Gesprekken: AI Schedule voor slim e-mailmoment

Met AI-planning (AI Schedule) verstuur je een e-mail automatisch op het moment waarop je contact die waarschijnlijk opent. Je hoeft dus niet zelf het beste verzendmoment te bepalen.

Wat leer je in dit artikel?

AI-planning analyseert hoe je contact eerder op e-mails heeft gereageerd en plant de verzending binnen een periode die jij kiest. In dit artikel lees je hoe je deze functie gebruikt om de kans op geopende e-mails, klikken en antwoorden te vergroten.

Je vindt AI-planning bij de verzendopties in Gesprekken (Conversations). Tijdens het schrijven van een e-mail kies je tussen Nu verzenden (Send Now), Later verzenden (Send Later) en AI-planning.

Wat is AI-planning voor e-mails?

AI-planning kiest een verzendmoment waarop je contact je e-mail waarschijnlijk opmerkt, opent en beantwoordt. Je stelt geen exact tijdstip in, maar kiest een periode. Binnen die periode bepaalt de AI het beste moment op basis van het eerdere gedrag van je contact.

Zijn er niet genoeg gegevens over de ontvanger? Dan wordt de e-mail direct verstuurd om vertraging te voorkomen.

Je vindt AI-planning naast Nu verzenden en Later verzenden in het e-mailvenster van Gesprekken.

De voordelen van AI-planning

Deze voordelen helpen je bepalen wanneer je AI-planning gebruikt in plaats van een vast verzendmoment.

Meer interactie

De AI kiest binnen jouw periode een moment waarop je contact waarschijnlijk actief is. Dat vergroot de kans dat je e-mail wordt opgemerkt.

Een verzendmoment per ontvanger

Als er genoeg gedragsgegevens beschikbaar zijn, wordt het verzendmoment afgestemd op de individuele ontvanger. Je gebruikt dus niet voor iedereen hetzelfde tijdstip.

Minder handmatig werk

De AI bepaalt het verzendmoment. Je hoeft niet zelf tijdzones om te rekenen of per groep contacten uit te zoeken wat het beste tijdstip is.

Minder belasting voor je contacten

Doordat het verzendmoment per ontvanger verschilt, worden e-mails meer gespreid verstuurd. Dat vermindert het effect van een massale verzending en kan het risico op spamklachten verkleinen.

Hoe werkt AI-planning?

Dit gebeurt er nadat je de verzending bevestigt:

1. Je kiest een periode. Bijvoorbeeld de komende 12, 48 of 72 uur.
2. De AI analyseert eerdere interacties. Het systeem bekijkt wanneer de ontvanger eerder e-mails opende en beantwoordde om te bepalen wanneer die meestal actief is.
3. De AI kiest het beste moment binnen jouw periode. Uit de voorspelde momenten met veel interactie kiest de AI een geschikt verzendmoment.
4. Je e-mail wordt automatisch ingepland. Je hoeft verder niets te doen. De e-mail wordt op het gekozen moment verstuurd.

Niet genoeg gegevens? Dan wordt de e-mail direct verstuurd, zodat de verzending binnen je gekozen periode blijft.

Belangrijke beperkingen van AI-planning

Na bevestiging kun je de verzending niet meer aanpassen

Zodra je bevestigt met Verzenden met AI-optimalisatie (Send with AI Optimization), kun je de e-mail niet meer verwijderen of opnieuw inplannen. Controleer dus of je e-mail helemaal klaar is voordat je bevestigt.

Alleen beschikbaar met LC Email of Mailgun

AI-planning is alleen beschikbaar voor accounts die LC Email of Mailgun als e-mailprovider gebruiken.

Geen ondersteuning voor tweerichtingssynchronisatie

AI-planning werkt niet voor accounts waarbij tweerichtingssynchronisatie is ingeschakeld, ook niet als je LC Email of Mailgun gebruikt.

Welke optimalisatieperiode kies je?

Met de optimalisatieperiode bepaal je de balans tussen een persoonlijk verzendmoment en snelle verzending. Een langere periode geeft de AI meer ruimte om een geschikt moment te vinden. Met een kortere periode wordt je e-mail sneller verstuurd.

Korte periode, bijvoorbeeld 12 uur: snel versturen

Geschikt voor tijdgevoelige updates of aankondigingen die snel verstuurd moeten worden, met beperkte ruimte voor optimalisatie.

Middellange periode, bijvoorbeeld 48 uur: aanbevolen balans

Voor de meeste situaties is dit de aanbevolen balans tussen een goed verzendmoment en snelle verzending.

Lange periode, bijvoorbeeld 72 uur: meer ruimte voor optimalisatie

Geschikt als het exacte verzendmoment minder belangrijk is, bijvoorbeeld bij nieuwsbrieven of e-mails waarmee je gedurende langere tijd contact onderhoudt.

Tip: stem de periode af op het doel van je e-mail. Kies een kortere periode voor tijdgevoelige updates en een langere periode als er meer ruimte is om op een geschikt moment te wachten. AI-planning is alleen beschikbaar voor individuele e-mails in Gesprekken, niet voor e-mailcampagnes of workflows.

Het venster waarin je de optimalisatieperiode kiest.

Een e-mail versturen met AI-planning

Volg deze stappen wanneer je een e-mail opstelt in Gesprekken.

Stap 1: open een gesprek

Ga naar Gesprekken en open of start een e-mailgesprek. Vul het onderwerp in en schrijf je bericht.

Stap 2: kies AI-planning

Open het menu Verzenden (Send) en kies AI-planning.

Stap 3: open de instellingen voor de optimalisatieperiode

Klik bij Optimalisatieperiode (Optimization Window) op Bewerken (Edit) om de periode aan te passen.

Stap 4: kies je optimalisatieperiode

Kies de gewenste periode, bijvoorbeeld 12, 48 of 72 uur. Klik daarna op Volgende (Next).

Stap 5: bevestig de verzending

Klik op Verzenden met AI-optimalisatie om te bevestigen. AI-planning plant je e-mail op het gekozen moment. Zijn er niet genoeg gegevens over het gedrag van je contact? Dan wordt je e-mail direct verstuurd.

Belangrijk: na bevestiging kun je de e-mail niet meer verwijderen of opnieuw inplannen. Controleer je e-mail daarom voordat je bevestigt.

Veelgestelde vragen

V: Werkt AI-planning ook buiten Gesprekken, bijvoorbeeld bij e-mailcampagnes?

Antwoord: nee, AI-planning is alleen beschikbaar in het e-mailvenster van Gesprekken.

V: Kan ik een e-mail die met AI-planning is ingepland nog bewerken of annuleren?

Antwoord: nee. Zodra je bevestigt met Verzenden met AI-optimalisatie, kun je de e-mail niet meer verwijderen of opnieuw inplannen. Zorg dat de inhoud definitief is voordat je bevestigt.

V: Hoe zie ik wanneer een e-mail met AI-planning wordt verstuurd?

Antwoord: de afbeelding hieronder laat zien waar je het geplande verzendmoment vindt.

V: Wat gebeurt er als er niet genoeg gegevens over een ontvanger zijn?

Antwoord: de e-mail wordt direct verstuurd, zodat de verzending binnen je gekozen periode blijft. Naarmate contacten meer e-mails openen of beantwoorden, bouwt het systeem meer gegevens op.

V: Is AI-planning ook beschikbaar voor sms?

Antwoord: nee, AI-planning is op dit moment alleen beschikbaar voor e-mail.

V: Welke e-mailproviders ondersteunen AI-planning?

Antwoord: AI-planning is beschikbaar voor accounts die LC Email of Mailgun gebruiken. De functie werkt niet met andere e-mailproviders of als tweerichtingssynchronisatie is ingeschakeld.

V: Heeft AI-planning invloed op de bezorging van mijn e-mails?

Antwoord: AI-planning verandert niets aan de technische verzendroute of de authenticatie van je e-mails. Alleen het verzendmoment verandert. Doordat e-mails gespreid worden verstuurd in plaats van allemaal tegelijk, kan het aantal spamklachten afnemen.

V: Kan ik AI-planning gebruiken voor bulkverzendingen of e-mailcampagnes?

Antwoord: niet rechtstreeks. AI-planning is bedoeld voor individuele e-mails die je in Gesprekken opstelt. Voor het optimaliseren van verzendmomenten in e-mailcampagnes gebruik je de functie Slim verzenden (Smart Send).