Slimme lijsten maken en beheren

In deze handleiding lees je alles wat je moet weten over Slimme lijsten in Voluit Suite. Je ziet wat Slimme lijsten zijn, hoe je ze instelt en gebruikt, welke best practices helpen om er meer uit te halen, en wat je kunt doen bij veelvoorkomende problemen.

Waarom Slimme lijsten gebruiken?

• Tijd besparen – Je segmenteert automatisch, in plaats van lijsten handmatig bij te werken.
• Gerichter werken – Je groepeert contacten op gedrag, leadstatus of betrokkenheid.
• Meer overzicht in je CRM – Je contactlijst blijft gestructureerd en goed doorzoekbaar.
• Automatisering aansturen – Je gebruikt Slimme lijsten in workflows voor geautomatiseerde acties.

Wat zijn Slimme lijsten?

Een Slimme lijst is een dynamische contactenlijst in Voluit Suite die automatisch wordt bijgewerkt op basis van filters en voorwaarden. In tegenstelling tot statische lijsten (die pas veranderen als je ze zelf aanpast), passen Slimme lijsten zich continu aan wanneer contacten wél of niet meer aan de ingestelde criteria voldoen.

Je kunt contacten filteren op bijvoorbeeld aangepaste velden. Je kiest ook zelf welke kolommen je wilt tonen. De lijst ververst automatisch zodra contactgegevens veranderen.

Je vindt deze functie via Contacten → Slimme lijsten.

Hoe werken Slimme lijsten?

• Realtime updates: contacten worden automatisch toegevoegd of verwijderd op basis van filters zoals tags, aangepaste velden, engagement-activiteiten of opportunity-fases.
• Automatische segmentatie: maak lijsten met leads, actieve klanten of prospects zonder handmatig bijwerken.
• Geavanceerd filteren: je kunt meerdere filters tegelijk gebruiken, bijvoorbeeld “E-mail geopend in de laatste 30 dagen” én “Heeft een openstaande factuur”.
• Koppeling met workflows: Slimme lijsten kunnen workflows activeren, zodat je communicatie op schaal kunt personaliseren.

Slimme lijsten instellen

Met een Slimme lijst segmenteer je contacten automatisch op basis van specifieke criteria. In plaats van handmatig lijsten bijhouden, blijven je groepen georganiseerd en up-to-date op basis van je filters. Volg deze stappen om je eerste Slimme lijst te maken:

1. Ga naar Contacten → Contacten/Slimme lijsten en kies More Filters.
2. Kies één of meerdere filters uit het dropdownmenu aan de rechterkant van je scherm.
3. Vul per filter de benodigde gegevens in en klik op Apply om het filter toe te passen.
4. Wil je meer filters toevoegen, kies dan voor de optie AND.
5. Wil je deze filterset als lijst opslaan, klik dan onderaan op Save as smart list.

Slimme lijsten beheren

Je kunt Slimme lijsten aanpassen en beheren zodat ze beter aansluiten op wat je nodig hebt. Je kunt filters wijzigen, voorwaarden aanpassen, of bestaande lijsten dupliceren om sneller verfijndere segmenten te maken.

1. Ga naar Contacten en selecteer bovenin een naam van een Slimme lijst om deze te openen.
2. Als je een bestaande Slimme lijst wilt aanpassen, open je de lijst. De opgeslagen filters zie je aan de rechterkant.
3. Gebruik het prullenbak-icoon of de X om een filter te verwijderen. Gebruik het potlood-icoon of het dropdownpijltje om een filter te bewerken. Gebruik het Save-icoon om je wijzigingen op te slaan.
4. Ga rechtsboven op de Contacten-pagina naar Manage Smart Lists. Daar kun je een Slimme lijst dupliceren, delen, hernoemen of verwijderen met de iconen aan de rechterkant.

Voorbeeld: een Slimme lijst maken

Doel: maak een lijst met alle contacten die nog nooit contact hebben gehad, of die in de laatste 90 dagen niet zijn benaderd.

1. Ga naar Slimme lijst → All (tabblad).
2. Klik op More Filters.
3. Typ Last Activity in het tekstveld bij Add Filter. Je ziet Last Activity als filteroptie.
4. Selecteer het filter Last Activity. Zodra het is toegevoegd, kies je de optie More Than en vul je 90 days in.
5. Klik op de dropdown van een kolom en selecteer de kolom Last Activity.
6. Klik op het +-icoon om de lijst een naam te geven en op te slaan.

Kolommen opnieuw ordenen in Slimme lijsten

Slimme lijsten ondersteunen drag-and-drop beheer van kolommen, zodat je snel de volgorde van je lijstweergave kunt aanpassen en de belangrijkste velden vooraan zet.

1. Ga naar Contacten → Slimme lijsten en open de Slimme lijst die je wilt aanpassen.
2. Open in de lijstweergave de optie voor kolom-/veldbeheer (meestal bovenaan de tabel). Hiermee beheer je welke velden worden getoond.
3. Sleep de kolommen in het kolommenbeheer naar de volgorde die je wilt.
4. Sluit het kolommenbeheer. De nieuwe volgorde is meteen zichtbaar.

Veelgestelde vragen

V: Kan ik bestaande contacten handmatig toevoegen aan een bestaande Slimme lijst?

Nee. Contacten worden niet handmatig toegevoegd aan Slimme lijsten. Ze worden automatisch toegevoegd op basis van de filters en voorwaarden die voor die Slimme lijst zijn ingesteld. Voeg je bijvoorbeeld een tag toe aan een contact en die tag voldoet aan een filtervoorwaarde, dan komt het contact automatisch in de Slimme lijst.

V: Kunnen gebruikers Slimme lijsten beheren zonder ‘settings’-toegang?

Nee. Gebruikers kunnen Slimme lijsten niet beheren zonder ‘settings’-toegang. Dit punt staat op de roadmap van Voluit Suite voor een toekomstige update.

V: Kan ik zien wie een Slimme lijst heeft gemaakt en gedeeld?

Voluit Suite slaat niet op wie een Slimme lijst heeft gemaakt of gedeeld.

V: Kunnen alle gebruikers Slimme lijsten zien, of alleen degene die ze heeft gemaakt?

Slimme lijsten worden op gebruikersniveau gemaakt, niet op accountniveau. Met “global versus local” Slimme lijsten kunnen gebruikers een Slimme lijst wel naar het hele account pushen, zodat alle gebruikers deze kunnen zien.

V: Kunnen Slimme lijsten worden overgezet tussen accounts of worden meegenomen in een snapshot?

Op het moment van schrijven is er geen functie om Slimme lijsten van het ene account naar het andere te verplaatsen of om ze te importeren in een snapshot.

V: Als ik een e-mailcampagne plan voor een Slimme lijst, wordt de lijst dan nog bijgewerkt vóór het verzenden?

Ja. Slimme lijsten zijn dynamisch. De ontvangerslijst wordt samengesteld op het moment van verzenden, niet op het moment dat je de campagne plant. Nieuwe contacten die vóór het geplande verzendmoment aan de voorwaarden voldoen, worden dus meegenomen. Contacten die niet meer voldoen, worden uitgesloten.

V: Hoe toon ik 100 contacten per pagina in een Slimme lijst in plaats van 20?

Gebruik de selector rechtsonder voor contacten per pagina en kies 100 (opties: 20, 50, 100).