Veel voorkomende acties rondom contacten

Hoe verwijder ik iemand uit mijn contacten?

Hoe voeg ik een contact handmatig toe?

Hoe tag ik meerdere contacten tegelijk?

Hoe kan ik contacten samenvoegen?

Hoe kan ik meerdere emails toevoegen aan één contact?

Ik zie allemaal dubbele exact dezelfde contacten, hoe kan ik dit voorkomen?

Hoe verwijder ik iemand uit mijn contacten?

1. Ga naar Contacten.
2. Zoek de persoon die je wilt verwijderen.
3. Vink hem aan in de lijst.
4. Klik op de prullenbak.

Hoe voeg ik een contact handmatig toe?

Als je contact niet op een automatische manier binnenkomt kun je die zeker ook handmatig toevoegen. Dat doe je als volgt:

Ga naar menu Contacten:

Klik op het plus teken + om een contact toe te voegen:

Vul de gegevens in die je weet en klik op save:

Hoe tag ik meerdere contacten tegelijk?

korte video (1:24 min) waarin je mij contacten ziet taggen

Hoe kan ik contacten samenvoegen?

Stel je hebt een klant die staat meerdere keren in je contacten:

Dan ga je die samenvoegen. Zodat alle conversaties ook in 1 gesprek belanden.

Eerst doe je een zoek opdracht zodat alleen die klant in je beeld staat.

Selecteer de contacten die je wilt samenvoegen en klik op het samenvoeg icoon.

Je ziet nu een scherm met alle gegevens van de (in dit geval 3) contacten die je hebt geselecteerd:

De kolom waar een blauwe lijn omheen staat is nu geselecteerd als basis contact. Je kunt nu gegevens uit de andere twee kolommen erbij aanklikken.

Alles wat blauw aangevinkt is gaat sowieso mee naar het nieuwe samengevoegde contact. Dus je ziet dat alle tags van alle vier de contacten sowieso meegaan.

Je ziet dat er maar 1 kolom is met een instagram profile photo en account id. Die wil je dus sowieso selecteren zodat die gegevens samengevoegd worden.

Er kan maar 1 email adres geselecteerd worden. Dus als je die andere ook wilt bewaren, schrijf die dan even handmatig op een papiertje.

Het eind resultaat ziet er dan zo uit:

Je ziet dat ik uit elke kolom relevante velden heb aangevinkt (die vaak in de andere kolommen leeg waren). De 2 extra email adressen heb ik even opgeschreven.

Type vervolgens CONFIRM onderin in het lege veld en klik op de groene knop.

Je hebt nu 1 contact met alle belangrijke data van de 4 vorige contacten.

Alle toegang gegevens tot academy/ community/ etc blijven ongewijzigd.

In Gesprekken kun je nu over meerdere kanalen met je samengevoegde contact communiceren.

Ook zie je daar alle email adressen als je die ook hebt toegevoegd, zie verderop op deze pagina voor hoe dat moet:

Hoe kan ik meerdere emails toevoegen aan één contact?

Ga naar contacten. Klik op het contact waar je meer emails aan wilt toevoegen.

Klik op het potlood icoon naast het email adres.

Je ziet nu een scherm met het email adres. Klik nu op toevoegen email om meer email adressen toe te voegen.

Je kunt maximaal 11 email adressen toevoegen. Klik daarna op opslaan.

In je contact record kun je zien aan de +2 dat er meer email adressen zijn.

Ik zie allemaal dubbele exact dezelfde contacten, hoe kan ik dit voorkomen?

Dit gebeurt meestal wanneer het aanmaken van duplicaten is toegestaan binnen jouw Voluit Suite account en meerdere instappunten (formulieren, chats, integraties, imports, zaps, enz.) vrijwel tegelijk worden geactiveerd voor dezelfde lead.

Wat veroorzaakt dit

In Voluit Suite is er een globale instelling die bepaalt of het systeem een nieuw contact aanmaakt of een bestaand contact bijwerkt wanneer hetzelfde e-mailadres of telefoonnummer opnieuw binnenkomt.

Als ‘Duplicaatcontacten toestaan’ is ingeschakeld, maakt het systeem zonder probleem meerdere contacten aan met hetzelfde e-mailadres of telefoonnummer, in plaats van te ontdubbelen.

• Ga naar Instellingen → Bedrijfsprofiel → Scroll naar beneden

Zoek daar de optie ‘Dubbele contacten toestaan’:

• AAN: Voluit Suite kan meerdere losse contacten aanmaken, ook als e-mail of telefoonnummer gelijk is.
• UIT: Voluit Suite zoekt eerst naar een bestaand contact (op basis van e-mail en/of telefoon) en werkt dat bij in plaats van een nieuw contact aan te maken.

Controleer daarnaast ook:

• Formulierinstellingen en workflow-triggers die contacten aanmaken of bijwerken.
• Alle integraties (Zapier/Make/API, Facebook/Instagram, WhatsApp, enz.) om te zien of ze blind op “contact aanmaken” staan.

Hoe je nieuwe duplicaten voorkomt

Om te voorkomen dat er minuten na elkaar meerdere contacten voor dezelfde persoon worden aangemaakt:

• Zet Duplicaatcontacten toestaan UIT bij de deduplicatie-instellingen.
• Stel de deduplicatielogica in op e-mail, telefoon of beide, afhankelijk van hoe leads meestal binnenkomen.
  • Vermijd meerdere workflows die allemaal op dezelfde trigger reageren en elk een contact aanmaken.

Bestaande duplicaten opschonen

Zodra de instelling is gecorrigeerd, kun je bestaande duplicaten opruimen:

Handmatig of via bulkacties:

• Contacten samenvoegen, waarbij één record het hoofdcontact wordt en de rest daarin wordt samengevoegd.
• Of duidelijke lege duplicaten verwijderen, nadat je hebt gecontroleerd dat ze geen unieke activiteiten of tags bevatten.