Kalenders: uitleg over Round Robin kalender setup, verdeling en beschikbaarheid

Met Round Robin-kalenders kun je afspraken automatisch verdelen over meerdere teamleden. Zo wordt inplannen efficiënt, eerlijk en geoptimaliseerd op basis van beschikbaarheid of werkverdeling. In deze gids lees je hoe je Round Robin-kalenders instelt, hoe de verdeling werkt en hoe je teamleden toewijst.

Wat zijn Round Robin-kalenders en hoe werken ze?

Een Round Robin-kalender is een planningssysteem dat afspraken automatisch verdeelt over toegewezen teamleden. Het zorgt voor een eerlijke werkverdeling en optimaliseert beschikbaarheid door te checken welk teamlid beschikbaar is op het gekozen moment.

Belangrijke punten:

• Je moet bij het instellen minstens één teamlid toewijzen aan een Round Robin-kalender.
• Als een klant een afspraak aanvraagt, controleert het systeem eerst de beschikbaarheid van het eerste toegewezen teamlid.
• Is dit teamlid niet beschikbaar, dan gaat het systeem automatisch door naar het volgende teamlid.
• Dit gaat door totdat er een beschikbaar teamlid is gevonden.
• Als geen enkel teamlid beschikbaar is op het gekozen moment, dan kunnen klanten die tijd niet boeken. Zo zien ze alleen opties die echt beschikbaar zijn.

Belangrijk voordeel: klanten kunnen alleen afspraken boeken wanneer er daadwerkelijk iemand beschikbaar is. Dit voorkomt planningsconflicten en scheelt handmatig werk.

Hoe slotcapaciteit wordt berekend

Als je Round Robin-kalender meerdere afspraken per tijdslot toestaat, dan bepaalt Voluit Suite beschikbaarheid op basis van de limiet voor de slotcapaciteit.

• Elke bevestigde afspraak verlaagt de slotcapaciteit met 1.
• Als een afspraak meerdere tijdslots overlapt, verlaagt het systeem de beschikbaarheid met 1 in elk geraakt slot.
• Een slot wordt pas geblokkeerd als de ingestelde capaciteit volledig is bereikt.

Waarom een Round Robin-kalender gebruiken?

Round Robin-kalenders zijn handig voor teams die afspraken delen of klantcontact samen oppakken.

• Efficiënt plannen: afspraken worden automatisch toegewezen. Dat bespaart tijd.
• Gelijkmatige werkverdeling: voorkomt dat één teamlid alles krijgt.
• Snellere opvolging: de eerstvolgende beschikbare persoon wordt ingepland, wat de ervaring voor de klant verbetert.
• Meer flexibiliteit voor klanten: klanten kunnen kiezen uit tijdslots die echt beschikbaar zijn.
• Geschikt om op te schalen: helpt bij grotere volumes afspraken zonder knelpunten.

Een Round Robin-kalender aanmaken

Met deze stappen maak je een Round Robin-kalender aan waarmee afspraken automatisch worden verdeeld.

Stap 1: Ga in Voluit Suite naar Settings → Calendars (Instellingen → Kalenders). Klik op Create Calendar (Kalender maken) en kies Round Robin als kalendertype.

Je kunt ook naar de Calendars Tab (Kalenders-tab) in je account gaan, op Calendar Settings (Kalender-instellingen) klikken, en daarna op Create Calendar (Kalender maken). Kies vervolgens Round Robin als kalendertype.

Stap 2: Calendar Name en Description (Kalendernaam en beschrijving): Geef je kalender een naam en voeg eventueel een beschrijving toe. De beschrijving helpt om later snel te herkennen waarvoor de kalender bedoeld is.

Stap 3: Select Team Members (Teamleden selecteren): Kies één of meerdere teamleden die afspraken ontvangen via de Round Robin-verdeling.

Stap 4: Custom URL (Aangepaste URL): Op basis van je kalendernaam maakt het systeem automatisch een unieke URL-slug aan. Je kunt die aanpassen. Na het aanpassen controleert Voluit Suite of de URL beschikbaar is. Als de URL al in gebruik is, krijg je een melding en kun je een andere variant kiezen.

Stap 5: Meeting Duration en Booking Availability (Duur en beschikbaarheid): Je kunt de duur van afspraken instellen in minuten of uren. Je kunt beschikbaarheid instellen op basis van voorkeuren per teamlid of op basis van algemene planning voor het team. Je kunt ook specifieke datums en uitzonderingen instellen, zodat je precies bepaalt wanneer er geboekt kan worden.

Stap 6: Accept Payments (Betalingen accepteren): Via het tabblad Accept Payments (Betalingen accepteren) kun je betalingen aanzetten tijdens het boeken. Handig als een afspraak of dienst vooraf betaald moet worden.

Voluit Suite ondersteunt meerdere valuta. Bij Payment Information (Betaalinformatie) kun je een Custom Description (Aangepaste beschrijving) toevoegen, zodat klanten vooraf duidelijke informatie zien over voorwaarden of prijzen.

Stap 7: Save (Opslaan): Klik op Save (Opslaan) om je Round Robin-kalender aan te maken.

Je kunt de kalender nu Preview (Voorbeeld bekijken). Als je instellingen wilt aanpassen, ga dan naar Calendar (Kalender) → klik op de 3 puntjes rechts van de kalender → Edit (Bewerken).

Veelgestelde vragen

V: Wat gebeurt er als geen enkel teamlid beschikbaar is?

Antwoord: De invitee krijgt de vraag om een andere datum of tijd te kiezen.

V: Kan ik afspraken handmatig aan een teamlid toewijzen in plaats van Round Robin?

Antwoord: Ja, je kunt de automatische toewijzing overschrijven in de afspraakinstellingen.

V: Kan ik bepaalde teamleden prioriteit geven voor specifieke klanten?

Antwoord: Nee, Round Robin ondersteunt op dit moment alleen verdeling op basis van beschikbaarheid of gelijke verdeling.

V: Kan ik klanten laten betalen tijdens het boeken?

Antwoord: Ja, via Accept Payments (Betalingen accepteren) kun je een betaling verplicht maken bij het boeken van een dienst.