Groepsagenda (collective booking)

Groepsagenda's

Met groepsagenda's plan je meetings voor meerdere teamleden tegelijk. Je ziet direct wanneer iedereen beschikbaar is in één agenda.

Zo maak je een groepsagenda

1. Ga naar Agenda's → Agenda Instellingen → "Maak Agenda"
2. Kies "Groepsagenda" en vul de basis gegevens in:

• Agenda naam
• Teamleden
• URL
• Meeting locatie

Belangrijke punten:

• Er is altijd één Primaire Eigenaar die de afspraak leidt
• Alle teamleden krijgen automatisch een melding bij nieuwe afspraken
• Je kunt online betalingen aanzetten voor de agenda

1. Vul de verplichte gegevens in:
2. Agenda naam
3. Selecteer teamleden (minimaal 2 teamleden nodig)
4. Aangepaste URL
5. Meeting locatie (optioneel maar aangeraden - zonder ingestelde locatie wordt de standaard meeting locatie van de eigenaar gebruikt)
6. Klik op "Bevestigen" om de groepsagenda aan te maken

7. Je kunt de agenda-instellingen aanpassen door op "Ga naar geavanceerde instellingen" te klikken, of na het aanmaken van de agenda op "Bewerk agenda" te klikken.

Primaire eigenaar instellen

De primaire eigenaar is het teamlid dat de afspraak leidt. Deze persoon wordt ook de eigenaar van de afspraak en krijgt de contactpersoon toegewezen als dit is ingeschakeld.

Standaard wordt het eerste toegevoegde teamlid de primaire eigenaar. De primaire eigenaar kan niet worden verwijderd.

Primaire eigenaar wijzigen:

1. Ga naar Geavanceerde instellingen/Bewerk agenda → Meeting Details
2. Klik op "Maak eigenaar" naast het teamlid dat je primaire eigenaar wilt maken

1. De eigenaar wordt aangepast en krijgt een 'Eigenaar' label naast hun naam

Let op:

☝ Je kunt een primaire eigenaar niet verwijderen uit de groepsagenda. Wil je een teamlid verwijderen? Zorg er dan voor dat dit teamlid niet de primaire eigenaar is.

Notificaties

De toegewezen contactpersoon ontvangt een e-mailnotificatie. Alle teamleden krijgen een agenda-uitnodiging in hun geïntegreerde agenda (Google, Outlook, iCloud).

Betalingen

Als betalingen zijn ingeschakeld voor de agenda, moet de klant eerst betalen voordat de afspraak definitief wordt ingepland.

Veelgestelde vragen

Q: Hoeveel teamleden kan ik toevoegen?

Je kunt tot 100 teamleden toevoegen. Let op: hoe meer teamleden, hoe lastiger het wordt om een geschikt moment te vinden.

Q: Kan ik de agenda gebruiken voor online en fysieke afspraken?

Ja, geef bij het aanmaken van de agenda aan of het om een online of fysieke meeting gaat.

Q: Kan ik teamleden verwijderen?

Je kunt alle teamleden verwijderen behalve de Primaire Eigenaar. Wil je de Primaire Eigenaar verwijderen? Wijs dan eerst een nieuwe aan.

Q: Waarom zie ik bij bestaande afspraken nog de oude Primaire Eigenaar?

Bestaande afspraken behouden hun originele instellingen. Nieuwe afspraken gebruiken de aangepaste instellingen.

Q: Kan ik een geboekte afspraak aanpassen?

Je kunt details van de afspraak wijzigen, maar niet de betrokken teamleden.

Voorbeelden van Groepsagenda's