Slimme lijsten maken en beheren

Slimme lijsten zijn dynamische contactlijsten in Voluit Suite die automatisch worden bijgewerkt op basis van filters en voorwaarden. In deze handleiding lees je wat Slimme lijsten zijn, hoe je ze instelt en beheert, en wat je kunt doen bij veelvoorkomende vragen.

Waarom Slimme lijsten gebruiken?

• Bespaar tijd – Segmenteer automatisch in plaats van lijsten handmatig bij te werken.
• Gerichter opvolgen – Groepeer contacten op basis van gedrag, leadstatus of betrokkenheid.
• Betere CRM-structuur – Houd je contacten overzichtelijk en makkelijk doorzoekbaar.
• Automatiseringen aansturen – Gebruik Slimme lijsten in workflows voor geautomatiseerde acties.

Wat zijn Slimme lijsten?

Een Slimme lijst is een dynamische contactlijst in Voluit Suite die automatisch contactpersonen toevoegt of verwijdert op basis van vooraf ingestelde filters en voorwaarden. Anders dan statische lijsten blijven Slimme lijsten niet “staan zoals ze zijn”, maar veranderen ze mee zodra contactgegevens veranderen.

Je kunt zelf bepalen welke voorwaarden tellen, zoals tags, aangepaste velden en activiteiten. Je kiest ook welke kolommen je in de lijst wilt zien.

Je vindt deze functie via Account → Contacten tab → Slimme lijsten.

Hoe werken Slimme lijsten?

• Realtime updates: Contacten worden automatisch toegevoegd of verwijderd op basis van filters zoals tags, aangepaste velden, betrokkenheidsactiviteiten of opportunityfases.
• Automatische segmentatie: Maak eenvoudig lijsten met leads, actieve klanten of prospects, zonder handmatig bijwerken.
• Geavanceerd filteren: Je kunt meerdere filters tegelijk gebruiken, bijvoorbeeld: “E-mail geopend in de afgelopen 30 dagen” én “Heeft een openstaande factuur”.
• Koppeling met workflows: Slimme lijsten kunnen workflows activeren, zodat je op schaal persoonlijk kunt opvolgen.

Slimme lijsten instellen

Een Slimme lijst maken in Voluit Suite is een praktisch proces waarmee je automatisch segmenten opbouwt op basis van criteria. Volg deze stappen:

1. Ga naar Contacten > Contacten/Slimme lijsten en klik op “More Filters” (Meer filters).
2. Kies één of meerdere filters in het dropdown-menu aan de rechterkant van je scherm.
3. Vul per filter de benodigde details in en klik op “Apply” (Toepassen) om het filter vast te zetten.
4. Wil je extra filters toevoegen, kies dan de optie “AND” (EN).
5. Wil je de filtercombinatie als lijst opslaan, klik dan onderaan op “Save as smart list” (Opslaan als slimme lijst).

Slimme lijsten beheren

Slimme lijsten kun je aanpassen en beheren als je segmentatie moet veranderen.

1. Ga naar Contacten en selecteer bovenin de naam van een Slimme lijst om deze te openen.
2. Als je een bestaande Slimme lijst wilt wijzigen, open je de lijst. Je ziet dan de opgeslagen filters aan de rechterkant.
3. Gebruik het prullenbak-icoon of de X om een filter te verwijderen. Gebruik het potlood-icoon om een filter te wijzigen. Gebruik het opslaan-icoon om je aanpassingen op te slaan.
4. Ga rechtsboven naar “Manage Smart Lists” (Slimme lijsten beheren). Daar kun je een Slimme lijst dupliceren, delen, hernoemen of verwijderen via de iconen aan de rechterkant.

Voorbeeld: een Slimme lijst maken

Voorbeeld: maak een lijst van alle contacten die nog nooit zijn benaderd, of die de afgelopen 90 dagen niet zijn benaderd.

1. Ga naar Smart List > Ga naar All Tab (Slimme lijst > Ga naar Alle tab).
2. Klik op More Filters (Meer filters).
3. Typ ‘Last Activity’ (Laatste activiteit) in het veld waar ‘Add Filter’ (Filter toevoegen) staat. Je ziet dan ‘Last Activity’ als optie.
4. Selecteer de filter ‘Last Activity’. Kies daarna de optie ‘More Than’ (Meer dan) en vul 90 dagen in.
5. Klik in de kolom op het dropdown-menu en selecteer de kolom Last Activity (Laatste activiteit).
6. Klik op het + icoon om deze lijst een naam te geven en op te slaan.

Kolommen opnieuw ordenen in Slimme lijsten

Slimme lijsten ondersteunen drag-and-drop kolombeheer, zodat je snel de volgorde van kolommen kunt aanpassen.

1. Ga naar Contacten → Slimme lijsten, en open de Slimme lijst die je wilt wijzigen.
2. Open de optie voor kolom-/veldbeheer (die staat meestal boven de tabel en is bedoeld om te bepalen welke velden worden getoond).
3. Sleep de kolommen in de kolommenbeheerder naar de volgorde die je wilt gebruiken.
4. Sluit de kolommenbeheerder. De nieuwe kolomvolgorde is direct zichtbaar.

Let op: je Slimme lijst bewaart de meest recent opgeslagen kolomvolgorde en zichtbaarheid. Als je later kolommen opnieuw ordent of velden toont/verbergt, sla de Slimme lijst dan opnieuw op. Anders blijft Voluit Suite de laatst opgeslagen indeling gebruiken.

Veelgestelde vragen

V: Kan ik bestaande contacten handmatig toevoegen aan een bestaande Slimme lijst?

Antwoord: Nee. Contacten voeg je niet handmatig toe aan Slimme lijsten. Contacten komen automatisch in de lijst op basis van de ingestelde filters en voorwaarden. Als je bijvoorbeeld een tag toevoegt aan een contact en die tag voldoet aan de filtervoorwaarden van een Slimme lijst, dan komt dat contact automatisch in die Slimme lijst.

V: Kunnen gebruikers Slimme lijsten beheren zonder ‘settings’-toegang?

Antwoord: Nee. Gebruikers kunnen hun Slimme lijsten niet beheren zonder ‘settings’ (instellingen)-toegang. Dit staat op de roadmap van Voluit Suite voor een toekomstige update.

V: Kan ik zien wie een Slimme lijst heeft gemaakt en gedeeld?

Antwoord: Nee. Voluit Suite logt niet wie een Slimme lijst heeft gemaakt of gedeeld.

V: Kunnen alle gebruikers Slimme lijsten zien, of alleen degene die ze heeft gemaakt?

Antwoord: Slimme lijsten worden op gebruikersniveau aangemaakt, niet op accountniveau. Met “global versus local” Slimme lijsten kunnen gebruikers hun Slimme lijsten ook beschikbaar maken voor het hele account, zodat iedereen ze kan zien.

V: Kunnen Slimme lijsten worden overgezet tussen accounts of worden meegenomen in een snapshot?

Antwoord: Op dit moment is er geen functie om Slimme lijsten te verplaatsen naar een ander account of om ze te importeren in een snapshot.

V: Als ik een e-mailcampagne plan naar een Slimme lijst, wordt de lijst dan nog bijgewerkt vóór verzending?

Antwoord: Ja. Slimme lijsten zijn dynamisch. De ontvangerslijst wordt samengesteld op het moment van verzenden, niet op het moment dat je de campagne inplant. Nieuwe contacten die vóór de geplande verzending aan de filtervoorwaarden voldoen, worden meegenomen. Contacten die niet meer voldoen, worden uitgesloten.

V: Hoe toon ik 100 contacten per pagina in een Slimme lijst in plaats van 20?

Antwoord: Gebruik rechtsonder de selector voor contacten per pagina en kies 100 (opties: 20, 50, 100).