Facturen van Voluit Suite: Waar vind je wat?

Je betaalt voor Voluit Suite op twee manieren. Je hebt een vast maandabonnement en daarnaast variabele gebruikskosten, zoals voor het versturen van e-mails of het gebruik van AI. Die twee lopen via verschillende systemen. Daarom krijg je twee soorten facturen en pas je je betaalgegevens en je factuur-e-mailadres op twee plekken aan.

In dit artikel lees je waar je welke factuur vindt, hoe je je betaalgegevens en e-mailadres wijzigt en waarom je een factuur krijgt zodra je voor het eerst iets verstuurt.

De twee betaalstromen

1. Je abonnement via Kennis.shop

Je maandabonnement van Voluit Suite wordt beheerd door Kennis.shop. Dat is het platform dat voor Voluit Suite de maandelijkse betalingen regelt. Je betaalt het abonnement met de betaalmethode die je daar hebt ingesteld.

2. Je gebruikskosten via je creditcard in Voluit Suite

In Voluit Suite zelf koppel je een creditcard. Daarmee stort je een opwaardeertegoed. Uit dat tegoed worden kleine bedragen betaald voor alles wat per gebruik afrekent, zoals een verstuurde e-mail of een AI-antwoord. Je tegoed vervalt niet. Het blijft staan zolang je klant bent.

Je creditcard en opwaardeertegoed instellen

1. Ga naar Instellingen.
2. Klik op Facturering.
3. Vul je creditcardgegevens in.

4. Stel het minimale opwaardeerbedrag in. Dit is het bedrag dat er telkens van je creditcard wordt afgeschreven als je tegoed wordt aangevuld.

Waar vind je je facturen?

Facturen van je abonnement

Deze facturen krijg je elke maand per e-mail van Kennis.shop. Ben je er een kwijt, dan kun je hem opnieuw downloaden:

1. Ga naar https://app.kennis.shop/login
2. Log in met het e-mailadres waarop je de facturen ontvangt. Dat is meestal het adres waarmee je je hebt aangemeld bij Voluit Suite.
3. Daar vind je al je abonnementsfacturen en kun je ze downloaden.

Facturen van je opwaardeertegoed

Elke keer dat je tegoed wordt opgewaardeerd via je creditcard, krijg je automatisch een factuur van dat bedrag. Die factuur komt via Stripe. Het bedrag en de btw staan er apart op.

De factuur hoort bij het opwaarderen. Je krijgt dus geen aparte factuur per verstuurde e-mail of per AI-antwoord. Zoek je de btw van je gebruikskosten voor je administratie, dan staat die op de opwaardeerfactuur.

Al deze facturen vind je terug op:

1. Ga naar https://facturen.voluitsuite.nl
2. Log in met het e-mailadres van je Voluit Suite account.
3. Daar vind je alle facturen van je creditcard-opwaarderingen.

Hoe wijzig je je betaalgegevens?

Rekeningnummer of betaalmethode van je abonnement

Je abonnement loopt via Kennis.shop, dus daar pas je ook je rekeningnummer of betaalmethode aan.

1. Ga naar https://app.kennis.shop/login
2. Log in met het e-mailadres waarop je de abonnementsfacturen ontvangt.
3. Wijzig je betaalgegevens.

Kennis.shop heeft hier een eigen stap-voor-stap uitleg voor: https://help.kennis.shop/nl/article/hoe-kan-jouw-klant-zijn-betaalmethoden-beheren-in-kennisshop-rd761h/

Creditcard voor je gebruikskosten

Je creditcard voor het opwaardeertegoed wijzig je in Voluit Suite.

1. Ga naar Instellingen.
2. Klik op Facturering.
3. Koppel daar je nieuwe creditcard.

Staat je nieuwe creditcard hier, dan is het deel voor de gebruikskosten goed ingericht. Je abonnement bij Kennis.shop verandert daar niet door. Heb je een nieuwe bankrekening, pas die dan ook apart aan bij Kennis.shop.

Hoe wijzig je het e-mailadres waarop je facturen ontvangt?

E-mailadres voor je abonnementsfacturen

1. Ga naar https://app.kennis.shop/login
2. Log in met het e-mailadres waarop je nu de facturen ontvangt.
3. Pas je e-mailadres daar aan.

Vanaf dat moment komen je abonnementsfacturen op het nieuwe adres binnen. Log daarna ook met dat nieuwe adres in bij Kennis.shop.

E-mailadres voor je opwaardeerfacturen

De facturen van je opwaarderingen worden via Stripe verstuurd naar het bedrijfse-mailadres uit je bedrijfsprofiel in Voluit Suite. Wil je ze op een ander adres ontvangen, dan pas je dat adres aan.

1. Ga naar Instellingen.
2. Klik op Bedrijfsprofiel.
3. Wijzig het bedrijfse-mailadres en sla op.

Waarom krijg je een factuur zodra je je eerste e-mail verstuurt?

Je opwaardeertegoed wordt pas aangesproken als je iets gebruikt dat per gebruik afrekent. Dat kan een e-mail zijn, maar ook een kalendernotificatie die automatisch wordt verstuurd, of een AI-functie.

De eerste keer dat dat gebeurt, wordt je tegoed opgewaardeerd met het minimale opwaardeerbedrag dat je hebt ingesteld. Van die opwaardering krijg je een factuur voor je administratie. Voor veel klanten is dat de eerste factuur die ze niet verwachten.

Uit dat tegoed worden daarna alle kleine bedragen betaald. Is het tegoed op, dan wordt er opnieuw opgewaardeerd en krijg je weer een factuur van dat bedrag. Kan er niet opgewaardeerd worden, bijvoorbeeld omdat je creditcard verlopen is, dan stoppen de functies die per gebruik afrekenen.

Waar zie je wat er van je tegoed af gaat?

Ga naar Instellingen > Facturering > Wallet & Sales. Daar zie je je huidige saldo en alle transacties. Klik op Op activiteit voor een overzicht per maand, uitgesplitst per categorie.

Veelgestelde vragen

V: Ik heb een factuur gekregen, maar ik heb nog niets verstuurd. Hoe kan dat?

Antwoord: Waarschijnlijk is er automatisch iets verstuurd, bijvoorbeeld een kalendernotificatie na een afspraak. Ook dat rekent af per gebruik. Op het moment dat dat voor het eerst gebeurt, wordt je tegoed opgewaardeerd en krijg je de factuur van die opwaardering. In Instellingen > Facturering > Wallet & Sales zie je waar het tegoed aan is besteed.

V: Ik heb een nieuwe creditcard gekoppeld. Is mijn abonnement nu ook aangepast?

Antwoord: Nee. De creditcard in Voluit Suite is alleen voor je gebruikskosten. Je abonnement loopt via Kennis.shop. Wil je daar ook iets wijzigen, log dan in bij Kennis.shop.

V: Vervalt mijn tegoed als ik het niet gebruik?

Antwoord: Nee. Je tegoed blijft staan zolang je klant bent bij Voluit Suite.

V: Ik heb mijn e-mailadres bij Kennis.shop aangepast. Krijg ik nu ook mijn opwaardeerfacturen op dat adres?

Antwoord: Nee. De opwaardeerfacturen gaan naar het bedrijfse-mailadres in Instellingen > Bedrijfsprofiel. Dat adres pas je apart aan.

V: Waar vind ik de btw van mijn gebruikskosten?

Antwoord: Op de factuur van je opwaardering. Daar staan het bedrag en de btw apart op. Je vindt al deze facturen op https://facturen.voluitsuite.nl.

Kom je er niet uit? Onze support helpt je verder.

V: Wat is 10 dollar die extra gefactuurd wordt via Voluit Suite? Auto-Recharge for Sub-Account...

Antwoord: Dit is het opwaardeerbedrag waar alle microbedragen voor verstuurde e-mails, AI gebruik of WhatsApp berichten vanaf worden getrokken. Je kunt het opwaardeerbedrag zelf bepalen via Instellingen > Facturering > Wallet & Sales > Portemonnee & Opwaarderen.

V: Hoe zie ik wat ik nu betaal voor AI vragen en acties?

Ga naar Instellingen > Facturering > Wallet & Sales > Op activiteit. Selecteer de maand waarover je de kosten wilt zien.