Automatisch een factuur of betaalbewijs sturen na een online aankoop

Het verschil tussen facturen en betaalbewijzen in Voluit Suite

Als je betaalbewijzen aan zet wordt na elke betaling automatisch een betaalbewijs gestuurd van de hele aankoop. Ook als er verschillende producten zijn gekocht.

Facturen kun je alleen per product automatiseren. En dus niet gebruiken als iemand verschillende producten heeft gekocht. Dan moet je achteraf handmatig een factuur sturen.

Facturen automatiseren

Stap 1: Maak eerst een factuur sjabloon aan voor elk individueel product dat je verkoopt

Ga naar Betaalwijzen → Facturen → Sjablonen.

Maak een nieuw sjabloon aan.

Maak een factuur aan met hierin één specifiek product.

Sla de factuur sjabloon op met een duidelijke naam zodat je weet dat dit factuursjabloon bij dat product hoort.

Stap 2: Maak een automatisering aan om na elke betaling een factuur te sturen

Ga naar Automatiseringen → Maak een nieuwe automatisering aan met de knop. Begin vanaf nul.

Kies als trigger → Payment received/ Betaling ontvangen

Selecteer als filter het juiste product en betaalstatus succesvol.

Klik op ‘Opslaan trigger’.

Maak de volgende actie in de workflow ‘stuur factuur’.

Selecteer de factuur sjabloon die je hebt aangemaakt in de vorige stap.

Klik op ‘Opslaan actie’.

Save je workflow en publiceer je workflow.

Nu ontvangt iedereen die dit product koopt automatisch een btw factuur via email.

Makkelijk alternatief voor automatische facturen: automatische betaalbewijzen

Je kunt er ook voor kiezen om na elke betaling een betaalbewijs te laten sturen door Voluit Suite. Deze krijgen ook allemaal een uniek nummer en in de footer kun je overige gegevens opnemen zoals je btw nummer en kvk nummer. Het betaalbewijs voldoet daarmee aan de eisen van de belastingdienst voor facturen. Je kunt ze zelfs hernoemen naar Facturen.

Automatische betaalbewijzen instellen voor orderformulieren, agenda en factuurbetalingen

Betaalbewijzen instellen

Met Automatische Betaalbewijzen kunnen bedrijven eenvoudig betaalbewijzen versturen voor aankopen via orderformulieren. Deze functie werkt voor primaire aankopen, bump offers en upsells op 1-staps en 2-staps orderformulieren, abonnementen, agenda-afspraken met betalingen en factuurbetalingen. Door het automatiseren van betaalbewijzen maken we je werkproces efficiënter en verbeteren we de klantervaring.

Ga naar Betalingen → Instellingen en vink de switch voor betaalbewijzen aan.

Betaalbewijzen aanpassen

Voluit Suite geeft je volledige controle over je betaalbewijzen met verschillende aanpassingsmogelijkheden:

• Aangepaste titel: Pas de titel van je betaalbewijs aan zodat deze past bij je merk.
• Betaalbewijsnummers: Je kunt een voorvoegsel en startnummer toewijzen aan je betaalbewijzen voor een overzichtelijke administratie.
• E-mailsjabloon: Het aanpassen van e-mailsjablonen voor betaalbewijzen is een effectieve manier om je merkidentiteit te tonen. Je kunt de inhoud van de e-mail naar wens ontwerpen voor een professionele en consistente uitstraling.

Verzending van betaalbewijzen

Automatische Betaalbewijzen zorgen voor een soepel verzendproces. Betaalbewijzen worden als downloadbare PDF-bestanden verstuurd naar het e-mailadres van de klant. Zo kunnen klanten hun betaalbewijzen gemakkelijk openen en bewaren.

Aangepaste sjablonen gebruiken

Je kunt flexibel werken met aangepaste sjablonen voor het versturen van betaalbewijzen. Maak gepersonaliseerde en branded sjablonen met aangepaste waarden in onze e-mailbuilder. Zo maak je betaalbewijzen die passen bij de stijl van je bedrijf.

In je emailsjabloon kun je gebruik maken van de aangepaste waarden van de betaalbewijzen/receipts:

Veelgestelde vragen

V: Kan ik automatische betaalbewijzen versturen voor alleen bepaalde soorten betalingen?

Nee, als je betaalbewijzen inschakelt geldt dit voor alle betalingen via orderformulieren, agenda-afspraken en facturen. Als je selectief betaalbewijzen wilt versturen, moet je de automatische betaalbewijzen uitschakelen en deze handmatig versturen voor specifieke betalingen.

V: Kunnen betaalbewijzen aangepaste velden of persoonlijke berichten bevatten?

Op dit moment ondersteunen betaalbewijzen geen aangepaste velden of persoonlijke berichten naast de standaard transactiegegevens. Je kunt wel het e-mailsjabloon van het betaalbewijs aanpassen met een algemeen bericht of merkuitingen.

V: Worden betaalbewijzen direct na een betaling verstuurd?

Ja, betaalbewijzen worden automatisch naar de klant verstuurd zodra de betaling succesvol is verwerkt. Er kunnen vertragingen optreden door factoren buiten Voluit Suite om, zoals de e-mailserver van de ontvanger.

V: Hoe kan ik controleren of een betaalbewijs succesvol is afgeleverd bij een klant?

Je kunt de afleveringsstatus van betaalbewijs-e-mails bekijken in het onderdeel E-mail Rapportage. Hier zie je of de e-mail is afgeleverd, geopend of gebounced.