Bedrijfsinstellingen

In de bedrijfsinstellingen beheer je belangrijke gegevens zoals je bedrijfsnaam en adres.

Wat zijn bedrijfsinstellingen?

De bedrijfsinstellingen bevatten alle belangrijke informatie over je bedrijf en de instellingen die voor je hele account gelden. Het goed instellen hiervan is essentieel voor het functioneren van je account.

Waar vind je de bedrijfsinstellingen?

Je vindt de bedrijfsinstellingen als volgt:

  • Ga naar je account in Voluit Suite
  • Klik op INSTELLINGEN in het linkermenu
  • Je ziet nu direct de BEDRIJFSINSTELLINGEN - dit is de standaardpagina die opent

Algemene informatie

Het is belangrijk om je algemene bedrijfsinformatie correct in te vullen. Deze gegevens worden gebruikt in Merge fields/Samenvoeg velden en Trigger Links die aan je account zijn gekoppeld.

1. Account ID

Je account ID is een uniek nummer dat je soms nodig hebt bij contact met support. Dit helpt ons om je account snel te vinden.

2. Bedrijfslogo

Upload je bedrijfslogo. Dit logo verschijnt in je accountoverzicht en kun je gebruiken in facturen, e-mails en berichten via samenvoeg velden.

Voorbeeld: {{location.logo_url}}

3. Bedrijfsnaam

Deze naam wordt gebruikt in berichten via het samenvoeg veld "Account -> Name".

Voorbeeld: {{location.name}}

4. Juridische bedrijfsnaam

Vul hier je officiële bedrijfsnaam in zoals deze op je bedrijfsdocumentatie staat.

5. Zakelijk e-mailadres

Dit e-mailadres wordt gebruikt in het samenvoeg veld "Account -> Email".

Voorbeeld: {{location.email}}

6. Zakelijk telefoonnummer

Dit telefoonnummer wordt gebruikt in het samenvoeg veld "Account -> Phone".

Voorbeeld: {{location.phone}}

☝ Voor gebruik met bellen en berichten moet je eerst een Voluit Suite telefoonnummer instellen en dit kopiëren naar het veld "Zakelijk telefoonnummer".

7. Domeinnaam

Koppel een domeinnaam aan je account voor gebruik met triggers, agenda's, formulieren en enquêtes.

Meer informatie over het instellen van je domein in de links onderaan dit artikel.

8. Website

Deze website URL wordt gebruikt in het samenvoeg veld "Account -> Website".

Voorbeeld: {{location.website}}

9. Branche

Kies je belangrijkste branche uit de lijst.

10. API-sleutel

De API-sleutel gebruik je om je account te koppelen met andere applicaties zoals Zapier.

11. Opslaan

Klik op 'Opslaan' om je wijzigingen te bewaren.

Bedrijfsadres

Je bedrijfsadres is belangrijk voor verificatie en wordt gebruikt in samenvoeg velden voor berichten, social media, e-mails en websites.

Het adres moet overeenkomen met je KVK-registratie voor verificatiedoeleinden.

Tijdzone

De tijdzone bepaalt wanneer geautomatiseerde campagnes worden verzonden. Je kunt deze instelling per workflow of e-mailcampagne aanpassen.

Taal platform

Kies hier in welke taal je Voluit Suite wilt gebruiken.

Taal voor Custom Values

Kies de taal waarin samenvoeg velden en aangepaste waarden (Custom Values) worden weergegeven in je berichten, websites en funnels.

Hieronder zie je welke samenvoeg velden en Custom Values worden aangepast als je een andere taal kiest. Schuif naar rechts om alle variaties te zien per taal.

Beschikbare talen:

  • Engels
  • Engels (land-specifiek)
  • Nederlands
  • Frans
  • Duits
  • Hongaars
  • Italiaans
  • Pools
  • Portugees (Brazilië)
  • Portugees (Portugal)
  • Spaans
  • Deens

Deze samenvoeg velden en Values worden aangepast als je een andere taal kiest:

  • {{appointment.start_time}}
  • {{appointment.end_time}}
  • {{appointment.only_start_date}}
  • {{appointment.only_end_date}}
  • {{appointment.only_start_time}}
  • {{appointment.only_end_time}}
  • {{appointment.month}}
  • {{appointment.month}}
  • {{appointment.day_of_week}}
  • {{right_now.time}}
  • {{right_now.day}}
  • {{right_now.day_of_week}}
  • {{right_now.month}}
  • {{right_now.month_english}}
  • {{right_now.month_name}}
  • {{right_now.middle_endian_date}}
  • {{right_now.little_endian_date}}
  • {{right_now.hour}}
  • {{right_now.hour_ampm}}
  • {{right_now.second}}
  • {{right_now.date}}

Bedrijfsinformatie

Vul je bedrijfsinformatie volledig in. Dit omvat je registratietype en -nummer (KVK, BTW, etc.) en je werkgebieden. Deze informatie is nodig voor de goedkeuring van SMS-berichten.

1. Bedrijfstype

Kies je bedrijfstype uit de volgende opties:

  • Coöperatie
  • BV
  • Eenmanszaak of VOF
  • Stichting
  • Maatschap

2. Branche

Kies de branche waarin je voornamelijk actief bent.

3. Type registratienummer

Kies het type registratienummer dat voor jouw bedrijf van toepassing is, voor Nederland is dat voor nu 'other'.

4. Registratienummer

Voer hier je registratienummer in na het selecteren van je registratietype.

5. Regio's

Selecteer de regio's waar je bedrijf actief is. Bij internationale activiteiten kies je de belangrijkste regio's. Je kunt meerdere regio's selecteren.

6. Updates opslaan

Klik op de knop 'Update' om je wijzigingen op te slaan.

Gemachtigde vertegenwoordiger

Vul hier de gegevens in van de gemachtigde vertegenwoordiger. Ben je zelf de gemachtigde? Vul dan je eigen gegevens in.

Algemene instellingen

Deze instellingen hebben invloed op hoe je account werkt. Let goed op bij het aanpassen, want ze kunnen effect hebben op je contactenbeheer.

Dubbele opportunities toestaan

Als je deze functie aanzet, kunnen er meerdere opportunities in dezelfde pipeline worden aangemaakt in plaats van dat ze doorschuiven naar een volgende fase.

Wanneer dubbele opportunities toestaan?

1. Meerdere producten of trajecten aanbieden aan dezelfde klant

Als je verschillende diensten of programma’s verkoopt aan dezelfde doelgroep, kan één klant meerdere keren in het verkoopproces zitten. Bijvoorbeeld:

  • Een klant koopt eerst een online cursus (Opportunity 1)
  • Daarna toont hij interesse in een 1-op-1 traject (Opportunity 2)
  • Vervolgens overweegt hij deelname aan een mastermind (Opportunity 3)

Je wilt elke saleskans apart kunnen opvolgen met eigen pipelines, fases, taken en notities.


2. Terugkerende klanten met nieuwe aanvragen

Voor bijvoorbeeld coaches, VA’s of webbouwers die regelmatig nieuwe projecten doen voor bestaande klanten:

  • Een klant vraagt nu om een sales funnel (Opportunity 1)
  • Drie maanden later wil hij ook een e-mail automation laten maken (Opportunity 2)

Beide trajecten hebben hun eigen timing en opvolging nodig, ook al is het dezelfde klant.


3. Heractivatiecampagnes of win-back acties

Als je een oude lead opnieuw opvolgt in een campagne of automation:

  • Je wil niet de oude gesloten opportunity heropenen (want dat was echt een afgesloten kans)
  • Maar je wil wel de nieuwe interesse of heractivatie zichtbaar maken als nieuwe opportunity in dezelfde pijplijn

Zo houd je goed zicht op hernieuwde interesse of herhaalde contactmomenten.


4. Meerdere contactpersonen binnen één organisatie

In B2B-omgevingen, waar één bedrijf meerdere beslissers of gebruikers heeft:

  • Contactpersoon A toont interesse voor een training (Opportunity 1)
  • Contactpersoon B vraagt een demo aan voor dezelfde dienst (Opportunity 2)

Zeker als je beide leads afzonderlijk opvolgt, wil je deze als aparte opportunities kunnen zien — ook al is het technisch gezien hetzelfde bedrijf.

Facebook contacten samenvoegen op naam

Facebook Messenger contacten worden standaard als nieuwe contacten toegevoegd omdat we alleen de naam ontvangen. Met deze functie aan voegt Voluit Suite contacten samen die dezelfde naam hebben.

Tijdzone van contact uitschakelen

De tijdzone van je contacten is belangrijk voor het versturen van berichten. Een e-mail die je om 8:00 EST verstuurt, komt bij een contact in Californië (PST) om 5:00 aan als je geen rekening houdt met tijdzones.

Schakel deze functie alleen uit als je de tijdzone van je contacten niet nodig hebt. Het systeem gebruikt dan alleen de tijdzone van je account.

Bot detectie voorkomt ongewenste statistieken en automatiseringen

Deze functie herkent bots die je e-mails openen. Als een bot wordt gedetecteerd, gebeurt het volgende:

  1. Statistieken blijven correct: Opens en clicks van bots tellen niet mee in je statistieken, zodat je alleen echte interacties ziet
  2. Geen ongewenste automatisering: Automatische acties die normaal starten bij e-mail opens of clicks worden niet uitgevoerd als een bot wordt gedetecteerd

Telefoonnummers valideren bij eerste SMS

Deze functie controleert automatisch of een telefoonnummer geldig is wanneer je voor het eerst een SMS stuurt. Bij een ongeldig nummer wordt het bericht niet verzonden. Je moet dan eerst het nummer valideren voordat je SMS berichten kunt sturen.

☝ De kosten voor het valideren van telefoonnummers zijn additionele kosten.

E-mailadressen verifiëren bij eerste e-mail

Net als bij telefoonnummers wordt een e-mailadres gecontroleerd bij het eerste contact. Bij een ongeldig e-mailadres wordt de e-mail niet verzonden totdat het adres is geverifieerd.

☝ De kosten voor het verifiëren van e-mailadressen zijn additionele kosten.

SMS-compliance met uitschrijfbericht

Voluit Suite voegt standaard een uitschrijfbericht toe aan SMS-berichten. Je kunt dit bericht aanpassen, maar we raden aan om deze instelling aan te laten staan voor wettelijke compliance.

SMS-compliance met afzenderinformatie

Afzenderinformatie in SMS-berichten is een belangrijk onderdeel van compliance. Deze instelling staat standaard aan en kan worden aangepast naar wens.

E-mail-compliance met uitschrijflink

Een uitschrijflink in e-mails is wettelijk verplicht. Voluit Suite voegt deze standaard toe aan alle e-mails. Je kunt de link aanpassen in de instellingen.

Voicemail instellingen

Deze instellingen gelden voor het hele account, tenzij je specifieke instellingen voor teamleden instelt.

  • Upload voicemail bestanden in mp3 of WAV formaat
  • De wachttijd bepaalt wanneer een inkomende oproep naar voicemail gaat

Een wachttijd van 10-20 seconden is aanbevolen. Kies een kortere tijd als je wilt dat bellers sneller de voicemail bereiken.

Dubbele contacten beheren

Bepaal hier hoe het systeem omgaat met dubbele contacten. Zet de instelling AAN om dubbele contacten toe te staan, of UIT om ze te voorkomen.

Bij UIT kun je instellen hoe het systeem dubbele contacten herkent: op basis van e-mail of telefoonnummer, met optioneel een tweede controle.

Automatisch antwoord bij gemiste oproep

Deze functie stuurt automatisch een SMS naar mensen die je niet kon beantwoorden.

Je kunt het bericht aanpassen en samenvoeg velden toevoegen.

Activeer de functie door op de knop opslaan te klikken.

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor de feedback! Er was een probleem bij het versturen van je feedback. Probeer later nog eens.

Gerelateerde artikelen