik maken van de velden “Extra e-mails” of “Extra telefoonnummers” zoals beschreven hierboven bij Bulk importeren van meerdere e-mails of telefoonnummers per contact.

Voorbeeld:

Origineel met meerdere telefoonnummers in één kolom:

Opgeschoonde versie voor upload:

Belangrijke opmerking voor mensen die Keap gebruiken: Het telefoonnummerveld uit de CSV-export in Keap is niet compatibel met Voluit Suite. De haakjes '()' en streepjes '-' maken het incompatibel. Je moet de hele kolom in het CSV-bestand markeren en ervoor zorgen dat het genummerd is, alle haakjes en streepjes verwijderen, en dan kun je importeren zonder de gegevens in de CRM te beschadigen.

Bijvoorbeeld: Een account dat zijn bedrijfslocatie heeft ingesteld op Nederland, zou '+44' moeten toevoegen om het VK te bellen. Als het account is ingesteld op een ander land dan Nederland (zoals het VK, Australië, enz.), moet je '+31' toevoegen aan de netnummers binnen het CSV-bestand om Nederlandse nummers te bellen/sms'en.

• Ik probeer een CSV te importeren met een DND-kolom, maar alle contacten worden ingesteld op DND voor ALLE kanalen.

Bij het importeren van contacten met een DND-kolom in je CSV, worden de contacten DND voor ALLE kanalen. Als je DND wilt instellen voor specifieke kanalen, maak dan eerst een automatisering en gebruik tags voor elk kanaal.

Bijvoorbeeld: Ik wil dat Jan alleen DND is voor SMS. Maak een automatisering die een contact DND maakt wanneer een tag 'DND SMS' wordt toegevoegd. In de CSV zou ik dan de tag 'DND SMS' naast Jans naam zetten. Bij het importeren zou dit de automatisering activeren om Jan alleen voor SMS DND te maken.

• Ik probeer een CSV te importeren met notities, maar ik kan niet meer dan één notitie per contactrecord genereren.

Bij het importeren van contactnotities kun je slechts één notitie per contactrecord hebben met een limiet van 5000 tekens. Gebruik het “grote tekst” aangepaste veld als je meer dan één notitie hebt of meer tekens dan de toegestane hoeveelheid.

• Ik probeer een CSV met notities te exporteren.

Op dit moment hebben we geen import limiet voor een notitie veld in het CSV-bestand. Met ons huidige exportgedrag ondersteunen we maximaal 255 tekens voor de laatste notitie.