Automatisch een factuur of betaalbewijs sturen na een online aankoop
Het verschil tussen facturen en betaalbewijzen in Voluit Suite
Als je betaalbewijzen aanzet wordt na elke betaling automatisch een betaalbewijs gestuurd van de hele aankoop. Ook als er verschillende producten zijn gekocht of korting is toegepast.
Facturen kun je alleen per product automatiseren. En dus niet gebruiken als iemand verschillende producten heeft gekocht. Bij een beperkt aantal opties kun je nog werken met een workflow die eerst determineert wat er is gekocht en dan aan de hand van de aankoop de factuur sjabloon aanpast. Maar zodra je gaat werken met veel kassakoopjes, upsells of product varianten dan werkt dit niet handig. Dan ben je beter af met betaalbewijzen.
Werk je met kortingen via coupons, dan is het ook mogelijk om dit te determineren in een workflow en dan op basis van welke korting is toegepast de juiste factuur template te sturen.
Heb je een webwinkel met heel veel producten dan gebruik je niet de facturen in Voluit Suite maar de betaalbewijzen. De klant heeft dan netjes een pdf van zijn aankoop (je kunt in je betaalbewijs ook je kvk en btw nummer kwijt) en jij kunt dmv een export van al je transacties (rechtstreeks vanuit Stripe) je omzet boeken in je boekhoudprogramma.
Uitleg over het verschil tussen facturen en betaalbewijzen
Deze video legt uit hoe je facturen en betalingsbewijzen beheert in Voluit Suite.
Betalingsbewijzen kunnen automatisch per e-mail worden verstuurd na betalingen via verschillende kanalen, zoals online shops of betaallinks. Ze kunnen dienen als factuur met BTW en bedragen.
Voor officiële facturen en offertes biedt Voluit Suite een module waarin je handmatig facturen kunt maken, betalingsschema's kunt toevoegen, algemene voorwaarden kunt instellen en kortingen kunt geven.
Daarnaast kun je sjablonen maken voor terugkerende facturen of eenmalige producten, waarmee het facturatieproces geautomatiseerd kan worden.
Verder leg ik uit hoe je transacties in je boekhoudprogramma, zoals Jortt, kunt verwerken met behulp van Stripe-integraties.
Hoofdstukken
00:00 Introductie in Facturen en Betaalbewijzen
00:05 Betaalbewijzen begrijpen
01:06 Betaalbewijzen gebruiken als facturen
01:50 Stripe transacties managen
03:18 Facturen maken en versturen
04:46 Factuur templates aanpassen
06:10 Terugkerende facturen en sjablonen
Facturen automatiseren
Stap 1: Maak eerst een factuur sjabloon aan voor elk individueel product dat je verkoopt
Ga naar Betalingen → Facturen → Sjablonen.
Maak een nieuw sjabloon aan.
Maak een factuur aan met hierin één specifiek product.
Sla de factuur sjabloon op met een duidelijke naam zodat je weet dat dit factuursjabloon bij dat product hoort.
Stap 2: Maak een automatisering aan om na elke betaling een factuur te sturen
Ga naar Automatiseringen → Maak een nieuwe automatisering aan met de knop. Begin vanaf nul.
Kies als trigger → Payment received/ Betaling ontvangen
Selecteer als filter het juiste product en betaalstatus succesvol.
Klik op ‘Opslaan trigger’.
Maak de volgende actie in de workflow ‘stuur factuur’.
Selecteer de factuur sjabloon die je hebt aangemaakt in de vorige stap.
Klik op ‘Opslaan actie’.
Save je workflow en publiceer je workflow.
Nu ontvangt iedereen die dit product koopt automatisch een btw factuur via email.
Alternatief voor automatische facturen: automatische betaalbewijzen
Je kunt er ook voor kiezen om na elke betaling een betaalbewijs te laten sturen door Voluit Suite. Deze krijgen ook allemaal een uniek nummer en in de footer kun je overige gegevens opnemen zoals je btw nummer en kvk nummer. Het betaalbewijs voldoet daarmee aan de eisen van de belastingdienst voor facturen. Je kunt ze zelfs hernoemen naar Facturen.
Automatische betaalbewijzen instellen voor alle betalingen
Betaalbewijzen instellen
Met Automatische Betaalbewijzen kunnen bedrijven betaalbewijzen versturen voor aankopen via orderformulieren. Deze functie werkt voor primaire aankopen, bump offers en upsells op 1-staps en 2-staps orderformulieren, abonnementen, agenda-afspraken met betalingen en factuurbetalingen.
Ga naar Betalingen → Instellingen en vink de switch voor betaalbewijzen aan.
Betaalbewijzen aanpassen
Voluit Suite geeft je verschillende aanpassingsmogelijkheden:
- Aangepaste titel: Pas de titel van je betaalbewijs aan.
- Betaalbewijsnummers: Je kunt een voorvoegsel en startnummer toewijzen aan je betaalbewijzen.
- E-mailsjabloon: Je kunt de inhoud van de e-mail naar wens ontwerpen.
Verzending van betaalbewijzen
Betaalbewijzen worden als downloadbare PDF-bestanden verstuurd naar het e-mailadres van de klant. Zo kunnen klanten hun betaalbewijzen gemakkelijk openen en bewaren.
Downloaden van betaalbewijzen of facturen voor jouw administratie
Helaas kun je betaalbewijzen nog niet in batch downloaden. Je kunt ze wel stuk voor stuk terugvinden in je transacties in het menu betalingen.
Facturen kun je in batch downloaden. Je krijgt dan echter een csv bestand wat je in je boekhouding kunt uploaden.
Heb je veel transacties, download dan de transacties uit Stripe en verwerk ze samen met je Stripe belastingfactuur in je boekhoudprogramma. De meeste boekhoudprogramma's hebben de individuele facturen niet nodig. Informeer bij je boekhoudprogramma hoe het voor jou werkt en bepaal aan de hand daarvan je keuze hoe je het gaat inrichten.
Individuele betaalbewijzen downloaden
Klik op de 3 puntjes naast de betaling en kies dan voor 'transactie bekijken'.
Klik vervolgens op de link "Betalingsbewijs bekijken".
E-mail sjablonen gebruiken voor betaalbewijzen
Je kunt werken met een e-mail sjabloon voor het versturen van betaalbewijzen. Maak een branded sjabloon met aangepaste waarden in onze e-mailbuilder.
In je e-mailsjabloon kun je gebruik maken van de aangepaste waarden van de betaalbewijzen/receipts, zie plaatje en link onderaan:
Veelgestelde vragen
V: Kan ik automatische betaalbewijzen versturen voor alleen bepaalde soorten betalingen?
Nee, als je betaalbewijzen inschakelt geldt dit voor alle betalingen via orderformulieren, agenda-afspraken en facturen. Als je selectief betaalbewijzen wilt versturen, moet je de automatische betaalbewijzen uitschakelen en deze handmatig versturen voor specifieke betalingen.
V: Kunnen betaalbewijzen aangepaste velden of persoonlijke berichten bevatten?
Op dit moment ondersteunen betaalbewijzen geen aangepaste velden of persoonlijke berichten naast de standaard transactiegegevens. Je kunt wel het e-mailsjabloon van het betaalbewijs aanpassen met een algemeen bericht of merkuitingen.
V: Worden betaalbewijzen direct na een betaling verstuurd?
Ja, betaalbewijzen worden automatisch naar de klant verstuurd zodra de betaling succesvol is verwerkt. Er kunnen vertragingen optreden door factoren buiten Voluit Suite om, zoals de e-mailserver van de ontvanger.
V: Hoe kan ik controleren of een betaalbewijs succesvol is afgeleverd bij een klant?
Je kunt de afleveringsstatus van betaalbewijs-e-mails bekijken in het gesprek met je klant. Hier zie je of de e-mail is afgeleverd, geopend of gebounced.
V: Kan ik mijn facturen bcc'en naar mijn boekhoudprogramma?
Helaas is dit nu (nog) niet mogelijk.
V: Kan ik de opmaak van de factuur of betaalbewijs aanpassen?
Helaas is dit nu (nog) niet mogelijk, op het toevoegen van je logo na.
V: Kan ik de betaalknop weglaten als ik een factuur stuur die reeds betaald is (via een checkout oid)?
Helaas is dit nu (nog) niet mogelijk. Als je de factuur handmatig stuurt kun je wel eerst de betaling registreren en dan zie je wel duidelijk op de factuur dat deze al betaald is.
V: Kan ik deze workflow ook gebruiken om een email naar mezelf te sturen na een verkocht product?
Antwoord: Jazeker, voeg dan de actie interne notificatie toe aan je workflow. Je kunt dan kiezen voor een mail naar jezelf of andere gebruiker of een interne melding. Wanneer je kiest voor een mail naar jezelf gebruik dan een ander email adres dan je verzenddomein.
Bijvoorbeeld, je email verzenddomein is naam@lc.jouwdomein.nl dan stuur je je mail naar een ander email adres met een ander domein. Bijvoorbeeld naar naam@gmail.com of naam@hotmail.com. Anders denken mailservers dat je spam aan het sturen bent.