Slimme lijsten maken en beheren

Deze gids legt uit wat Slimme lijsten (Smart Lists) zijn in Voluit Suite, hoe ze werken, hoe je ze instelt en beheert, en welke oplossingen er zijn voor veelvoorkomende vragen en issues.

Waarom Slimme lijsten gebruiken?

• Tijd besparen – Segmenteer automatisch in plaats van lijsten handmatig bij te werken.
• Gerichter werken – Groepeer contacten op basis van gedrag, leadstatus of betrokkenheid.
• Beter overzicht in je CRM – Houd je contactenlijst gestructureerd en makkelijk doorzoekbaar.
• Automations (Automatiseringen) aansturen – Gebruik Slimme lijsten in workflows voor geautomatiseerde acties.

Wat zijn Slimme lijsten?

Een Slimme lijst is een dynamische contactenlijst in Voluit Suite die automatisch up-to-date blijft op basis van filters en voorwaarden die jij instelt. In tegenstelling tot statische lijsten (die niet veranderen, tenzij je ze handmatig bijwerkt), verandert een Slimme lijst automatisch zodra contacten wel of niet meer aan je criteria voldoen.

Je kunt Slimme lijsten gebruiken om contacten te filteren op bijvoorbeeld tags, custom fields (aangepaste velden) en gedrag. Je bepaalt ook zelf welke kolommen je in het overzicht ziet. De lijst wordt in real-time bijgewerkt zodra contactgegevens veranderen.

Je vindt deze feature via Contacts → Smart Lists (Contacten → Slimme lijsten).

Hoe werken Slimme lijsten?

• Real-time updates: contacten worden automatisch toegevoegd of verwijderd op basis van filters zoals tags, custom fields (aangepaste velden), engagement-activiteiten of opportunity-stages.
• Automatische segmentatie: maak eenvoudig lijsten met leads, actieve klanten of prospects, zonder handmatig beheer.
• Geavanceerd filteren: je kunt meerdere filters tegelijk toepassen, zoals “email geopend in de afgelopen 30 dagen” én “heeft een openstaande factuur”.
• Integratie met workflows: Slimme lijsten kunnen workflows triggeren, zodat je op schaal persoonlijk kunt opvolgen.

Slimme lijsten instellen

Een Slimme lijst aanmaken is een eenvoudige manier om je contacten automatisch te segmenteren op basis van criteria die voor jou belangrijk zijn.

1. Ga naar Contacts → Contacts/Smart Lists (Contacten → Contacten/Slimme lijsten) en klik op + Add smart list (+ Slimme lijst toevoegen).
2. Kies één of meerdere filters in het dropdownmenu aan de rechterkant van je scherm.
3. Vul per filter de benodigde details in en klik op Apply (Toepassen) om het filter op te slaan.
4. Wil je extra filters toevoegen? Kies dan de AND (EN) optie.
5. Klik onderaan op Create (Aanmaken) om de Slimme lijst op te slaan.

Slimme lijsten aanpassen

Je kunt bestaande Slimme lijsten aanpassen om ze beter te laten aansluiten op je werkwijze. Denk aan het wijzigen van filters, het aanpassen van voorwaarden, of het dupliceren van een lijst voor een nieuwe segmentatie.

1. Ga naar Contacts (Contacten) en selecteer bovenin de naam van een Slimme lijst om die te openen.

2. Open de Slimme lijst die je wilt aanpassen. Rechts zie je Customise List (Lijst aanpassen).

   Klik op Advanced Filters (Geavanceerde filters) om wijzigingen te maken.

   • Wil je een filter aanpassen? Klik op het potlood-icoon.
   • Wil je een filter verwijderen? Gebruik het pijltje in de dropdown om het filter weg te halen.

   • Klik op het opslaan-icoon om je wijzigingen te bewaren.

     

Slimme lijsten beheren

1. Ga naar Contacts → Smart Lists (Contacten → Slimme lijsten). Klik op het drie-puntjes menu (⋮) naast Add Contact (Contact toevoegen).
2. Kies Manage Smart List (Slimme lijsten beheren).
3. In de kolom Actions (Acties) kun je via de iconen per Slimme lijst:
   • Create a copy (Kopie maken)
   • Share with admins (Delen met admins)
   • Edit the Smart List name (Naam aanpassen)
   • Delete (Verwijderen)

Kolommen in Slimme lijsten opnieuw ordenen

Slimme lijsten ondersteunen drag-and-drop (slepen) voor kolommen. Zo kun je je lijstweergave afstemmen op de gegevens die jij het meest gebruikt.

1. Ga naar Contacts → Smart Lists (Contacten → Slimme lijsten) en open de Slimme lijst die je wilt aanpassen.
2. Open in de lijstweergave de optie voor column/field management (kolommen/velden beheren). Dit staat meestal bovenaan de tabel.
3. Sleep de kolommen in de volgorde die jij wilt.
4. Sluit de kolommen/velden-manager. De nieuwe volgorde is direct zichtbaar.

Let op: je Slimme lijst bewaart de meest recent opgeslagen volgorde en zichtbaarheid van kolommen. Als je later kolommen opnieuw ordent of velden toont/verbergt, sla de Slimme lijst dan opnieuw op om die wijzigingen te bewaren. Anders blijft de lijst de laatst opgeslagen layout gebruiken.

Veelgestelde vragen

V: Kan ik bestaande contacten handmatig toevoegen aan een bestaande Slimme lijst?

Antwoord: Nee. Contacten worden niet handmatig toegevoegd aan Slimme lijsten. Contacten worden automatisch toegevoegd op basis van de filters en voorwaarden die je voor die Slimme lijst instelt. Als je bijvoorbeeld een tag aan een contact toevoegt die overeenkomt met een filter van de Slimme lijst, wordt dat contact automatisch opgenomen.

V: Kunnen gebruikers Slimme lijsten beheren zonder ‘settings’ toegang?

Antwoord: Nee. Gebruikers kunnen Slimme lijsten niet beheren zonder ‘settings’ toegang. Deze beperking staat op de roadmap voor toekomstige updates.

V: Kan ik zien wie een Slimme lijst heeft gemaakt of gedeeld?

Antwoord: Nee. Voluit Suite logt niet wie een Slimme lijst heeft gemaakt of gedeeld.

V: Kunnen alle gebruikers Slimme lijsten zien, of alleen degene die de lijst heeft gemaakt?

Antwoord: Slimme lijsten worden op gebruikersniveau aangemaakt, niet op accountniveau. Met ‘global versus local’ Slimme lijsten kunnen gebruikers Slimme lijsten naar het volledige account pushen, zodat ze zichtbaar zijn voor alle gebruikers.

V: Kunnen Slimme lijsten worden overgezet tussen accounts of in een snapshot worden gezet?

Antwoord: Op het moment van schrijven is er geen functie om Slimme lijsten van het ene account naar het andere te verplaatsen of om ze te importeren in een snapshot.

V: Als ik een e-mailcampagne plan naar een Slimme lijst, wordt de lijst dan nog geüpdatet vóór het verzenden?

Antwoord: Ja. Slimme lijsten zijn dynamisch. De ontvangerslijst wordt gegenereerd op het moment van verzenden, niet wanneer je de campagne plant. Dat betekent dat nieuwe contacten die vóór het verzendmoment aan de voorwaarden voldoen, worden meegenomen. Contacten die niet meer voldoen, worden niet meegenomen.

V: Hoe zorg ik dat ik 100 contacten per pagina zie in een Slimme lijst in plaats van 20?

Antwoord: Gebruik rechtsonder de selector voor contacten-per-pagina en kies 100 (opties: 20, 50, 100).