Contacten: In bulk toevoegen aan een workflow

Deze handleiding laat zien hoe je contacten filtert (bijvoorbeeld op tag) en ze vervolgens in bulk aan een workflow toevoegt via Add to Automation (Toevoegen aan automatisering). Je vindt hieronder een stappenplan, uitleg over de beschikbare planningsopties, en antwoorden op veelgestelde vragen.

Wat is contacten in bulk toevoegen aan een workflow?

Met de functie Add to Automation (Toevoegen aan automatisering) selecteer je contacten vanuit de pagina Contacts (Contacten) en schrijf je ze in één keer in voor een workflow.

Normaal gesproken komen contacten een workflow binnen via een trigger. Met deze functie kun je een selectie contacten handmatig toevoegen aan een gepubliceerde workflow:

direct,
op een gepland moment,
of in batches via een drip-instelling.

Een veelgebruikt scenario is dat je je contactenlijst filtert op een specifieke eigenschap (zoals een tag), de gefilterde resultaten selecteert, en ze vervolgens toevoegt aan een workflow voor gerichte opvolging, re-engagement, of batchverwerking.

Belangrijkste voordelen van contacten in bulk toevoegen

Sneller inschrijven: je voegt meerdere contacten in één bulkactie toe, in plaats van één voor één.
De juiste doelgroep selecteren: met Advanced Filters (Geavanceerde filters) kun je filteren op tags, velden, en opportunity-gegevens.
Controle over het moment van inschrijven: je kiest of contacten direct, gepland, of in drip-modus worden toegevoegd.
Segmenten hergebruiken: je kunt filters opslaan als Smart Lists (Slimme lijsten) zodat je dezelfde bulkactie later opnieuw kunt uitvoeren.
Voortgang en resultaten volgen: je bekijkt status, tijdstempels, en statistieken op de pagina Bulk Actions (Bulkacties).

Zo voeg je contacten in bulk toe aan een workflow

Stap 1: Filter je contacten

Tip: Je kunt ook filteren op andere contactvelden (zoals e-mail, plaats, bron, opportunity-fase, enzovoort) en je kunt meerdere filters of geneste filters combineren om precies de juiste selectie te maken.

Ga naar Contacts (Contacten) > SmartLists (Slimme lijsten).
Klik op Advanced Filters (Geavanceerde filters) om het filterpaneel te openen.
Als je wilt filteren op Tag, zoek dan naar Tag in de filter-zoekbalk en selecteer deze.
Kies de operator (bijvoorbeeld “Is”) en selecteer de gewenste tag-waarde (bijvoorbeeld “follow-up”). Klik op Apply (Toepassen) om het filter te activeren. Je ziet nu alleen de contacten die aan je filters voldoen.

Stap 2: Start Add to Automation (Toevoegen aan automatisering)

Selecteer de contacten die je wilt toevoegen aan een workflow: je kunt individuele contacten selecteren via de checkboxes, of bovenaan kiezen voor Select all (Alles selecteren) om alle contacten in de gefilterde lijst te selecteren. Zodra je minimaal één contact hebt geselecteerd, verschijnt de bulk-actiebalk.
Klik in de bulk-actiebalk op Trigger automation (Automatisering starten). Hiermee open je het venster Add to Automation (Toevoegen aan automatisering). Bovenaan zie je de geselecteerde contacten, met daaronder de instellingen.

Stap 3: Stel de automatisering in

Vul de volgende velden in:
- Action Name (Actienaam): een naam voor deze bulkactie. Deze naam zie je terug in het rapport op de pagina Bulk Actions (Bulkacties). Voorbeeld: “Workflow automation bulk import”.
- Automation Type (Type automatisering): kies Workflow om contacten in te schrijven voor een workflow.
- Workflow: selecteer de workflow waaraan je de contacten wilt toevoegen. In de dropdown staan alle gepubliceerde workflows in je account.
- Mode (Modus): kies wanneer en hoe contacten worden ingeschreven. Zie Planningsopties hieronder.
Klik op Add to Automation (Toevoegen aan automatisering). Je krijgt een bevestiging met het aantal contacten dat wordt verwerkt (bijvoorbeeld: “Add to Automation 10 Contacts is in progress/is scheduled”).
Klik op Check Progress (Voortgang bekijken) om naar de pagina Bulk Actions (Bulkacties) te gaan, of kies Dismiss (Sluiten) om terug te gaan naar je contactenlijst.

Planningsopties

De instelling Mode (Modus) bepaalt wanneer de geselecteerde contacten worden ingeschreven in de workflow. Er zijn drie opties.

Alles in één keer verzenden

Alle geselecteerde contacten worden direct toegevoegd aan de workflow. Dit is de standaardmodus en werkt goed als timing niet belangrijk is.

Extra velden: geen.

Verzenden op gepland tijdstip

Alle geselecteerde contacten worden op een door jou gekozen datum en tijd toegevoegd aan de workflow. Dit is handig als je inschrijving wilt laten aansluiten op een campagne-start of op werktijden.

Extra velden:

Veld	Omschrijving
Pick a Start Date & Time (Startdatum en -tijd kiezen)	De datum en tijd waarop alle contacten worden ingeschreven. Dit wordt getoond in de tijdzone van je account.

Verzenden in drip-modus

Contacten worden in batches toegevoegd over een periode, in plaats van allemaal tegelijk. Dit is geschikt voor grotere lijsten, wanneer je inschrijving wilt spreiden om je workflow of communicatie te doseren.

Extra velden:

Veld	Omschrijving
Pick a Start Date & Time (Startdatum en -tijd kiezen)	De datum en tijd waarop de eerste batch wordt ingeschreven.
Number of Messages per Batch (Aantal per batch)	Het aantal contacten dat per batch wordt ingeschreven.
Repeat after (Herhalen na)	Het interval tussen batches. Je stelt een getal en een eenheid in (Days, Hours, of Minutes (Dagen, Uren, of Minuten)).

Voortgang volgen

Na het indienen kun je de bulkactie volgen op de pagina Bulk Actions (Bulkacties).

Ga naar Contacts (Contacten) > Bulk Actions (Bulkacties) om al je bulkacties te bekijken.

Op de pagina Bulk Actions (Bulkacties) zie je onder andere:

Action Label (Actielabel): de naam die je hebt opgegeven.
Operation (Actie): het type automatisering (bijvoorbeeld Workflow).
Status: of de actie In Progress, Scheduled, of Complete is.
User (Gebruiker): wie de bulkactie heeft gestart.
Created / Completed (Aangemaakt / Voltooid): tijdstempels van het aanmaken en afronden, in de tijdzone van je account.
Statistics (Statistieken): via het statistieken-icoon open je een detailoverzicht van de resultaten.

Je kunt de Bulk Actions (Bulkacties)-pagina filteren op datumbereik, status, actietype, en gebruiker om snel een specifieke aanvraag terug te vinden.

Veelgestelde vragen

V: Kan ik contacten ook filteren op andere velden dan tags?

Antwoord: Ja. In Advanced Filters (Geavanceerde filters) kun je filteren op elk contactveld (zoals e-mail, plaats, contactbron, aanmaakdatum, opportunity-fase, enzovoort) en op custom fields. Je kunt ook meerdere filters en geneste filters combineren om je selectie zo precies mogelijk te maken.

V: Moet de workflow gepubliceerd zijn?

Antwoord: Ja. Alleen gepubliceerde workflows worden getoond in de dropdown bij Workflow. Publiceer je workflow voordat je deze functie gebruikt.

V: Wat is het verschil tussen “Verzenden op gepland tijdstip” en “Verzenden in drip-modus”?

Antwoord: “Verzenden op gepland tijdstip” schrijft alle geselecteerde contacten in op één gekozen datum en tijd. “Verzenden in drip-modus” spreidt de inschrijving door contacten in batches met vaste intervallen toe te voegen. Dit is handig als je communicatie wilt spreiden over dagen of uren.

V: Waar kan ik de voortgang van mijn bulkactie volgen?

Antwoord: Ga naar Contacts (Contacten) > Bulk Actions (Bulkacties). Daar zie je al je bulkacties met status, tijdstempels, en een statistiekenoverzicht.

V: Kan ik een Smart List (Slimme lijst) opslaan en later opnieuw gebruiken?

Antwoord: Ja. Nadat je je filters hebt ingesteld, kun je de gefilterde weergave opslaan als Smart List (Slimme lijst). De volgende keer open je die Smart List, selecteer je de contacten, en start je opnieuw Add to Automation (Toevoegen aan automatisering).