Begrijp de termen in Voluit Suite

Kom je van een andere tool? Dan gebruik je waarschijnlijk woorden die in Voluit Suite iets anders betekenen, of die hier anders heten. Dit artikel legt per begrip uit wat het in Voluit Suite is en waar je het vindt. Zo weet je sneller waar je moet zoeken.

Elk onderdeel heet hier zoals het in het Nederlandse menu staat. Tussen haakjes staat de Engelse naam, want die zie je als je Voluit Suite in het Engels gebruikt. Andere namen die je misschien kent uit andere tools, noemen we één keer als uitleg.

Eerst de begrippen die het vaakst door elkaar lopen.

Workflow en trechter: dit is het verschil

Workflow = een automatisering. Een serie stappen die vanzelf worden uitgevoerd, zoals een reeks e-mails na een inschrijving, een tag toekennen of een taak aanmaken. In Mailblue en ActiveCampaign heet dit een automatisering, en veel mensen noemen een e-mailserie daar een funnel. In Voluit Suite heet een e-mailserie dus een workflow. Je vindt workflows onder Automatisering (Automation).

Trechter (Funnel) = een reeks webpagina's die samen naar één doel leiden. Bijvoorbeeld: een aanmeldpagina, dan een bedankpagina, dan een checkout. Een trechter bevat geen e-mails. Wil je dat er na aanmelding e-mails worden verstuurd, dan koppel je een workflow aan je trechter. Je vindt trechters onder Sites → Trechters (Funnels).

Kort: pagina's = trechter, e-mails en automatische stappen = workflow.

Contacten en lijsten: één database

Voluit Suite werkt met één contactendatabase. Er zijn geen losse lijsten zoals in Mailblue of Mailchimp. Je organiseert contacten met tags en je maakt selecties met slimme lijsten (opgeslagen filters). Stond iemand in Mailblue op drie lijsten, dan is dat in Voluit Suite één contact met drie tags.

In het Nederlandse menu heet het onderdeel voor je verkoopkansen Leads (Opportunities). Daar volg je mogelijke deals met contacten in een pijplijn. In andere tools heten die deals.

Gaat het over een persoon die interesse heeft in je aanbod, dan schrijven we 'de mogelijke klant' of 'contact'. Zo blijft duidelijk dat Leads het onderdeel in het menu is.

AI in Voluit Suite: welk onderdeel is wat?

Onder het menu AI-agenten (AI Agents) en AI Studio vind je meerdere AI-onderdelen. Ze doen elk iets anders.

Conversatie AI (Conversation AI): een AI-agent die schriftelijke berichten beantwoordt in Gesprekken, zoals chat, WhatsApp, Instagram DM en sms.

Spraak-AI (Voice AI): een AI-agent die telefoongesprekken aanneemt.

Agent Studio: de omgeving waar je AI-agenten instrueert en laat werken.

AI Studio: een ander onderdeel. Hier bouw je met AI een app of pagina, vergelijkbaar met Lovable. AI Studio staat los in het hoofdmenu en is nog in beta.

AI-agent: verzamelnaam voor een agent onder AI-agenten. Ook 'bot' betekent hetzelfde.

AI-medewerker (AI Employee): het abonnement waarmee je de AI-functies gebruikt. Met het pakket AI Employee Unlimited gebruik je ze onbeperkt. AI Employee Growth heeft vaste limieten per maand. Standaard betaalt elk account AI-functies op basis van gebruik (pay per use).

Statistieken: elk onderdeel heeft eigen cijfers

Voluit Suite heeft geen centrale plek voor alle cijfers. Elk onderdeel toont zijn eigen statistieken, en de naam van de tab verschilt per onderdeel.

E-mailcampagnes: Marketing → E-mails → Statistieken (Statistics).

Social media-posts: Marketing → Social Planner → Statistieken (Statistics).

Bezoekers van trechters en websites: Sites → Analytics.

Berichten: Gesprekken (Conversations) → Analytics.

Reviews: Reputatie (Reputation) → Overzicht → Mijn statistieken (My Stats).

Overzicht van je hele account: Dashboard en Rapportage (Reporting).

Slimme lijsten op meerdere plekken

Slimme lijsten (Smart Lists) zijn opgeslagen filters die zichzelf bijwerken. Je vindt ze onder Contacten, bij Leads, in workflows en op andere plekken. Een slimme lijst bij Contacten filtert contacten. Een slimme lijst bij Leads filtert leads.

Aangepaste velden, aangepaste waarden en samenvoegvelden

Aangepaste velden (Custom Fields): informatie die per contact verschilt, zoals bedrijfsgrootte.

Aangepaste waarden (Custom Values): tekst die voor je hele account gelijk is, zoals je telefoonnummer of bedrijfsnaam. Pas je de waarde aan, dan verandert die overal mee.

Samenvoegvelden: de code tussen dubbele accolades, zoals {{contact.first_name}}. In een e-mail of bericht wordt die vervangen door het echte veld of de echte waarde. In andere tools: merge field of variabele.

Gebruiker, contact en lid

Gebruiker of teamlid: iemand die inlogt in jouw Voluit Suite-account, zoals jij of je VA. Je beheert gebruikers onder Instellingen → Gebruikers (Users).

Contact: een persoon in je database (CRM).

Lid, cursist of deelnemer: een contact met toegang tot je klantenportaal, cursus of community.

Kalender en agenda

Kalenders (Calendars): de afspraakplanner in Voluit Suite. Klanten boeken hier zelf een afspraak via een boekingspagina of boekingswidget.

Agenda: je eigen Google-, Outlook- of iCloud-agenda die je koppelt aan Voluit Suite.

Kennisbank

Kennisbank (Knowledge Base): de bronnen waaruit je AI-agent zijn antwoorden haalt, zoals je website, veelgestelde vragen of documenten. Je vindt de kennisbank onder AI-agenten. Dit is iets anders dan de supportsite van Voluit Suite.

Campagne

Een e-mailcampagne is een losse mailing die je één keer verstuurt, zoals een nieuwsbrief. Let op: in Advertentiemanager en Social Planner betekent campagne iets anders, namelijk een advertentiecampagne of een reeks posts.

Begrippenlijst

Per onderdeel: de naam in het Nederlandse menu, de Engelse naam tussen haakjes en wat het is.

Hoofdmenu

Vraag AI (Ask AI): AI-assistent die vragen over je account beantwoordt en taken voor je uitvoert.

Launchpad: de startpagina met de eerste installatiestappen voor je account.

Dashboard: je overzichtspagina met cijfers over leads, afspraken en resultaten.

Gesprekken (Conversations): je centrale inbox. Hier komen antwoorden op je e-mails binnen, plus berichten via WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram DM en de chatwidget.

Kalenders (Calendars): je afspraakplanner. Klanten boeken hier zelf een afspraak in je agenda. Onder Kalenders vind je ook Diensten (Services): de diensten die klanten boeken via een dienstenkalender (Service Calendar).

Contacten (Contacts): je contactendatabase, met slimme lijsten, taken en bedrijven.

Leads (Opportunities): mogelijke deals die je volgt in een pijplijn. In andere tools: deals.

Betalingen (Payments): alles rond geld: producten, facturen, offertes, documenten en contracten, abonnementen en transacties. Gekoppeld aan Stripe.

AI Studio: hier bouw je met AI een app of pagina. Nog in beta.

AI-agenten (AI Agents): het menu met je AI-agenten, zoals Conversatie AI en Spraak-AI.

Marketing: e-mails, Social Planner, snippets, afteltimers, triggerlinks en meer.

Automatisering (Automation): het menu met je workflows.

Sites: trechters, websites, winkels, formulieren, enquêtes en meer.

Lidmaatschappen (Memberships): het menu met je klantenportaal, cursussen en community's.

Mediabibliotheek (Media Storage): de centrale opslag voor je afbeeldingen, video's en bestanden. Het Nederlandse menu toont nog 'Media Drive'.

Reputatie (Reputation): reviews verzamelen en beheren, zoals Google- en Facebook-reviews en videoreviews.

Rapportage (Reporting): rapporten over je resultaten.

App-marketplace (App Marketplace): apps en koppelingen toevoegen.

Mobiele app (Mobile App): de app LeadConnector. Hiermee beheer je onderweg je gesprekken, contacten, leads en afspraken. LeadConnector is ook de naam waarmee Voluit Suite bekend is in Zapier.

Instellingen (Settings): alle instellingen van je account.

Contacten

Slimme lijsten (Smart Lists): opgeslagen filters op je contacten, bijvoorbeeld 'iedereen met tag webinar-mei'. In andere tools: segment.

Bulkacties (Bulk Actions): één actie tegelijk uitvoeren op veel contacten.

Aangepaste velden (Custom Fields): extra velden op een contact die je zelf aanmaakt.

Taken (Tasks): to-do's die je aan contacten of teamleden koppelt.

Bedrijven (Companies): organisaties waar je contacten bij horen.

Gesprekken

Handmatige acties (Manual Actions): taken uit een workflow die je zelf moet uitvoeren, zoals een belletje of een handmatig bericht.

Snippets: vaste tekstblokken die je snel invoegt in een bericht.

Triggerlinks (Trigger Links): links die iets in gang zetten zodra iemand erop klikt, bijvoorbeeld een tag toekennen of een workflow starten.

Analytics: cijfers over je berichten.

Leads

Leads (Opportunities): de lijst met je mogelijke deals.

Voorspelling (Forecast): een verwachting van je omzet op basis van je leads.

Pijplijnen (Pipelines): de fasen waar een lead doorheen gaat in je verkoopproces, bijvoorbeeld aanvraag, gesprek gepland, offerte, klant.

Betalingen

Facturen en offertes (Invoices & Estimates), Documenten en contracten (Documents & Contracts), Bestellingen (Orders), Abonnementen (Subscriptions), Betaallinks (Payment Links), Transacties (Transactions), Producten (Products), Coupons en Gift Cards.

Checkout: de afrekenpagina waar klanten betalen, in een trechter, webshop of los formulier.

Offertes (Estimates): een prijsvoorstel dat je klant online bekijkt en accepteert. Je vindt offertes onder Betalingen → Facturen en offertes. In andere tools: raming of quote.

AI-agenten

Aan de slag (Getting Started): de startpagina van AI-agenten.

Agent Studio: de omgeving waar je AI-agenten instrueert en laat werken.

Spraak-AI (Voice AI): AI-agent die telefoongesprekken aanneemt.

Conversatie AI (Conversation AI): AI-agent die schriftelijke berichten beantwoordt. Het Nederlandse menu toont nog 'Conversation AI'.

Kennisbank (Knowledge Base): de bronnen waaruit je AI-agent zijn antwoorden haalt.

Agentensjablonen (Agent Templates): kant-en-klare agenten.

Content AI: AI die teksten en afbeeldingen voor je maakt.

Agent Logs: een overzicht van wat je agenten hebben gedaan.

Marketing

Social Planner: je social media-posts plannen en beheren. Met de tabs Planner, Content, Opmerkingen (Comments), Statistieken (Statistics), Social luisteren (Social Intelligence) en Instellingen (Settings).

E-mails (Emails): hier vind je E-mailmarketing (Email marketing), met de tabs Statistieken (Statistics), Campagnes (Campaigns) en Sjablonen (Templates).

E-mailcampagne: een losse mailing die je één keer verstuurt, zoals een nieuwsbrief. In andere tools: broadcast. Een automatische e-mailserie is geen campagne, dat is een workflow.

Snippets: vaste tekstblokken die je hergebruikt.

Afteltimers (Countdown Timers): een aftellende klok om urgentie te maken voor je aanbod. Te gebruiken op pagina's, in e-mails en in WhatsApp-sjablonen.

Triggerlinks (Trigger Links): links die iets in gang zetten zodra iemand erop klikt.

Affiliate Manager: je partnerprogramma beheren.

Merkboards (Brand Boards): je merkkleuren, lettertypen en logo's op één plek.

Advertentiemanager (Ad Manager): je advertenties op Facebook, Instagram en Google maken en beheren, en de leadformulieren die daarbij horen.

Acquisitie (Prospecting): rapporten maken over de online zichtbaarheid van een bedrijf, om nieuwe klanten te benaderen.

Sites

Trechters (Funnels): een reeks webpagina's richting één doel.

Websites: je volledige site met menu en meerdere pagina's, gebouwd in dezelfde bouwer als trechters.

Winkels (Stores): je webshop.

Webinars, Analytics en Blogs.

Klantenportaal (Client Portal): de inlogomgeving waar je klanten hun cursussen, community en andere zaken vinden.

Formulieren (Forms), Enquêtes (Surveys) en Quizzen (Quizzes): invulvelden voor je pagina's, voor aanmeldingen, feedback of een quiz met uitslag.

Chatwidget (Chat Widget): het chatvenster op je website.

QR-codes (QR Codes).

Lidmaatschappen

Klantenportaal (Client Portal), Cursussen (Courses) en Community's (Communities).

Certificaten (Credentials): certificaten en badges voor je deelnemers. Het Nederlandse menu toont nog 'Certificate'.

Gokollab Marketplace.

Reputatie

Overzicht (Overview) met Mijn statistieken (My Stats) en Concurrentieanalyse (Competitor Analysis).

Verzoeken (Requests): reviewverzoeken versturen.

Recensies (Reviews): je ontvangen reviews.

Videogetuigenissen (Video Testimonials): videoreviews van klanten.

Widgets: reviews tonen op je website.

GBP Optimalisatie (GBP Optimization): je Google Bedrijfsprofiel (Google Business Profile) verbeteren.

Instellingen

Bedrijfsprofiel (Business Profile), Mijn profiel (My Profile), Facturering (Billing), Gebruikers (Users) en Leads & Pipelines (Opportunities & Pipelines).

Kalenders (Calendars), Email Services, Telefoonsysteem (Phone System) en WhatsApp.

Objecten (Objects), Aangepaste velden (Custom Fields), Aangepaste waarden (Custom Values), Gegevens importeren (Import Data), Scoring beheren (Manage Scoring), Domeinen en URL-omleidingen (Domains & URL Redirects) en Externe tracking (External Tracking).

Integraties (Integrations), Privé integraties (Private Integrations), Tags, Labs, Auditlogboeken (Audit Logs) en Merkboards (Brand Boards).

Het Nederlandse menu toont bij Gegevens importeren nog 'Statistieken importeren'.

Overige begrippen

Account: jouw eigen omgeving binnen Voluit Suite, met je contacten, trechters, workflows en instellingen. Engelse term: sub-account of location.

Tag: een label dat je aan een contact hangt om te markeren wie iemand is of wat diegene heeft gedaan. Tags vervangen de lijsten uit Mailblue en Mailchimp.

Trigger: het startpunt van een workflow: de gebeurtenis waardoor een contact in de workflow komt. Bijvoorbeeld: formulier ingevuld, tag toegevoegd, afspraak geboekt.

Actie: een stap in een workflow. Bijvoorbeeld: e-mail versturen, tag toevoegen, wachttijd, cursustoegang verlenen.

Doelgebeurtenis (Goal Event): een punt in een workflow waar contacten naartoe springen zodra ze het doel behalen, bijvoorbeeld: heeft gekocht.

Sjablonen (Templates): kant-en-klare ontwerpen voor e-mails, berichten, pagina's en workflows.

Niet storen (DND): een contact ontvangt geen berichten via een of meer kanalen. Engelse term: Do Not Disturb.

Labs: onder Instellingen zet je hier nieuwe functies aan die nog in ontwikkeling zijn.

Verzenddomein (Sending Domain): het domein waarvandaan jouw e-mails technisch worden verstuurd, met SPF-, DKIM- en DMARC-records voor goede bezorging. Zie de E-mail bezorggids voor de installatie.

Afzenderadres: het e-mailadres dat ontvangers zien als afzender, zoals naam@jouwdomein.nl.

Mis je een begrip? Laat het weten via support, dan vullen we dit artikel aan.