Kalenders: iCloud koppelen met Voluit Suite

Je kunt je iCloud-account en agenda’s koppelen met Voluit Suite. Zo worden afspraken en beschikbaarheid gesynchroniseerd, zodat plannen en boeken van afspraken soepel verloopt.

Voluit Suite kan events synchroniseren tussen iCloud en Voluit Suite-agenda’s. Het aanmaken van contacten vanuit iCloud-events wordt niet ondersteund.

Stap 1: App-specifiek wachtwoord aanvragen bij Apple

Voordat je je iCloud-agenda kunt koppelen, heb je een app-specifiek wachtwoord van Apple nodig. Dit is een apart wachtwoord, dus niet hetzelfde als je normale Apple-accountwachtwoord. Apple vereist daarnaast dat je twee-factor-authenticatie aan hebt staan als je een koppeling maakt met een externe app.

Stap 1a: Inloggen bij Apple

Stap 1b: 2FA inschakelen

Schakel twee-factor-authenticatie in via het onderdeel Security (Beveiliging), als dit nog niet aan staat.

Als je 2FA nu nog niet inschakelt en je loopt later vast, kom dan terug om dit alsnog aan te zetten.

Stap 1c: App-specifiek wachtwoord

Open het onderdeel Sign-in and Security (Inloggen en beveiliging) en kies App-Specific Password (App-specifiek wachtwoord). Kies daarna in het venster Generate an app-specific password (Genereer een app-specifiek wachtwoord).

Stap 1d: App-specifiek wachtwoord benoemen

Geef het wachtwoord een label (bijvoorbeeld ‘CRM iCloud Integration’) en kies Create (Aanmaken).

Stap 1e: App-specifiek wachtwoord opslaan

Kopieer het app-specifieke wachtwoord en bewaar het op een veilige plek. Je hebt dit nodig om iCloud in de volgende stap te koppelen.

Stap 2: Je iCloud-account koppelen aan Voluit Suite

Gebruik het app-specifieke wachtwoord uit stap 1 om je iCloud-account te koppelen met Voluit Suite.

Stap 2a: Nieuwe gekoppelde agenda toevoegen

Ga in je account naar Settings (Instellingen) → Calendars (Agenda’s) → Connections (Koppelingen) en kies + Add New (Nieuwe toevoegen).

Stap 2b: Gegevens opslaan

Kies Connect (Verbinden) in de iCloud Calendar (iCloud-agenda)-tegel. Vul daarna je iCloud Apple ID en het app-specifieke wachtwoord uit stap 1 in. Kies vervolgens Connect (Verbinden).

Stap 3: Agenda’s configureren

Na het koppelen van iCloud in stap 2 stel je je primary linked calendar (primaire gekoppelde agenda) in en kies je welke agenda’s moeten blokkeren bij bezette momenten.

Als je nog geen agenda van een externe partij hebt gekoppeld, verschijnt het scherm Calendar Configuration niet. Zie je dit scherm niet, koppel dan eerst een andere agenda en kom daarna terug.

Stap 3a: Calendar Configuration (Agenda-configuratie)

Ga naar Settings (Instellingen) → My Profile (Mijn profiel) → Calendar Configuration (Agenda-configuratie).

Je kunt ook gaan naar Settings (Instellingen) → Calendars (Agenda’s) → Connections (Koppelingen) → Calendar Configuration (Agenda-configuratie). Dit is hetzelfde scherm.

Stap 3b: Primary linked calendar (primaire gekoppelde agenda) instellen

Kies Edit (Bewerken) naast de primary linked calendar. Selecteer in het venster welke externe agenda je wilt gebruiken voor nieuwe afspraken.

Afspraken die je in Voluit Suite aanmaakt, worden toegevoegd aan je gekoppelde agenda. Afspraken die je in de gekoppelde agenda aanmaakt, worden gesynchroniseerd naar Voluit Suite.

Stap 3c: Conflict calendars (blokkerende agenda’s) instellen

Kies Edit (Bewerken) naast de conflict calendars. Selecteer één of meerdere agenda’s die Voluit Suite moet controleren om dubbele boekingen te voorkomen, zoals feestdagen, je eigen agenda en agenda’s van andere gebruikers.

Problemen oplossen bij iCloud-koppeling

Authentication issues (Authenticatieproblemen):
- Controleer of je het app-specifieke wachtwoord gebruikt.
- Controleer of 2FA aan staat op je Apple ID.
Calendar sync issues (Synchronisatieproblemen):
- Controleer of de juiste agenda is geselecteerd als Primary.
- Afspraken die je in iCloud aanmaakt, moeten in de juiste agenda staan om naar Voluit Suite te synchroniseren.
Scheduling conflicts (Planningsconflicten):
- Stel conflict calendars in als je wilt dat bezette momenten in iCloud dubbele boekingen in Voluit Suite voorkomen.

Veelgestelde vragen

V: Kan ik mijn Voluit Suite-agenda blokkeren met afspraken uit agenda’s van externe partijen?

Antwoord: Ja. Afspraken uit externe agenda’s die je als conflict calendars toevoegt, worden gesynchroniseerd naar Voluit Suite en blokkeren je beschikbaarheid voor de duur van de afspraak. Dit gebeurt alleen als de afspraak in de externe agenda op ‘BUSY’ (Bezet) staat. Als een afspraak op ‘FREE’ (Vrij) staat, wordt de afspraak wel opgehaald, maar blijft je beschikbaarheid open.

V: Kan ik meerdere blokkerende agenda’s toevoegen?

Antwoord: Ja. Je kunt meerdere agenda’s toevoegen die gecontroleerd worden om dubbele boekingen te voorkomen.

V: Kan ik iCloud twee kanten op synchroniseren?

Antwoord: Nee. Waar Google- en Outlook-koppelingen soms Sync Preferences (Synchronisatievoorkeuren) via Advanced Settings (Geavanceerde instellingen) bieden, ondersteunt iCloud alleen Default Sync (One-Way Sync) (Standaard synchronisatie, één richting). Dit betekent dat alle afspraken die vanuit iCloud binnenkomen in Voluit Suite als Blocked Slots (Geblokkeerde tijd) worden behandeld. Er worden ook geen contacten aangemaakt op basis van gasten in deze afspraken. Een extra beperking is dat als je in Voluit Suite een Blocked Slot (Geblokkeerde tijd) aanmaakt, dit niet terug synchroniseert naar je iCloud-agenda.

V: Kan ik meerdere iCloud-agenda’s koppelen?

Antwoord: Ja. Met de nieuwste verbeteringen kan elke gebruiker meerdere iCloud-koppelingen per account verbinden. Dezelfde iCloud-koppeling kan ook in meerdere accounts gebruikt worden.

V: Kan ik koppelen met agenda’s waarop ik geabonneerd ben in iCloud?

Antwoord: Nee. Koppelen met een subscription calendar (abonnementsagenda) is niet mogelijk. Dit betekent dat Voluit Suite geen verbinding kan maken met iCloud-agenda’s die je via een URL hebt toegevoegd (meestal openbare agenda’s).