Actie: Rekenkundige bewerking/ Math operation

Met de actie Math Operation in workflows kun je berekeningen uitvoeren op getallen en datums. Daarmee automatiseer je bijvoorbeeld lead scoring en planning. Je kunt hierbij standaardvelden, custom fields en variabelen gebruiken. Ook kun je de uitkomst direct inzetten in If/Else-voorwaarden om leads of processen automatisch te sturen.

Wat is de Math Operation-actie in workflows?

De actie Math Operation is bedoeld om berekeningen en aanpassingen op numerieke velden en datumvelden te automatiseren. Dat helpt om processen te stroomlijnen en beslissingen te baseren op actuele data.

Voorbeeld: een sportschool wil automatisch de verlengdatum van een lidmaatschap bijwerken door één jaar op te tellen bij de huidige einddatum. Met Math Operation kun je dit in een workflow instellen, zodat het automatisch gebeurt zodra de workflow afgaat.

Praktische toepassingen van Math Operation

Verlenging van lidmaatschappen (sportschool): tel één jaar op bij de huidige einddatum, zodat herinneringen op tijd verstuurd kunnen worden.
Aflossingsschema (leningen): bereken het resterende saldo na elke betaling.
Sales commissies: bereken commissies op basis van een tarief en behaalde targets.
Lead scoring: verhoog een leadscore bij interacties, zoals een telefoontje of websitebezoek.
Projectdeadlines: tel dagen op of trek dagen af om deadlines te berekenen en reminders te automatiseren.
Abonnementen: bereken de verloopdatum door de abonnementsduur op te tellen bij de activatiedatum.
Customer lifetime value: vermenigvuldig gemiddelde orderwaarde met aankoopfrequentie.
Voorraadbeheer: trek verkochte aantallen af van de totale voorraad.
Garantie: tel de garantieduur op bij de aankoopdatum om de garantiedatum te bepalen.
Leeftijdscheck: bereken iemands leeftijd door geboortedatum te vergelijken met de huidige datum.
Kortingsprijzen: bereken een actieprijs door te vermenigvuldigen met een kortingspercentage.
Btw-berekening: vermenigvuldig het subtotaal met het btw-tarief.
Prestatie-metrics: bereken scores zoals quota, omzet of klanttevredenheid.
Boetes bij te late betaling (huur): vermenigvuldig een dagtarief met het aantal dagen te laat.
Bonussen op mijlpalen: vermenigvuldig een basissalaris met een bonuspercentage.
Winstmarge: bereken marge door kosten af te trekken en te delen door de verkoopprijs.
Segmentatie: bereken tijd tussen aankopen om klanten te groeperen.
Countdown tot event: trek de huidige datum af van de eventdatum.
Budgetbewaking: trek kosten af van het budget om resterend budget te bepalen.
Rente: vermenigvuldig een saldo met een rentepercentage.

Voordelen van de Math-functie

Automatisering: herhaalbare berekeningen verlopen automatisch.
Nauwkeurigheid: minder risico op handmatige rekenfouten.
Aanpasbaarheid: je gebruikt eigen velden en variabelen, passend bij je proces.
Betere beslissingen: je kunt workflows sturen op basis van berekende waarden.
Lead management: gebruik berekende scores in If/Else-voorwaarden.
Planning op basis van tijd: automatiseer acties met datum-berekeningen.
Flexibiliteit: optellen, aftrekken, vermenigvuldigen en delen voor numerieke velden. Voor datumvelden kun je dagen, maanden of jaren optellen of aftrekken.
Integratie: werkt samen met andere workflow-acties en voorwaarden.
Schaalbaarheid: geschikt voor grotere volumes zonder extra handwerk.
Kostenbesparing: minder handmatige verwerking en minder correctiewerk.

Hoe werkt het?

De Math Operation-functie werkt in grote lijnen zo:

Maak of selecteer een workflow: kies een bestaande workflow of maak een nieuwe workflow waarin je Math Operation wilt gebruiken.
Voeg de Math Operation-actie toe: klik in de workflow builder op Add Action en kies Math Operation.
Kies het veld dat je wilt gebruiken: selecteer het numerieke veld of datumveld dat je als input wilt nemen. Dit kan een standaardveld of een custom field zijn.

Kies de bewerking:
- Voor numerieke velden: optellen, aftrekken, vermenigvuldigen, delen.
- Voor datumvelden: dagen, maanden of jaren optellen of aftrekken.
Gebruik waarden uit de trigger (optioneel): je kunt waarden uit de trigger toevoegen en gebruiken in het veld Select Field.
Gebruik numerieke velden en triggervelden als waarde: deze velden zijn ook beschikbaar in het veld Value in het onderdeel van de bewerking.
Vul de operatorwaarde in: geef de waarde of het custom field op dat als operator dient. Bijvoorbeeld: als je 10 wilt optellen, vul je 10 in. Als je een custom field gebruikt, voeg je dat in via de merge tags of de syntax voor custom fields.
Update Field: kies het veld dat je wilt bijwerken. In de dropdown vind je Standard Fields, Custom Fields en Custom Values.
Sla de actie op: klik op Save.
Publiceer de workflow: publiceer de workflow zodra alles is ingesteld. De Math Operation wordt uitgevoerd zodra de workflow wordt getriggerd.
Combineer met andere acties en voorwaarden (optioneel): je kunt Math Operation combineren met bijvoorbeeld e-mails, field updates en If/Else-voorwaarden om uitgebreidere workflows te maken.

Vijf voorbeelden: Math Operations combineren met acties en voorwaarden

Leadprioritering en opvolging

Gebruik Math Operation om een leadscore te verhogen op basis van interacties. Gebruik daarna If/Else om leads te segmenteren (bijvoorbeeld hot, warm, cold) en verschillende opvolgacties te starten.

Abonnement-herinneringen

Bereken de verlengdatum door de abonnementsduur op te tellen bij de startdatum. Gebruik If/Else om te controleren of de verlengdatum nadert (bijvoorbeeld binnen 14 dagen) en verstuur dan een reminder.

Commissieberekening en notificatie

Bereken commissies voor je salesteam op basis van prestatiegegevens. Gebruik If/Else om te controleren of de commissie boven een drempel ligt en stuur dan een bericht met de relevante informatie.

Projectdeadlines bewaken

Bereken deadlines door projectduur op te tellen bij de startdatum. Controleer met If/Else of een deadline dichtbij is of al voorbij, en start acties zoals reminders of escalaties.

Loyalty-programma

Werk loyalty-punten bij op basis van aankopen of interacties. Gebruik If/Else om te checken of iemand een drempel heeft bereikt, en start daarna acties zoals een reward-notificatie.

Korte samenvatting

Select field: kies een numeriek veld, geldveld of datumveld als input.
Operations: kies een bewerking en vul de bijbehorende waarden in.
Update field: kies welk veld wordt bijgewerkt met de output.

Let op:

- Alleen Numeric-, Monetary- en Date-veldtypen worden ondersteund.
- Select field en Update Field mogen hetzelfde of verschillend zijn, maar moeten wel van hetzelfde veldtype zijn.
- Als de outputwaarde negatief is, wordt deze vervangen door 0.

Numerieke velden en geldvelden

Numerieke velden en geldvelden zijn custom fields die bedoeld zijn om getallen op te slaan. Je gebruikt ze bijvoorbeeld voor lead scores, omzetcijfers of bedragen. Hieronder vind je de belangrijkste kenmerken.

Numeriek veld

Doel: opslag van hele getallen of decimalen, zoals aantallen, percentages of verhoudingen.

Dataformaat: ondersteunt positieve en negatieve waarden en decimalen, afhankelijk van de instellingen.

Gebruik: bijvoorbeeld lead scores, productaantallen, klanttevredenheid of conversiepercentages.

Geldveld

Doel: opslag van bedragen (valuta), zoals prijzen, kosten, omzet of commissies.

Dataformaat: een numerieke waarde met een valuta-aanduiding. Dit veld werkt meestal met een vaste precisie (bijvoorbeeld centen). Positieve en negatieve waarden kunnen afhankelijk van de instellingen mogelijk zijn, maar de minimale waarde is vaak 0.

Gebruik: productprijzen, transacties, omzet of salarissen.

Met beide veldtypen kun je in Math Operation rekenen met optellen, aftrekken, vermenigvuldigen en delen.

Datumvelden

Je kunt Math Operation ook toepassen op datumvelden. Daarmee kun je datums automatisch aanpassen door een periode op te tellen of af te trekken. Dit helpt bij tijdgevoelige workflows, zoals reminders en opvolging.

Datumveld

Doel: opslag van datums en tijdstippen voor events, deadlines of mijlpalen.

Dataformaat: meestal een standaardnotatie zoals YYYY-MM-DD, eventueel met tijd (bijvoorbeeld YYYY-MM-DD HH:MM:SS). Weergave kan verschillen per tijdzone en locale instellingen.

Ondersteunde bewerkingen

Dagen optellen of aftrekken: voor deadlines, follow-ups of einddatums van een trial.
Maanden optellen of aftrekken: voor maandelijkse afspraken of facturatiemomenten.
Jaren optellen of aftrekken: voor jaarlijkse verlengingen, jubileums of mijlpalen.

Door datumberekeningen te combineren met andere workflow-acties kun je processen maken die automatisch meebewegen met de planning.

Huidige datum

Je kunt Math Operation ook gebruiken met de huidige datum en tijd. Daarmee maak je workflows die reageren op het moment waarop de workflow wordt getriggerd.

Doel: de huidige datum en tijd volgens de tijdzone van je account.

Dataformaat: vergelijkbaar met andere datumvelden, eventueel inclusief tijd.

Ondersteunde bewerkingen

Dagen optellen of aftrekken: voor deadlines en follow-ups vanaf vandaag.
Maanden optellen of aftrekken: voor toekomstige facturatie- of eventdatums.
Jaren optellen of aftrekken: voor jaarlijkse verlengingen vanaf vandaag.

Negatieve waarden toepassen in Math Operations

Bij Math Operations kunnen beperkingen gelden, afhankelijk van het veldtype. Hieronder vind je de belangrijkste aandachtspunten.

Let op:

Negatieve waarden worden niet ondersteund voor Date-velden en het veld Current Date.

Beperkingen voor geldvelden

Voorbeeld: je berekent een korting. Als de uitkomst negatief wordt, moet het eindbedrag niet onder 0 uitkomen.

Aanpak: controleer met een If/Else-voorwaarde of de uitkomst negatief is. Als dat zo is, stel je het geldveld in op 0.

Beperkingen voor numerieke velden

Voorbeeld: je berekent winst of verlies.

Aanpak: numerieke velden kunnen negatieve waarden toestaan, dus je kunt hier meestal direct waarden optellen of aftrekken.

Veelgestelde vragen

Kan ik meerdere berekeningen uitvoeren in één workflowstap?

Nee. Elke Math Operation-actie voert één berekening uit. Als je meerdere stappen nodig hebt, voeg je meerdere Math Operation-acties achter elkaar toe.

Hoe ga ik om met afronding en decimalen?

De meeste systemen verwerken decimalen automatisch. Als je meer controle nodig hebt, kun je extra logica toevoegen om afronding consistent te houden.

Kan ik Math Operations gebruiken op custom datumvelden?

Ja. Je kunt dagen, maanden of jaren optellen of aftrekken op custom datumvelden.

Zijn er beperkingen aan het bereik van waarden?

Dat hangt af van het veldtype. Voor geldvelden is de minimale waarde 0. Numerieke velden kunnen meestal zowel positieve als negatieve waarden opslaan.

Kan ik de uitkomst gebruiken in een If/Else-voorwaarde?

Ja. Je kunt de uitkomst van Math Operation gebruiken in If/Else om workflows dynamisch te maken.

Voorbeeld: je gebruikt een berekende leadscore om leads naar verschillende paden te sturen.

Meer voorbeelden van If/Else-voorwaarden met Math Operations

Verlengingsreminders: trek de huidige datum af van de verlengdatum. Als het verschil kleiner of gelijk is aan 14 dagen, verstuur je een reminder.
Commissieberekeningen: bereken commissie. Als de commissie boven een drempel ligt, start je een vervolgactie.
Tijdgevoelige acties: tel dagen op bij de huidige datum. Als de datum binnen een actieperiode valt, start je een promotieactie.
Segmentatie op besteding: bereken totale besteding. Als die boven een drempel ligt, tag je de klant en start je een offer.
E-mailperformance: bereken open- en klikratio’s. Als ze boven benchmarks liggen, start je een follow-up.
Deadlinebewaking: bereken dagen tot deadline. Als de deadline dichtbij is, verstuur je reminders.
Bonussen: bereken een score. Als die boven een drempel ligt, ken je een bonus toe.
Voorraad: bereken resterende voorraad. Als die onder een minimum komt, start je een reorder of notificatie.

Kan ik berekeningen doen met data uit externe bronnen, zoals API’s?

Math Operation is vooral bedoeld voor ingebouwde numerieke velden en datumvelden. In sommige setups kun je externe data toch gebruiken via custom fields of integraties.

Kan ik Math Operation combineren met andere triggers en acties?

Ja. Je kunt Math Operation combineren met andere acties, triggers en voorwaarden om workflows op te bouwen die passen bij jouw processen.