Reviews: Reviewverzoeken personaliseren (SMS/E-mail)

Vraag klanten om een review met persoonlijke reviewverzoeken via sms en e-mail in Voluit Suite. In dit artikel lees je hoe je reviewverzoeken inschakelt, sjablonen aanpast, verzendmomenten en herinneringen instelt en je reviewlink kiest.

Wat zijn reviewverzoeken?

Met reviewverzoeken automatiseer je hoe je vanuit je account klanten vraagt om een openbare review. Voluit Suite kan persoonlijke sms-berichten en e-mails versturen nadat je een reviewverzoek hebt gestart. Je kunt deze berichten op vaste momenten laten herhalen totdat de klant op de reviewlink klikt. Met je reviewlink bepaal je op welk reviewplatform de klant terechtkomt.

De voordelen van reviewverzoeken

Stem je reviewverzoeken af op je bedrijf en de manier waarop je met klanten communiceert.

• Herkenbare uitstraling: maak sms- en e-mailsjablonen die passen bij je huisstijl en tone of voice.
• Automatisering: bepaal wanneer het eerste verzoek wordt verstuurd en hoe vaak je een herinnering stuurt zolang de klant niet op de link klikt.
• Personalisatie: gebruik samenvoegvelden met contact- en accountgegevens om berichten persoonlijk te maken.
• Flexibiliteit: stuur klanten naar je Google Bedrijfsprofiel of een andere bestemming. In e-mails kun je meerdere reviewlinks opnemen.
• Controle: kies welk sjabloon je voor het eerste bericht gebruikt en welke sjablonen je voor de herinneringen inzet.

Waar kun je reviewverzoeken versturen?

Als je sjablonen en verzendmomenten zijn ingesteld, kun je vanaf verschillende plekken in Voluit Suite reviewverzoeken versturen. Kies de manier die past bij hoe je team werkt.

• Reputatie (Reputation) → Verzoeken (Requests): verstuur reviewverzoeken naar één of meerdere contacten en volg de status.
• Contactgegevens: open een contact en kies Reviewverzoek versturen (Send Review Request).
• Workflows: gebruik de actie Reviewverzoek (Review Request) om berichten automatisch te versturen op basis van een trigger, bijvoorbeeld wanneer de status van een afspraak verandert.
• Kanalen: dit artikel gaat over sms en e-mail. WhatsApp-verzoeken stel je apart in via Reputatie → Instellingen (Settings) → WhatsApp-verzoeken (WhatsApp Requests).

Je reviewlink instellen: verdeling of een aangepaste link

De reviewlink is de URL die in je verzoeken wordt opgenomen. Je kunt Voluit Suite klanten laten verdelen over ondersteunde reviewplatforms, zoals Google. Wil je iedereen naar dezelfde pagina sturen? Gebruik dan een aangepaste link.

Hier vind je de instelling: Reputatie → Instellingen → Reviewlink (Review Link).

Je reviewbestemming kiezen

• Reviews verdelen (Review Balancing): zet deze optie aan om klanten automatisch over de ingestelde reviewplatforms te verdelen.
• Reviews verzamelen op Google (Get Reviews on Google): koppel je Google Bedrijfsprofiel om klanten naar je bedrijfsvermelding op Google te sturen.
• Aangepaste link (Custom Link): selecteer deze optie en plak de URL als je alle klanten naar één pagina wilt sturen.

Tip: controleer bij een aangepaste link of deze direct je reviewformulier opent. Gebruik je de verdeling over platforms? Controleer dan of je integraties gekoppeld zijn.

Reviewverzoeken via sms

Met sms stuur je een kort, persoonlijk reviewverzoek. Schakel de functie in, bepaal wanneer het eerste bericht wordt verstuurd en stel de herinneringen in. Maak vervolgens sjablonen met je reviewlink en eventueel een afbeelding.

Ga naar: Reputatie → Instellingen → Sms-verzoeken (SMS Requests).

Sms-verzoeken inschakelen en verzendmomenten instellen

• Reviewverzoeken via sms inschakelen (Enable SMS Review Requests): zet de schakelaar rechtsboven aan.
• Wanneer sms versturen na het starten van een reviewverzoek? (When to send SMS after check-in?): kies wanneer het eerste bericht wordt verstuurd, bijvoorbeeld direct.
• Zolang er niet is geklikt, herhaal dit elke (Until clicked, repeat this every): kies de tijd tussen herinneringen. Met Aangepast (Custom) kun je zelf een aantal Dagen (Days) instellen.
• Maximumaantal herinneringen (Maximum retries): bepaal hoeveel herinneringen je verstuurt zolang de klant niet op de reviewlink klikt.

Een sms-sjabloon maken of bewerken

1. Klik op Nieuw maken (Create New) of op Bewerken (Edit) bij een bestaand sjabloon.
2. Kies Een nieuw sjabloon vanaf nul maken (Create New from Scratch) of Een vooraf gemaakt sjabloon selecteren (Select from Pre-Built Templates).
3. Vul in de bouwer een Sjabloonnaam (Template Name) in. Zet eventueel Verzoek met afbeelding (Request with Image) aan of voeg de URL van een afbeelding toe.
4. Schrijf je bericht en voeg het samenvoegveld voor de reviewlink toe: {{reputation.review_link}} .
5. Klik op Opslaan (Save).

Let op de kosten: met een afbeelding kan je bericht als mms worden verstuurd. Daarvoor kunnen andere tarieven gelden. Controleer dit bij je berichtenprovider.

Het standaard afzendernummer kiezen

Met de instelling voor de standaardafzender bepaal je vanaf welk telefoonnummer je sms-reviewverzoeken worden verstuurd.

1. Ga naar Reputatie → Instellingen → Sms-verzoeken.
2. Selecteer het telefoonnummer dat je als standaardafzender wilt gebruiken.
3. Stel de verzendmomenten, herinneringen en sjablonen verder in.

Het geselecteerde nummer wordt gebruikt als standaardafzender voor reviewverzoeken via sms.

Reviewverzoeken via e-mail

In een e-mail heb je meer ruimte voor je huisstijl, afbeeldingen en meerdere reviewbestemmingen. Schakel de functie in, stel de verzendmomenten en herinneringen in en maak of importeer daarna sjablonen in de editor met slepen en neerzetten.

Ga naar: Reputatie → Instellingen → E-mailverzoeken (Email Requests).

E-mailverzoeken inschakelen en verzendmomenten instellen

• Reviewverzoeken via e-mail inschakelen (Enable Email Review Requests): zet de schakelaar rechtsboven aan.
• Wanneer e-mail versturen na het starten van een reviewverzoek? (When to send Email after check-in?): kies de wachttijd voor het eerste bericht, bijvoorbeeld één uur.
• Zolang er niet is geklikt, herhaal dit elke: stel de tijd tussen herinneringen in. Je kunt ook een aangepast aantal dagen kiezen.
• Maximumaantal herinneringen: kies hoeveel herinneringen je wilt versturen.

Let op: ‘na check-in’ verwijst naar het moment waarop je het reviewverzoek start. Dat kan handmatig vanuit de contactgegevens of via Reputatie → Verzoeken, of automatisch via de actie Reviewverzoek in een workflow. De ingestelde wachttijd bepaalt hoelang na deze actie het bericht wordt verstuurd.

Een e-mailsjabloon maken of importeren

1. Klik op Nieuw maken → Nieuw sjabloon maken (Create new Template) of Importeren uit de sjablonenbibliotheek (Import from Template Library).
2. Voeg in de e-mailbouwer je huisstijl en inhoud toe.
3. Sleep het element Reviewlink naar je e-mail. Je kunt ook de belangrijkste actieknop instellen zodat deze je reviewlink gebruikt.
4. Sla het sjabloon op.

Het standaard afzenderadres kiezen

Met Standaard afzenderadres (Default sender email) kies je het e-mailadres waarmee je reviewverzoeken verstuurt.

1. Ga naar Reputatie → Instellingen → E-mailverzoeken.
2. Selecteer een e-mailadres bij Standaard afzenderadres.
3. Stel de verzendmomenten, herinneringen en sjablonen verder in.

Het geselecteerde adres wordt gebruikt als standaardafzender voor reviewverzoeken via e-mail.

Sjablonen voor het eerste bericht en herinneringen kiezen

Alleen sms- of e-mailverzoeken inschakelen is niet genoeg. Je moet ook kiezen welk sjabloon Voluit Suite voor het eerste bericht en voor elke herinnering gebruikt. Daarmee bepaal je wat klanten bij elke stap ontvangen.

• Voor e-mail: klik op E-mailsjablonen instellen (Set Email Templates). Kies het sjabloon voor het Eerste bericht (Live) en wijs aan elke Herinnering (Retry) een sjabloon toe. Klik daarna op Opslaan.
• Voor sms: klik op Sms-sjablonen instellen (Set SMS Templates), kies de sjablonen voor het eerste bericht en de herinneringen en sla je instellingen op.

Reviewverzoeken stap voor stap instellen

Stap 1: stel je reviewlink in

Klik in het linkermenu op Reputatie en open bovenaan het tabblad Instellingen. Ga naar Reviewlink en schakel Reviews verdelen in. Of kies Aangepaste link en plak je URL bij Je aangepaste link instellen (Setup your custom link).

Stap 2: schakel sms-verzoeken in

Ga naar Reputatie → Instellingen → Sms-verzoeken en zet de schakelaar rechtsboven aan om automatische reviewverzoeken via sms in te schakelen.

Bepaal wanneer het eerste bericht wordt verstuurd, hoeveel tijd er tussen herinneringen zit en wat het maximumaantal herinneringen is. Met Nieuw maken of Sms-sjablonen instellen beheer je de berichten die eronder staan.

Stap 3: voeg een sms-sjabloon toe

Klik op Nieuw maken om een sms-reviewverzoek te maken. Wil je een bestaand sjabloon aanpassen? Klik dan op het potloodje. Sjablonen die je hier maakt of bewerkt, verschijnen in de lijst. Je kunt ze later toewijzen aan het eerste bericht of een herinnering.

Stap 4: kies hoe je wilt beginnen

Nadat je op Nieuw maken hebt geklikt, kies je of je een nieuw sjabloon vanaf nul wilt maken of een vooraf gemaakt sjabloon wilt gebruiken. Klik op Selecteren (Select) onder je keuze. Met een leeg sjabloon bepaal je alles zelf; met een vooraf gemaakt sjabloon heb je al een basis om aan te passen.

Stap 5: selecteer een vooraf gemaakt sjabloon

Kies in de Sms-sjablonenbibliotheek (SMS Template Library) een sjabloon, bijvoorbeeld Een review aanvragen (Request a Review). Je ziet hierbij ook het aantal tekens. Klik op Sjabloon bewerken (Edit Template) om de tekst aan te passen. Laat het samenvoegveld {{reputation.review_link}}  staan.

Stap 6: pas je sms-sjabloon aan

Vul een Sjabloonnaam in en zet eventueel Verzoek met afbeelding aan om een afbeelding te uploaden of via een URL toe te voegen. Schrijf je bericht en gebruik {{reputation.review_link}}  voor de reviewlink. Controleer rechts het telefoonvoorbeeld en klik op Opslaan.

Stap 7: schakel e-mailverzoeken in

Ga naar Reputatie → Instellingen → E-mailverzoeken en zet de schakelaar rechtsboven aan om automatische reviewverzoeken via e-mail in te schakelen. Stel in wanneer het eerste bericht wordt verstuurd, hoeveel tijd er tussen herinneringen zit en hoeveel herinneringen je maximaal wilt versturen. Beheer je sjablonen via E-mailsjablonen instellen of Nieuw maken.

Stap 8: stel de e-mailreeks in

Klik op E-mailsjablonen instellen. Kies in de keuzemenu’s links welk sjabloon je voor het eerste bericht gebruikt en welk sjabloon bij elke herinnering hoort. Controleer rechts de onderwerpregels en pas ze zo nodig aan. Klik daarna op Opslaan om de reeks toe te passen.

Stap 9: maak of importeer een e-mailsjabloon

Open het keuzemenu Nieuw maken en kies Nieuw sjabloon maken of Importeren uit de sjablonenbibliotheek. Wil je een bestaand ontwerp aanpassen? Klik op het menu ⋯ op de sjabloonkaart en kies Sjablonen bewerken (Edit Templates). Wijs nieuwe of aangepaste sjablonen daarna toe via E-mailsjablonen instellen.

Stap 10: ontwerp je e-mail

Voeg tekst, afbeeldingen en knoppen toe vanuit het paneel Elementen (Elements) links in de e-mailbouwer. Sleep het element Reviewlink linksonder naar je ontwerp, zodat de actieknop de ingestelde reviewlink opent. Klik rechtsboven op Opslaan.

Veelgestelde vragen

V: Wat gebeurt er nadat een klant op de reviewlink klikt?

Antwoord: zodra de klik wordt geregistreerd, stoppen de herinneringen voor dat kanaal. Het contact ontvangt via dat kanaal dan geen verdere herinneringen voor dit verzoek.

V: Wat is het verschil tussen reviews verdelen en een aangepaste link?

Antwoord: met reviews verdelen stuur je klanten naar verschillende gekoppelde reviewplatforms, zoals Google. Met een aangepaste link stuur je iedereen naar één bestemming die je zelf kiest.

V: Welk samenvoegveld gebruik ik voor de reviewlink in een sms?

Antwoord: gebruik {{reputation.review_link}} . Dit samenvoegveld gebruikt automatisch de reviewlink die je hebt ingesteld via Reputatie → Instellingen → Reviewlink.

V: Kan ik in een e-mail meerdere reviewbestemmingen opnemen?

Antwoord: ja. In de e-mailbouwer kun je het element Reviewlink gebruiken. Bij sommige sjablonen kun je ook meerdere reviewknoppen instellen, als het ontwerp dat ondersteunt.

V: Hoeveel herinneringen kan ik het beste instellen?

Antwoord: de meeste teams beginnen met twee tot drie herinneringen. Wat passend is, hangt af van de reacties van je klanten, wat gebruikelijk is in je branche en de geldende regels.

V: Veranderen de kosten als ik een afbeelding aan een sms toevoeg?

Antwoord: je bericht kan dan als mms worden verstuurd. Daarvoor kunnen andere tarieven gelden. Controleer de tarieven bij je berichtenprovider.

V: Moet mijn Google Bedrijfsprofiel gekoppeld zijn?

Antwoord: alleen als je via de verdeling over platforms klanten naar Google wilt sturen. Wil je een andere website of je eigen pagina gebruiken? Stel dan een aangepaste link in.

V: Kan ik reviewverzoeken automatisch versturen?

Antwoord: ja. Voeg de actie Reviewverzoek toe aan een workflow om verzoeken automatisch te starten, bijvoorbeeld na een check-in.