Kalenderafspraken waar meerdere mensen op in kunnen boeken: klas reservering

👉 Klas reserveringkalenders of groepsboeking zijn ontworpen om één-op-veel-evenementen te beheren waarbij meerdere deelnemers zich kunnen inschrijven voor één boeking. Deze kalenders zijn ideaal voor webinars, workshops, trainingen en sportevenementen. Bij een groepsboekingenkalender is er maar één afspraakeigenaar, meestal de trainer of host. Je kunt het aantal plekken per tijdslot instellen, met een maximum van 9.999 deelnemers, al gelden er wel beperkingen op basis van de locatie van de bijeenkomst.

Wat is een groepsboeking?

Een groepsboeking is een één-op-veel-type kalender om meerdere deelnemers in één boeking onder te brengen. Groepsboekingen zijn handig wanneer je verschillende deelnemers tegelijk wilt laten deelnemen aan één evenement. Enkele voorbeelden zijn:

Webinars/Workshops
Trainingssessies
Sportevenementen

Hoe maak je een groepsboeking?

Ga naar instellingen -> Kalenders -> Klik op de knop Kalender maken

Kies Klas reservering:

Waarom groepsboekingenkalenders gebruiken?

Het gebruik van groepsboekingenkalenders biedt verschillende voordelen voor het beheren van evenementen met meerdere deelnemers, zoals:

Efficiënte organisatie: Groepsboekingenkalenders vereenvoudigen het organiseren en beheren van één-op-veel-evenementen door je in staat te stellen één boeking te maken voor meerdere deelnemers, wat het planningsproces stroomlijnt.
Aanpasbare capaciteit: Je kunt het aantal plekken per tijdslot instellen om de groepsgrootte te beheren en een optimale leer- of deelnameomgeving te waarborgen.
Gecentraliseerd beheer: Groepsboekingenkalenders bieden een centraal platform om boekingen, annuleringen en herplanningen te beheren, waardoor het voor de afspraakeigenaar gemakkelijker wordt om alle aspecten van het evenement te overzien.
Verbeterde communicatie: Groepsboekingenkalenders vergemakkelijken de communicatie met deelnemers door een duidelijk overzicht te geven van de evenementdetails, zoals datum, tijd en locatie. Dit helpt verwarring en de kans op no-shows te verminderen.
Tijdbesparend: Door het boekingsproces te automatiseren en deelnemers de mogelijkheid te bieden hun afspraken te annuleren of te verplaatsen, besparen groepsboekingenkalenders tijd voor zowel de organisator als de deelnemers.

Beschikbare plekken per tijdslot tonen

Je kunt kiezen of je het totaal aantal beschikbare plekken per tijdslot voor groepsboekingenkalenders wilt tonen of verbergen. Zo bepaal je zelf hoe deze informatie wordt weergegeven.

"Toon plekken per tijdslot" inschakelen

Volg deze stappen om het aantal plekken per tijdslot voor een groepsboekingenkalender te tonen:

Klik op de knop "Bewerken" om naar de geavanceerde instellingen van de kalender te gaan.
Selecteer "Aanpassingen".
Onder "Kalender widget stijl" vind je een optie genaamd "Toon plekken per tijdslot".
Zet de schakelaar aan.
Sla je instellingen op.

Zodra je dit hebt gedaan, zal de kalender boekingswidget automatisch de beschikbare plekken per tijdslot tonen.

Let op:

Deze functie is alleen beschikbaar voor groepsboekingenkalenders en Neo widgets.
De plekken per tijdslot worden alleen getoond op de boekingswidget als de instelling "Plekken per groep" in je kalenderinstellingen op een waarde hoger dan 1 staat.
Voor nieuwe groepsboekingenkalenders staat deze instelling standaard aan.

Veelgestelde vragen

V: Hoe kan ik een groepsafspraak annuleren of verplaatsen?

Antwoord: Om de groepsboeking te annuleren of te verplaatsen, ga je naar de kalenders, klik je op de groepsboeking die je wilt wijzigen, en daar zie je de optie om de afspraak te bewerken of te wijzigen.

V: Kan ik een groepsafspraak annuleren of verplaatsen voor één deelnemer?

Antwoord: Ja, voor groepsafspraken kun je op het optiemenu naast het contact klikken, waar je de optie ziet om de afspraak voor specifieke contacten te annuleren of te verplaatsen.

V: Kan ik rechtstreeks een groepsafspraak boeken met contacten?

Antwoord: Ja, dat kan. Klik op de knop "afspraak boeken" en selecteer het contact waarmee je de afspraak wilt boeken. Selecteer vervolgens de kalender (kies hier de groepsboekingenkalender), kies het tijdslot en ga dan verder met het boeken van de afspraak.

V: Kunnen deelnemers een groepsboeking annuleren of verplaatsen?

Antwoord: Om deelnemers toe te staan de groepsboeking te annuleren of te verplaatsen, schakel je de optie "Annulering toestaan" en "Verplaatsen toestaan" in op het tabblad Bevestiging in de Kalenderinstellingen.

V: Voor welke kalenders is de functie "Toon plekken per tijdslot" beschikbaar?

Antwoord: Deze functie is alleen beschikbaar voor groepsboekingenkalenders en Neo widgets.

V: Kan ik de weergave van plekken per tijdslot in mijn kalenderwidget aanpassen?

Antwoord: Op dit moment kun je alleen kiezen of je de beschikbare plekken per tijdslot wilt tonen of niet. Uitgebreide aanpassingsmogelijkheden voor de weergave zijn mogelijk niet beschikbaar.

V: Waarom zie ik de plekken per tijdslot niet op de boekingswidget, ook al heb ik "Toon plekken per tijdslot" ingeschakeld in mijn kalenderinstellingen?

Antwoord: De plekken per tijdslot worden alleen getoond op de boekingswidget als de instelling "Plekken per groep" in je kalenderinstellingen op een waarde hoger dan 1 staat. Pas de instelling "Plekken per groep" aan om de plekken per tijdslot te laten zien op de kalender boekingswidget.

V: Werkt deze functie met terugkerende groepsboekingen?

Antwoord: Ja