Twee-weg e-mailsynchronisatie voor Outlook en Google

Twee-weg e-mailsynchronisatie instellen

Met twee-weg e-mailsynchronisatie worden e-mails automatisch gesynchroniseerd tussen Voluit Suite en je e-mailprogramma. Dit werkt met Gmail en Outlook.

Hoe werkt het?

Je kunt je persoonlijke Gmail of Outlook e-mail koppelen om e-mails te synchroniseren tussen Voluit Suite en je mailbox. Zo heb je al je e-mails op beide plekken beschikbaar.

Outlook:

Als je een e-mail vanuit Voluit Suite verstuurt, worden alle verdere e-mails in die conversatie automatisch gesynchroniseerd. Dit is een persoonlijke instelling die alleen voor jou geldt.

Gmail:

Er zijn twee manieren om de synchronisatie te starten:

Stuur een e-mail vanuit Voluit Suite
Ontvang een e-mail van een contact dat al in Voluit Suite staat. Let op: het contact moet wel aan jou zijn toegewezen.

Belangrijk

☝ Als je toegang hebt tot meerdere Voluit Suite accounts (belangrijk voor o.a. VA’s) en dezelfde Gmail-account in al die accounts hebt gekoppeld, verschijnt de e-mail in alle accounts. Maar zodra je antwoordt, blijft de e-mail alleen in dat account actief. De synchronisatie stopt in de andere accounts.

Heb je meerdere gebruikers in je account die 2-way sync hebben aanstaan dan zullen de mails tussen de gebruikers niet worden gesynchroniseerd. Dit om te voorkomen dat mails in het verkeerde gebruikersaccount opduiken want gebruikers zijn vaak ook contacten van elkaar en dan wordt het lastig bepalen bij wie de mail hoort.

Soms gebeurt het echter dat je ergens in een email draad een andere gebruiker cc'd en dan kan deze mail wel worden gesynced en soms ook in het verkeerde account komen.

Zorg dat je Voluit Suite 2-way sync email handig gebruikt, wees je bewust als gebruiker dat je ook een contact bent in het CRM in Voluit Suite en dat je mail dus ook gesynct kan worden wanneer jij dit niet van plan was.

Kijk ook bij de veelgestelde vragen onderin hoe de 2-way sync omgaat met cc-en van (meerdere) contacten en het forwarden van mail.

Koppeling maken

Ga naar Instellingen, open het tabblad Profiel en dan Algemeen. Scroll naar beneden naar E-mail (2-weg sync)

Let op:

☝ Je ziet het Profiel-tabblad alleen als je als gebruiker toegang hebt tot het account dat je bekijkt.

Gmail koppelen:

Kies Gmail en klik op Verbinden.

Je krijgt dan een scherm waarin je een Gmail-account kunt kiezen uit de accounts die al in je browser bekend zijn. Of je kunt een nieuw account koppelen. Bij een nieuw account moet je je inloggegevens invoeren in het pop-up scherm.

Klik op 'Toestaan' om Voluit Suite toegang te geven tot je Gmail-account. Je krijgt dan te zien welke machtigingen je geeft.

Na het klikken op 'Doorgaan' verschijnt je Gmail-account in de e-mailsynchronisatie instellingen.

Google rate limits

Gmail synchronisatie

De synchronisatie start op twee manieren:

Je verstuurt een e-mail vanuit Voluit Suite
Je ontvangt een e-mail van een contact dat al in Voluit Suite staat. Let op: het contact moet wel aan jou zijn toegewezen.

Let op Als je dezelfde Gmail-account in meerdere Voluit Suite accounts hebt gekoppeld, verschijnt de e-mail in al die accounts. Maar zodra je antwoordt, blijft de e-mail alleen in dat account actief. De synchronisatie stopt in de andere accounts.

De verstuurde e-mail verschijnt in je Gmail 'Verzonden items' map.

Let op Gmail heeft een limiet van ongeveer 500 e-mails per dag.

Alle verdere berichten in deze e-mailconversatie worden automatisch gesynchroniseerd tussen Voluit Suite en Gmail.

Let op De maximale grootte voor bijlagen is 25 MB.

Outlook synchronisatie

Kies 'Outlook' bij E-mail (2-weg sync) en klik op 'Verbinden'.

Vul je Outlook inloggegevens in.

Geef toestemming voor de gevraagde machtigingen voor Voluit Suite/ Leadconnector.

Je gekoppelde e-mailadres verschijnt onder E-mail (2-weg sync) op de profielpagina.

Hoe werkt Outlook synchronisatie?

Je moet eerst een e-mail versturen vanuit Voluit Suite om de synchronisatie te starten.

Let op De eerste e-mail moet vanuit Voluit Suite worden verstuurd om de synchronisatie te activeren

Alle vervolgberichten in de e-mailthread (gestart vanuit Voluit Suite) worden automatisch gesynchroniseerd. E-mails die je verstuurt vanaf je eigen e-mailprogramma verschijnen in Voluit Suite en andersom.

Let op: een e-mailthread die je start vanuit je eigen e-mailprogramma wordt niet gesynchroniseerd met Voluit Suite tenzij dat contact met email adres al in Voluit Suite staat. Alleen e-mailthreads die vanuit Voluit Suite zijn gestart worden gesynchroniseerd.

Als je een e-mail hebt verstuurd terwijl de synchronisatie actief was en later de synchronisatie wordt verbroken, stopt de synchronisatie van nieuwe berichten in die thread. Ook nieuwe uitgaande e-mails vanuit Voluit Suite worden dan niet meer gesynchroniseerd.

☝ Bijlagen tot 3 MB worden gesynchroniseerd. Grotere bijlagen worden niet gesynchroniseerd. Ondersteunde bestandstypen: JPG, JPEG, PNG, MP4, MPEG, ZIP, RAR, PDF, DOC, DOCX, TXT

Extra functies voor Outlook en Gmail synchronisatie

E-mailadres wijzigen:

Je kunt een ander e-mailadres koppelen zonder de huidige verbinding te verbreken.

Nieuwe e-mails worden dan gesynchroniseerd met het nieuwe e-mailadres. Berichten in bestaande e-mailthreads op het oude e-mailadres worden niet meer gesynchroniseerd.

Verbinding verbreken:

Hiermee stop je de synchronisatie tussen Voluit Suite en je e-mailprogramma. Na het verbreken worden e-mails niet meer gesynchroniseerd.

Auto BCC-adres

Als je het Auto BCC-adres toevoegt in het CC- of BCC-veld bij het versturen van een e-mail naar een nieuw contact vanuit je outlook mail, wordt het contact en de conversatie automatisch toegevoegd aan Voluit Suite. Nieuwe e-mails van dit contact worden dan automatisch gesynchroniseerd.

Hoe werkt de synchronisatie met verschillende soorten e-mails?

Individuele e-mails: Deze worden direct via je gekoppelde Gmail-account verstuurd als de synchronisatie actief is. Gmail heeft een limiet van 500 e-mails per dag.

Bulk e-mails: Deze worden verstuurd via het eigen verzenddomein van je account. De synchronisatie heeft hier geen invloed op.

Geautomatiseerde e-mails: Deze worden verstuurd via het eigen verzenddomein van je account en werken samen met de geautomatiseerde workflows in Voluit Suite.

Let op: ☝ Met deze setup kun je de twee-weg synchronisatie gebruiken voor je één-op-één e-mails en ook bulkmails versturen. De Gmail-limiet van 500 e-mails per dag geldt alleen voor individuele e-mails. Bulkmails worden via een andere route verstuurd, dus daar heb je geen last van deze limiet.

Veelgestelde vragen over Gmail-synchronisatie

Wat gebeurt er met e-mails van bestaande contacten?

Alle inkomende e-mails van bestaande contacten verschijnen zowel in Voluit Suite als in je Gmail/Outlook inbox.

Worden e-mails verwijderd als ik de synchronisatie uitzet?

Nee, bestaande e-mails blijven bewaard. Alleen nieuwe e-mails worden niet meer gesynchroniseerd.

Worden mijn Gmail-contacten gesynchroniseerd?

Ja, bestaande contacten worden gesynchroniseerd. Oude e-mails van voor de koppeling worden niet meegenomen.

Hoe werkt het met cc/bcc ontvangers?

Als iemand in cc of bcc staat, wordt dit weergegeven bij het contact in Voluit Suite. Er worden geen nieuwe contacten aangemaakt voor cc en bcc e-mailadressen.

Hoe werkt een e-mailthread met meerdere ontvangers?

Bij meerdere ontvangers wordt het eerste contact de hoofdcontact van de thread. Alle vervolgberichten verschijnen in deze thread.

Wat als hetzelfde contact in meerdere accounts staat?

E-mails vanuit Voluit Suite verschijnen alleen in het account waar je ze verstuurt. Antwoorden komen ook alleen daar terecht. E-mails van een contact naar jou verschijnen wel in alle accounts.

Hoe werkt het auto BCC-adres?

Als je het auto BCC-adres toevoegt in cc of bcc bij het versturen vanaf Gmail/Outlook, wordt het gesprek en contact automatisch toegevoegd aan Voluit Suite. Nieuwe e-mails van dit contact worden dan automatisch gesynchroniseerd.

Wat gebeurt er als mijn Gmail-wachtwoord verandert?

Je moet dan opnieuw inloggen om de synchronisatie te herstellen.

Hoe werkt het met doorgestuurde e-mails?

Een doorgestuurde e-mail naar een bestaand contact wordt behandeld als een verzonden e-mail en gesynchroniseerd.

Wat gebeurt er met dubbele e-mails aan meerdere contacten?

Dubbele e-mails worden gekoppeld aan het eerst aangemaakte contact in Voluit Suite.

Ik wil alleen de mails vanuit Voluit Suite in mijn Outlook krijgen en niet andersom

Dan kun je het beste een forward aanzetten in de email instellingen. Zie link onderaan.