Contacten importeren met een CSV-bestand

Deze handleiding laat zien hoe je contacten importeert in Voluit Suite met een CSV-bestand. Je leert hoe je het bestand uploadt, kolommen koppelt (mappen) aan velden, je import controleert en bevestigt, en hoe je er eventueel voor kiest om Opportunities tegelijk met je contacten te importeren.

BELANGRIJK: In Voluit Suite wordt importeren alleen ondersteund via het CSV (.csv) bestandsformaat. Andere bestandstypen, zoals Excel of Google Sheets, worden niet geaccepteerd. Lees dit artikel voor meer informatie over het CSV-bestandsformaat voor het importeren van contacten en opportunities.

Vereisten voor het importeren van contacten

Voordat je begint, controleer je het volgende:

Gebruikersrechten: alleen gebruikers met Admin-toegang kunnen contacten importeren.
Bestandsformaat: het bestand is in CSV (.csv).
Maximale bestandsgrootte: het CSV-bestand is kleiner dan 30 MB. Is het groter, splits het dan op in meerdere bestanden.
Eén tabblad: je CSV-bestand bevat maar één tabblad.
CSV-vereiste: de eerste rij moet leeg zijn. Voeg daarna een header-rij toe waarin minimaal één kolomheader overeenkomt met een veld in het systeem.

NIET

Veelgemaakte fouten om te voorkomen

❌ Headers komen niet overeen: zorg dat de CSV-headers aansluiten op de velden in het systeem.

❌ Verplichte velden zijn leeg: elke rij moet minimaal één verplicht veld bevatten: naam, e-mail of telefoon.

❌ Speciale tekens in telefoonnummers: verwijder spaties, streepjes en letters.

❌ Dubbele records in de CSV: maak je lijst schoon voordat je importeert.

Contacten importeren met CSV-bestandsformaat

Contacten importeren in Voluit Suite is een snelle manier om leads, klanten of een bestaande lijst in het systeem te zetten. Of je nu overstapt van een andere CRM, nieuwe klanten onboardt of je eerste campagne opzet, met de importtool kun je je contacten gestructureerd uploaden via een CSV-bestand. Je kunt er ook voor kiezen om opportunities tegelijk te importeren.

Stap 1: Naar het tabblad Contacten

Ga in het menu naar Contacten en kies daarna Import Contacts (NL: Contacten importeren).

Stap 2: Selecteer wat je wilt importeren

Kies of je alleen Contacts (NL: Contacten) importeert, of zowel contacten als opportunities.

Stap 3: Upload je CSV-bestand

Nadat je hebt gekozen om contacten te importeren, klik je op Next (NL: Volgende). Upload daarna je CSV-bestand en selecteer het juiste importtype, afhankelijk van of je:

nieuwe contacten toevoegt
bestaande contacten bijwerkt

Let op: bij het bijwerken van contacten controleert Voluit Suite bestaande records in deze volgorde:
Contact ID → E-mail → Telefoon.
Deze volgorde helpt om updates correct door te voeren en dubbele records te voorkomen.
Je kunt je deduplicatie-instellingen aanpassen of meer lezen over Allow Duplicate Contacts (NL: Dubbele contacten toestaan, instellingen voor contact-deduplicatie).

Stap 4: Kolommen koppelen aan velden

Zorg dat elke kolom in je bestand goed is gekoppeld aan het juiste veld in het systeem. Belangrijk om te weten:

Als je Don't update Empty Values (NL: Lege waarden niet bijwerken) aanvinkt, dan worden velden niet overschreven wanneer de geïmporteerde waarde leeg is en er al een waarde bestaat.
Als je een veld niet wilt importeren, kun je het niet koppelen. Je kunt dan onderaan doorgaan door de optie voor niet-gekoppelde kolommen te bevestigen. De melding is:
- "Please ensure all mandatory fields are mapped. To proceed, either map all fields or choose Don't import data for unmapped columns." (NL: Zorg dat alle verplichte velden zijn gekoppeld. Om door te gaan koppel je alle velden, of kies je ervoor om geen data te importeren voor niet-gekoppelde kolommen.)
Als Contacten en Opportunities op dezelfde regel in de CSV staan, worden ze automatisch aan elkaar gekoppeld.

Let op: als je CSV data bevat voor velden die nog niet bestaan in Voluit Suite, maak je die velden eerst aan als Custom Fields (NL: Aangepaste velden) voordat je de import afrondt. Je kunt CSV-kolommen koppelen aan standaardvelden en aangepaste velden, maar alleen als die velden al in je account bestaan.

Stap 5: Controleren, bevestigen en afronden

Rond de import af door je instellingen te controleren, je veldkoppelingen na te lopen en consent te bevestigen voordat je de import start. Deze stap helpt om zeker te weten dat contacten goed worden aangemaakt, juist worden getagd en correct in workflows terechtkomen.

Voorkeuren: optionele acties vóór de import

een SmartList (NL: Slimme lijst) aanmaken voor nieuwe contacten
geïmporteerde contacten toevoegen aan een workflow
geïmporteerde contacten taggen voor segmentatie

Controleer daarna je veldkoppelingen. Zorg dat alle verplichte velden goed zijn gekoppeld. Controleer of custom fields (NL: aangepaste velden) kloppen. Kolommen die je niet koppelt, worden standaard genegeerd.

Optioneel: contacten en opportunities importeren

Als je CSV zowel contactgegevens als dealgegevens (opportunity) bevat, kun je beide in één keer importeren. Dit is handig als je nieuwe leads direct in je sales pipeline wilt zetten en tijdens de import al een fase of dealwaarde wilt koppelen.

De stappen zijn hetzelfde als bij het importeren van alleen contacten. Het verschil is dat je tijdens de importinstellingen zowel Contacts (NL: Contacten) als Opportunities aanvinkt.

Na het klikken op Import in het scherm Contacten kies je bij objecten om te importeren beide opties, en ga je verder met dezelfde stappen.

Tip: je CSV moet opportunity-kolommen bevatten (bijvoorbeeld Pipeline, Stage, Status, Opportunity Name) om die data goed te kunnen aanmaken. Velden die je niet nodig hebt, kun je niet koppelen.

Importstatus bekijken

Je kunt de voortgang en status van de import volgen via de pagina’s Bulk Actions (NL: Bulkacties) voor Contacten en Opportunities.
Zowel contact-imports als opportunity-imports verschijnen op dezelfde plek onder Bulk Actions (NL: Bulkacties).
Klik op Show Stats (NL: Statistieken tonen) om statistieken te bekijken. Je kunt ook het errorlog downloaden en in het tabblad Error (NL: Fout) details bekijken over wat er misging en hoe je dat oplost.

Veelgestelde vragen

V: Kan ik importeren zonder e-mail of telefoon?

Antwoord: Ja, maar je hebt minimaal één van deze velden nodig om een contact aan te maken: naam, e-mail of telefoon.

V: Kan ik sommige CSV-kolommen overslaan?

Antwoord: Ja. Laat die kolommen tijdens het koppelen van velden gewoon niet gekoppeld.

V: Kan ik bestaande contacten bijwerken?

Antwoord: Ja. Kies Update (NL: Bijwerken) of Create and Update (NL: Aanmaken en bijwerken) en match op basis van Contact ID of e-mail.

V: Waar vind ik eerdere imports terug?

Antwoord: Ga naar Bulk Actions (NL: Bulkacties) om je importgeschiedenis te bekijken.