Rapportage: Een aangepast rapport maken, plannen en als pdf exporteren

Met aangepaste rapporten (Custom Reports) maak en plan je rapporten op maat om inzichten en gegevens met je team of klanten te delen. Je kunt een nieuw rapport maken of een bestaand dashboard omzetten naar een rapport. Daarbij bepaal je zelf de opmaak, inhoud en planning.

Houd rekening met de tijdzones:

Datumbereik in de rapportbouwer: de gegevens gebruiken de tijdzone die is ingesteld in je browser.
E-mailvoorbeeld: het voorbeeld van een geplande e-mail gebruikt de tijdzone van je account.
Gegevens van Google Ads en Facebook Ads: deze gebruiken de tijdzone die is ingesteld in de betreffende advertentieaccounts, niet de tijdzone van je Voluit Suite-account.

Stap 1: Open Aangepaste rapporten

Ga naar Rapportage (Reporting) en klik op Aangepaste rapporten (Custom Reports).
Klik op Nieuw rapport (New Report) om een rapport te maken.

Stap 2: Begin met een leeg rapport of gebruik een dashboard

Maak een rapport vanaf nul of zet een bestaand dashboard om naar een rapport.

Stap 3: Gebruik de rapportbouwer

Als je vanaf nul begint, kom je in de rapportbouwer (Report Builder).
Bovenaan kun je je rapport een passende naam geven.

Stap 4: Pas de omslagpagina aan

De eerste pagina van je rapport is de omslagpagina. Via het menu Pagina-eigenschappen (Page Properties) aan de rechterkant kun je deze aanpassen of verwijderen.
In de pagina-eigenschappen kun je:
- Je bedrijfslogo uploaden.
- Kopteksten voor elke pagina instellen.
- De achtergrondkleur van de rapportpagina's aanpassen.

Stap 5: Voeg widgets, secties en thema's toe

Klik op het +-icoon links om widgets toe te voegen.
Upload of pas de widgets aan die je in het rapport wilt opnemen via de zijbalk voor widgets.
Gebruik het menu Elementen (Elements) om titels toe te voegen en je rapport in overzichtelijke secties in te delen.
Ga naar Thema's (Themes) om een bestaand thema in te stellen of je eigen thema toe te voegen.

Stap 6: Beheer pagina's

Klik op het +-icoon boven of onder een bestaande pagina om een nieuwe pagina toe te voegen.
Klik op het pagina-icoon (Page Icon) om een overzicht van alle pagina's te zien.
Sleep pagina's naar een andere plek om de volgorde te wijzigen. Je kunt pagina's ook hernoemen.

Stap 7: Download je rapport

Klik bovenaan op Downloaden (Download) om je rapport als pdf te downloaden.

Let op: de pdf-export en de voorbeeldlink in de e-mail werken verschillend. Tabelwidgets tonen maximaal de eerste 100 records en doorklikken naar onderliggende gegevens is niet beschikbaar.

Voorbeeldlink: afbeeldingen en iframes zijn zichtbaar voor ontvangers.
Pdf-download: afbeeldingen en iframes worden om veiligheidsredenen niet opgenomen.

Gebruik bij het insluiten van afbeeldingen bij voorkeur JPEG of PNG. Andere formaten worden mogelijk niet goed weergegeven, afhankelijk van de browser en de codering.

Stap 8: Sla je rapport op, verstuur of plan het

Klik na het maken van je rapport op Opslaan (Save) en kies vervolgens Versturen (Send) of Plannen (Schedule).

Stap 9: Stel de planning en verzending in

Frequentie (Frequency): kies hoe vaak het rapport wordt verstuurd, bijvoorbeeld dagelijks of wekelijks.
Tijd (Time): kies het tijdstip waarop het rapport wordt verstuurd.
Datumbereik (Date Range): kies de periode waarvan je gegevens wilt opnemen.
Datuminstellingen op widgetniveau (Widget-Level Date Settings): schakel deze optie in om aangepaste datumbereiken en vergelijkingen van widgets in het rapport per e-mail te behouden.
Vergelijken met (Compare With): schakel deze optie in om trends en vergelijkingsgegevens toe te voegen.
E-mailadres afzender (Sender Email): stel het e-mailadres in waarvandaan het rapport wordt verstuurd.
Onderwerp (Subject): voeg een onderwerpregel toe aan de e-mail.
Ontvangers (Recipients): vul de e-mailadressen van de ontvangers in.
E-mailtekst (Email Body): voeg eventueel een eigen bericht toe.

Opgeslagen waarden, vergelijkingen en e-mailmomentopnames

Aangepaste rapporten bewaren instellingen op dezelfde manier als dashboards:

Datumbereiken en opgeslagen filterwaarden op rapportniveau blijven behouden nadat je het rapport opslaat.
Wanneer de maker van het rapport op Opslaan klikt, worden de opgeslagen keuzelijstwaarden bijgewerkt voor gebruikers die toegang hebben tot het rapport.
Je kunt op rapportniveau een datumbereik voor vergelijking instellen voor algemene widgets.
Heeft een widget een eigen datumbereik voor vergelijking, dan gaat die instelling voor op de vergelijking op rapportniveau.

Bij het delen per e-mail wordt een momentopname gemaakt van de rapportwaarden op het moment dat de e-mail wordt gegenereerd.

Verstuurde e-mails behouden de waarden die actief waren toen de e-mail werd gemaakt.
Wijzigingen die je later in het rapport aanbrengt, worden niet verwerkt in e-mails die al zijn verstuurd.

Datuminstellingen op widgetniveau kunnen afwijken van het datumbereik op rapportniveau.

Stap 10: Verstuur een testmail

Voordat je de planning afrondt, kun je een testmail versturen om te controleren hoe het rapport eruitziet voor ontvangers.

Stap 11: Sla de planning op

Ziet alles er goed uit? Klik op Opslaan en plannen (Save and Schedule). Het rapport wordt daarna automatisch verstuurd volgens de ingestelde planning.

Veelgestelde vragen

V: Kan ik geplande rapporten versturen naar mensen zonder Voluit Suite-account?

Antwoord: Ja. Voeg bij de instellingen voor de planning onder Ontvangers een geldig e-mailadres toe. De ontvanger krijgt het rapport in de inbox en hoeft niet in te loggen bij Voluit Suite. Gebruik hiervoor Aangepaste rapporten en niet de deellink van het dashboard: voor dashboardlinks moet je wel inloggen.

Tabelwidgets in de e-mail en pdf tonen alleen de eerste 100 records. Doorklikken naar onderliggende gegevens is in geen van beide formaten beschikbaar. Om de volledige dataset te bekijken of door te klikken, moet de ontvanger inloggen en het rapport of dashboard rechtstreeks in Voluit Suite openen.