Facturen: Flexibele Factuurbewerking voor Gedeeltelijk Betaalde Facturen

Het bewerken van gedeeltelijk betaalde facturen geeft je de flexibiliteit om de facturering aan te passen als de wensen van de klant veranderen nadat er al een betaling is ontvangen. In plaats van de factuur te vervangen, kun je de details van de factuur, producten, prijzen, belastingen, bedrijfsinformatie en betalingsschema's bijwerken terwijl eerdere betalingen behouden blijven. Dit helpt om de facturering accuraat te houden terwijl de behoeften van de klant of betalingsafspraken veranderen.

INHOUDSLIJST

Wat is bewerken voor gedeeltelijk betaalde facturen?

Het bewerken van gedeeltelijk betaalde facturen stelt je in staat om wijzigingen aan te brengen aan een factuur nadat een deel van het saldo is ontvangen maar voordat de factuur volledig is betaald. Dit is nuttig wanneer producten, prijzen, betalingsdata of andere factuurgegevens veranderen terwijl er nog een openstaand saldo is.

Eerdere ontvangen betalingen blijven gekoppeld aan de factuur terwijl de relevante factuurinformatie en de onbetaalde delen bijgewerkt kunnen worden. Deze functionaliteit geldt voor facturen in Gedeeltelijk Betaald status en is niet meer beschikbaar via standaard factuurediting zodra een factuur volledig Betaald is.

Belangrijkste voordelen van het bewerken van gedeeltelijk betaalde facturen

Het bewerken van een bestaande gedeeltelijk betaalde factuur helpt om de factuuradministratie in lijn te houden met veranderende klantwensen zonder de betalingen die al zijn ontvangen te verstoren. Het vermindert ook de noodzaak om een factuur te vervangen wanneer prijzen, producten, betalingsvoorwaarden of projectvereisten veranderen.

  • Handhaaf factuurcontinuïteit: Werk de bestaande factuur bij in plaats van een vervangende te maken.
  • Behoud eerdere betalingen: Al ontvangen betalingen blijven gekoppeld aan de factuur.
  • Pas veranderende vereisten aan: Voeg producten toe, haal ze weg of werk ze bij als de wensen van de klant veranderen.
  • Houd factuurinformatie accuraat: Werk factuurdetails, belastingen, prijzen en bedrijfsinformatie bij.
  • Herschik toekomstige betalingen: Wijzig de bedragen en vervaldatums van het betalingsschema wanneer betalingsafspraken veranderen.
  • Houd klanten geïnformeerd: Stuur de bijgewerkte factuur opnieuw na het opslaan van je wijzigingen.

Bewerkbare factuurdetails

Factuurdetails bevatten belangrijke factuurinformatie die klanten gebruiken om te begrijpen wat ze verschuldigd zijn en wanneer betaling wordt verwacht. Accuraat blijven deze details kunnen verwarring voorkomen wanneer een overeenkomst of betalingstijdlijn verandert na de eerste betaling.

Bij een geschikte gedeeltelijk betaalde factuur kun je details zoals het volgende bijwerken:

  • Factuurnaam
  • Vervaldatum
  • Voorwaarden
  • Notities

De klant die aan de factuur is gekoppeld kan niet worden veranderd nadat er een betaling is gedaan.

Productbeheer

Productbewerking houdt een factuur in lijn met de producten of diensten die daadwerkelijk worden geleverd. Dit is vooral nuttig wanneer een klant iets aan een bestelling toevoegt, een deel van de oorspronkelijke reikwijdte verwijdert of een prijs- of hoeveelheidwijziging nodig heeft nadat een eerste betaling is gedaan.

Je kunt wijziging aan productgerelateerde zaken aanbrengen zoals:

  • Voeg producten toe.
  • Verwijder geschikte producten.
  • Werk hoeveelheden bij.
  • Werk productbeschrijvingen bij.
  • Verander eenheidsprijzen.
  • Maak een nieuw product aan tijdens het bewerken van de factuur.

Factuurbedragen, belastingen en bedrijfsinformatie

Wijzigingen aan producten of diensten kunnen invloed hebben op het resterende bedrag dat een klant verschuldigd is. Het bijwerken van factuurbedragen, belastingen en bedrijfsinformatie houdt de factuur consistent met de herziene transactie terwijl betalingen die al zijn geregistreerd behouden blijven.

Geschikte wijzigingen kunnen omvatten:

  • Het aanpassen van factuurbedragen.
  • Het bijwerken van toepasselijke belastingen.
  • Het bijwerken van bedrijfsinformatie die op de factuur wordt weergegeven.

Eerder geregistreerde betalingen blijven intact wanneer een geschikte gedeeltelijk betaalde factuur wordt bewerkt.

Beheer van betalingsschema's

Betalingsschema's verdelen een factuur in vooraf gedefinieerde termijnen met hun eigen bedragen en vervaldatums. Het bewerken van het betalingsschema op een gedeeltelijk betaalde factuur laat je toe om de resterende betalingsafspraken aan te passen wanneer klantovereenkomsten of betalingstijdlijnen veranderen.

Voor geschikte gedeeltelijk betaalde facturen kun je:

  • Voeg betalingsschema-invoeren toe.
  • Bewerk geschikte betalingsschema-invoeren.
  • Verwijder geschikte betalingsschema-invoeren.
  • Verander vervaldatums van termijnen.
  • Verander termijnbedragen.

Een Betalingsschema is anders dan de algemene instelling Gedeeltelijke Betalingen. Betalingsschema's stellen vooraf gedefinieerde termijnen vast, terwijl Gedeeltelijke Betalingen klanten toestaan om een geschikt deel van de factuur te betalen op basis van jouw geconfigureerde instellingen voor gedeeltelijke betalingen.

Factuurstatus en betalingsrecords

De factuurstatus bepaalt of de bewerking van gedeeltelijk betaalde facturen beschikbaar blijft. Begrijpen wat het verschil is tussen Gedeeltelijk Betaald en Betaald helpt om onverwachte bewerkingsbeperkingen te voorkomen nadat het resterende saldo is ontvangen.

  • Eerdere betalingen blijven intact wanneer de factuur wordt bewerkt.
  • De klant die aan de factuur is gekoppeld kan niet worden veranderd nadat er een betaling is gedaan.
  • Standaard bewerking van gedeeltelijk betaalde facturen is niet meer beschikbaar zodra de factuur volledig Betaald is.
  • Gedeeltelijk Betaald kan ook worden gebruikt als een filter voor factuurstatus in ondersteunde factuurworkflowautomatisering.

Belangrijk: Huurboekingen hebben een aparte bewerkgedrag. Volg de documentatie voor huurboekingen tijdens het beheren van facturen die zijn gegenereerd vanuit huurboekingen in plaats van standaard factuureditingregels toe te passen op die facturen.

Hoe een gedeeltelijk betaalde factuur te bewerken

Het beoordelen van de factuur vóór en na het aanbrengen van wijzigingen helpt ervoor te zorgen dat het openstaande saldo, de producten, het betalingsschema en de informatie die zichtbaar is voor de klant blijven overeenkomen met jouw overeenkomst met de klant. Verifieer alle wijzigingen voordat je de factuur opslaat en opnieuw verzendt.

1. Open Facturen & Offertes

Navigeer naar Betalingen → Facturen & Offertes.

Zoek de gedeeltelijk betaalde factuur die je wilt bijwerken.


2. Open de bewerkingsopties voor facturen

Klik op het drie-punt-menu aan de rechterkant van de factuur.

Selecteer Bewerken in een nieuw tabblad.

Het menu bevat ook andere factuuracties, dus zorg ervoor dat je de bewerkingsoptie selecteert als jouw doel is om de bestaande factuur te wijzigen.


3. Maak de vereiste wijzigingen aan de factuur

Gebruik de factuureditor om de geschikte informatie bij te werken.

Afhankelijk van de factuur kan dit omvatten:

  • Bedrijfsinformatie
  • Vervaldatum van de factuur
  • Producten
  • Productprijzen en hoeveelheden
  • Belastingen
  • Kortingen
  • Betalingsschema's
  • Voorwaarden en condities
  • Andere geschikte factuuropties

Het factuurvoorbeeld aan de rechterkant weerspiegelt de factuurinformatie die aan de klant wordt gepresenteerd, waardoor het eenvoudiger is om je wijzigingen te beoordelen voordat je opslaat.


4. Sla de bijgewerkte factuur op

Beoordeel de factuur zorgvuldig nadat je je wijzigingen hebt aangebracht.

Klik op Opslaan wanneer de wijzigingen zijn voltooid. Eerder ontvangen betalingen blijven gekoppeld aan de factuur.

5. Stuur de bijgewerkte factuur opnieuw

Als de klant de herziene factuur nodig heeft, klik dan op Opnieuw verzenden nadat je je wijzigingen hebt opgeslagen.

Dit laat je toe de bijgewerkte factuur naar de klant te sturen zonder een vervangende factuur te maken.

Veelgestelde vragen

V: Kan ik een factuur bewerken nadat deze volledig is betaald?

Nee. Standaard bewerking van gedeeltelijk betaalde facturen geldt zolang de factuur in Gedeeltelijk Betaald status geschikt is voor bewerken. Zodra de factuur volledig Betaald is, is deze bewerkingsmogelijkheid niet meer beschikbaar.

V: Wat gebeurt er met betalingen die al waren ontvangen voordat ik de factuur bewerk?

Eerder geregistreerde betalingen blijven gekoppeld aan de factuur. Het bewerken van geschikte factuurinformatie verwijdert die bestaande betalingsrecords niet.

V: Kan ik de klant wijzigen nadat er een gedeeltelijke betaling is gedaan?

Nee. De klant die aan de factuur is gekoppeld kan niet worden veranderd nadat er een betaling is gedaan.

V: Moet ik de gedeeltelijk betaalde factuur ongeldig maken voordat ik wijzigingen aanbreng?

Nee. Geschikte gedeeltelijk betaalde facturen kunnen direct worden bewerkt, waardoor je de bestaande factuur kunt bijwerken zonder deze ongeldig te maken en een vervangende aan te maken.

V: Kan ik het resterende betalingsschema wijzigen?

Ja. Informatie over het betalingsschema kan worden aangepast voor gedeeltelijk betaalde facturen, inclusief toepasselijke termijnbedragen en vervaldatums.

V: Zijn Gedeeltelijke Betalingen en Betalingsschema's hetzelfde?

Nee. Gedeeltelijke Betalingen stellen klanten in staat om een geschikte betaling te doen op de factuur zonder het volledige saldo te betalen. Betalingsschema's stellen vooraf gedefinieerde termijnen vast met specifieke bedragen of percentages en vervaldatums.

V: Kan ik de factuur opnieuw verzenden na het aanbrengen van wijzigingen?

Ja. Na het opslaan van je wijzigingen, gebruik Opnieuw verzenden om de bijgewerkte factuur naar de klant te sturen.

V: Kunnen workflows gedeeltelijk betaalde facturen identificeren?

Ja. Gedeeltelijk Betaald is beschikbaar als een factuurstatus voor ondersteunende factuurtactiekfiltering, waardoor je automatiseringen rond gedeeltelijke betalingsactiviteit kunt creëren.

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor de feedback! Er was een probleem bij het versturen van je feedback. Probeer later nog eens.