Dienstenagenda v2: Globale Instellingen

Algemene instellingen in Services centraliseren de belangrijkste configuratieopties voor je Services-module. Gebruik deze instellingen om snel consistente regels toe te passen voor de boekingspagina, betalingen, planning, meldingen en het gedrag van agenda's van derden. In dit artikel bespreken we de beschikbare opties in Algemene instellingen voor Services.

INHOUDSOPGAVE

Overzicht van Algemene instellingen in Services

Met Algemene instellingen kun je essentiële instellingen configureren die op alle services worden toegepast. Deze zijn verdeeld over vijf hoofdsecties:

  1. In-App-instellingen: Configureer opties voor je in-app-platform.

  2. Boekingspagina: Beheer instellingen voor je boekingswidget voor klanten.

  3. Betalingsinstellingen: Configureer betaalmodi, stel valuta in en beheer alle betalingsgerelateerde opties.

  4. Service-instellingen: Beheer opties voor serviceboekingen en afspraken.

  5. Aanvullende instellingen: Diverse instellingen voor extra functionaliteit.

  6. Meldingsinstellingen: Pas aan hoe en wanneer klanten en medewerkers meldingen over boekingen ontvangen.

Belangrijkste voordelen van Algemene instellingen

Deze voordelen laten zien hoe gecentraliseerde configuratie zorgt voor een consistente en gestroomlijnde boekingservaring voor alle services.

  • Gecentraliseerde controle: Pas boekings-, betalings-, plannings- en meldingsregels toe vanaf één plek.

  • Consistente klantervaring: Houd de lay-out, labels en keuzes op de boekingspagina voor alle services gelijk.

  • Snellere updates: Wijzig algemene functies, zoals medewerkersselectie of de zichtbaarheid van betalingen, zonder elke service afzonderlijk te bewerken.

  • Eenvoudiger opschalen: Naarmate je aanbod groeit, kun je services toevoegen die bestaande resources gebruiken zonder je planningsaanpak opnieuw in te richten.

In-App-instellingen

  • Weergaveopties: Kies op welke dag de agendaweergave moet beginnen: maandag, zaterdag of zondag.

  • Meerdere accounts inschakelen: Schakel dit in als je bedrijf in meerdere accounts actief is. Hiermee kun je meer dan één account aanmaken en weergeven op je boekingspagina, zodat klanten kunnen kiezen waar ze willen boeken.

  • Resources inschakelen: Als je bedrijf resources gebruikt, zoals kamers, ruimtes of hulpmiddelen, schakel je dit in om deze te beheren en te volgen. Dit voorkomt dubbele boekingen en helpt ervoor te zorgen dat de juiste resources voor services worden gereserveerd. Als je dit inschakelt, wordt een tabblad “Resources” toegevoegd waarin je deze instellingen kunt configureren.

  • Add-ons inschakelen: Schakel dit in als je bedrijf add-ons of extra's aanbiedt bij het boeken van een service. Dit kan helpen om aanvullende services te verkopen. Als je dit inschakelt, wordt een tabblad “Add-ons” toegevoegd voor de configuratie.

Instellingen voor boekingspagina

De instellingen voor de boekingspagina zijn verdeeld over 4 secties: Boekingspagina aanpassen, Formulieren en Bevestigingspagina.

Boekingspagina aanpassen

  • Bedrijfsnaam en logo: Voeg je bedrijfsnaam toe en upload je bedrijfslogo. Dit wordt weergegeven op je boekingspagina.

  • Serviceafbeeldingen:Kies of serviceafbeeldingen op je boekingspagina worden weergegeven.

    • Met afbeeldingen: Geeft geüploade serviceafbeeldingen weer op servicekaarten.

    • Zonder afbeeldingen: Verbergt serviceafbeeldingen en geeft service-informatie weer in een tekstgerichte lay-out.

      Deze instelling geldt voor de volledige Services-boekingspagina en helpt je de presentatie te kiezen die het beste bij je bedrijf past.

  • Accountslug: Je accountslug is een unieke identificatie die als basis wordt gebruikt voor al je service-URL's.

  • Bladeren op:Bepaal hoe klanten services op je boekingspagina ontdekken.

    • Bladeren op categorie: Klanten selecteren eerst een categorie en kiezen daarna uit de services die binnen die categorie beschikbaar zijn.

    • Door alle services bladeren: Klanten kunnen alle beschikbare services direct bekijken en optioneel categorieën gebruiken om de lijst te filteren.

  • Volgorde op boekingspagina: Bepaal de flow van je boekingspagina. Als er meerdere accounts zijn, kies je of klanten eerst een service of eerst een account selecteren voordat ze doorgaan met de boeking.

  • Lay-out van boekingspagina: Bepaal hoe services op je boekingspagina worden weergegeven — als kaarten, als lijst of met de mogelijkheid voor klanten om tijdens het gebruik hun voorkeur te kiezen.

  • Plaatsing van filter- en sorteermenu:Kies hoe filters, sorteeropties en servicecategorieën op de boekingspagina worden weergegeven. Je kunt de bediening horizontaal bovenaan, verticaal links of met Top Tabs weergeven om servicecategorieën als tabbladen bovenaan de boekingspagina te tonen.

  • Thema: Kies een licht of donker thema voor je boekingspagina. Dit heeft invloed op de header, footer en widgets.

  • Taal: Selecteer de taal waarin de boekingspagina aan klanten wordt weergegeven.

  • Primaire kleur: Stel de kleur in voor alle acties, zoals knoppen en dataselectie.

  • Achtergrondkleur: Kies de kleur voor de achtergrond van de boekingspagina.

  • Label van knop voor serviceselectie: Pas de knoptekst aan die wordt weergegeven wanneer klanten een service selecteren, bijvoorbeeld 'BOEKEN'.

  • Label van definitieve boekingsknop: Stel de tekst in voor de laatste knop op de boekingspagina, waarmee klanten hun afspraak voltooien, bijvoorbeeld 'Afspraak plannen'.

  • Voorbeeld: Bekijk een voorbeeld van je boekingspagina met de toegepaste wijzigingen.

  • Aangepaste code invoegen: Voeg aangepaste CSS toe om het uiterlijk en de uitstraling van je boekingspagina verder aan te passen. Plak je code en sla deze op om de wijzigingen toe te passen.

Aanvullende instellingen

  • Klanten laten kiezen met wie ze boeken: Schakel dit in als je wilt dat klanten tijdens het boeken een medewerker selecteren. Anders wijst het systeem automatisch een medewerker toe op basis van beschikbaarheid en round robin-logica.

  • De optie “Elke beschikbare medewerker” verbergen op de pagina Medewerkerselectie: Als medewerkerselectie is ingeschakeld, kun je de optie “Elke beschikbare medewerker” verbergen. Klanten moeten dan altijd een specifieke medewerker selecteren.

  • Meerdere services selecteren:Deze instelling is standaard vooraf geselecteerd en laat klanten meerdere services boeken tijdens dezelfde boekingsflow. Schakel deze uit als klanten per keer maar één service mogen boeken.

  • Medewerker automatisch toewijzen op basis van: Wordt gebruikt wanneer de klant geen medewerker selecteert. Het systeem volgt deze voorkeur om automatisch een medewerker toe te wijzen.

  • Klanten andere services laten bekijken:Deze instelling is standaard vooraf geselecteerd en laat klanten verder bladeren dan de service of categorie die ze oorspronkelijk hebben geopend. Klanten die via een directe service- of categorielink binnenkomen, kunnen tijdens dezelfde boekingsflow services uit andere categorieën bekijken en toevoegen. Schakel deze uit als je klanten binnen de oorspronkelijk geopende service of categorie wilt houden.

Formulieren

  • Formulier selecteren: Kies het formulier dat moet worden weergegeven bij het boeken van services. Je kunt het Default Form gebruiken (Voornaam, Achternaam, Telefoon en E-mail) of een aangepast formulier maken via Sites > Forms. Het formulier helpt bij het verzamelen van de gegevens van de boeker en het aanmaken van een bijbehorend contact in het systeem.

  • Velden vooraf invullen (Sticky Contacts): Deze functie onthoudt klantinformatie met behulp van browsercookies. Het boekingsformulier wordt vooraf ingevuld voor terugkerende klanten. Schakel dit alleen in wanneer klanten het formulier zelf invullen. Als verschillende klanten dezelfde browser gebruiken, kan de informatie worden overschreven.

  • Toestemmingsvakje: Schakel dit in om tijdens het boekingsproces toestemming van de klant te verkrijgen. Je kunt het toestemmingsbericht aanpassen. Dit is alleen beschikbaar wanneer je het Default Form gebruikt.

Bevestigingspagina

Nadat een boeking is gemaakt, kun je ervoor kiezen een aangepast bericht op de standaardbevestigingspagina te tonen of de klant naar een andere pagina door te sturen.


Een aangepast formulier zijn eigen regels laten toepassen: Schakel deze optie in zodat het aangepaste formulier de ervaring op de bevestigingspagina bepaalt. Wanneer deze optie is ingeschakeld:

  • Als de actie On Submit van het formulier is ingesteld op Thank you message of Redirect URL, wordt deze gebruikt als ervaring op de bevestigingspagina.

  • Als de actie On Submit van het formulier is ingesteld op Order confirmation, of als het formulier geen toepasselijke actie On Submit heeft, worden de instellingen voor de bevestigingspagina die hier zijn geconfigureerd als fallback gebruikt.

  • De voorwaardelijke regels van het formulier — zoals doorsturen, aangepaste berichten en diskwalificatie van mogelijke klanten — worden na het boeken ook toegepast wanneer deze optie is ingeschakeld.

Opmerking: Voorwaarden voor het tonen/verbergen van velden uit een aangepast formulier worden tijdens het boeken altijd toegepast, ongeacht deze instelling.

Betalingsinstellingen

  • Testmodus versus Live Mode: Schakel “Test Mode” in om het boekings- en betalingsproces te simuleren. Zodra het testen is voltooid, schakel je over naar “Live Mode” om echte betalingen te accepteren.

  • Valuta: Selecteer de valuta waarin betalingen worden weergegeven en geïnd. Dit geldt voor alle services. Als je de valuta wijzigt, zorg er dan voor dat de bijbehorende prijzen voor elke service worden bijgewerkt.

  • Betaalopties voor boekingen: Kies hoe je betalingen wilt verwerken wanneer klanten een service boeken:

    • Online betaling: Klanten betalen online tijdens het boeken. Als online betaling is geselecteerd, kun je Allow deposit or full payment choice inschakelen om klanten meer flexibiliteit te geven bij het boeken van services waarvoor een aanbetaling is ingesteld. Bij het afrekenen kunnen klanten kiezen tussen het betalen van de vereiste aanbetaling of het vooraf volledig betalen.

    • Persoonlijk betalen: Klanten betalen wanneer ze aankomen. Tijdens het boeken worden geen kaart- of betalingsgegevens verzameld en bij het afrekenen worden geen betaalopties weergegeven.

    • Alleen kaart opslaan: Kaartgegevens worden veilig verzameld tijdens het boeken, maar de klant wordt niet op het moment van boeken belast.

  • Bedrag verbergen: Schakel deze optie in om het betalingsbedrag op de boekingspagina te verbergen. Deze instelling geldt alleen wanneer de betaalmethode is ingesteld op Pay in Person of Card on File.

  • Couponcodes: Schakel deze optie in zodat klanten tijdens het boeken een couponcode kunnen invoeren en toepassen. Maak geldige coupons aan via Payments > Coupon Codes voordat je couponcodes inschakelt. Wanneer deze optie is uitgeschakeld, wordt het veld voor de couponcode verborgen op de boekingspagina.

  • Belastingen: Belastingen voor Services worden geconfigureerd op het niveau van de afzonderlijke service of het bijbehorende product, niet in Algemene instellingen. Als je belasting wilt berekenen voor een service, open je de afzonderlijke service of het bijbehorende product en configureer je het toepasselijke handmatige belastingtarief. Zodra dit is geconfigureerd, verschijnt de belasting automatisch in de boekingsgegevens.

  • Prijsweergave-indeling: Kies hoe prijzen worden weergegeven wanneer een service meerdere prijzen heeft:

    Prijsbereik tonen: Geeft de laagste en hoogste beschikbare prijs weer.

    Vanafprijs tonen: Geeft alleen de laagst beschikbare prijs weer als vanafprijs.

    De weergegeven vanafprijs kan veranderen nadat de klant servicevariaties of add-ons heeft geselecteerd. De definitieve prijs wordt berekend op basis van de keuzes van de klant.

Service-instellingen

  • Service-interval: Bepaalt hoe vaak tijdsloten beschikbaar zijn voor boekingen. Voorbeeld: als het interval is ingesteld op 1 uur, worden beschikbare tijdsloten elk uur weergegeven, bijvoorbeeld 9:00 AM en 10:00 AM. Als het interval is ingesteld op 30 minuten, worden beschikbare tijdsloten elke 30 minuten weergegeven, bijvoorbeeld 9:00 AM, 9:30 AM en 10:00 AM. Zo kunnen boekingssloten worden verdeeld op basis van het gekozen interval.

  • Minimale planningstermijn: De minimale tijd waarna een afspraak niet meer kan worden geboekt. Als de termijn bijvoorbeeld is ingesteld op 2 uur, kan een tijdslot van 10:00 uur niet meer na 8:00 uur op dezelfde dag worden geboekt.

  • Boekingsvenster: Bepaal hoever in de toekomst klanten de beschikbaarheid kunnen bekijken en je services kunnen boeken. Kies uit twee typen boekingsvensters:

    • Op basis van bereik: Toont beschikbaarheid voor een doorlopend aantal dagen vanaf vandaag. Naarmate de tijd verstrijkt, komen automatisch nieuwe dagen beschikbaar om te boeken. Als je het bereik bijvoorbeeld instelt op 30 dagen, kunnen klanten altijd tot 30 dagen vanaf de huidige datum boeken.

        • Alleen beschikbare dagen tellen — Schakel dit in om bij het berekenen van het boekingsvenster alleen de dagen te tellen waarop je services bemand en beschikbaar zijn. Wanneer dit is ingeschakeld, slaat het systeem dagen buiten het beschikbaarheidsschema van je medewerkers over en begint het tellen op de eerste beschikbare dag nadat de minimale planningstermijn is verstreken. Boekers zien altijd het volledige aantal dagen dat je hebt geconfigureerd — geen lege agenda op dagen waarop je gesloten bent.

          Wanneer de schakelaar is uitgeschakeld, telt het boekingsvenster elke kalenderdag, ook dagen zonder beschikbaarheid. Dit is het standaardgedrag.

          Voorbeeld — Alleen beschikbare dagen tellen met planningstermijn

          • Vandaag: woensdag 12 aug

          • Minimale planningstermijn: 2 dagen

          • Beschikbaarheid: maandag–vrijdag

          • Boekingsvenster: 5 dagen (op basis van bereik)

          • Schakelaar: Aan

            Het systeem past eerst de planningstermijn toe en telt daarna 5 beschikbare dagen vanaf de eerste beschikbare dag nadat de termijn is verstreken:

            De boekingswidget toont: 14, 15, 18, 19 en 20 aug — alle 5 beschikbare dagen zijn zichtbaar.

    • Op basis van datum: Hiermee kun je een specifiek datumbereik instellen tot waar klanten kunnen boeken. In tegenstelling tot een doorlopend bereik blijven de begin- en einddatum vaststaan.

  • Titel serviceboeking: Pas de titel aan die wordt gebruikt voor afspraken die via je Services-boekingspagina zijn aangemaakt. Je kunt aangepaste waarden gebruiken, zoals {{contact.name}}, om de titel van de boeking dynamisch te personaliseren met klantinformatie.

  • Annuleren en opnieuw plannen:

    • Annuleren toestaan: Wanneer dit is ingeschakeld, kun je een vervaltijd instellen voor je annuleringslink. Deze link verloopt op het ingestelde tijdstip vóór de afspraak, zodat last-minute annuleringen worden voorkomen.

    • Opnieuw plannen toestaan: Net als bij annuleren kun je hiermee een vervaltijd instellen voor de link om opnieuw te plannen. De link verloopt volgens de configuratie vóór het tijdstip van de afspraak.

    • Nieuwe afspraken automatisch bevestigen: Nieuwe boekingen worden standaard automatisch als bevestigd gemarkeerd. Als deze optie is uitgeschakeld, zijn afspraken onbevestigd en kunnen ze handmatig worden gecontroleerd voordat ze worden bevestigd.

Titel van serviceboeking voor mobiele afspraken

De instelling voor de titel van een serviceboeking bepaalt hoe titels van nieuwe serviceafspraken vooraf worden ingevuld. Zo kunnen teams consistente afspraaknamen gebruiken voor verschillende boekingskanalen. Eén gedeeld titelsjabloon vermindert handmatige bewerking en houdt web- en mobiele boekingen gelijk.

Wanneer een titel voor serviceboekingen is geconfigureerd in Services Global Settings, gebruiken nieuwe serviceboekingen die in de mobiele app zijn aangemaakt deze titel automatisch in het veld Appointment Title.

Als de titel voor serviceboekingen leeg of niet geconfigureerd is, gebruikt de mobiele app als fallback , zodat het bestaande boekingsgedrag zonder onderbreking doorgaat.

Deze instelling geldt voor nieuwe serviceboekingen die in de mobiele app zijn aangemaakt.

Aanvullende instellingen

  • Contacttoewijzing:

    • Contacten bij het boeken aan servicemedewerkers toewijzen: Wanneer dit is ingeschakeld, wordt de toegewezen gebruiker van het contact bijgewerkt naar de medewerker die de afspraak behandelt. Als Contact A bijvoorbeeld Gebruiker A als toegewezen gebruiker heeft, maar Contact A een afspraak boekt met Gebruiker B, wordt de toegewezen gebruiker van het contact gewijzigd in Gebruiker B.

    • Toewijzing overslaan als het contact al een toegewezen gebruiker heeft: Als dit is ingeschakeld, voorkomt deze instelling dat een contact met een bestaande toegewezen gebruiker opnieuw wordt toegewezen. Alleen contacten die momenteel geen toegewezen gebruiker hebben, worden bijgewerkt naar de eigenaar van de afspraak.

  • Facebook Pixel ID: Voer hier je Facebook Pixel ID in om gebeurtenissen bij te houden die tijdens het boekingsproces worden geactiveerd.

  • Tijdzone op de boekingspagina vergrendelen: Met deze optie vergrendel je de weergegeven tijdzone op de boekingspagina, zodat gebruikers deze niet kunnen wijzigen. Dit is vooral nuttig voor persoonlijke services, omdat tijdsloten dan worden weergegeven in de ingestelde tijdzone, ongeacht de locatie van de boeker.

Meldingen

Meldingen houden zowel je team als je klanten op de hoogte van activiteiten rond afspraken. Je kunt verschillende typen meldingen configureren, bepalen wie ze ontvangt en de inhoud aanpassen aan je behoeften.

Meldingstypen

Er zijn zes hoofdtypen meldingen beschikbaar:

  1. Appointment Booked (status Onbevestigd): Wordt direct verzonden wanneer een afspraak wordt geboekt met de status Onbevestigd.

  2. Appointment Booked (status Bevestigd): Wordt direct verzonden wanneer een afspraak wordt geboekt met de status Confirmed of wanneer een bestaande afspraak wordt bijgewerkt naar Confirmed.

  3. Annuleringsmail: Wordt verzonden wanneer een afspraak wordt geannuleerd, als no-show wordt gemarkeerd of ongeldig wordt verklaard.

  4. E-mail voor opnieuw plannen: Wordt verzonden wanneer de datum of tijd van de afspraak wordt gewijzigd.

  5. Herinneringsmail: Wordt vóór de afspraak verzonden op het door jou ingestelde tijdstip, bijvoorbeeld 1 dag of 1 uur van tevoren.

  6. Follow-upmail: Wordt na de afspraak verzonden op basis van de geconfigureerde timing, bijvoorbeeld direct erna of 1 dag later.

Leveringskanalen

Meldingen kunnen worden geleverd via:

  • E-mail — verzonden naar contacten en toegewezen gebruikers.

  • In-App — waarschuwingen die binnen de web- en mobiele app worden weergegeven voor toegewezen gebruikers.

  • SMS - verzonden naar contacten en toegewezen gebruikers

  • WhatsApp — verstuur boekingsmeldingen en updates naar klanten via WhatsApp.

Opmerking: WhatsApp-meldingen ondersteunen momenteel aangepaste waarden op boekingsniveau, maar geen aangepaste waarden op het niveau van een individuele service. Als een klant bijvoorbeeld drie services in één boeking boekt, kun je dynamisch informatie voor de volledige boeking opnemen, maar je kunt momenteel geen dynamische waarden voor elke afzonderlijke service in de WhatsApp-melding gebruiken.

Instellingen voor agenda's van derden

Met de instellingen voor agenda's van derden bepaal je hoe je serviceafspraken worden geïntegreerd met externe agenda's, zoals Google, Outlook of iCloud. Deze instellingen helpen ervoor te zorgen dat deelnemers rechtstreeks in hun agenda nauwkeurige uitnodigingen en updates ontvangen.

  • Agendasynchronisatie en uitnodigingen: Sta Google of Outlook toe om afspraken automatisch aan de agenda's van deelnemers toe te voegen. Uitnodigingen en e-mails met updates worden verzonden wanneer een afspraak wordt geboekt, opnieuw gepland of geannuleerd.

  • Notities bij afspraak: Voeg aangepaste notities toe die rechtstreeks in de agenda-uitnodiging van derden verschijnen, bijvoorbeeld vergaderlinks, instructies of voorbereidingsdetails.

Tip: Gebruik Notities bij afspraak om belangrijke details op te nemen die deelnemers in één oogopslag in hun agenda-afspraken moeten kunnen zien.

De configuratie van Services en het boekingsgedrag worden voortdurend verbeterd op het gebied van beschikbaarheid van medewerkers, zichtbaarheid van gekoppelde agenda's en gebruiksvriendelijkheid van de boekingspagina.

Je kunt ook de gerelateerde informatie bekijken voor:

  • beschikbaarheid van medewerkers in Services

  • configuratie van gekoppelde agenda's van derden

  • aanpassing van de agendawidget voor de boekingservaring

Veelgestelde vragen

V: Wat is het voordeel van Algemene instellingen in plaats van elke service afzonderlijk te bewerken?

Algemene instellingen passen standaardwaarden toe op alle services, zodat je boekings-, betalings- en planningsgedrag vanaf één plek kunt bijwerken.

V: Wanneer gebruik ik Algemene instellingen en wanneer bewerk ik een individuele service?

Gebruik Algemene instellingen voor standaardwaarden die je voor alle services wilt toepassen, zoals gedrag van de boekingspagina, betalingen, meldingen en planningsvensters. Bewerk een specifieke service voor eigen details, zoals prijs/duur, variaties, toegewezen medewerkers/resources of add-ons.

V: Geven directe links voor specifieke services of medewerkers wijzigingen in Algemene instellingen weer?

Ja. Gedeelde links voor services, medewerkers en categorieën zijn gefilterde weergaven van dezelfde boekingservaring. Updates in Algemene instellingen, zoals lay-out, formulieren, betalingen en meldingen, worden daarom automatisch toegepast.

V: Hoe kan ik een voorbeeld bekijken van de boekingspagina nadat ik Algemene instellingen heb bijgewerkt?

Gebruik het voorbeeld van de boekingspagina voor de service om dit te controleren voordat je links deelt. Met het voorbeeld kun je bevestigen dat algemene wijzigingen correct worden weergegeven op de openbare boekingspagina.

V: Werkt “Alleen beschikbare dagen tellen” met boekingsvensters op basis van datum?

Nee. De schakelaar geldt alleen voor boekingsvensters op basis van bereik. Wanneer Op basis van datum is geselecteerd, liggen de begin- en einddatum vast en heeft de schakelaar geen effect.

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor de feedback! Er was een probleem bij het versturen van je feedback. Probeer later nog eens.

Gerelateerde artikelen