Conversatie AI: Auto Follow-Up Actie

De Auto Follow-Up functie in Voluit Suite’s Conversation AI stelt je bot in staat om automatisch tijdige uitgaande berichten te versturen naar contacten die inactief zijn geworden, om opvolging hebben gevraagd, of gestopt zijn met reageren—en voorkomt zo handmatige opvolgtaken en complexe workflows. Deze slimme automatisering helpt je de betrokkenheid te vergroten en meer deals te sluiten, terwijl natuurlijke, responsieve gesprekken behouden blijven. Auto Follow-Up is ook beschikbaar in de Flow-Based Builder, waarmee je visueel opvolgingen kunt configureren binnen een Conversation AI flow terwijl de context behouden blijft wanneer een contact tijdens de flow stil is.

INHOUDSOPGAVE

• Wat is Auto Follow-Up in Conversation AI?
• Belangrijke Voordelen van Auto Follow-Up
• Hoe Auto Follow-Up in Conversation AI in te stellen
• Slimme Detectie van Afhaaksituaties
• Dynamische Kanaalverwisseling
• Volledige Zichtbaarheid in AI Response Info
• Veelgestelde Vragen

Wat is Auto Follow-Up in Conversation AI?

Auto Follow-Up is een intelligent automatiseringstool binnen Voluit Suite’s Conversation AI dat detecteert wanneer een contact afhaakt, inactief wordt, of om een toekomstige opvolging vraagt, en vervolgens automatisch opvolgberichten plant en verstuurt. Door gebruik te maken van AI herkent het systeem veelvoorkomende afhaaksituaties—zoals dat een gebruiker zegt dat hij druk is, vraagt om een specifieke opvolgtijd, of gewoon niet reageert—en zorgt ervoor dat je leads betrokken blijven zonder handmatige interventie.

Belangrijke Voordelen van de Auto Follow-Up Actie in Conversation AI

• Vermindert handmatige werklast: Automatiseert opvolgberichten zodat je team minder tijd besteedt aan repetitieve outreach.

• Verhoogt de betrokkenheid: Verstuurt tijdige, gepersonaliseerde opvolgingen die gesprekken voortzetten.

• Minimaliseert leadverliezen: Zorgt ervoor dat elk contact een opvolging krijgt zodat geen lead gemist of vergeten wordt.

• Ondersteunt aangepaste berichtgeving: Laat je AI-gegenereerde opvolgingen gebruiken of zelf het bericht schrijven en beheren.

• Integreert met workflows: Activeert acties zoals contacten taggen, gesprekken toewijzen, of gebruikers automatisch notificeren.

  Preserveert flowcontext: Laat Conversation AI stilgevallen gesprekken opnieuw starten vanuit dezelfde flow, zodat contacten op een natuurlijke manier kunnen doorgaan zonder dat aparte her-engagement workflows nodig zijn.

• Respecteert kantooruren: Verstuurt alleen opvolgingen tijdens de werktijden die jij definieert.

• Schakelt dynamisch tussen kanalen: Verhuist tussen kanalen (zoals Live Chat naar SMS) om de bezorging en bereik te verbeteren.

• Biedt volledige zichtbaarheid: Toont alle geplande opvolgingen in het Response Info paneel zodat je kunt volgen wat er gebeurt.

• Taalgerelateerde opvolgingen: Als een contact een voorkeurstaal heeft ingesteld, worden geplande opvolgingen automatisch in die taal verzonden. Geen extra instellingen nodig.

Hoe Auto Follow-Up in Conversation AI in te stellen

Een juiste configuratie van Auto Follow-Up zorgt ervoor dat je Conversation AI bot leads effectief kan her-engagen en in lijn met jouw bedrijfsbehoeften blijft. Auto Follow-Up kan worden geconfigureerd vanuit de instellingen van het botdoel en is ook beschikbaar binnen de Flow-Based Builder voor ondersteunde Conversation AI flowacties. Volg deze stappen om Auto Follow-Up in te schakelen en te configureren vanuit de instellingen van het botdoel:

Opmerking: Trigger geen andere opvolging via een workflow—dit doorbreekt de opvolglogica.

Step 1: Navigate to the Conversation AI Bot

1. Log in op je account.

2. Klik in het menu aan de linkerkant op AI Agents.

3. Kies Conversation AI.

   

4. Kies een van de volgende:

   1. Maak een nieuwe bot. (Volg deze gids om een nieuwe bot in te stellen: Setting Up Conversation AI)

   2. Klik in de Agentenlijst op de drie stippen naast de naam van een bestaande bot en vervolgens op Bewerken.

      

Step 2: Open Bot Goals

1. Klik binnen de geselecteerde bot op Botdoelen in de bovenste navigatie.

2. Scroll naar beneden tot je Stel je Acties in vindt.

3. Klik onder deze sectie op Auto Followup.

   

Step 3: Enable Follow-Up Scenarios

Elke opvolgscenario definieert wanneer de bot opvolgingen moet versturen. Voluit Suite ondersteunt momenteel 3 hoofdscenario's:

Scenario 1: Contact Stopped Responding

1. Schakel de knop Schakel scenario in aan.

2. Je kunt nu tot 5 opvolgsequenties voor deze voorwaarde toevoegen.

3. Voor elke sequentie:

   • Stel de vertragingstijd in uren, dagen of minuten in.

   • Kies Laat AI het Bericht Verzenden (Genereer contextuele berichten op basis van het gesprek).

   • Of, zet uit en voer een Aangepast bericht handmatig in.

   • Activeer een Workflow (Optioneel): Zet Aan als je een bestaande workflow wilt activeren en selecteer deze uit de lijst.

4. Klik op de knop + Voeg Opvolging Toe om een nieuwe sequentie toe te voegen.

Scenario 2: Contact Marked as Busy

1. Schakel de knop Schakel scenario in aan.

2. Je kunt nu tot 5 opvolgsequenties voor deze voorwaarde toevoegen.

3. Herhaal dezelfde configuratiestappen als hierboven:

   • Stel vertraging tijd in.

   • Kies AI-gegenereerd of Aangepast bericht.

   • Wijs een Trigger Workflow toe (optioneel).

Scenario 3: Contact Requested a Follow-Up

1. Schakel de knop Schakel scenario in.

2. Je kunt nu tot 5 opvolgsequenties voor deze voorwaarde toevoegen.

3. Herhaal hetzelfde proces:

   • Stel vertragingstijd in (De eerste sequentie voor dit scenario wordt vooraf ingesteld op basis van de aanvraag van het contact).

   • Kies AI-gegenereerd of Aangepast bericht.

   • Wijs een Trigger Workflow toe (optioneel).

Step 4: Follow-Up Settings

Om de betrokkenheid te verbeteren en tijdsvoorkeuren te respecteren, configureer deze geavanceerde opties:

A. Set Follow-Up Working Hours

Opmerking: Deze instelling ALLEEN van toepassing op opvolgberichten, niet op de hoofdgesprekken van de AI agent.

1. Klik op Opvolgingsinstellingen.

2. Activeer de Stel Actieve Uren voor Opvolging schakelaar.

   

3. Kies Tijdzone: Contact of Bedrijf Tijdzone.

   Opvolgingen worden alleen verzonden tijdens de actieve uren die hieronder zijn opgegeven, gebaseerd op de geselecteerde tijdzone.

   Als we de tijdzone van het contact niet kunnen vinden, houden we rekening met de tijdzone van het bedrijf.

   

4. Stel de specifieke Actieve Uren in wanneer opvolgberichten verzonden moeten worden (bijv. 9 AM – 6 PM).

5. Als uitgeschakeld, worden berichten onafhankelijk van de tijd verzonden.

6. Klik op Opslaan.

   

B. Enable Dynamic Channel Switching

1. Klik op Opvolgingsinstellingen.

2. Activeer Dynamische Kanaalverwisseling.

3. Dit stelt de AI in staat om automatisch naar een ander beschikbaar kanaal over te schakelen als het oorspronkelijke inactief wordt.

   • Bijvoorbeeld, als het contact niet reageert op Live Chat, kan de bot opvolgen via SMS, Facebook Messenger, Instagram of WhatsApp, afhankelijk van beschikbare kanalen.

4. Klik op Opslaan.

Step 5: Save Your Follow-Up Settings

1. Klik tenslotte op de globale Opslaan knop om de Opvolgacties voor de bot te bevestigen en te activeren.

Flow-Based Builder Ondersteuning voor Auto Follow-Up

Auto Follow-Up is ook beschikbaar in de Flow-Based Builder, waarmee Conversation AI visueel contacten kan her-engagen die inactief worden, zeggen dat ze druk zijn, of om een opvolging later vragen. Wanneer een contact stopt met antwoorden binnen een workflow of flow, kan Conversation AI de afhaakdetectie uitvoeren, opvolgberichten plannen vanuit dezelfde flow, de gesprekscontext behouden, en op een natuurlijke manier hervatten zodra het contact antwoordt. Dit helpt de noodzaak voor aparte her-engagement workflows te verminderen.

Ondersteunde acties voor Contact Stopped Replying Inside Workflow zijn AI Capture Information, AI Message, Custom Message, Book Appointment, en Continue Conversation. Ondersteunde acties voor Contact Busy of Requested Follow-Up Time zijn AI Capture Information, AI Message, Book Appointment, en Continue Conversation.

Alle andere Auto Follow-Up gedrag, inclusief opvolgtiming, slimme detectie, kantooruren, dynamische kanaalverwisseling, Response Info zichtbaarheid, en taalgerelateerde opvolgingen, blijft hetzelfde.

Slimme Detectie van Afhaaksituaties

Auto Follow-Up beoordeelt de gesprekscontext voordat een gepland bericht wordt verzonden. Als het gesprek afgesloten lijkt of opvolging niet meer gepast is, zal het systeem de opvolging automatisch overslaan of annuleren. (Geen extra instellingen nodig.)

Auto Follow-Up wordt onderdrukt wanneer het contact:

• Is gediskwalificeerd (bijvoorbeeld, buiten het servicegebied).

• Toont desinteresse of kiest uit (bijvoorbeeld, “Niet geïnteresseerd,” “Stop met me te berichten”).

• Reageert met woede of frustratie (bijvoorbeeld, “Laat me met rust,” “Dit is spam”).

• Eindigt het gesprek met een zachte sluiting die voltooiing aangeeft (bijvoorbeeld, “Bedankt voor het gesprek,” “Laat het me weten als je nog iets nodig hebt”).

Dynamische Kanaalverwisseling

Om de betrokkenheid te maximaliseren, kan Auto Follow-Up van kanaal wisselen als een contact niet reageert, zodat je contacten kunt bereiken waar ze het meest waarschijnlijk zullen reageren.

• Wisselt van Live Chat naar SMS als de chat inactief is en er een telefoonnummer beschikbaar is.

• Op platforms zoals Facebook, Instagram, of WhatsApp, wisselt naar SMS als er binnen 24 uur geen reactie is.

• Deze functie is optioneel en kan worden uitgeschakeld.

Volledige Zichtbaarheid in AI Response Info

Alle geplande opvolgingen worden weergegeven in het Response Info paneel, waardoor je volledige transparantie en controle krijgt over je geautomatiseerde outreach.

• Volg eenvoudig welke opvolgingen nog openstaan en waarom.

• Behoud overzicht van alle geautomatiseerde communicatie.

Veelgestelde Vragen

V: Waarom heeft Auto Follow-Up geen bericht verzonden dat ik had gepland?

Auto Follow-Up kan een gepland bericht overslaan of annuleren als de gesprekscontext aangeeft dat opvolging niet gepast is (bijvoorbeeld, het contact heeft zich afgemeld, toonde desinteresse, is gediskwalificeerd, of het gesprek eindigde op een natuurlijke manier).

V: Wat gebeurt er als een contact antwoordt voordat de geplande opvolging is verzonden?

De opvolgplanning wordt automatisch gereset en er worden geen verdere opvolgberichten verzonden voor dat gesprek.

V: Wat zijn tijdzone-gevoelige opvolgingen?

Tijdzone-gevoelige opvolgingen stellen je in staat om te beslissen of Auto Follow-Up berichten moeten worden verzonden op basis van jouw bedrijfs tijdzone of de lokale tijdzone van het contact.

V: Wat is het verschil tussen Bedrijfstijdzone en Contact Tijdzone?

• Bedrijfstijdzone: Opvolgingen volgen de werkuren die zijn gedefinieerd voor jouw bedrijfsaccount.

• Contact Tijdzone: Opvolgingen worden gepland met behulp van de lokale tijd van het contact (wanneer beschikbaar), zodat ze berichten ontvangen tijdens hun werkuren.

V: Hoe worden werktijden toegepast wanneer tijdzonebewustzijn is ingeschakeld?

Opvolgingen worden alleen verzonden tijdens de actieve uren die jij instelt (bijvoorbeeld, 9 AM–5 PM). Die uren worden toegepast op basis van welke tijdzone je selecteert: Contact of Bedrijf.

V: Wat gebeurt er als de tijdzone van een contact niet beschikbaar is?

Als we de tijdzone van een contact niet kunnen detecteren of vinden, zal het systeem de standaard instellen op jouw Bedrijfstijdzone en rekening houden met jouw bedrijfs werkuren.

V: Kan ik de opvolgingsberichten die door de bot worden verzonden aanpassen?

Ja, je kunt AI-gegenereerde berichten gebruiken of je eigen aangepaste opvolgingsberichten schrijven.

V: Welke kanalen ondersteunt Auto Follow-Up voor berichten?

Auto Follow-Up werkt met Live Chat, SMS, Facebook, Instagram, en WhatsApp, met dynamische kanaalverwisseling beschikbaar indien nodig.

V: Hoe voorkom ik dat mijn contacten overweldigd worden door opvolgingen?

Gebruik realistische vertragingstijden en vermijd het verzenden van te veel opvolgingen in een korte periode om een positieve gebruikerservaring te behouden.

V: Waar kan ik alle geplande opvolgingen zien?

Alle geplande opvolgingen zijn zichtbaar in het Response Info paneel voor volledige transparantie.

V: Wat gebeurt er als de bot inactief is?

Er worden geen opvolgberichten verzonden als de bot inactief is.

V: Komen opvolgberichten overeen met de taal van het contact? Ja. Als een contact een voorkeurstaal heeft ingesteld, verzendt Conversation AI opvolgingen standaard in die taal.

V: Kan Auto Follow-Up worden gebruikt binnen de Flow-Based Builder?

Ja. Auto Follow-Up is beschikbaar in de Flow-Based Builder voor ondersteunde Conversation AI acties. Dit stelt de bot in staat om te detecteren wanneer een contact stopt met reageren, opvolgingen vanuit dezelfde flow te plannen, en het gesprek op een natuurlijke manier te hervatten zodra het contact antwoordt.