Hoe maak ik een factuur in Voluit Suite
Inhoud
Facturen zijn een essentieel onderdeel van je bedrijf. Ze helpen je om je uitgaven bij te houden en zorgen ervoor dat je betaald wordt voor je werk. Je kunt eenvoudig facturen maken in Voluit Suite.
In dit artikel lees je hoe je facturen maakt, bewerkt, kortingen toevoegt, belasting toevoegt en ze verstuurt.
Een nieuwe factuur maken
- Ga naar het tabblad Betalingswijzen en klik op Facturen.
Klik op "Nieuw" om een factuur te maken.
👉 Voeg algemene voorwaarden/notities/kvk nummer toe door op de knop Instellingen te klikken naast de "+ Nieuw" knop.
👉 Om je btw instellingen te doen ga je naar het menu Betalingswijzen → Instellingen. Vervolgens bepaal je per product (**Betalingswijzen → producten**) of je dit inclusief of exclusief BTW wil factureren.
Factuurgegevens bewerken
Stap 1: Bewerk de "van-info" door op het wijzig icoon te klikken naast ‘zakelijke informatie’.
Stap 2: Verander het logo door erop te klikken. Dit opent de mediabibliotheek waar je een nieuwe afbeelding kunt kiezen of uploaden.
Stap 3: Voeg de klant toe.
en pas het factuurnummer, uitgiftedatum en vervaldatum aan.
Stap 4: Klik op "Voeg product toe" om producten toe te voegen die je hebt aangemaakt of ad hoc producten toe te voegen.
Stap 5: Na het toevoegen van een product kun je de prijs en hoeveelheid aanpassen
Aan de rechterkant zie je iedere keer hoe elke wijziging of instelling er op je factuur uit komt te zien:
Belasting toevoegen aan je factuur
Stap 1: Klik op voeg belasting toe als je producten aan het toevoegen bent. Hier kun je dan eventueel je btw uit en aanzetten.
👉 Om je btw instellingen te doen ga je naar het menu Betalingswijzen → Instellingen. Vervolgens bepaal je per product (**Betalingswijzen → producten**) of je dit inclusief of exclusief BTW wil factureren.
👉 Het vinkje ‘voeg automatisch belasting toe’ is in gebruik voor het Amerikaanse tax systeem. Wij Nederlanders gebruiken de handmatige toevoeging van ons btw percentage. Lekker uit laten staan dus.
Korting toevoegen aan je factuur
Je kunt een korting toevoegen door op het "**korting toevoegen**" icoontje te klikken.
Daarna trek je aan de slider om je percentage te bepalen of je vult een vast bedrag in.
Ad-hoc producten en diensten toevoegen aan facturen
Stap 1
Maak een factuur en klik op "product toevoegen"
Stap 2
Kies "Nieuw product" om een item toe te voegen dat niet in je "Producten" staat
Stap 3
- Voer op het volgende scherm de productnaam en de prijs in.
- Als je dit voor later gebruik wilt bewaren, kun je de optie "Bewaar voor later gebruik" selecteren. Dit slaat het product/de dienst op in je productenoverzicht.
Dit nieuwe item wordt aan je factuur toegevoegd en nu kun je evt nog belasting toevoegen.
Extra opties zoals bijlagen toevoegen
Klik op het pijltje om de extra opties te openen.
Hier kun je evt een bijlage uploaden zoals je voorwaarden.
Een (test) factuur versturen
Stap 1: Als je klaar bent met het maken van de factuur, klik je op de blauwe knop rechtsboven om deze te versturen.
Stap 2: Geef de factuur een herkenbare naam.
Stap 3: Je kunt de factuur via e-mail of sms versturen.
👉 Tekst/ sms is alleen actief als je een telefoonnummer hebt aangeschaft bij Voluit Suite en aan je account hebt gekoppeld. Stuur ons een berichtje als je dat wilt.
Stap 4: Selecteer met welk email sjabloon je de factuur wilt versturen.
Klik op geavanceerde opties om te wisselen tussen test- en live-modus, als je de factuur + betaling eerst wilt testen.
Factuur sturen in een eigen persoonlijke mail
Soms wil je geen factuur email sjabloon sturen maar een persoonlijk bericht erbij typen.
Klik dan op het pijltje op de blauwe verstuur knop.
Klik dan op de knop die daaronder verschijnt “kopie maken en markeren als verzonden”.
Op je klembord van je computer heb je nu een link zitten die je kunt plakken in een persoonlijk bericht. Ga naar Contacten en zoek je klant en stuur het bericht met die link.
Factuur instellingen
Onder de knop Instellingen op het overzichtsblad van de facturen en offertes kun je de volgende dingen configureren:
Zakelijke informatie
- Logo voor op de factuur
- Bedrijfsnaam en contactgegevens
- Website
E-mail configuraties
Hier kun je de naam en het email adres opgeven die je wil gebruiken als afzender van je facturen en offertes.
Titel en voorwaarden
Hier kun je een link naar je voorwaarden opnemen, je kvk en btw nummer neerzetten en eventueel andere tekst opnemen.
Betalingsinstellingen
Hier stel je in:
- Verval dagen van je factuur of offerte
- Stripe betalingsmethoden voor je facturen (die is gekoppeld aan de betaal knop op de factuur)
- Toestaan van gedeeltelijke betalingen aan of uit zetten
- In rekening brengen van te late betalingskosten aan of uit zetten
- Toestaan van fooibetalingen aan of uit zetten
Product instellingen
Hier vink je aan of je de productbeschrijving wil importeren voor op je factuur.
Herinneringsinstellingen
Hier stel je in hoe vaak je je klant wil herinneren aan de te late betaling van de factuur. Je kunt hier een eigen email sjabloon voor maken in je eigen spreektaal.
Aangepaste velden
Je kunt ook zelf velden toevoegen aan de factuur. Denk aan een PO nummer oid.
Meldingen
Hier kun je alle meldingen rondom de facturen en offertes zowel naar klant als naar je eigen team instellen.
👉 Voor elke melding kun je een eigen email sjabloon maken in Marketing → Email → Email sjablonen.
Betalingen en facturen
Betalingen worden gebruikt om voor goederen of diensten te betalen. Dit kan via creditcard, pinpas, bankoverschrijving, cheque, contant of een andere betaalmethode. Facturen worden gebruikt om het bedrag vast te leggen dat is betaald voor een product of dienst. De factuur wordt meestal met de betaling meegestuurd zodat deze kan worden bijgehouden als onderdeel van de boekhouding.
Een kaart afrekenen tijdens een telefoongesprek met een klant zonder factuur te versturen
Stap 1: Maak een factuur door de klant te selecteren. Als de klant nog niet bestaat, voeg je deze direct toe.
Stap 2: Voeg het product toe dat wordt verkocht.
Stap 3: Klik op de factuuropmaakpagina op de drie puntjes in de bovenste balk in plaats van de factuur te versturen. Klik op "Betalingsrecord".
Stap 4: Kies in het volgende venster "Een kaart in rekening brengen" en kies op het volgende scherm "Nieuwe kaart" als dit een nieuwe klant is.
Stap 5: Als deze klant al eerder heeft gekocht, dan staat de eerder gebruikte kaart in het gedeelte met opgeslagen kaarten.
👉 Let op: Klanten die worden afgerekend ontvangen geen automatische e-mail/sms-bevestiging.
Facturen gebruiken voor handmatige betalingen zonder Stripe Integratie
Je kunt de factureringsoplossing ook zonder Stripe integratie gebruiken. Voor betalingen via credit-/debetkaarten is Stripe integratie echter wel nodig.
👉 Let op: Als je facturen gebruikt zonder Stripe integratie moet je betalingen handmatig registreren en innen.
Op dit moment werkt het registreren van handmatige betalingen zonder Stripe integratie alleen voor eenmalige facturen.
Stap 1: Ga naar Facturen onder het menu Betalingswijzen aan de linkerkant.
Stap 2: Het systeem vraagt je om Stripe integratie toe te voegen. Sluit deze pop-up.
Stap 3: Maak een nieuwe factuur via de "Nieuw" knop en kies "Nieuwe factuur".
Stap 4: Voeg op de factuuropmaakpagina de klantgegevens, producten/diensten, belastinginformatie en eventuele kortingen toe. Als je klaar bent, klik je op de drie puntjes en kies je de optie "Betalingsrecord"
Stap 5: Kies "Handmatig registreren"
Stap 6: Het volgende scherm toont opties zoals - Contant, Kaart, Cheque, Bankoverschrijving en Anders. Kies de van toepassing zijnde optie en klik op "Verzenden" op het volgende scherm
Stap 7: De factuur wordt nu geregistreerd voor die klant
👉 Let op: Klanten die worden afgerekend ontvangen geen automatische e-mail/sms-bevestiging.
Overzicht in je facturen
De status van je facturen controleren
Stap 1: Ga naar het tabblad Facturen waar je een overzicht ziet van al je facturen en hun status.
Stap 2: Je kunt de facturen filteren op status en datum
Facturen in het transactie-overzicht
Je kunt ook zoeken naar succesvolle of mislukte transacties die met facturen te maken hebben. Je kunt de facturen direct openen.
Betalingswijzen > Transacties