Kalenders: Hoe maak je services aan?

Services helpt je om boekbare services aan te maken, zodat klanten zichzelf online kunnen inplannen met vertrouwen. Met variaties kun je meerdere opties onder één service aanbieden. Met add-ons kun je de orderwaarde verhogen. Met resources voorkom je planningsconflicten. In dit artikel lees je waar je Services vindt, hoe je services organiseert met categorieën en hoe je een nieuwe service aanmaakt.

Wat zijn Services?

Services is de plek waar je vastlegt wat je aanbiedt, zoals coachingsessies, spa-behandelingen of fitnessprogramma’s. Zo maak je service-overzichten die klanten online kunnen boeken, terwijl jij het achter de schermen overzichtelijk houdt.

Je beheert onder andere wanneer services beschikbaar zijn, wie ze uitvoert, en je kunt services uitbreiden met add-ons, resource management (resourcebeheer) en categorieën. Services ondersteunen zowel eenvoudige boekingen als meer geavanceerde scenario’s, zoals:

• Multi-location scheduling (planning voor meerdere accounts)
• Servicevariaties, zoals verschillende duraties of prijspakketten
• Upsells via add-ons
• Aanbetalingen

Belangrijkste voordelen van Services aanmaken

Als je weet wat elke optie doet, richt je Services sneller in en blijft je boekingspagina kloppen. De voordelen hieronder gaan over instellingen die je aanpast tijdens het aanmaken of bewerken van een service:

• Variaties: Je biedt meerdere opties (zoals verschillende lengtes of niveaus) binnen één service, elk met een eigen duur en prijs.
• Add-ons: Je toont optionele extra’s tijdens het afrekenen, waarmee je de prijs van de boeking kunt verhogen.
• Resources: Je reserveert beperkte middelen (zoals ruimtes of werkplekken), zodat ze niet dubbel geboekt worden.
• Processing time & buffers (verwerkingstijd en buffers): Je bouwt realistische tussenruimtes en timing op, zodat de planning soepel loopt.
• Medewerkers & beschikbaarheid: Je wijst teamleden toe aan de service en beheert hun werktijden.
• Categorieën: Je groepeert services en bepaalt de volgorde waarin ze op de boekingspagina staan.
• Privéservice: Je verbergt specifieke services in de openbare lijst, zodat je ze alleen via een directe link deelt.
• Aangepaste URL & preview (voorbeeld): Je deelt een nette link en controleert de boekingservaring voordat je deze promoot.
• Aanbetalingen & prijzen: Je laat een aanbetaling doen tijdens het boeken en beheert je prijsinstellingen.

Zo open je het Services-paneel

Het Services-paneel is het startpunt om je boekingservaring op te bouwen, te organiseren en te previewen. In het Services-paneel vind je onder andere:

• Een doorzoekbare en sorteerbare lijst van alle services
• Een optie om nieuwe services aan te maken
• Per service de naam, duur, prijs en toegewezen medewerkers
• Categorieën aan de linkerkant voor snelle organisatie
• Een drie-puntjesmenu met acties zoals Bewerken, Dupliceren, Verwijderen of Delen
• Een link om de boekingspagina te bekijken

Volg deze stappen om je servicelijst te openen:

1. Klik op Calendars (Kalenders) in het linkermenu.
2. Kies Calendar Settings (Kalenderinstellingen) in de bovenste balk.
3. Kies het tabblad Services in de bovenste balk op de pagina met Calendar Settings.

Categorieën aanmaken en beheren

Servicecategorieën helpen je om services te groeperen. Dat maakt het voor klanten makkelijker om je aanbod te vinden. Deze categorieën worden ook op de boekingspagina getoond, met daaronder de bijbehorende services.

• Klik op + New Category om een nieuwe categorie te maken.
• Gebruik het drie-puntjes (⋮) icoon om een categorie te bewerken.
• Sleep categorieën om de volgorde te wijzigen. Deze volgorde zie je ook terug op de boekingspagina.

Servicebeheer: belangrijkste functies

Met de service editor bewerk en update je bestaande instellingen. Om de editor te openen, klik je op het drie-puntjes (⋮) icoon naast de service in het Services-paneel en kies je Edit (Bewerken).

In de Service Editor vind je onder andere:

• Servicegegevens: medewerkers, duur, buffertijden, verwerking, variaties, prijzen, betalingen, aanbetalingen
• Add-ons: extra’s om je service uit te breiden of te upsellen
• Resources: ruimtes, stoelen of andere middelen die nodig zijn voor de service

Wat zijn add-ons?

Add-ons zijn optionele extra’s die klanten naast hun hoofdservice kunnen boeken. Dit is handig voor upsells (bijvoorbeeld extra producten of uitbreidingen) en om klanten meer keuze te geven bij het plannen van hun afspraak. Add-ons kunnen zichtbaar zijn voor klanten op de boekingspagina, of alleen intern beschikbaar zijn voor gebruikers tijdens het aanmaken van afspraken.

Zo verschijnen add-ons op de boekingspagina

• Add-ons die zichtbaar zijn voor klanten worden getoond als optionele selectievakjes tijdens het boeken.
• De prijs en of duur van de add-on wordt toegevoegd aan de totale kosten van de boeking.
• Verborgen add-ons zijn niet zichtbaar voor klanten, maar kunnen door gebruikers geselecteerd worden in het afspraakvenster.

Add-ons openen

1. Ga naar het Services-paneel (Calendar (Kalender) → Calendar Settings (Kalenderinstellingen) → Services).
2. Open de Service Editor van de gekozen service (drie-puntjes (⋮) → Edit (Bewerken)) en klik op het tabblad Add-ons.
3. Hier zie je een lijst met add-ons die gekoppeld zijn aan de service, inclusief prijs, duur en maximale hoeveelheid.
4. Vanuit dit tabblad kun je nieuwe add-ons aanmaken of bestaande add-ons bewerken.

Wat zijn resources?

Resources zijn gedeelde middelen zoals ruimtes, stoelen, werkplekken of tools die beschikbaar moeten zijn om een service uit te voeren. Door resources aan services toe te wijzen voorkom je dubbele boekingen en beheer je capaciteit nauwkeurig.

Je kunt elke resource koppelen aan één of meerdere services en instellen op basis van:

• Account: waar de resource beschikbaar is
• Capaciteit: hoeveel afspraken of personen tegelijk de resource aankan

Voorbeeld: een resource zoals “Ruimte 1” kan aan meerdere services gekoppeld zijn, maar heeft een maximale capaciteit van 4 personen tegelijk. Je kunt deze capaciteit per account instellen voor extra controle.

Resources openen

1. Ga naar het Services-paneel (Calendar (Kalender) → Calendar Settings (Kalenderinstellingen) → Services).
2. Open de Service Editor van de gekozen service (drie-puntjes (⋮) → Edit (Bewerken)) en klik op het tabblad Resources.
3. Hier zie je een lijst met resources, inclusief totale capaciteit, gekoppelde services, gekoppelde accounts en status.
4. Vanuit dit tabblad kun je nieuwe resources aanmaken of bestaande resources bewerken.

Zo maak je een nieuwe service aan

Met de stappen hieronder stel je je service in. Je zet de details, timing, prijs, medewerkers en een preview klaar, zodat je boekingspagina klopt en klaar is om te delen.

Stap 1: Klik op + New Service

• Ga naar het Services-paneel (Calendar (Kalender) → Calendar Settings (Kalenderinstellingen) → Services).
• Klik op de knop + New Service rechtsboven.

Stap 2: Voeg basisgegevens toe

• Vul de basisgegevens van de service in. Dit zijn onder andere:
  • Service Image: upload een afbeelding die je service laat zien. Je kunt uploaden vanaf je apparaat of via de Media Library.
  • Service Name: de titel die klanten zien
  • Service Color: een kleur om deze service herkenbaar te maken in de kalender
  • Category: zet de service onder een passende categorie (als je niets kiest, komt een nieuwe service automatisch in de standaardcategorie)
  • Custom URL: stel een unieke boekingslink in voor de service
  • Description: voeg een korte omschrijving toe van wat de service inhoudt. Je kunt dit opmaken met de rich text editor (vet, cursief, onderstrepen, doorhalen, opsommingen, nummering, links, tekst en achtergrondkleuren, koppen en tekstuitlijning).
  • Private Service: verberg deze service op openbare boekingspagina’s. Nieuwe boekingen kunnen dan alleen intern via het platform worden gepland.
  • Staff Members: wijs medewerkers toe die deze service kunnen leveren. Er moet minimaal één medewerker toegewezen zijn om boekingen mogelijk te maken.
  • Duration: stel in hoe lang de service duurt
• Als je de basisgegevens hebt ingevuld, klik je op Advanced Settings (Geavanceerde instellingen) om extra service-instellingen te configureren.

Stap 3: Configureer service-details

• Duration: stel in hoe lang de service duurt
• Processing Time: verdeel de duur in drie fases (Initial, Processing, Final). Medewerkers worden alleen geboekt tijdens de Initial en Final fases, en blijven beschikbaar voor andere afspraken tijdens de Processing fase.
• Buffer Time: voeg tijd toe vóór of na de afspraak voor voorbereiding of afronding

Stap 4: Stel betalingen in

• Price: vul de prijs in die klanten betalen
• Partial Payments: laat klanten een aanbetaling doen in plaats van het volledige bedrag. Je kiest tussen een vast bedrag of een percentage.

Stap 5: Configureer variaties (optioneel)

Zet Variations aan om meerdere opties onder één service aan te bieden, zoals verschillende duraties of prijzen.

• Voeg per variatie een Name, Duration, Price en (optioneel) Processing Time toe.
• Voorbeeld:
  • 30 min – $120
  • 45 min – $100
  • 60 min – $350

Stap 6: Opslaan en previewen

• Klik op Save Changes (Wijzigingen opslaan) om je updates toe te passen.
• Gebruik View Booking Page (Boekingspagina bekijken) om te zien hoe klanten de service zien.

Best practices

• Wijs medewerkers toe aan elke service en zorg dat hun beschikbaarheid is ingesteld, zodat de service boekbaar is.
• Organiseer services logisch met categorieën.
• Gebruik add-ons om upsells en keuzemogelijkheden aan te bieden.
• Gebruik resources om overbezetting te voorkomen en de beschikbaarheid van gekoppelde resources te optimaliseren.

Veelgestelde vragen

V: Kan ik een service verbergen op de openbare boekingspagina?

Antwoord: Ja. Zet “This is a private service” aan voor de service en deel daarna de directe link. Als deze optie aanstaat, wordt de service niet getoond op de openbare boekingspagina.

V: Hoe beïnvloeden categorieën de boekingspagina?

Antwoord: De categorie en de volgorde bepalen hoe services worden gegroepeerd en getoond op de openbare boekingspagina. Let erop dat het wijzigen van de categorievolgorde in de editor ook de volgorde op de boekingspagina wijzigt.

V: Wat is het verschil tussen processing time en buffers?

Antwoord: Processing time is een onderdeel van de afspraak waarbij de service nog bezig is. Buffers zijn extra tijdvakken vóór of na de afspraak om boekingen uit elkaar te trekken, bijvoorbeeld voor voorbereiding of opruimen.

V: Blijft voorraadbeheer voor producten die aan services gekoppeld zijn automatisch gesynchroniseerd met service-afspraken?

Antwoord: Nee. Voorraadbeheer voor producten die aan services gekoppeld zijn, wordt niet beheerd of gesynchroniseerd met de lifecycle van serviceboekingen.