Twee-weg e-mailsynchronisatie voor Outlook en Google

Gmail synchronisatie

Outlook synchronisatie

E-mailfout: Onvoldoende rechten voor 2-weg synchronisatie

Fouten oplossen: Outlook connectie verwijderen en weer toevoegen

Twee-weg e-mailsynchronisatie instellen

Met twee-weg e-mailsynchronisatie worden e-mails automatisch gesynchroniseerd tussen Voluit Suite en je e-mailprogramma. Dit werkt met Gmail en Outlook.

Hoe werkt het?

Je kunt je persoonlijke Gmail of Outlook e-mail koppelen om e-mails te synchroniseren tussen Voluit Suite en je mailbox. Zo heb je al je e-mails op beide plekken beschikbaar.

Belangrijk

Waar maak je de koppeling?

Ga naar Instellingen, open het tabblad Mijn profiel en dan Algemeen. Scroll naar beneden naar E-mail (2-weg sync)

Let op:

☝ Je ziet het Profiel-tabblad alleen als je als gebruiker toegang hebt tot het account dat je bekijkt.

Gmail synchronisatie:

Wat is Gmail Two-way sync?

Gmail Two-Way Sync is een functie die de bidirectionele synchronisatie van e-mails tussen Gmail en CRM mogelijk maakt. Alle e-mails die worden verzonden, ontvangen of bijgewerkt in Gmail worden automatisch weerspiegeld in de CRM, en vice versa. De two-way sync zorgt ervoor dat je een uniforme en actuele weergave hebt van je e-mails, ongeacht het platform.

Stappen om de Two-Way Gmail Sync in te stellen

Stap 1: Navigeer naar E-mail 2-Way Sync

1. Klik op Instellingen vanuit je account.

   

2. Klik op het tabblad Mijn profiel.

   

3. Scroll naar beneden naar de sectie E-mail (2-way Sync).
4. Selecteer Gmail en klik op de knop Verbinden.

Stap 2: Gmail-account verbinden

Selecteer een bestaand Gmail-account vanuit je browser of voeg een nieuw account toe wanneer hierom wordt gevraagd. Bekijk het toestemmingsverzoek van LeadConnector en klik op Doorgaan. Bekijk het toegangsverzoek en klik op Toestaan. Nadat je de stappen hebt voltooid, wordt je geselecteerde Gmail-account weergegeven onder het tabblad E-mail Two-Way Sync. Hoe werkt de 2-way sync tussen de CRM en je e-mailaccount?

1. Selecteer een bestaand Gmail-account vanuit je browser of voeg een nieuw account toe wanneer hierom wordt gevraagd.

   

2. Bekijk het toestemmingsverzoek van LeadConnector en klik op Doorgaan.

   

3. Bekijk het toegangsverzoek en klik op Toestaan.

   

4. Nadat je de stappen hebt voltooid, wordt je geselecteerde Gmail-account weergegeven onder het tabblad E-mail Two-Way Sync.

   

Er zijn twee manieren waarop de sync tot stand kan komen:

1. Je kunt een contact een e-mail sturen vanuit de CRM om de sync tussen beide platforms te starten.
2. Gmail Sync werkt ook als een contact dat al is opgeslagen in de CRM een e-mail stuurt naar de gebruiker (die Gmail Two-Way sync heeft geïntegreerd) op hun Gmail-e-mailadres. De e-mail wordt dan gesynchroniseerd naar het tabblad gesprekken.

👉 Opmerking: E-mails van contacten die ook accountgebruikers zijn, worden niet gesynchroniseerd. Vaak worden accountgebruikers voor verschillende doeleinden als contact toegevoegd. Dergelijke e-mails worden niet gesynchroniseerd omdat ze vertrouwelijke informatie kunnen bevatten. Als het e-mailadres niet toebehoort aan een gebruiker, worden e-mails gesynchroniseerd zoals hierboven vermeld.

Let op

Als de gebruiker is toegevoegd aan meerdere accounts en hetzelfde Gmail-account heeft geïntegreerd voor Gmail Two-way sync in al die accounts, gaat de e-mail van het contact naar het tabblad gesprekken van al die accounts. We behouden echter alleen de instantie van dat contact in het account waarop de gebruiker antwoordt. De sync wordt verbroken voor alle andere instanties. Het extra filter dat de gebruiker aan het bestaande contact is toegewezen, zorgt er ook voor dat het gesprek niet naar accounts gaat waar het contact niet bij hoort.

De verzonden e-mail wordt weergegeven in de verzonden inbox van het geïntegreerde Gmail-account:

Let op:

Gmail ondersteunt slechts ~500 e-mails per dag en e-mails daarboven zijn niet succesvol.

Alle volgende berichten in de e-mailthread worden gesynchroniseerd. Uitgaande e-mails vanuit je e-mail worden weerspiegeld in de CRM en vice versa.

Let op:

De ondersteunde limiet voor de grootte van bijlagen voor Gmail Two-way sync is 25 MB.

Andere functionaliteiten

E-mail bijwerken:

Hiermee kun je je verbonden e-mailadres wijzigen naar een ander adres zonder de vorige verbinding te verbreken.

Nieuwe uitgaande e-mails vanuit de CRM worden gesynchroniseerd met het nieuw toegevoegde e-mailadres. Toekomstige berichten in het eerder verbonden e-mailadres (dezelfde thread) worden niet meer gesynchroniseerd tussen de CRM en je persoonlijke e-mail.

E-mail loskoppelen:

Hiermee kun je je verbinding verbreken en de sync met de CRM stoppen. Na het loskoppelen worden e-mails of berichten niet meer gesynchroniseerd tussen beide platforms.

BCC Adres

Je kunt het BCC-adres opnemen in het Cc- of Bcc-veld wanneer je een e-mail verstuurt vanuit Gmail/Outlook. Hierdoor wordt het contact en het gesprek automatisch toegevoegd aan je CRM, waardoor de communicatie wordt gestroomlijnd en alle relevante gegevens gecentraliseerd zijn. Vanaf dat moment worden alle e-mails die je ontvangt van dit contact op Gmail/Outlook inbox-niveau automatisch gesynchroniseerd met de CRM.

Let op:

Je kunt een "Levering incompleet"-foutmelding van Gmail ontvangen bij het gebruik van BCC-adressen. Dit gebeurt omdat we BCC gebruiken voor logging-doeleinden en Gmail geen ontvangstbevestiging krijgt voor BCC-adressen.

Ondanks de foutmelding kan je bericht nog steeds succesvol zijn geplaatst in de CRM.

Werkt Two-way sync alleen met individuele e-mails of ook met bulk e-mails en workflows?

Hoe de afzenderdomeintoewijzing werkt voor verschillende soorten e-mails:

Individuele e-mail: Bij het verbinden van een persoonlijk e-mailaccount (Gmail) wordt het Gmail e-mailadres beschouwd als het afzenderdomein voor de e-mails die je verstuurt voor individuele e-mails. Individuele e-mails worden rechtstreeks vanuit Gmail verzonden wanneer 2-way sync is geactiveerd voor de gebruiker. Houd er rekening mee dat Google een limiet van 500 e-mails per dag instelt, die van toepassing is op deze functionaliteit.

Bulk e-mail: Deze wordt nog steeds verzonden via jouw verzenddomein op accountniveau. 2-way sync heeft hier geen invloed op.

Workflow & Automatisering: Met betrekking tot geautomatiseerde e-mails worden deze niet verzonden vanuit de 2-way sync, maar verstuurd via jouw verzenddomein op accountniveau. Deze opzet integreert naadloos je geautomatiseerde CRM-workflows en het e-mailverzendingssysteem.

Let op:

Met deze opzet kun je de 2-way sync gebruiken voor je één-op-één e-mails en tegelijkertijd succesvol bulk e-mails versturen. De door Gmail opgelegde limiet van 500 e-mails per dag is alleen van toepassing op individuele e-mails, zodat je bulk e-mails kunt versturen via je eigen verzenddomein zonder je zorgen te maken over het bereiken van deze limiet. Dit is een doordacht ontwerpkenmerk waarmee je massamail-campagnes kunt uitvoeren zonder beperkt te worden door de dagelijkse e-mail-cap van Gmail.

Veelgestelde vragen Gmail 2 way synchronisatie

Wat gebeurt er met e-mails die zijn ontvangen van bestaande contacten?

Alle inkomende e-mails van bestaande contacten worden weerspiegeld in je CRM en Gmail/Outlook inbox. Deze bidirectionele synchronisatie zorgt ervoor dat je een compleet overzicht hebt van al je communicatie op beide platforms.

Worden bestaande e-mails verwijderd als je een gesynchroniseerd account verwijdert?

Nee, het verwijderen van een gesynchroniseerd account verwijdert geen bestaande e-mails. Je eerder gesynchroniseerde e-mails blijven intact en de synchronisatie is alleen van invloed op nieuwe e-mails die worden verzonden of ontvangen nadat het account is verwijderd.

Worden nieuwe e-mails gesynchroniseerd nadat een account is verwijderd?

Nieuwe e-mails die worden verzonden of ontvangen na het verwijderen van het account worden niet gesynchroniseerd tussen de CRM en Gmail/Outlook. De synchronisatie tussen de twee platforms gaat door voor bestaande e-mails, en nieuwe e-mails worden niet opgenomen in de sync.

Worden al mijn bestaande contacten in Gmail gesynchroniseerd met de CRM?

Ja, de Two-Way Sync identificeert en synchroniseert bestaande contacten van Gmail naar de CRM. Inkomende e-mails van deze contacten worden automatisch ingevuld onder het betreffende contact, maar eerdere e-mails (van vóór de integratie werd aangesloten) kunnen niet worden gesynchroniseerd.

Wat gebeurt er wanneer een nieuwe e-mail wordt ontvangen van een contact?

Nieuwe inkomende e-mails van bestaande contacten worden weerspiegeld als nieuwe e-mails in de CRM en Gmail. Als de e-mail tot een bestaande gespreksthread behoort, wordt deze weergegeven als een nieuwe e-mail binnen dezelfde thread.

Wat gebeurt er met verzonden e-mails vanuit de CRM of Gmail?

Uitgaande e-mails die worden verzonden vanuit de CRM worden automatisch geregistreerd in de map Verzonden items van de gesynchroniseerde mail. Omgekeerd verschijnen e-mails vanuit de gesynchroniseerde mailprovider automatisch onder de gesprekken van het betreffende CRM-contact.

Hoe worden cc/bcc ontvangers verwerkt in de sync?

Als een gebruiker in cc of bcc staat, of is opgenomen in meerdere ontvangers in Gmail, wordt deze informatie weerspiegeld onder het betreffende contact in de CRM, wat zorgt voor volledig zicht op alle communicatie. Er worden geen nieuwe contacten aangemaakt voor de CC- en BCC-e-mailadressen.

Wat als een contact iemand anders e-mailt maar de CRM-gebruiker erbij betrekt?

In dit geval wordt de e-mail weerspiegeld in de CRM en gekoppeld aan het betreffende contact, waarbij de volledige gespreksgeschiedenis behouden blijft.

Hoe wordt de gespreksthread beheerd wanneer er meerdere ontvangers betrokken zijn?

In het geval van meerdere ontvangers (aan) in een e-mail wordt het eerste contact de gespreksthread in de CRM. Alle volgende e-mails verschijnen in deze thread.

Wat als hetzelfde contact bestaat in meerdere accounts voor hetzelfde gesynchroniseerde e-mailadres?

E-mail afkomstig uit de CRM wordt alleen weerspiegeld in het betreffende account. Volgende antwoorden en communicatie moeten ook specifiek zijn voor dat account. E-mails van een contact naar de CRM-gebruiker worden echter weerspiegeld in alle accounts.

Wat is BCC-adres en hoe werkt het?

Je kunt het BCC-adres opnemen in het Cc- of Bcc-veld wanneer je een e-mail verstuurt vanuit Gmail/Outlook. Hierdoor worden het gesprek en het contact automatisch toegevoegd in de CRM, waardoor de communicatie en gegevensbeheer worden gestroomlijnd. Vanaf dat moment worden alle e-mails die je ontvangt van dit contact op Gmail/Outlook inbox-niveau automatisch gesynchroniseerd met de CRM.

Hoe wordt de beveiligde verbinding afgehandeld als de Gmail-inloggegevens wijzigen?

In het geval van gewijzigde inloggegevens vereist de CRM dat je opnieuw authenticeren en de e-mail opnieuw synchroniseert om een beveiligde verbinding te behouden.

Wat gebeurt er wanneer een e-mail wordt doorgestuurd vanuit Gmail?

Elke doorgestuurde e-mail naar een bestaand contact wordt behandeld als een verzonden e-mail en gesynchroniseerd onder dat contact in de CRM.

Wat als er dubbele e-mails zijn bij meerdere contacten?

Dubbele e-mails die naar meerdere contacten worden verzonden, worden gekoppeld aan het eerst aangemaakte contact in de CRM.

Outlook synchronisatie

Kies 'Outlook' bij E-mail (2-weg sync) en klik op 'Verbinden'.

Vul je Outlook inloggegevens in.

Geef toestemming voor de gevraagde machtigingen voor Voluit Suite/ Leadconnector.

Je gekoppelde e-mailadres verschijnt onder E-mail (2-weg sync) op de profielpagina.

Hoe werkt Outlook synchronisatie?

Je moet eerst een e-mail versturen vanuit Voluit Suite om de synchronisatie te starten.

Alle vervolgberichten in de e-mailthread (gestart vanuit Voluit Suite) worden automatisch gesynchroniseerd. E-mails die je verstuurt vanaf je eigen e-mailprogramma verschijnen in Voluit Suite en andersom.

Let op: een e-mailthread die je start vanuit je eigen e-mailprogramma wordt niet gesynchroniseerd met Voluit Suite tenzij dat contact met email adres al in Voluit Suite staat. Alleen e-mailthreads die vanuit Voluit Suite zijn gestart worden gesynchroniseerd.

Als je een e-mail hebt verstuurd terwijl de synchronisatie actief was en later de synchronisatie wordt verbroken, stopt de synchronisatie van nieuwe berichten in die thread. Ook nieuwe uitgaande e-mails vanuit Voluit Suite worden dan niet meer gesynchroniseerd.

Extra functies voor Outlook en Gmail synchronisatie

E-mailadres wijzigen:

Je kunt een ander e-mailadres koppelen zonder de huidige verbinding te verbreken.

Nieuwe e-mails worden dan gesynchroniseerd met het nieuwe e-mailadres. Berichten in bestaande e-mailthreads op het oude e-mailadres worden niet meer gesynchroniseerd.

Verbinding verbreken:

Hiermee stop je de synchronisatie tussen Voluit Suite en je e-mailprogramma. Na het verbreken worden e-mails niet meer gesynchroniseerd.

Auto BCC-adres

Als je het Auto BCC-adres toevoegt in het CC- of BCC-veld bij het versturen van een e-mail naar een nieuw contact vanuit je outlook mail, wordt het contact en de conversatie automatisch toegevoegd aan Voluit Suite. Nieuwe e-mails van dit contact worden dan automatisch gesynchroniseerd.

Hoe werkt de synchronisatie met verschillende soorten e-mails?

Individuele e-mails: Deze worden direct via je gekoppelde Gmail-account verstuurd als de synchronisatie actief is. Gmail heeft een limiet van 500 e-mails per dag.

Bulk e-mails: Deze worden verstuurd via het eigen verzenddomein van je account. De synchronisatie heeft hier geen invloed op.

Geautomatiseerde e-mails: Deze worden verstuurd via het eigen verzenddomein van je account en werken samen met de geautomatiseerde workflows in Voluit Suite.

E-mailfout: Onvoldoende rechten voor 2-weg synchronisatie

Als je een e-mailfout ziet met de melding insufficient permission (onvoldoende rechten), betekent dit dat Gmail het verzenden van e-mails blokkeert door ontbrekende of ingetrokken rechten.

Dit gebeurt meestal in de volgende situaties:

1. Wachtwoord gewijzigd – Je e-mailwachtwoord is veranderd nadat de integratie was ingesteld.
2. Toegang ingetrokken – De toegang van de Voluit Suite app is losgekoppeld in je Gmail-accountinstellingen.

3. Onvolledige rechten verleend – Bij het instellen van de integratie zijn niet alle benodigde rechten (scopes) geselecteerd bij het autoriseren van Gmail-toegang.

   

Hoe los je dit op?

Stap 1: Herstel de 2-weg synchronisatie

• Wis de cache en cookies van je browser.
• Ga naar Instellingen → E-mail → 2-weg synchronisatie.
• Koppel je Gmail-account opnieuw en zorg ervoor dat alle gevraagde rechten worden toegekend.

Stap 2: Verwijder en koppel opnieuw (als het probleem blijft bestaan)

Als de fout blijft optreden:

1. Ga naar je Google-account → Beveiliging → Apps van derden met accounttoegang.
2. Verwijder de Voluit Suite app.
3. Ga terug naar je Voluit Suite-account en koppel Gmail opnieuw voor 2-weg synchronisatie.

Dit vernieuwt de verbinding en lost problemen met onvoldoende rechten op.

Belangrijke opmerkingen

• Verleen altijd alle gevraagde rechten tijdens de integratie.
• Als je wachtwoord verandert, moet je de integratie opnieuw koppelen.
• Zorg ervoor dat het gekoppelde Gmail-account de benodigde rechten heeft voor verzenden en ontvangen.

Fouten oplossen: Outlook connectie verwijderen en weer toevoegen

Omdat Microsoft twee volledig verschillende interfaces gebruikt voor persoonlijke accounts en zakelijke accounts, zien de schermen die je moet gebruiken er anders uit. Welke stappen je volgt, hangt dus af van het e-mailadres dat je gebruikt.

Gebruik je een persoonlijk account (zoals Outlook.com of Hotmail)?

Ga dan naar de Microsoft Consent Management-pagina:

https://account.live.com/consent/Manage

Op dit scherm zie je een lijst met apps.

Zoek LeadConnector, klik op Bewerken en kies vervolgens Deze machtigingen verwijderen om de oude koppeling te verwijderen.

Gebruik je een werk- of schoolaccount via Office 365?

Ga dan naar het My Apps-portaal:

https://myapps.microsoft.com

Zoek in het dashboard de app LeadConnector.

Klik op de drie puntjes (meer opties) op de app-tegel, kies Manage your application en selecteer daarna Revoke Permissions.

Hiermee wordt de integratie geforceerd gereset.

Meer uitleg over dit portaal vind je in de Microsoft-handleiding over het bewerken of intrekken van app-machtigingen in het My Apps-portaal.

Zie je LeadConnector niet staan in het myapps portaal?

Dit gebeurt vaak bij Microsoft-businessaccounts, omdat de pagina ‘Mijn apps’ (myapps.microsoft.com) meestal alleen applicaties toont die door je IT-beheerder aan je zijn toegewezen. Achtergrondtools waar jij zelf toestemming voor hebt gegeven, verschijnen daar vaak niet.

Om de specifieke toestemming te vinden en te verwijderen, moet je naar het App-machtigingenmenu binnen je accountprofiel.

Zo los je dit op:

1. Ga direct naar de Microsoft-pagina Accountmachtigingen via:

   https://myaccount.microsoft.com/permissions

2. Op deze pagina zie je een sectie met de titel ‘Apps met toegang tot je gegevens’.
3. Zoek in deze lijst naar LeadConnector of Voluit Suite.
4. Klik op de appnaam en kies ‘Machtigingen intrekken’.
5. Zodra de app hier succesvol is verwijderd, ga je terug naar je Voluit Suite profiel om de agenda opnieuw te koppelen.