Kalenders: Class booking of Lesboeking
Klassenagenda's zijn ontworpen om één-op-veel-evenementen te beheren waarbij meerdere genodigden aan één boeking kunnen deelnemen. Deze agenda's zijn ideaal voor webinars, workshops, trainingssessies en sportevenementen. In een Klassenagenda kan er slechts één afspraakbeheerder zijn, meestal de trainer of host. Het aantal plaatsen per tijdslot kan worden ingesteld, met een maximum van 9.999 deelnemers, hoewel beperkingen van de account wel van toepassing zijn.
INHOUDSOPGAVE
Wat is een klasboeking?
Een klasboeking is een één-op-veel-type agenda waarmee je meerdere genodigden in één boeking kunt ontvangen. Klasboekingen zijn handig wanneer je wilt dat verschillende genodigden tegelijk aan één evenement deelnemen; enkele voorbeelden zijn:
- Webinars/workshops
- Trainingssessies
- Sportevenementen
Waarom agenda's voor klasboekingen gebruiken?
Het gebruik van Klassenagenda's biedt verschillende voordelen bij het beheren van evenementen met meerdere deelnemers, zoals:
-
Efficiënte organisatie: Klassenagenda's maken het organiseren en beheren van één-op-veel-evenementen eenvoudiger doordat je één boeking kunt maken voor meerdere genodigden. Zo verloopt het plannen efficiënter.
-
Aanpasbare capaciteit: Je kunt het aantal plaatsen per tijdslot instellen om de groepsgrootte te bepalen en een optimale leer- of deelnameomgeving te creëren.
-
Gecentraliseerd beheer: Klassenagenda's bieden een centraal platform voor het beheren van boekingen, annuleringen en wijzigingen, waardoor de afspraakbeheerder alle aspecten van het evenement eenvoudiger kan overzien.
-
Verbeterde communicatie: Klassenagenda's ondersteunen betere communicatie met deelnemers door een duidelijk overzicht van evenementgegevens te bieden, zoals datum, tijd en account. Dit helpt verwarring en de kans op no-shows te verminderen.
-
Tijdbesparend: Door het boekingsproces te automatiseren en deelnemers opties te bieden om hun afspraken te annuleren of te verzetten, besparen Klassenagenda's tijd voor zowel de organisator als de deelnemers.
Opmerking: Wanneer je de link naar de agenda voor klasboekingen deelt, wordt altijd de huidige maand geopend en niet de maand waarin je evenement plaatsvindt. Als je klas in een andere maand gepland staat, toont de agenda mogelijk standaard “Geen beschikbare tijdsloten”. Gebruikers moeten op de pijl klikken om naar de maand van het evenement te gaan.
Veelgestelde vragen
V: Hoe kan ik een eenmalige e-mail sturen naar alle geregistreerde deelnemers van een klas?
Als je een eenmalige e-mail wilt sturen naar alle geregistreerde deelnemers van een klas, ga je naar Contacten en filter je je contacten op de specifieke klasafspraak (met behulp van Geavanceerde filters of op afspraken gebaseerde filters). Zodra de lijst met geregistreerde deelnemers wordt weergegeven, selecteer je de contacten en gebruik je de bulkactie om een e-mail te sturen. Je kunt ook een Slimme lijst maken die op die klasafspraak is gefilterd als je van plan bent om meerdere keren met die groep te communiceren.
V: Kan ik een klasafspraak voor één deelnemer annuleren of verzetten?
Ja. Je kunt het optiemenu naast een individuele deelnemer gebruiken om de boeking van die deelnemer te annuleren of te verzetten, zonder dat dit gevolgen heeft voor de rest van de klas. In de mobiele Voluit Suite-appversie 4.20.0 of hoger kun je in het tabblad Deelnemers ook de status van een deelnemer wijzigen, de boeking verzetten, het contactrecord bekijken of de boeking annuleren.
V: Kan ik rechtstreeks met contacten een klasafspraak boeken?
Ja, dat kan; klik op de knop “afspraak boeken” en selecteer het contact met wie je de afspraak wilt boeken. Selecteer vervolgens de agenda (kies hier de agenda voor klasboekingen), selecteer het tijdslot en ga verder met het boeken van de afspraak. selecteren
V: Kunnen deelnemers een afspraak voor een klasboeking annuleren/verzetten?
Als je deelnemers de mogelijkheid wilt geven om de afspraak voor een klasboeking te annuleren of te verzetten, schakel je de opties “Annulering toestaan” en “Verzetten toestaan” in op het tabblad Bevestiging in de Agenda-instellingen.
V: Hoe annuleer ik een volledige klassessie met alle deelnemers?
Als je de volledige klassessie wilt annuleren (inclusief alle geregistreerde deelnemers), ga je naar Agenda's, open je de klasafspraak vanuit Agendaweergave of Weergave afsprakenlijst en klik je op de optie Verwijderen (prullenbakpictogram). Bevestig de verwijdering wanneer daarom wordt gevraagd. Met deze actie worden de klassessie en alle bijbehorende deelnemers uit dat tijdslot verwijderd.