Automatiseringen: Fathom acties & triggers

1. Introductie

De Fathom-integratie maakt het mogelijk om automatisch meeting-opnames, transcripties en samenvattingen in je workflows te gebruiken.

Met deze integratie kun je:

• Meeting transcripties en samenvattingen ophalen
• Opnamegegevens ophalen
• Workflows starten zodra er nieuwe opnames beschikbaar zijn

Dit helpt om taken na een meeting te automatiseren, zoals follow-ups, CRM-updates en het verwerken van notities.

2. Beschikbare triggers en acties

Triggers

Dit zijn gebeurtenissen in Fathom die een workflow kunnen starten:

• New Recording
  • Wordt geactiveerd wanneer er een nieuwe meeting-opname beschikbaar is in Fathom.

Acties

Dit zijn acties die workflows kunnen uitvoeren met Fathom:

• List Recordings
  • Haalt een lijst op met beschikbare meeting-opnames van de gekoppelde gebruiker.
• Fetch Transcript
  • Haalt de transcriptie op van een geselecteerde opname.
• Fetch Summary
  • Haalt de AI-gegenereerde samenvatting op van een geselecteerde opname.

3. Starten met Fathom in workflows

Fathom toevoegen aan een workflow

1. Open de Workflow Builder.
2. Zoek naar Fathom.
3. Kies een trigger of actie, zoals New Recording of Fetch Transcript.

Je account koppelen

• Als je Fathom-account al gekoppeld is, verschijnen de configuratie-opties automatisch.
• Als je account nog niet gekoppeld is, klik je op Connect Now en log je in met je Fathom-inloggegevens.

Alternatieve methode

1. Ga naar Settings → Integrations (Instellingen → Integraties).
2. Zoek Fathom en koppel je account.

Zodra je account is gekoppeld, kun je meeting-opnames, transcripties en samenvattingen gebruiken in workflows.

4. Hoe werken Fathom-triggers?

• De trigger New Recording wordt geactiveerd zodra een meeting is opgenomen en verwerkt.
• De trigger bevat metadata, zoals:
  • Recording ID
  • Meetinggegevens
  • Transcript en meer
• Gebruik Test Trigger om het volledige schema op te halen.

5. Veelvoorkomende use cases

1. AI-gestuurde follow-up e-mail na sales calls (met concurrent-context)

Probleem:

Sales follow-ups zijn vaak wisselend in kwaliteit en timing. E-mails missen soms personalisatie, sluiten niet goed aan op wat er is besproken en houden geen rekening met concurrenten die tijdens het gesprek genoemd worden. Dit kan leiden tot zwakkere positionering en lagere conversie.

Workflow:

• Trigger: Fathom – New Recording
• Actie: Fetch Transcript
• Actie: Manus – Competitor Analysis
• Actie: AI (AI / OpenAI)
• Actie: Send Email

Wat er gebeurt:

• De transcriptie wordt geanalyseerd om genoemde concurrenten te herkennen.
• Manus verrijkt dit met inzichten over concurrenten.
• AI genereert een persoonlijke follow-up e-mail met duidelijke positionering.
• De e-mail wordt automatisch verstuurd.

AI Prompt (Follow-Up Email with Competitor Context):

You are a sales assistant.

Based on the following call transcript and competitor analysis, write a personalized follow-up email.

Include:
- A brief thank you
- Key points discussed
- Any objections or concerns mentioned
- Clear next steps
- Subtle positioning that differentiates us from competitors mentioned

When referencing competitors:
- Do NOT criticize competitors directly
- Highlight our strengths in a professional and confident manner
- Address any concerns raised during the call

Keep the tone professional, concise, and friendly.

Transcript:
transcript

Competitor Insights:
competitor_analysis

AI Prompt (Competitor Extraction & Analysis – Manus):

Analyze the following call transcript.

1. Identify any competitors mentioned.
2. For each competitor, provide:
   - Competitor name
   - Context in which they were mentioned
   - Perceived strengths
   - Possible weaknesses or gaps we can differentiate on

Return structured output.

Transcript:
transcript

2. Klantgesprek → automatische samenvatting + taak toewijzing

Probleem:

Actiepunten en beslissingen uit klantgesprekken worden niet altijd consistent vastgelegd of opgevolgd. Dit kan leiden tot gemiste deliverables, onduidelijk eigenaarschap en minder efficiënte uitvoering.

Workflow:

• Trigger: Fathom – New Recording
• Actie: Fetch Summary
• Actie: AI (actiepunten extraheren)
• Actie: Create Task (ClickUp)
• Actie: Send Internal Notification (Voluit Suite)

Wat er gebeurt:

• De meeting-samenvatting wordt opgehaald.
• AI extraheert actiepunten in een gestructureerd format.
• Taken worden aangemaakt in ClickUp.
• Er wordt een interne notificatie naar het team gestuurd.

6. Veelgestelde vragen

V: Wanneer wordt de trigger “New Recording” geactiveerd?

Antwoord: De trigger wordt geactiveerd nadat de meeting-opname is verwerkt en beschikbaar is in Fathom. Dit kan een paar minuten duren nadat de call is afgelopen, omdat de samenvatting eerst verwerkt moet worden.

V: Kan ik Fathom-opnames koppelen aan contacten in HighLevel?

Antwoord: Ja, maar die koppeling gebeurt niet automatisch. Je kunt contacten matchen op basis van deelnemersgegevens, zoals e-mailadres, binnen je workflow.

V: Is Fathom een premium actie in workflows?

Antwoord: Ja. Fathom-acties, zoals het ophalen van transcripties, samenvattingen of opnames, tellen als premium workflow-acties en worden per uitvoering tegen het standaardtarief in rekening gebracht.