Taken: Introductie tot Projectmanagement

Projectmanagement brengt taken en projecten rechtstreeks in jouw CRM, zodat het werk dat jouw team doet naast de contacten en kansen staat waar het mee samenhangt. Deze introductie legt uit wat projectmanagement is, hoe het werk georganiseerd is, en wat elk onderdeel doet, zodat je een basis hebt voordat je de individuele functies in detail verkent.

INHOUDSOPGAVE

• What is Project Management?
• Where to find Project Management
• Key benefits of using Project Management

• Use cases for Project Management

  How work is organized

  • Spaces
  • Folders
  • Lists
  • Tasks and subtasks
• What a Task contains
• Views: Kanban and list
• Steps for getting started

Wat is Projectmanagement?

Projectmanagement is een werkruimte binnen jouw account voor het plannen en volgen van werk. In plaats van een apart hulpmiddel voor de taken van jouw team en een CRM voor jouw klanten, creëer je taken in hetzelfde platform waar jouw klantrecords zich bevinden.

Een taak is een enkele eenheid van werk met een status, een eigenaar, data en een prioriteit. Taken bevinden zich binnen Lijsten, Lijsten zijn georganiseerd in Ruimtes, en elke taak kan worden opgesplitst in subtaken. Taken kunnen ook worden gekoppeld aan CRM-records, zodat het werk dat met een klant is verbonden zichtbaar is in context.

Bijvoorbeeld, in plaats van een onboarding checklist in een spreadsheet te volgen en handmatig updates in het CRM te kopiëren, kun je:

1. Een onboarding Lijst maken met een taak voor elke stap.

2. Elke taak toewijzen aan het teamlid dat verantwoordelijk is en er een deadline aan geven.

3. Taken in de borden verplaatsen naarmate elke stap is voltooid.

Waar te vinden Projectmanagement

Projectmanagement is beschikbaar via het taken-tabblad in het Contacten-gedeelte van jouw account. Open “Contacten” in het linkernavigatiemenu, en selecteer vervolgens het “Taken”-tabblad in de rij van tabbladen bovenaan de pagina.

Individuele taken hebben hun eigen adres. Wanneer je een taak opent, krijgt het pagina-adres een taakidentificator, wat betekent dat je het adres uit jouw browser kunt kopiëren en een link kunt delen die direct opent op die taak.

Belangrijke voordelen van het gebruiken van Projectmanagement

1. Één systeem van record: Houd klantgegevens en het werk dat voor die klant wordt gedaan in hetzelfde platform, zonder te kopiëren tussen tools.

2. Duidelijke eigenaarschap: Elke taak heeft een toegewezen persoon, datums en een prioriteit, zodat er niets onbeheerd blijft.

3. Zichtbaarheid in één oogopslag: Wissel tussen Kanban- en Lijstweergave om ofwel de workflow-fase of een gedetailleerde uitsplitsing van dezelfde taken te zien.

4. Structuur die schaalt: Ruimtes, Mappen, Lijsten, taken en subtaken laten een korte checklist en een groot project met meerdere teams in hetzelfde systeem bestaan.

5. Velden die bij jouw proces passen: Voeg aangepaste velden toe aan een Ruimte zodat taken de informatie vastleggen die jouw team daadwerkelijk nodig heeft.

6. Gecontroleerde toegang: Een Ruimte kan privé worden gemaakt en gedeeld met specifieke leden, zodat gevoelig werk alleen zichtbaar is voor de mensen die het nodig hebben.

Gebruiksscenario's voor Projectmanagement

1. Klant onboarding: Voer een herhaalbare onboarding checklist per klant uit, met elke stap toegewezen en gedateerd.

2. Campagnelevering: Volg creatieve, copy- en lancerings-taken voor een marketingcampagne op één bord.

3. Interne operaties: Beheer werving, financiën of admin werk in een privé Ruimte, gescheiden van klantgerichte werkzaamheden.

4. Servicelevering: Splits een geleverde engagement in subtaken zodat een groot stuk werk fase voor fase kan worden gevolgd.

5. Sales follow-up: Zet verplichtingen die tijdens een deal zijn gemaakt om in gedateerde taken, zodat follow-up niet afhankelijk is van herinnering.

Hoe het werk is georganiseerd

Projectmanagement gebruikt een geneste structuur, weergegeven als een uitklapbare boom in het paneel aan de linkerkant van de pagina.

Ruimtes

Een Ruimte is de buitenste container, meestal vertegenwoordigt het een team, een afdeling of een belangrijke werklijn - bijvoorbeeld Marketing, Levering of Interne Operaties. Elke Ruimte wordt weergegeven met een gekleurde stip en kan worden uitgeklapt om te onthullen wat erin zit. Een Ruimte bevat zijn eigen set taakstatussen, zijn eigen aangepaste velden en zijn eigen ledenlijst, en kan privé worden gemaakt.

Mappen

Een Map is een optionele groe Laag binnen een Ruimte, gebruikt wanneer een Ruimte genoeg Lijsten heeft die gesorteerd moeten worden. Een Map bevat Lijsten en kan worden uitgeklapt zoals een Ruimte.

Lijsten

Een Lijst bevat de taken zelf en is typisch een project, een klant of een doorlopend werkstroom - bijvoorbeeld Q3 website-vernieuwing of Acme Corp onboarding. Een Lijst kan direct binnen een Ruimte zitten, of binnen een Map in die Ruimte. Lijsten worden niet in de boom uitgeklapt, omdat taken in het hoofdgebied van de pagina worden weergegeven in plaats van in de boom.

Taken en subtaken

Een taak is de eenheid van werk binnen een Lijst. Een subtaak is een taak genest onder een hoofdtaak, gebruikt om een groter stuk werk in stappen op te splitsen.

Wat een Taak bevat

Het openen van een taak schuift een paneel van rechts in. De bovenkant van het paneel toont een broodkruimel die je laat zien waar de taak zich bevindt, in de vorm van Ruimte / Lijst. Het paneel bevat:

1. Taaknaam: Direct bewerkbaar in het paneel.

2. Beschrijving: Een rich text editor voor de details van het werk, met opmaaktools en ongedaan maken en opnieuw doen.

3. Status: De fase waarin de taak zich bevindt. De beschikbare statussen komen van de Ruimte waar de taak toe behoort.

4. Toegewezen: De enige persoon die verantwoordelijk is voor de taak.

5. Datums: Een enkele datum of een datumbereik, weergegeven met de tijdzone waarin het wordt getoond.

6. Prioriteit: Laag, Normaal, Hoog of Urgent.

7. Alle velden: De aangepaste velden die voor de Ruimte zijn geconfigureerd, met een telling van hoeveel er zijn.

8. Gekoppelde objecten: CRM-records gekoppeld aan de taak, met een telling.

9. Subtaken: Taken genesteld onder deze, met een telling en een knop om er nog een toe te voegen.

10. Opmerkingen: Een composer onderaan het paneel voor discussie over de taak.

Weergaven: Kanban en lijst

Dezelfde taken kunnen in twee indelingen worden weergegeven. Het wijzigen van de weergave verandert de taken niet, alleen hoe ze zijn gerangschikt, zodat je vrijelijk kunt schakelen.

Voorbeelden van wat elke weergave geschikt maakt:

• Kanban-weergave - zien waar het werk zich bevindt en wat vastzit.

• Lijstweergave - meerdere taken tegelijk scannen en hun details vergelijken.

In Kanban-weergave verschijnen taken als kaarten in kolommen, waarbij elke kolom een status vertegenwoordigt. Elke kolomkop toont de statusnaam en hoeveel taken het bevat, en elke kolom heeft een 'Taak toevoegen'-controle onderaan. Kaarten tonen de taaknaam, de datum of datumbereik, en een subtakencount als deze er zijn.

In Lijstweergave verschijnen taken als rijen in plaats van kaarten.

Wissel tussen hen met de 'Weergave'-controle in de werkbalk boven het bord.

Kanban-weergave

Lijstweergave

Voor een volledige rondleiding door beide indelingen, inclusief groeperen en filteren, zie het artikel “Bord (Kanban) en lijstweergaven”.

Stappen om aan de slag te gaan

Open Taken

• Ga naar “Contacten” in het linkernavigatiemenu van jouw account, en selecteer vervolgens het “Taken”-tabblad.

Contacten-gedeelte met het Taken-tabblad geselecteerd

Maak een Ruimte

• Maak een Ruimte voor het team of het werkgebied dat je aan het instellen bent, en geef het een naam die een nieuw teamlid zou herkennen, zoals Marketing of Klantlevering. Je kunt het ook een kleur geven zodat het gemakkelijk te vinden is in de boom.

Een nieuwe Ruimte aanmaken

Maak een Lijst binnen de Ruimte

• Beweeg de muis over jouw nieuwe Ruimte in het linker paneel, open het optiesmenu, en kies “Lijst maken”. Dit is waar jouw taken zullen leven. Als je veel Lijsten verwacht, gebruik dan eerst “Map maken” en zet de Lijsten erin.

Bekijk je taakstatussen

• Open het optiesmenu van de Ruimte en kies “Statusopties”. Elke Ruimte heeft statussen georganiseerd onder drie groepen - Te doen, Bezig en Voltooid - en je kunt jouw eigen statussen aan elke groep toevoegen.

• Bekijk deze voordat je taken toevoegt, want ze worden de kolommen op jouw Kanban-bord.

Maak je eerste taak

• Klik op “Taak toevoegen” in de werkbalk, of “+ Taak toevoegen” onderaan de statuskolom waar je de taak wilt laten beginnen. Geef het een duidelijke naam, stel vervolgens een toegewezen persoon, een datum en een prioriteit in.

De inline taakcomposer met naam, toegewezen persoon, datum en prioriteit

Voeg de details toe

• Open de taak om een beschrijving toe te voegen, vul eventuele aangepaste velden in die jouw Ruimte gebruikt, en link de CRM-records waar het werk betrekking op heeft.

Verdeel het werk in subtaken

• Als een taak meerdere stappen heeft, open deze dan en gebruik de 'Taak toevoegen'-controle in de sectie Subtaken. Dit houdt de hoofdtaak als de kop en de details eronder.

Begin met werken aan het bord

• Sleep kaarten tussen statuskolommen naarmate het werk vordert, en gebruik de Groeperen- en filtercontroles in de werkbalk om te verfijnen wat je bekijkt.

Een taakkaart tussen twee statuskolommen slepen

Controleer wie de Ruimte kan zien

• Zodra jouw structuur werkt, open je het optiesmenu van de Ruimte en kies je “Instellingen” om de Ruimte privé te maken en te kiezen met wie deze wordt gedeeld.

Instellingenpaneel van de Ruimte met de privacy-optie

Veelgestelde Vragen

V: Waar vind ik Projectmanagement?

Onder Contacten in het linkernavigatiemenu, op het Taken-tabblad.

V: Wat is het verschil tussen een Ruimte, een Map en een Lijst?

Een Ruimte is de buitenste container, meestal een team of afdeling, en bevat status, aangepaste velden en leden. Een Map is een optionele groe Laag binnen een Ruimte. Een Lijst bevat de daadwerkelijke taken en vertegenwoordigt meestal één project of klant. Een Lijst kan direct in een Ruimte zitten of binnen een Map.

V: Wat is het verschil tussen een taak en een subtaak?

Een taak is een eenheid van werk in een Lijst. Een subtaak is een stap genest onder een hoofdtak, beheerd vanuit de Sectie Subtaken van de hoofdtaak.

V: Kan ik een project voor de rest van mijn team verbergen?

Ja. Een Ruimte kan als privé worden gemarkeerd en gedeeld met specifieke leden.

V: Kan ik een taak koppelen aan een contact of een kans?

Ja. Elke taak heeft een sectie Gekoppelde objecten voor het koppelen van CRM-records.

V: Kan ik een link naar een specifieke taak delen?

Ja. Open de taak en kopieer het adres uit jouw browser. Het bevat een taakidentificator, zodat de link opent op die taak.

V: Wat gebeurt er met de taken in een lijst als ik de lijst verwijder?

Bij het verwijderen van de lijst worden de taken onder de lijst verwijderd. Verwijderde items kunnen binnen 2 maanden worden hersteld via de respectieve auditlogs.