Boekingen van kamers en apparatuur (Rooms en uitrusting)

Wat zijn Rooms?

Een room is een fysieke plek waar je een dienst uitvoert, zoals een massageruimte, een kappersstoel, een sportruimte of een pedicurestation.

Wat is uitrusting?

Uitrusting verwijst naar de apparatuur of hulpmiddelen die je nodig hebt voor een dienst. Dat kan een geavanceerd apparaat zijn (zoals een hyper-facial machine), maar ook iets eenvoudigs als een stoel.

Hoe gebruik je Rooms & uitrusting?

Deze functie is vooral handig voor bedrijven die diensten op locatie leveren en daarbij specifieke middelen gebruiken. Denk aan praktijken, salons, gezondheidscentra of beautybehandelingen.

Zo werkt het:

• Maak je rooms en uitrusting aan

  Je stelt zelf je ruimtes en apparatuur samen, afgestemd op jouw diensten.

• Koppel ze aan je Service Kalenders

  Bij het instellen van je kalender geef je aan welke ruimte(s) of apparatuur nodig zijn. Bij elke boeking worden deze automatisch mee gereserveerd.

• Voorkom dubbele boekingen

  Het systeem checkt bij boekingen zowel de beschikbaarheid van de medewerker als van de gekoppelde room/uitrusting. Zo worden dubbele boekingen voorkomen.

Dit helpt je om je planning efficiënter te maken en zorgt voor een betere klantervaring.

Maak een Room aan

Room capaciteit

Bij het aanmaken van een room geef je aan hoeveel afspraken er tegelijkertijd in die ruimte kunnen plaatsvinden. Bijvoorbeeld: bij een capaciteit van 2 kunnen er maximaal twee afspraken op hetzelfde tijdstip worden geboekt, ook als dat via verschillende gekoppelde agenda’s gebeurt.

Toewijzing bij meerdere kalenders

Als meerdere Service Kalenders gekoppeld zijn aan één room, houdt het systeem bij boekingen automatisch rekening met zowel de beschikbaarheid van de medewerker als de capaciteit van de room.

Details zichtbaar in de afspraakweergave

In het afspraakoverzicht (appointment modal) kun je precies zien:

• Welke room is gekoppeld aan een afspraak
• Welke uitrusting bij de afspraak is gereserveerd

Room kiezen tijdens het boeken

Bij het handmatig aanmaken van een afspraak in een Service Kalender kun je nu ook direct de gewenste room kiezen via een dropdown. Dit geeft meer controle en flexibiliteit bij het inplannen.

Uitrusting aanmaken

Uitrusting specificaties bij aanmaken:

• Total aantal: geef aan hoeveel eenheden van de uitrusting beschikbaar zijn.

• Out of Service aantal: geef aan hoeveel uitrusting/ apparaten momenteel buiten gebruik zijn (bijvoorbeeld door defect of onderhoud).

Koppeling met agenda’s:

• Je kunt een stuk uitrusting aan meerdere Service Kalenders koppelen.
• Let op: per kalender kan je maar één stuk apparatuur koppelen. Dus: één kalender → één apparatuur (bijv. 'Laser Machine').

Details zichtbaar in de afspraakweergave: Net als bij Kamers zie je in het afspraakdetailscherm (appointment modal) welke apparatuur bij de afspraak is geboekt. Dit maakt het beheer overzichtelijker.